La guía para principiantes de Microsoft Excel

Microsoft Excel ha existido durante décadas y muchos lo han usado desde su lanzamiento. Pero todavía hay otros que están empezando a usarlo. Ya sea para el trabajo, la escuela o el uso personal, puede ser un poco intimidante cuando empiezas. Incluso hay clases para nuevos usuarios de Excel, tanto en línea como en campus..

Esta guía de Excel es para aquellos que nunca la han usado antes, están luchando con ella como principiante o simplemente quieren lo básico para luego aprenderlo por su cuenta..

¿Qué es Microsoft Excel??

En el más simple de los términos, Excel es una aplicación de hoja de cálculo. Utiliza cuadrículas de celdas dentro de columnas y filas para manipular, organizar y realizar cálculos con datos. Puede usar tablas dinámicas, gráficos, fórmulas y funciones de varias maneras.

Dicho esto, la aplicación no se limita a los números, aunque ahí es donde “sobresale.” Puede agregar texto, imágenes, videos, objetos y muchos otros elementos para ayudar a rastrear, administrar y ver información fácilmente.

Usos generales para Excel

• Presupuestos para las finanzas domésticas o empresariales.
• Facturas y recibos
• Seguimiento de proyectos, clientes y clientes, y registros de salud.
• Planificadores y calendarios
• Listas de verificación y listas de tareas
• Cálculos financieros, de préstamos, deudas e hipotecas.
• La gestión del inventario

La lista continúa con los muchos usos para Excel. Entonces, para lo que planee usarlo, veamos algunos de los términos que necesitará saber.

Términos básicos de Excel que debes saber

A lo largo de esta guía, verá los mismos términos usados ​​una y otra vez. Familiarizarse con ellos le ayudará a comprender la guía y los pasos que ve.

Libro de trabajo y Hoja de cálculo: Un libro de trabajo es lo que realmente usa cuando abre Excel. El libro contiene las hojas de cálculo. Un libro puede contener muchas hojas de cálculo y puede moverse entre esas hojas con las pestañas Cómo trabajar con la hoja de cálculo Pestañas en Excel Cómo trabajar con la hoja de trabajo Pestañas en Excel Las hojas de trabajo de su libro de Excel aparecen como pestañas en la parte inferior de la ventana de Excel. Le mostraremos cómo trabajar mejor con las pestañas de la hoja de cálculo de Excel. Lea más en la parte inferior del libro de Excel.

Célula: Las hojas de cálculo se componen de bloques rectangulares llamados celdas. Una celda contiene los datos que ingresas; De los números a las palabras, a las imágenes, a las fórmulas, las celdas contienen esa información. Puede ingresar datos directamente en la celda o en la barra de fórmulas (cuadro de texto) para la celda que se encuentra justo debajo de la cinta.

También notará el cuadro de nombre (indicador de celda) a la izquierda de la barra de fórmulas. De forma predeterminada, esto muestra la columna y fila correspondientes para la celda. Por ejemplo, la celda en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo es A1 para la columna A, fila 1.

Fórmulas y Funciones: Puedes pensar en una fórmula como un cálculo o ecuación. Con Excel, puede crear fórmulas o usar las integradas. Estas fórmulas pueden calcular números automáticamente ¿Haciendo sus impuestos? 5 Fórmulas de Excel que debes saber haciendo tus impuestos? 5 Fórmulas de Excel que debe saber Son dos días antes de la fecha de vencimiento de sus impuestos y no desea pagar otro cargo por presentación tardía. Este es el momento de aprovechar el poder de Excel para poner todo en orden. Leer más para que te guste sumar o multiplicar..

Además de los cálculos, puede usar funciones para cosas como contar el número de elementos en una columna o mostrar un número mínimo o máximo para un grupo de celdas.

Las pestañas de Excel y la cinta

Debería tomarse un poco de tiempo para familiarizarse con la cinta en Excel. Al igual que con otras aplicaciones de Microsoft Office, la cinta contiene los botones que utilizará en las pestañas. Puede personalizar la cinta para eliminar o agregar ambas pestañas y botones. Pero es probable que veas las pestañas de abajo por defecto.

Aquí hay una breve explicación de para qué sirve cada una y qué secciones de botones puede ver..

