Administre su bandeja de entrada de correo electrónico de Microsoft Outlook como un jefe

No dejes que tu bandeja de entrada de correo electrónico te arrastre hacia abajo.

Outlook tiene una gran cantidad de excelentes funciones que le permiten administrar su bandeja de entrada, brindándole un mayor control y ahorrando tiempo. Puede filtrar automáticamente los correos electrónicos utilizando reglas y formatos condicionales, encontrar rápidamente lo que necesita mediante los accesos directos y buscar, y deshacerse de todo ese spam con los filtros de correo no deseado. Le mostraremos cómo utilizar mejor las herramientas de productividad de Outlook..

Si tiene sus propios consejos para compartir cuando se trata de administrar su bandeja de entrada de Outlook, asegúrese de informarnos en los comentarios..

Administrar Con Reglas

Las reglas en Outlook son muy poderosas y pueden ahorrarle un montón de tiempo administrando su bandeja de entrada. Cualquier mensaje que llegue a su bandeja de entrada obedecerá las reglas que usted describe. Por ejemplo, puede marcar cualquier mensaje de su administrador para marcarlo y reproducir un sonido. Alternativamente, puede mover cualquier mensaje que contenga la palabra clave “hoja informativa” en la basura.

Para comenzar, seleccione la Casa pestaña de la cinta superior y seleccione Reglas> Crear una regla. Si seleccionó un correo electrónico, notará que algunos campos están rellenados previamente, pero puede cambiarlos como desee..

Para realmente personalizar tus reglas querrás hacer clic Opciones avanzadas… Aquí puede establecer cualquier número de condiciones que deben cumplirse, junto con lo que sucede con los mensajes que coinciden..

Para obtener una guía completa sobre la creación y administración de reglas, lea nuestra guía para permitir que las reglas de Outlook administren su bandeja de entrada Permita que las reglas de Outlook administren su bandeja de entrada de correo electrónico Permita que las reglas de Outlook administren su bandeja de entrada de correo electrónico Las alertas y los filtros inteligentes pueden ayudarlo a mantenerse actualizado sobre su bandeja de entrada de correo electrónico. Outlook desktop y Outlook.com ofrecen una función llamada "reglas" y le mostraremos cómo configurarlo. Lee mas .

Dominar los atajos

Si desea administrar su bandeja de entrada con eficiencia, deberá dominar todos los atajos de teclado disponibles al alcance de su mano..

Una de las mejores es presionar. Alt + H, que luego resalta la cinta con la tecla correspondiente para que usted presione. Otros ejemplos incluyen Ctrl + E para saltar al cuadro de búsqueda, Ctrl + 1-6 para moverse entre las diferentes vistas (como Correo, Calendario y Contactos), y Insertar para marcar un mensaje.

Por supuesto, estos solo arañan la superficie. Para obtener una lista más completa, asegúrese de consultar nuestra guía de accesos directos de teclado de Outlook 25+ Atajos de teclado de Outlook para aumentar su productividad 25+ Atajos de teclado de Outlook para aumentar su productividad Outlook es uno de los clientes de correo electrónico de escritorio más populares en uso hoy en día. Si usted es uno de esos muchos usuarios de Outlook, los siguientes atajos de teclado seguramente le ahorrarán mucho tiempo. Lee mas .

Utilice el filtro de basura y la carpeta de desorden

El spam es la pesadilla de la bandeja de entrada. No pierdas el tiempo tratando de encontrar correos electrónicos que quieras leer; en su lugar, deje que Outlook se encargue de ello mediante el filtro de correo no deseado y la función de Clutter.

El filtro de correo no deseado tiene diferentes niveles de protección, dependiendo de qué tan estricto quiera que sea. Para cambiar su configuración, vaya a la Casa pestaña en la cinta y seleccione Correo no deseado> Opciones de correo electrónico no deseado ...

Aquí puede seleccionar Bajo para filtrar la basura obvia, Alto para atrapar la mayor cantidad de basura, pero con la posibilidad de que algunos correos electrónicos normales también puedan ser capturados, o Sólo listas seguras para recibir solo de los remitentes que haya aprobado.

Desde la misma ventana, usa la Remitentes seguros y Remitentes bloqueados pestaña para enumerar las direcciones de correo electrónico o los dominios que hace y de los que no quiere recibir, respectivamente.

Los usuarios de Office 365 para empresas también pueden usar una nueva característica llamada Clutter. Al analizar el remitente, el contenido del mensaje y sus hábitos de lectura, Outlook moverá ciertos correos electrónicos desde su carpeta de Bandeja de entrada hacia Clutter. Puede mover manualmente un correo electrónico a Clutter y ayudar al sistema a aprender clic derecho el mensaje y seleccionando Mover> Mover al desorden.

El desorden está habilitado de forma predeterminada, pero puede desactivarlo a través de la versión web de Outlook. Haga clic en el icono de cog y navegar a Opciones> Correo> Procesamiento automático> Desorden y desmarque Artículos separados identificados como desorden, luego haga clic Salvar.

