El sistema Fool Proof para planificar y gestionar múltiples proyectos

Tener múltiples proyectos tanto en el trabajo como en el hogar es como un moho que crece en las paredes de su cubículo. Un moho que rezuma ansiedad y consternación a medida que caes en picado, perdiendo el rastro de lo que estás haciendo y lo que queda por hacer. Afortunadamente, hay un sistema relativamente simple que se ofrece para eliminar ese moho, volver a encauzar esos proyectos de manera confiable y mantenerlo así.

Entrar en la planificación de horizonte completo

Este sistema se llama “Planificación de horizonte completo” (FHP), un término acuñado e ilustrado por el Profesor de Matemáticas y el sabio de la productividad, Cal Newport. FHP es un sistema de flujo de trabajo que lleva a su lista de tareas en gran medida inepta 4 Consejos de productividad populares que deben ignorarse 4 Consejos de productividad populares que deben ignorarse Algunas de las ideas de productividad que se nos venden a veces son infundadas y, a menudo, erróneas. Vamos a refutar algunos de estos mitos de productividad mostrando que lo opuesto puede ser cierto. Lee más, y lo transforma en algo que es más manejable y más respetuoso de tu tiempo. También es increíblemente irrompible cuando se trata de distracciones diarias garantizadas..

Cuando Newport habla de sistemas de flujo de trabajo, los define como “conjunto de hábitos y herramientas que se utilizan para organizar el trabajo que hace y cuándo lo hace. Y cuando [él] dice 'efectivo', [se está] refiriendo a la cantidad de valor que produce”.

A partir de esta definición, queda claro que FHP no se está promoviendo como El sistema para gobernar todos los sistemas.. Puede que no sea adecuado para su propio trabajo, pero definitivamente vale la pena considerarlo. En resumen, es una alternativa, con parecidos a otros sistemas como el de David Allen. Organice 2015: aprenda el arte marcial de acabar con las cosas [Cosas para ver] Organice 2015: aprenda el arte marcial de hacer las cosas [Cosas para ver] Nunca se ha preguntado por qué los triunfadores y triunfadores siempre parecen mantener la calma. ¿cabeza? Lee mas , monotasking Get Things Done: 10 videos inspiradores para aumentar su productividad Get Things Done: 10 videos inspiradores para aumentar su productividad En lugar de pasar por cada canal de video en YouTube, pensamos que podríamos aliviar la carga y recomendar algunos clips selectos que lo harán le dirá cómo aumentar su productividad. Lea más, y bloquee el tiempo Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque ¿Está buscando una manera más eficiente de organizar sus días de trabajo? Intente bloqueo de tiempo. Esta táctica de administración del tiempo puede ayudarlo a mantenerse en el camino mientras mantiene las distracciones, la dilación y la multitarea improductiva a raya. Lee mas . Full Horizon Planning es tanto una aglomeración como la eliminación de partes de estas ideas. Permítame parafrasear la explicación de Newport.

• Cada proyecto en el que se encuentre debe ser clasificado como latente, o activo.
• Los proyectos inactivos deben ser archivados, pero revisados ​​regularmente.
• Cuando un proyecto es promovido a activo estado, se debe establecer un plan detallado de cómo se completará ese proyecto.

Cuando se trata de planificar activo proyectos, usted no debe estar tratando en abstracciones, pero “directamente con la brutal fisicalidad del tiempo.”. Esto significa:

“En el nivel mensual, sé en qué semanas trabajaré en el proyecto, y solo cuando llegue a esas semanas planeo qué días trabajaré en él, y solo cuando llegue a los días específicos descubro cuáles horas consumirá.”

Este enfoque hace que sea mucho menos probable que cometa en exceso, lo que le permite planificar de manera más efectiva y obtener más de su tiempo..

Demasiadas personas planifican exactamente qué tareas van a completar, en qué días específicos, quizás incluso con meses de anticipación. Esto no deja espacio para la vida real. Con solo un par de días de enfermedad o tareas adicionales, todo el sistema puede quedar en mal estado.

Creo que un ejemplo está en orden. Usaré capturas de pantalla de Trello (lea nuestro artículo escrito Trello - Un sistema de gestión de proyectos único, simple y poderoso de un buen hogar Trello - Un sistema de gestión de proyectos único, simple y poderoso de un buen hogar ¿El nombre Joel Spolsky significa algo? Si es así, querrá leer esta publicación, ya que muestra el proyecto más reciente y mejor de Spolsky. Y si no, debe saber que esto es ... Leer más) para mostrarle cómo puede organizar este sistema de flujo de trabajo dentro de tal plataforma.

