La mejor manera de organizar etiquetas de uso de Evernote

Has estado usando Evernote para años, Con toda tu vida almacenada en tu cuenta. Todo solía funcionar tan bien. Pero esa estructura de cuaderno meticulosa ahora no es más que una plaga en tu existencia..

¿Tratando de encontrar una nota específica? También puedes intentar encontrar un pedo en una tormenta de viento..

Pero recuerda, el problema no es de Evernote aquí. Evernote es en realidad una herramienta increíble. Solo estás organizando tus notas de una manera que no se puede escalar. Aunque existe una solución. Y es una solución que puede funcionar para cualquier persona, sin importar cuántas notas intente mantener por encima de.

El problema con los cuadernos de Evernote

Evernote tiene tres capas en su estructura organizativa. Es bastante simple, pero necesitas entenderlo para aprovechar al máximo la aplicación..

Primero son cuadernos. Estos son como “carpetas”, donde guardas notas individuales.

Siguiente son pilas. Estas son como las carpetas principales para ayudar a organizar mejor tus cuadernos..

Cuando la mayoría de las personas comienzan a usar Evernote, se fijan en estos cuadernos y pilas. Probablemente sea una resaca de organizar tus archivos en Windows de la misma manera. Pero los cuadernos y pilas de Evernote tienen dos problemas principales..

• Los cuadernos no pueden ser anidados. Esto significa que su estructura organizativa solo puede tener un nivel de profundidad. En otras palabras, tu puede tener una carpeta secundaria dentro de una carpeta principal. Pero tu hipocresía tener una carpeta secundaria dentro de otra carpeta secundaria.
• La segunda (y la más frustrante) es que solo puedes colocar cada nota en uno Cuaderno. Si tienes una nota que es relevante para dos cuadernos ... resistente. Solo puedes elegir uno.

A medida que su biblioteca de notas crece, es casi seguro que estos problemas convertirán sus notas organizadas de otra manera en un completo desastre.

Por suerte, Evernote tiene una tercera herramienta organizativa: etiquetas. Puede asignar etiquetas descriptivas y de búsqueda a cada nota para ayudar a organizar sus notas en forma granular. También puede anidar estas etiquetas y asignar varias etiquetas a cada nota. Problema resuelto.

Solucionar el problema de tu portátil

Si tiene un sistema complejo de notebooks, su primer desafío es reducirlos a la menor cantidad posible.

Antes de reorganizar mi propia cuenta, tenía más de 40 cuadernos individuales. Ahora tengo cinco. Tú, sin embargo, podrías elegir tener solo dos o tres. Estos nuevos cuadernos son simplemente una forma de organizar todo. extremadamente en general. La verdadera organización viene después..

Su caja de colección

El más importante de sus pocos cuadernos debe ser el cuaderno inicial creado para usted cuando configura su cuenta de Evernote. Por defecto, esto se llama “Cuaderno de [nombre de usuario]”. Renombra esto a algo como “-Bandeja de entrada” o “-Caja de colección” para hacerlo más descriptivo.

Propina: Colocando un simbolo como “-” antes de que el nombre del cuaderno mantenga el cuaderno en la parte superior de su lista de cuadernos.

Esta libreta es donde guardarás casi todas tus nuevas notas de forma predeterminada. Cuando creas una nueva nota a través de la aplicación móvil, o tomas una captura de pantalla con el Web Clipper de Evernote, el Nuevo Web Clipper de Evernote es la última herramienta para guardar contenido El Nuevo Web Clipper de Evernote es la última herramienta para guardar contenido de Evernote Web Clipper no es nuevo. Pero si no has escuchado, o tal vez no te gustó el clipper de Evernote en el pasado, este es el momento adecuado para volver a investigarlo. Lea más, estos deben ser descargados en su “Caja de colección”. Esto le ahorra la molestia de etiquetar todas y cada una de las notas tan pronto como las crea..

Es mucho más productivo procesar por lotes que etiquetar Tiempo bloqueado: el arma secreta para un mejor enfoque Tiempo bloqueado: el arma secreta para un mejor enfoque ¿Está buscando una manera más eficiente de organizar sus días laborales? Intente bloqueo de tiempo. Esta táctica de administración del tiempo puede ayudarlo a mantenerse en el camino mientras mantiene las distracciones, la dilación y la multitarea improductiva a raya. Lea más cada semana (o mes). Tener todas estas nuevas notas en un solo cuaderno como este hace que el etiquetado sea rápido y simple.