• Expediente: Cree un nuevo libro de trabajo, abra uno existente, guarde, imprima y comparta libros y hojas.
• Casa: Ctrl el portapapeles, fuente, alineación, números, estilo, celdas y edición.
• Insertar: Insertar tablas, cuadros, ilustraciones, filtros y enlaces.
• Dibujar: Utilice herramientas de dibujo como la selección de lazo, borrador, lápiz y resaltador.
• Diseño de página: Ajuste el tema de la hoja de cálculo, la configuración de la página, la escala para ajustar y las opciones de hoja.
• Fórmulas: Elija una fórmula, una función de la biblioteca y realice la auditoría de fórmulas.
• Datos: Obtenga y transforme datos, vea consultas y conexiones, ordene, filtre y use herramientas de datos.
• revisión: Use herramientas para revisión, accesibilidad, lenguaje y comentarios.
• Ver: Cambie la vista del libro de trabajo, los elementos para mostrar, acercar o alejar y trabajar con ventanas.

Además, tenga en cuenta la Dime que quieres hacer caja. Si necesita ayuda o desea obtener más información sobre una función, simplemente ingrese la palabra clave en el cuadro y vea sus resultados.

La barra de herramientas de acceso rápido

Al igual que con las pestañas y la cinta, si usa otras aplicaciones de Microsoft Office, debería estar familiarizado con la Acceso rapido a la barra de herramientas. Pero si no, esta es la barra de herramientas en la parte superior izquierda de la ventana de Excel. Y es importante porque le permite deshacer o rehacer rápidamente una acción, además de guardar su archivo.

Si comete un error y desea deshacerlo, simplemente haga clic en Deshacer botón. Si lo pulsa una vez, deshará la última acción que realizó. Si sigues haciendo clic en él, deshará las acciones que tomaste una por una retrocediendo. Alternativamente, puede hacer clic en la flecha al lado de la Deshacer botón y resaltar todas las acciones que desea deshacer.

Si deshace una acción con el botón, el Rehacer botón será entonces haga clic. Esto te permite rehacer lo que acabas de deshacer. Como el Deshacer botón, puede rehacer su última acción con un solo clic o usar la flecha junto a la Rehacer botón para rehacer múltiples acciones.

los Salvar El botón le permite guardar rápidamente el archivo en el que está trabajando con el nombre del archivo actual.

Opciones de hoja de cálculo

Administrar una gran cantidad de hojas de cálculo no es un problema para Excel. Por lo tanto, puede usar más de uno si su proyecto lo requiere. Por ejemplo, puede usar diferentes hojas de cálculo por meses o años, ubicaciones de almacenes de productos, compañías de tarjetas de crédito o crédito y centros de salud..

Junto con varias hojas, puede aprovechar estas características básicas de la hoja de cálculo.

• Añadir una hoja de cálculo: Haga clic en el botón más en la parte inferior junto a su última hoja.
• Reorganizar hojas de cálculo: Sostenga la pestaña de la hoja y arrástrela a su nuevo punto en el libro de trabajo.
• Nombra una hoja de cálculo: Haga doble clic en la pestaña de la hoja y escriba el nuevo nombre. De forma predeterminada, los verás con el nombre Hoja 1, Hoja 2, etc..
• Colorear una pestaña de hoja de cálculo: Haga clic derecho en la pestaña de la hoja y debajo de Color de la pestaña, solo haga clic para aplicar uno nuevo.
• Proteger una hoja de cálculo: Haga clic derecho en la pestaña de la hoja y debajo de Hoja de protección, agrega una contraseña y selecciona tus opciones.
• Mueve o copia una hoja de cálculo: Haga clic derecho en la pestaña de la hoja y seleccione Mover o copiar. A continuación, puede mover la hoja a otro punto del libro de trabajo, moverlo a un libro de trabajo diferente y hacer una copia para cada caso..
• Eliminar una hoja de cálculo: Haga clic derecho en la pestaña de la hoja y haga clic Borrar. Deberá confirmar esta acción en la siguiente ventana emergente.

Trabajar con columnas, filas y celdas en Excel

Existen algunos conceptos básicos, como la selección, inserción, eliminación de columnas, filas y celdas en Excel. Estas son acciones prácticas que debe tener en cuenta al trabajar con sus hojas de cálculo..

Seleccione una columna o fila completa

Notará que al mover el mouse sobre las letras de las columnas o los números de las filas, aparecerá una pequeña flecha. Si hace clic en ese momento, se seleccionará toda la columna o fila. Puede usar esta acción para aplicar una función, formatear o ordenar.

Seleccione un grupo de columnas, filas o celdas

Puede haber ocasiones en las que desee seleccionar más de una columna, fila o celda. Puede hacer esto de dos maneras diferentes dependiendo de si están adyacentes o dispersas.

