Los 5 mejores consejos de gestión de proyectos para principiantes

¿Está ingresando a la fuerza laboral o un nuevo trabajo con su empresa actual como gerente de proyectos? Aprendemos mucho en la universidad y con programas para este puesto..

Sin embargo, muchas partes de ser un gerente de proyecto se aprenden a lo largo del camino y a través de la experiencia. Si está asumiendo el rol de gerente de proyecto por primera vez, aquí hay solo cinco consejos de administración de proyectos para ayudarlo a comenzar.

1. Usa las herramientas adecuadas

Cómo elegir las herramientas de administración de proyectos adecuadas Cómo usar Microsoft OneNote para la administración de proyectos Cómo usar Microsoft OneNote para la administración de proyectos OneNote es la herramienta de colaboración ideal para administrar proyectos simples en equipos pequeños. Y es completamente gratis. ¡Vea cómo OneNote puede ayudar a que sus proyectos despeguen! Leer más es extremadamente importante. Estas aplicaciones se convertirán en tus mejores amigos a lo largo de la vida de tus proyectos. Si aún está en el aire para elegir, aquí están las características que debe buscar y las sugerencias que puede explorar..

Facilidad de uso

Usar una herramienta que sea intuitiva en su diseño y características es más importante de lo que piensas. Debe usar una aplicación que sea fácil de entender desde el principio.

Accesibilidad multiplataforma

Mantenerse al día con las tareas y estados de los proyectos es simple con herramientas que puede usar tanto en su computadora como en su dispositivo móvil.

Características útiles

Algunas aplicaciones son robustas y con todas las funciones. Le permiten crear diagramas de Gantt, calendarios específicos del equipo, listas de tareas, líneas de base, automatizaciones y mucho más. Para los gerentes de proyectos profesionales, las herramientas integrales son convenientes. Esto incluye aplicaciones como Microsoft Project, Smartsheet y Zoho Projects..

Es posible que otras aplicaciones no contengan todas las campanas y silbidos como herramientas similares, pero pueden ser más fáciles de aprender e incluir las funciones exactas que necesita. Para esta situación, consulte aplicaciones como Trello, Wrike y Asana para tareas, colaboración y seguimiento simple.

La conclusión es que debe determinar qué funciones necesita y desea más, y luego verifique varias herramientas para averiguar cuál es la mejor para usted..

2. Usa plantillas

No solo tiene que prepararse para el proyecto, sino también “papeleo” involucrado con su gestión. Desde la planificación de reuniones hasta los informes de estado y las actualizaciones por correo electrónico, prepárese para su proyecto mediante la recopilación de plantillas prácticas y que ahorran tiempo.

Las plantillas vienen en todas las formas y tamaños, y más comúnmente para aplicaciones de Microsoft Office como Word, Excel, PowerPoint y OneNote. MakeUseOf lo tiene cubierto con una variedad de artículos de plantillas para todas las necesidades de su proyecto.

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3. Esté preparado para el cambio

Sería maravilloso si cada proyecto fuera exactamente como se planeó de principio a fin. Por desgracia, este no suele ser el caso. Abordar las molestias del proyecto, como el alcance del alcance, es parte del trabajo. Sin embargo, es probable que aparezcan otras cosas que están fuera de su control..

• Es posible que tenga un miembro del equipo que no pueda completar sus tareas debido a una enfermedad o emergencia. Esto puede requerir que se mueva rápidamente para traer a un nuevo miembro del equipo para terminar las tareas o incluso encargarse de usted mismo, en algunos casos.
• Es posible que tenga un problema del sistema a corto plazo que impida que todo su equipo complete las tareas. Esto podría requerir que todos trabajen horas adicionales para recuperar el tiempo y mantenerse en el camino.
• Puede tener un supervisor que requiere que realice los cambios solicitados por el cliente en la mitad del proyecto. Esto provocará una evaluación de impacto y ajustes a las tareas y plazos..

Así que prepárese para manejar el cambio siendo flexible y adaptable cuando surjan problemas.

4. Conozca a su equipo

Dependiendo de su compañía e industria, puede tener un equipo permanente o uno que se reúna con cada nuevo proyecto. De cualquier manera, conocer a su equipo es una parte importante de su gestión para un proyecto exitoso. Pero esto puede ser difícil si se está uniendo a una nueva compañía o departamento diferente.

Escucha y compromete

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Hacer anotaciones

Hacer un seguimiento de las tareas y los plazos de los miembros de su equipo es parte de ser un gerente de proyecto. Pero tomar notas sobre los miembros de su equipo también puede ayudarlo a conocerlos mejor..

• ¿Bill siempre está a tiempo brindándole las actualizaciones de estado??
• ¿Carol tiene problemas para hablar cuando necesita ayuda??
• ¿Es Mark malo en cumplir con sus plazos??

Intente anotar notas durante las reuniones, después de las conversaciones individuales o mientras lee los correos electrónicos de los miembros del equipo. Esto definitivamente ayudará con los proyectos actuales y futuros con ellos..

5. seguir comunicando

Como gerente de proyecto, esperas comunicación. de tu equipo. Desea que se le proporcionen actualizaciones de estado y que se le comuniquen preguntas o inquietudes. Al mismo tiempo, debe planear comunicar elementos específicos a tu equipo como su gerente de proyecto.

Llevar a cabo reuniones regulares

Para mantener a su equipo en la pista y en la misma página, programe reuniones regulares del proyecto. La mejor manera de hacer esto es encontrar el día y la hora que mejor se adapten al equipo y crear una reunión semanal recurrente. Esto le permite a su equipo conocer la rutina y prepararse en consecuencia..

Seguimiento después de las discusiones

Después de cada reunión, debe enviar un seguimiento a su equipo. Su correo electrónico debe incluir los minutos de la reunión y los elementos de acción resultantes de la discusión. Esto es cuando esas plantillas geniales pueden ser útiles.

Proporcionar actualizaciones de estado

Como gerente del proyecto, es probable que esté informando el progreso a su supervisor inmediato y posiblemente a la cadena al equipo ejecutivo. Cuando se requieren cambios de los superiores, las solicitudes vienen del cliente o su equipo simplemente recibe elogios por su trabajo, asegúrese de compartirlo con ellos..

¿Tienes consejos de gestión de proyectos para agregar?

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¿Qué cosas has aprendido hasta ahora en tu función de gestión de proyectos? ¿Hay habilidades interpersonales, profesionales o personales que te ayuden más en esa posición?? Comparta sus sugerencias y consejos con otras personas que son nuevas en este rol comentando a continuación.

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