Un número limitado de otros cuadernos

Debes crear cualquier otro cuaderno con moderación. Cuantos más cuadernos cree, más tiempo le llevará decidir dónde pertenece cada nota. Y cuanto más difícil te sea encontrar notas más adelante.

Dado que este nuevo sistema se basa en gran medida en las etiquetas para organizar las notas, los cuadernos apenas son necesarios. Si llevas esto al extremo, podrías crear solo uno otro cuaderno llamado “Archivador”.

Propina: Evite colocar espacios en los nombres y etiquetas de su cuaderno. Esto hace que la búsqueda sea mucho más fácil.

Después de etiquetar cada nota en su “Caja de colección”, solo muévelo a tu “Archivador”. De esta manera, siempre sabrás dónde estás haciendo. Y si tiene un sistema de etiquetado decente, es fácil mantener un gran número de notas organizadas con solo dos cuadernos. Más sobre esto más adelante.

Elegí crear algunos otros cuadernos, sin embargo.

• Ideas - Cualquier nota que detalle las ideas que quiero guardar, incluyendo ideas de artículos, lugares a los que espero viajar, etc..
• Personal - Donde almaceno notas no relacionadas con el trabajo.
• Referencia - Dónde se guardan los artículos guardados, notas de libros, capturas de pantalla, citas, archivos PDF, recibos, etc. Básicamente, cualquier “conocimiento” Tal vez quiera encontrar en el futuro. Este es, de lejos, mi cuaderno más grande..
• Trabajo - Donde almaceno cualquier nota relacionada con el trabajo..

Su propia estructura de cuaderno será diferente a esto, seguro. Sólo tenga en cuenta la creación de cuadernos con moderación. Cuantos más cuadernos tenga, más difícil será mantener todo organizado..

En serio con el etiquetado

Como dije, sus cuadernos deberían ser la base amplia de su estructura de Evernote. La esencia de su sistema debe confiar en etiquetas.

La opción de no escalable aquí es etiquetar notas con un par de temas generales, y espero que recuerde estas etiquetas en el futuro. Buena suerte con eso!

La opción escalable (una pequeña muestra de mis propias etiquetas a continuación) es mucho más elegante.

Esencialmente, al etiquetar cada nota quieres saber algunas cosas al respecto:

• A qué área se refiere, en términos generales; precedido por “1”.
• Qué tipo de contenido es; precedido por “2”.
• ¿Qué tema (s) cubre, más específicamente; precedido por “3”.

El sistema que estoy defendiendo hace justamente esto. Cuando etiqueta cada nota usando este sistema, sé que quiero etiquetar estas tres cosas especificas acerca de eso Cada nota debe tener al menos una etiqueta que se relacione con cada uno de estos tres puntos. Esto hace que sea muy fácil ordenar y encontrar notas en un nivel granular.

Por ejemplo, cuando reviso el punto destacado a continuación del libro de Jack Kerouac En el camino, Puedo ver de un vistazo que he marcado los tres puntos. Esta es una nota personal (es decir, no está relacionada con el trabajo), es una nota de libro, y trata el tema de la vida y los viajes..

Su propia taxonomía de marcado individual será diferente a la mía. Pero una estructura relativamente similar es una forma extremadamente escalable de organizar tus notas. Se necesita algo de tiempo para acostumbrarse a esto, pero pronto se convertirá en una segunda naturaleza..

Encontrar notas especificas

Cuando se trata de encontrar notas en el futuro, hay dos características que son especialmente útiles: la barra de búsqueda y las búsquedas guardadas..

Al usar la barra de búsqueda, puede buscar varias etiquetas para encontrar exactamente lo que está buscando. Digamos que recuerda haber guardado una nota de una conversación que tuvo con un amigo sobre viajar a Brasil. Si etiquetó esta nota correctamente, la siguiente búsqueda levantará esa conversación específica.

Esta es la verdadera belleza de usar este tipo de sistema de etiquetado. ¿Buscas una cita sobre política? No hay problema.

Propina: Colocar números antes de etiquetas como esta le ayuda a saber que ha asignado etiquetas para cada una de las tres áreas relacionadas con cada nota. Esto asegura que cubras todos los ángulos para ayudarte a encontrar las notas en el futuro.