Seleccione Columnas, filas o celdas adyacentes

Cuando desee seleccionar columnas, filas o celdas que estén juntas, comience seleccionando la primera. Luego, mantenga presionado el botón del mouse y arrastre el resto. Los verá resaltados a medida que son seleccionados. Suelte el botón del ratón cuando termine..

Otra forma de hacer esto es seleccionar el primero, mantenga presionada la tecla Cambio Tecla, y luego seleccione la última. Si lo hace con celdas, puede seleccionar un grupo completo de un lado a otro..

Seleccione columnas, filas o celdas dispersas

Si desea seleccionar columnas, filas o celdas que no son adyacentes, comience haciendo clic en la primera. Luego, mantenga presionada la tecla Ctrl Tecla y continúa haciendo clic en los que quieras. Liberar el Ctrl llave cuando termines.

Insertar o eliminar una columna, fila o celda

Puede agregar o eliminar fácilmente una columna o fila que ya no necesita. Nuevamente, coloque el mouse sobre la letra o el número, pero en lugar de hacer clic con el botón izquierdo del mouse, haga clic con el botón derecho. En el menú contextual que aparece, seleccione Insertar o Borrar.

También puede simplemente ocultar (o mostrar) columnas o filas Cómo ocultar o mostrar columnas y filas en Excel Cómo ocultar o mostrar columnas y filas en Excel Si está trabajando con una hoja de cálculo con muchos datos, a veces es útil ocultar o Mostrar filas y columnas para ver mejor la información que necesita analizar. Lea más seleccionando Esconder (o Ocultar) desde el menú contextual.

Puede insertar o eliminar una celda de la misma manera que una columna o fila. Sin embargo, con cualquiera de las dos opciones, recibirá una alerta emergente que le preguntará cómo le gustaría cambiar las celdas, la fila o la columna. Simplemente elige una opción y haz clic DE ACUERDO.

Mover una columna, fila o celda

Si decide mover una columna, fila o celda a un lugar diferente en su hoja de cálculo, puede hacerlo pero debe tener cuidado. Primero, seleccione la columna, fila o celda como se describe anteriormente. Coloque el mouse sobre uno de los bordes para que aparezca la flecha de cuatro lados. Luego, arrástrelo manteniendo presionado el botón del mouse en su nueva ubicación y suelte.

Lo que debe tener cuidado es si libera la columna, fila o celda sobre una que ya contiene datos. Si esto sucede, aparecerá un cuadro emergente que le preguntará si está seguro de que desea reemplazar los datos. Entonces, si haces esto por error, haz clic en Cancelar y volverá a su lugar original. Pero si es su intención reemplazar los datos, haga clic en DE ACUERDO.

Ajustando el tamaño de una columna o fila

Es posible que desee que todas o algunas de las columnas o filas de su hoja de cálculo tengan un tamaño específico, independientemente de los datos que tengan. Ajustar el ancho o la altura es simple y se puede hacer de dos maneras diferentes.

Primero, seleccione y haga clic derecho en la columna o fila. En el menú contextual, elija Ancho de columna o Altura de la fila, Dependiendo de cuál quieras cambiar. En la ventana emergente que aparece, verá el ancho o la altura actual. Reemplácelo con el número que desee y haga clic en DE ACUERDO.

Otra forma de ajustar el tamaño de una columna Cómo administrar columnas en Excel Cómo administrar columnas en Excel ¿Necesita agregar, mover, ocultar o cambiar columnas en una hoja de cálculo compleja? No se asuste. Le mostraremos las operaciones básicas de columna de Excel para organizar sus datos. Leer más o fila es para seleccionarlo primero. Mueva el mouse hasta el borde hasta que aparezca una flecha de dos lados. Luego, mantenga presionado el botón del mouse y arrastre hasta que alcance el tamaño que desea.

Ajustando el tamaño para adaptarse a sus datos

Si prefiere tener el tamaño de cada columna y fila para acomodar sus datos, puede hacerlo en unos pocos clics. Primero, seleccione la hoja de cálculo completa haciendo clic en el triángulo en la esquina superior izquierda entre la A y la 1.

Luego, mueva el mouse entre dos columnas hasta que vea la flecha de dos lados y haga doble clic. A continuación, haga lo mismo para las filas. Notará que tanto las columnas como las filas de la hoja de cálculo se ajustan para ajustarse a los datos en sus celdas. Se ajustará automáticamente para la celda con la mayor cantidad de datos..

