Deje que las reglas de Outlook administren su bandeja de entrada de correo electrónico

Hay momentos en la vida en que las reglas son desagradables. Sin embargo, cuando se trata de aplicaciones como Outlook, las reglas pueden ser salvavidas, rescatadores de tiempo y eliminadores de desorden. Ya sea que use Outlook 2016 en su escritorio o Outlook.com en la web Microsoft Outlook Web Vs. Escritorio: ¿Cuál es el mejor para ti? Microsoft Outlook Web Vs. Escritorio: ¿Cuál es el mejor para ti? Outlook.com es un poderoso cliente de correo electrónico en línea que viene gratis con Office Online. Pero, ¿puede Outlook en la web competir con su contraparte de escritorio? Nuestra comparación de Outlook te ayudará a decidir por ti mismo. Lea más, las reglas están disponibles para ayudarlo a mantenerse organizado Cómo atravesar sus correos electrónicos en Microsoft Outlook Cómo explotar sus correos electrónicos en Microsoft Outlook No permita que sus correos electrónicos monopolicen su día, use estos consejos de Outlook para recuperar el control de su Bandeja de entrada . Lee mas .

¿Qué son exactamente las reglas?

Para Outlook, las reglas son herramientas que puede usar para mover y marcar automáticamente los correos electrónicos, así como para alertarle de correos específicos. Una vez que configure una regla, todos los mensajes nuevos que lleguen a su bandeja de entrada serán atendidos por usted de acuerdo con las reglas que configure que correspondan..

Las reglas se usan comúnmente para los mensajes que se reciben, pero también puede crearlas para los correos electrónicos que envíe. Por ejemplo, puede recibir una notificación cuando se entregue su correo electrónico y leerlo o optar por aplazar la entrega Cómo recuperar un correo electrónico en Outlook después de enviarlo Cómo recuperar un correo electrónico en Outlook Después de enviarlo ¿Momentos después? Todos hemos estado allí, deseando poder deshacer el envío. Le mostramos cómo recuperar un correo electrónico en Outlook o retrasar el envío de Gmail. Leer más por un cierto tiempo.

Cómo se pueden usar las reglas?

Tanto en el trabajo como en situaciones personales, las reglas en Outlook pueden proporcionar una organización efectiva de sus mensajes y mantenerlo actualizado sobre temas importantes. Aquí hay algunos ejemplos básicos con los que probablemente pueda relacionarse..

• Haga que todos los correos electrónicos de un contacto en particular soliciten una alerta de escritorio.
• Tener todos los correos electrónicos con una palabra específica en la línea de asunto movidos a una carpeta determinada.
• Eliminar todos los correos electrónicos con texto específico en el cuerpo del mensaje.

Las reglas pueden ser tan detalladas y avanzadas como desee porque hay una gran variedad de opciones. Aquí hay algunos ejemplos donde puedes definir más parámetros..

• Haga que todos los correos electrónicos de un contacto en particular con una palabra específica en la línea de asunto reproduzcan un sonido de alerta personalizado.
• Tener todos los correos electrónicos con archivos adjuntos dentro de un rango de tamaño específico y período de fecha movido a una carpeta determinada.
• Haga que todos los correos electrónicos en los que se encuentra en la línea CC que son solicitudes de reunión y que estén marcados como importantes estén marcados.

Cómo se puede acceder a las reglas?

Outlook 2016

Si está utilizando Outlook 2016 en su escritorio, verá Reglas en la parte superior de la Movimiento sección cuando estás en el Casa lengüeta.

Si tienes un mensaje abierto, verás Reglas en la parte superior cuando estás en el Mensaje lengüeta. Cuando haces clic Reglas, tiene opciones rápidas para el mensaje que se muestra actualmente Mover siempre correos electrónicos de ese remitente o enviados específicamente a usted, a una carpeta determinada. También tienes opciones para Crear una regla o Gestionar reglas y alertas.

Outlook.com

Si está utilizando Outlook.com en su navegador, Outlook.com obtiene reglas avanzadas, función Deshacer, respuesta en línea y más Outlook.com obtiene reglas avanzadas, función Deshacer, respuesta en línea y mucho más ahora. Los usuarios de .com son cuatro funciones nuevas destinadas a hacer que su correo electrónico sea mucho más fácil: reglas avanzadas para ordenar, una función para deshacer, respuestas en línea y funciones de chat mejoradas. Lea más, hará clic en el icono de engranaje en la parte superior derecha y luego seleccione Gestionar reglas. En la siguiente pantalla verá una lista de reglas activas..

¿Cómo se pueden agregar y crear reglas??

Outlook 2016

Aquí es donde comienza la verdadera magia. Puede seleccionar una de las acciones de reglas rápidas descritas anteriormente y mover los mensajes con el remitente específico o solo los que se le envían con un simple clic. Pero, si desea obtener información detallada sobre sus reglas, tiene ciertas necesidades o desea organizarse mejor, Outlook definitivamente lo tiene cubierto..

En Outlook 2016, seleccione Reglas desde su menú superior y luego Crear regla. A continuación verá una ventana emergente con condiciones y acciones de regla utilizadas comúnmente. Puede seleccionar más de una casilla de verificación para reducir las condiciones. Más de una acción también se puede elegir si es necesario.

Cuando hayas terminado, haz clic en DE ACUERDO. La ventana de confirmación le permitirá marcar un cuadro para ejecutar la regla en los mensajes de la carpeta actual, lo cual es útil para atender la mayor parte de los mensajes a los que se aplica la regla. También puede seleccionar la Opciones avanzadas botón para más parámetros, que se describe a continuación.