Para las búsquedas en las que se encuentra realizando rutinariamente, configure una búsqueda guardada. Para ello, configura tu búsqueda. En la parte inferior del cuadro de búsqueda, también puede agregar otros parámetros como cuadernos, etiquetas, palabras clave, etc. A continuación, he configurado una búsqueda guardada para ideas relacionadas con el trabajo.

Cuando tu búsqueda haya finalizado, haz clic en Windows Archivo> Guardar búsqueda, En Mac, haga clic en Editar> Buscar> Guardar búsqueda, y nombra tu búsqueda. De ahora en adelante, cuando haga clic en el cuadro de búsqueda, verá un enlace a esa búsqueda guardada para obtener los resultados al instante. También puede arrastrar la búsqueda guardada al widget de accesos directos para un acceso aún más fácil.

Automatizar donde sea posible

No tiene sentido dedicar más tiempo a etiquetar sus notas del necesario. Afortunadamente, puede automatizar esto en algunas áreas. La forma principal de hacerlo es mediante el uso de la plataforma de automatización IFTTT (si es así, entonces).

Puede usar IFTTT para conectar diferentes servicios. Capture sus ideas creativas al instante con la simplicidad de IFTTT Capte sus ideas creativas al instante con la simplicidad de IFTTT. La configuración de un sistema central para realizar un seguimiento de sus ideas vale el tiempo y el esfuerzo que requiere. Tu creatividad y productividad te lo agradecerán. Aquí hay una forma sencilla. Lea más a su cuenta de Evernote. Luego puede decirle a la plataforma que guarde ciertos tipos de notas en ciertos cuadernos. Incluso puede asignar etiquetas específicas..

Tengo esta configuración para guardar todas mis publicaciones de Instagram en mi cuaderno de referencia y etiquetar estas 1personal, 2instagram, 3travel.

También soy adicto a leer artículos sobre Instapaper. Conviértase en un usuario avanzado de Instapaper. Con estas 6 características interesantes Conviértase en un usuario experto de Instapaper con estas 6 características interesantes A pesar de una tasa de adopción impresionante, muchas de las funciones de Instapaper a menudo permanecen sin explorar. Echemos un vistazo a algunos de ellos. Lee más, y toma un montón de notas sobre lo que leo. Por lo tanto, tiene sentido tener otra configuración de automatización que guarde todos mis aspectos destacados de Instapaper en mi portátil CollectionBox, con la etiqueta “2 notas de contenido”. Esto me ahorra tiempo a la hora de etiquetar todo en mi CollectionBox cada semana.

Para ver una lista más completa de cómo IFTTT puede funcionar con Evernote, vea aquí.

Podría funcionar esto para usted?

Este método puede no parecer tan simple como simplemente arrastrar y soltar sus notas en cuadernos vagos. Pero es mucho más escalable. En breve:

• Guarde prácticamente todas sus notas en un “Caja de colección” cuaderno.
• Etiquete rutinariamente cada una de sus notas, utilizando una taxonomía que funcione para usted. Esto debería explicar:
  1. A qué se refiere la nota.
  2. ¿Qué tipo de contenido es?.
  3. Que temas cubre.
• Mueve la nota a uno de los pocos cuadernos que has configurado.
• Utilice estas etiquetas para encontrar notas específicas en el futuro.

Este sistema de etiquetado (o algo parecido) puede ayudarlo a localizar notas específicas en flash. Mantiene todo mucho más organizado Cómo organizar su lista de lectura fuera de control en este momento Cómo organizar su lista de lectura fuera de control en este momento Una lista de lectura sirve para muchas funciones, desde prácticas hasta inspiradoras. Pero también puede salirse de las manos. El uso de estos consejos para administrar su pasatiempo de lectura puede hacer maravillas para su vida. Lee más que la mayoría de los otros sistemas que hay. Y se mantiene organizado sin importar cuántas notas tengas..

Si decides seguir adelante con un sistema como este, tomará un tiempo reorganizar tu biblioteca de Evernote. Pero una vez que haya iniciado la rutina de etiquetar sus notas como esta, comenzará a darse cuenta de lo útil que puede ser Evernote..

¿Es este un sistema que crees que podría funcionar para ti? Si no, como es que?

Crédito de la imagen: Antonio Guillem a través de Shutterstock.com

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