Si busca más consejos para filtrar el spam, lea nuestra guía sobre cómo evitar el correo no deseado de Outlook. Cómo evitar el correo basura y el correo electrónico no deseado de Outlook. Cómo evitar el correo no deseado y el correo electrónico no deseado de Outlook. Me encantan estas características de Outlook. Pueden ayudarlo a filtrar y priorizar todos los correos electrónicos entrantes. Lee mas .

Buscar usando parámetros

Probablemente podría salirse con la suya de no ordenar su bandeja de entrada, si así lo desea, y simplemente usar la poderosa búsqueda dentro de Outlook. Al usar el cuadro de búsqueda instantánea en la parte superior de sus listas de correo electrónico, puede buscar en todas sus carpetas y buzones seleccionándolo Buzón actual desplegable.

Dentro del cuadro de búsqueda, solo necesita comenzar a escribir algo y Outlook intentará encontrarlo en cualquier campo, como el nombre del remitente, el asunto o el cuerpo del mensaje. Puede obtener más específicos utilizando operadores lógicos como Y, O, y NO. También puedes usar parámetros como desde, tema, y recibido, seguido de dos puntos y su término. Se puede ver una lista completa de estos en la página de soporte de Outlook correspondiente..

Al hacer clic en el cuadro de búsqueda aparecerá la Buscar pestaña en la cinta, donde puede seleccionar muchos de estos parámetros desde la interfaz.

Estilo con formato condicional

El formato condicional le permite aplicar un estilo particular a los mensajes que coinciden con un conjunto de reglas. Por ejemplo, podría cambiar el color de fuente de los correos electrónicos recibidos hace más de una semana o colocar los correos electrónicos que contienen una palabra clave en una categoría.

Para configurar el formato condicional, navegue a la Ver ficha en la cinta y haga clic Ver configuraciones > Formación condicional ... Hacer clic Añadir para crear una nueva regla, dale una Nombre, y establecer un Fuente si lo desea. Cuando esté listo, haga clic en Condición…

Desde esta ventana puede afinar los detalles más finos de la regla. Por ejemplo, use Desde… para especificar los remitentes a los que se aplicará la regla o Hora Para aplicar basado en la fecha. Asegúrese de revisar las otras pestañas como Más elecciones y Avanzado, el primero de los cuales le permite establecer categorías de color.

Cuando haya terminado, haga clic en DE ACUERDO y DE ACUERDO otra vez. Para obtener más información sobre todo esto, lea nuestra guía sobre cómo marcar el correo electrónico con formato condicional Cómo marcar su bandeja de entrada de Outlook con formato condicional Cómo marcar su bandeja de entrada de Outlook con formato condicional Cada correo electrónico es una distracción potencial. Le mostraremos cómo usar el formato de la bandeja de entrada condicional (reglas, marcas de prioridad y categorías de colores) en Outlook para mantener su bandeja de entrada clara y libre de desorden. Lee mas .

Recordar un correo electrónico enviado

¿Alguna vez ha enviado un correo electrónico que desea revertir? Eso podría ser posible. Debe utilizar una cuenta de Exchange y el destinatario deberá estar en el mismo servidor. Además, si el correo electrónico original se ha leído o movido a otra carpeta, la recuperación fallará.

Para intentar recuperarlo, ve a tu Elementos enviados y abra el mensaje que desea recuperar. Selecciona el Mensaje pestaña en la cinta en la parte superior, luego, en la Movimiento grupo, haga clic Comportamiento y entonces Recordemos este mensaje ...

Desde la nueva ventana que se abre, decida la acción que desea realizar. Ya sea Eliminar copias no leídas de este mensaje para eliminar el correo electrónico de la bandeja de entrada del destinatario o Borre las copias no leídas y reemplácelas con un nuevo mensaje. Enviar un nuevo correo electrónico en lugar del original..

Tictac Dime si la recuperación tiene éxito o falla para cada destinatario le enviará un correo electrónico para informarle el resultado de cada intento de retiro, un resumen del cual puede ver haciendo clic en el botón Rastreo icono en la cinta.

Hacer clic DE ACUERDO cuando esté listo para intentar recuperar el mensaje. Para obtener más información sobre este proceso, junto con todos los factores de recuperación y algunas otras alternativas, consulte nuestra guía de recuperación de correo electrónico Cómo recuperar un correo electrónico en Outlook después de haberlo enviado Cómo recuperar un correo electrónico en Outlook después de haberlo enviado pulsa enviar y lamentarlo momentos después? Todos hemos estado allí, deseando poder deshacer el envío. Le mostramos cómo recuperar un correo electrónico en Outlook o retrasar el envío de Gmail. Lee mas .

Jefe tu bandeja de entrada

Se estima que cada día se envían 205 mil millones de correos electrónicos. Afortunadamente, solo una pequeña parte de estos aterrizará en tu bandeja de entrada, pero a menudo es una molestia superarlos. Asegúrese de utilizar todos nuestros consejos para convertirse en un profesional en la administración de la bandeja de entrada..

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¿Qué métodos utilizas para mantener el control sobre tu bandeja de entrada? ¿Hay alguna característica que te gustaría ver agregada a Outlook??

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