Además, puede seleccionar Gestionar reglas y haga clic Nueva regla. Elija el tipo de regla con la que desea comenzar de la lista, que se puede editar en la siguiente pantalla, y haga clic en Siguiente. A continuación, se presentará con el Asistente de reglas, que es la misma ventana que aparece si eliges Opciones avanzadas mencionado anteriormente.

Utilizará las casillas de verificación para marcar tantas condiciones como desee. A medida que cada uno está marcado, se mostrará en el cuadro Paso 2 debajo de él. En esa área del Paso 2, utilizará los enlaces para especificar los parámetros.

Por ejemplo, si ha seleccionado aplicar una regla usando ciertas palabras en el mensaje, hará clic en el término palabras especificas y luego introducirlos en la siguiente ventana. Hacer clic Añadir y todas las palabras o frases que desee aplicar se mostrarán en el cuadro debajo. Hacer clic DE ACUERDO y esas palabras o frases entonces reemplazarán el término palabras especificas en el paso 2.

Hacer clic Siguiente y agrega las acciones que deberían aplicarse a tu regla. Nuevamente, puede elegir más de uno y configurar los parámetros en el cuadro Paso 2, si corresponde. Por ejemplo, si ha elegido mover una copia del correo electrónico a una carpeta, haga clic en carpeta específica para hacer su selección. Hacer clic DE ACUERDO y el elemento elegido aparecerá en el cuadro Paso 2.

Puede seleccionar más opciones para su regla haciendo clic en Siguiente y si ha terminado, simplemente haga clic Terminar. Asigne un nombre a su regla, ejecútelo opcionalmente en su bandeja de entrada y asegúrese de que esté marcada la casilla de verificación para activar la regla. Hacer clic Terminar y ya está todo listo.

Outlook.com

En Outlook.com, haga clic en el icono de engranaje, seleccione Gestionar reglas y haga clic en el Nuevo botón. Utilizará los mismos tipos de condiciones y acciones que se describen anteriormente para la versión de escritorio, aunque con opciones más limitadas.

Primero, elija la condición de la lista desplegable e ingrese el parámetro al lado. Luego, selecciona la acción y otra vez, selecciona el parámetro.

Puede hacer clic en el icono más para agregar condiciones y reglas para un filtrado más sólido. Si cambia de opinión o comete un error, simplemente presione el ícono del bote de basura para eliminar ese elemento. Cuando hayas terminado, haz clic en Crear regla.

¿Cómo pueden funcionar las reglas para usted??

Para correos electrónicos laborales y personales, las reglas pueden ser muy útiles y aquí hay algunos ejemplos..

Para el trabajo

• Haga que todos los correos electrónicos del CEO reproduzcan un sonido de alarma y muestren una alerta de escritorio.
• Haga que todos los correos electrónicos de su equipo de proyecto se muevan a la carpeta del proyecto más los de ciertos miembros del equipo se mueven a subcarpetas específicas.
• Reciba todos los correos electrónicos mientras se encuentra fuera de la oficina Cómo configurar un correo electrónico Fuera de la oficina Respondedor en Outlook Cómo configurar un correo electrónico Fuera de la oficina Respondedor en Outlook ¿Qué sucede cuando combina unas vacaciones de dos semanas con una vida laboral ocupada? Tendrás un proyecto gigante cuando regreses a casa: ¡correos electrónicos! Espera, ¿por qué no automatizar un poco por ti? Leer más, que tienen archivos adjuntos dentro de ese período de fecha, se marcarán como seguimientos.

Para personal

• Haga que todos los correos electrónicos de su cónyuge estén marcados como importantes e impresos.
• Tener todos los correos con la palabra beca en la línea de asunto o el cuerpo del mensaje se reenviará a tus padres.
• Tener todos los correos electrónicos de una tienda específica con la palabra cuenta ser movido a una carpeta determinada mientras que aquellos con la palabra venta ser eliminado.

¿Cómo se manejan las reglas??

Outlook 2016

En la versión de escritorio de Outlook, haga clic en Reglas desde el menú y seleccione Gestionar regla y alertas. Esta ventana le mostrará todas las reglas activas que ha configurado. Puede crear una nueva regla o editar una actual, copiar o eliminar una regla y ejecutar todas las reglas en una carpeta determinada o en su bandeja de entrada. Si selecciona Opciones, También puedes exportar o importar tus reglas fácilmente.

Outlook.com

Si la versión en línea de Outlook, haga clic en el icono de engranaje de la parte superior, seleccione Gestionar reglas, y verá una lista de todas las reglas actuales. Luego tienes opciones para ordenarlas, eliminarlas o editarlas..

¿Usas las reglas de Outlook??

Puede ahorrar tiempo en la búsqueda de correos electrónicos, mantenerse actualizado sobre mensajes importantes y mantener su bandeja de entrada libre de desorden Sugerencias de MS Outlook: Cómo organizar automáticamente los correos electrónicos entrantes Sugerencia de MS Outlook: Cómo organizar automáticamente correos electrónicos entrantes Lea más con las reglas de Outlook. Una vez que comienza a crear reglas, se convierte en un proceso fácil y rápido y puede ahorrarle tiempo, energía y problemas. 6 Mejores prácticas para mejorar su flujo de trabajo. 6 Mejores prácticas para mejorar su flujo de trabajo. Si pasa mucho tiempo usando Outlook, debes investigar tu flujo de trabajo. Haga que su correo electrónico funcione para usted y ahorre tiempo para tareas más importantes. Leer más en el camino.

¿Usas reglas? Si es así, ¿te han ayudado y cómo? Si no, ¿por qué no los has probado? Por favor, siéntase libre de compartir sus comentarios a continuación!

Crédito de la imagen: semáforos por chonlathit_stock a través de Shutterstock

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