Formateo básico

Excel ofrece una variedad de formas para dar formato a sus hojas de cálculo, desde las básicas hasta las avanzadas. Ya que esta es una guía para principiantes, veremos algunos consejos de formato simples que probablemente usaría.

Fuentes, sombreado y colores

No importa para qué decida usar Excel, el formato básico de columnas, filas y celdas puede ayudarlo a ver sus datos fácilmente. Por ejemplo, puede usar la primera fila de una hoja de cálculo para insertar encabezados. Al igual que en nuestro ejemplo para una hoja de producto, puede usar el número de artículo, el nombre del producto y el precio.

Para que esa fila superior se destaque mejor de una gran cantidad de datos debajo, puede formatearla fácilmente. Seleccione la fila y luego aplique su formato usando las opciones en la Casa lengüeta. Aquí, puede poner la fuente en negrita, aplicar un sombreado de relleno y colorear la fuente..

1. Seleccione la fila superior.
2. Haga clic en el Negrita
3. Haga clic en la flecha al lado de la Color de relleno y elige un color.
4. Haga clic en la flecha al lado de la Color de fuente y elige un color.

Tenga en cuenta que estas instrucciones se aplicarán a toda la primera fila. Si solo tiene unas pocas columnas, puede seguir los pasos más arriba para seleccionar solo ciertas celdas en esa fila y aplicarles el formato solo..

Fechas, moneda y decimales

Si está creando una hoja de cálculo de seguimiento, el formato automático para fechas, moneda y decimales es conveniente. Y puede aplicar cada una de estas reglas de formato en unos pocos clics desde la Casa lengüeta.

fechas

Puede tener una columna Fecha en su hoja de cálculo por muchas razones. Cuando ingresa los datos, cuando realiza una compra o cuando un artículo vence, son solo ejemplos..

1. Seleccione la columna, fila o celda donde ingresará la fecha.
2. Debajo Número en su cinta, haga clic en la flecha en el General
3. Seleccionar cualquiera Cita corta o Fecha larga desde el cuadro desplegable.

Tenga en cuenta que si utiliza el Fecha larga, que inserta palabras y números como se muestra a continuación, no tiene que escribirlos manualmente. Por ejemplo, si aplica un Fecha larga y entrar “14/2/18” se llenará automáticamente como “Miércoles 14 de febrero de 2018.”

Moneda

Si tiene una hoja de cálculo para su presupuesto, lista de precios o facturación, entonces puede aplicar el formato de moneda fácilmente de dos maneras diferentes.

Método Uno

1. Seleccione la columna, fila o celda donde ingresará la moneda.
2. Debajo Número en su cinta, haga clic en la flecha en el General
3. Seleccionar Moneda desde el cuadro desplegable.

Método dos

El segundo método le permite elegir el tipo de moneda que le gustaría.

1. Seleccione la columna, fila o celda donde ingresará la moneda.
2. Debajo Número en su cinta, haga clic en la flecha al lado de la Moneda
3. Seleccione el tipo de moneda que desea aplicar.

Cualquiera que sea el método que decida usar, cualquier número que ingrese en las columnas, filas o celdas aplicadas se formateará automáticamente como esa moneda.

Decimales

Puede utilizar el formato decimal para ajustar su moneda o números simples. Por ejemplo, puede estar haciendo un seguimiento de las calificaciones de su estudiante o incluso las suyas donde necesita decimales. Puedes aplicar este formato con estos dos pasos..

1. Seleccione la columna, fila o celda donde ingresará el número.
2. Debajo Número en su cinta, haga clic en el Aumentar decimal o Disminuir decimal botón dependiendo de su formato de numeración actual.

Formatos de números adicionales

También te darás cuenta bajo Número en tu Casa pestaña, muchas formas adicionales para formatear tus números. A medida que avanza con Excel, estos pueden ser útiles.

Estas opciones incluyen tiempos, fracciones, porcentajes y otros. Además, puede hacer clic en el Más formatos de números enlace en la parte inferior para ver opciones como código postal, número de teléfono y opciones personalizadas.

Fórmulas simples: La herramienta AutoSum

Una de las mejores funciones para ahorrar tiempo en Excel es la AutoSum herramienta. Es fácil de usar y puede ayudar a reducir los errores de cálculo. Y si está utilizando Excel para un proyecto como ingresos y gastos o administración de préstamos y deudas, apreciará la característica AutoSum.

Esta herramienta de fórmula no complicada puede agregar, promediar, contar números o encontrar el mínimo o el máximo para una columna, fila o grupo de celdas. Por defecto, debería ver el AutoSum botón en tu Casa Cinta de pestañas, todo el camino a la derecha. También puedes acceder desde la Fórmulas lengüeta.

Si simplemente hace clic en el AutoSum botón, se insertará automáticamente la función de suma. Pero si hace clic en la flecha del botón, verá las otras fórmulas comunes que puede usar mencionadas anteriormente..

Di que tienes una columna de números que te gustaría agregar. Primero, haga clic en la celda donde desea que se muestre el total. A continuación, haga clic en AutoSum botón. Excel detectará automáticamente los números que desea agregar. Estarán resaltados y podrá ver la fórmula que puede aparecer algo como esto: = SUMA (C2: C7)

Nota: los signo igual indica una formula. SUMA es la funcion Y C2: C7 son las celulas que aplican.

Si esto se ve bien para ti, solo golpea tu Entrar llave. El cálculo aparecerá en la celda y agregará esos números..

Las otras opciones dentro de AutoSum funcionan de manera similar. Tal vez necesitas obtener el promedio de un grupo de celdas. Primero, haga clic en la celda donde desea que se muestre el promedio. A continuación, haga clic en la flecha de la AutoSum botón. Una vez más, Excel detectará automáticamente los números, resaltará las celdas y proporcionará la fórmula. Haga clic en el Entrar clave para insertar el promedio.

Como mencionamos en el Términos básicos para Excel En la sección, hay muchas fórmulas y funciones que puedes usar. Algunos, como AutoSum, proporcionan cálculos muy simples y de uso común. Pero muchos otros son avanzados y están más allá del alcance de esta guía para principiantes. Siéntase libre de revisarlos todos en el Fórmulas pestaña si te gusta experimentar.

Comience con una plantilla de Excel

Una de las mejores maneras de comenzar en Excel es usar una plantilla. Y encontrará una gran variedad de opciones tanto en Excel como en sitios externos..

Plantillas incorporadas de Excel

Para ver las opciones dentro de Excel, haga clic en Expediente > Nuevo. Luego verá una serie de plantillas destacadas que puede usar, categorías que puede elegir y un cuadro de búsqueda si desea algo específico..

Las plantillas integradas van desde calendarios y planificadores simples hasta la elaboración de informes financieros y hojas de balance. Pero hay una plantilla para casi cualquier uso común que desearía en Excel.

Si ve una plantilla que le gustaría ver, haga clic en ella y luego revise su descripción y tamaño de descarga en la ventana emergente. Si quieres usarlo, haz clic en el Crear botón.

Plantillas de Excel de terceros

Si desea aventurarse y echar un vistazo a las plantillas externas, tenemos una variedad de sugerencias para usted según su necesidad..

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Una vez que aprendas a usar Excel, también puedes crear tus propias plantillas para usarlas una y otra vez. De las herramientas de recaudación de fondos a los calendarios útiles Cómo hacer una plantilla de calendario en Excel Cómo hacer una plantilla de calendario en Excel Siempre necesitará un calendario. Le mostramos cómo crear su propia plantilla personalizada de forma gratuita con Microsoft Excel. Lea más, guardar una hoja de cálculo que cree como plantilla es más fácil de lo que cree.

¿Estás listo para cavar en Excel?

Con suerte, esta guía para principiantes lo pondrá en camino a una gran experiencia con Microsoft Excel. Hay muchas características y funciones que pueden intimidar a los nuevos usuarios. Pero aquellos que ven aquí deberían ayudarlo a aprender sobre la marcha ¿Necesita ayuda con fórmulas de Excel? 7 recursos para consultar ¿Necesita ayuda con fórmulas de Excel? 7 Recursos para consultar Excel es el estándar de oro de la hoja de cálculo. Si debe usar Excel y, sin embargo, familiarizarse con él, estos recursos lo introducirán rápidamente a lo básico y más. Lee más al crear tu primer libro de ejercicios lleno de hojas de cálculo..

Y para profundizar, vea cómo agregar la pestaña Desarrollador a la cinta de Excel Cómo agregar la pestaña Desarrollador a la cinta en Microsoft Word y Excel Cómo agregar la pestaña de desarrollador a la cinta en Microsoft Word y Excel Veamos cómo puede agregue la pestaña Desarrollador a la Cinta en Microsoft Word y Microsoft Excel y abra funciones avanzadas. Lee mas .

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