Configurar la Junta de Trello

Esta no es de ninguna manera la única forma de configurar Trello para este sistema, pero es una que me ha funcionado. Configurar cuatro “liza”.

1. Una lista de todos los proyectos activos e inactivos..
2. Una lista de lo que necesita abordar este próximo mes y las semanas en las que ciertas cosas deben completarse (aún no agregue ninguna información a esto).
3. Una lista de lo que necesita hacer esta semana y en qué días.
4. Una lista de tareas que deben completarse hoy..

Una vez que haya agregado todos sus proyectos a la “Proyecto” lista, marca las que son activo con un color “etiqueta”. También capitalizo estos proyectos para asegurar que se destaquen..

Escribir resúmenes de proyectos

A continuación, haga clic en el primero de sus proyectos activos y escriba un comentario que detalle lo que debe hacer, en términos amplios y prácticos, y aproximadamente cuándo. En este ejemplo, asumo que cada proyecto dura varios meses. Esto le permite comprender realmente lo que se necesita de usted y puede comenzar a comprender cómo puede estructurar mejor las tareas. Haz esto para cada uno de tus proyectos activos..

Nota: Este es el primer nivel de granularidad. No es necesario que asigne semanas, días u horas específicas a estas tareas, aún.

Planifique este mes (una vez por mes)

Debe apuntar a hacer esto al comienzo de cada mes. De acuerdo con los comentarios que acaba de escribir para cada uno de sus proyectos activos, debería poder ver lo que debe completar al final de esta mes.

Coloque cada uno de estos hitos como un separado “azulejo” en esta lista y etiquételas con el color correspondiente (el mismo color que la tarea activa con la que se relaciona), para que pueda ver fácilmente con qué proyecto se está ocupando esa tarea. Decida ahora en qué semanas de este mes trabajará en estos hitos individuales.

Siéntase libre de duplicar la tarea, o divídala en sub-tareas, si va a trabajar en ella durante varias semanas este mes..

Ahora, al comienzo de cada mes, usted sabe aproximadamente qué tareas deberá realizar al final de cada mes. semana. Si no cumple con alguno de estos hitos, simplemente mueva las cosas un poco para que pueda cumplir con el proyecto general antes de la fecha límite final..

Planifique esta semana (una vez por semana)

Lo primero en un lunes por la mañana, verifique la semana correspondiente en el “Este mes” Lista para ver lo que necesita abordar durante los próximos días..

Tómese este tiempo para arrastrar cada una de estas tareas a la “Esta semana” lista, y decide en cual dias estarás dedicando tiempo a estos artículos.

Nuevamente, si necesita dividir las tareas en sub-tareas, o duplicarlas, adelante. Si, al final de la semana pasada, se enteró de que tenía un curso de capacitación para asistir el miércoles, por ejemplo, ahora puede estructurar su agenda de manera sencilla..

Planea hoy (una vez por día)

Al comienzo de cada día, dedique 10-15 minutos a la planificación, en función de las tareas en Esta semana cómo vas a gastar tu tiempo para asegurarte de alcanzar esos hitos. Así que, una vez más, arrastre los elementos relevantes de la Esta semana lista, a la Hoy lista.

En esta etapa de granularidad, las cosas pueden cambiar rápidamente, así que ten esto en cuenta y prepárate para alterar tu plan según esas distracciones. Pero al dejar de lado intencionalmente bloques de tiempo específicos y tener la autodisciplina para cumplir con el calendario en la medida de lo posible, es mucho más probable que complete lo que debe completar.

En el ejemplo anterior, puede ver que se ha planificado toda la jornada laboral, incluidas las reuniones, las llamadas y la respuesta a los correos electrónicos. La tarea clave se ha dividido en dos bloques de tiempo separados.

Al final de cada día, borre el Hoy lista. Al final de cada semana, borra el Esta semana lista. Y al final de cada mes, borra el Este mes Lista, y comienza de nuevo revisando tus proyectos..

Haciendo de esto un hábito

Como puede ver, este es un sistema creado para aquellos que siguen una variedad de proyectos relativamente complejos. Es para personas que deben cumplir con una cantidad de fechas límite sin encerrarse en una rutina preestablecida y un calendario que se dicta semanas, o incluso meses, por adelantado..

Una vez que se haya familiarizado con esta rutina durante un par de semanas, aprenderá rápidamente si es para usted. Si le gusta este sistema, ese período de tiempo debería ser suficiente para que pueda editar el sistema tal como se estableció anteriormente, para que funcione de manera eficiente para sus necesidades específicas. Sólo entonces se hundirá como un hábito..

Otras configuraciones

Cuadernos físicos

Si no le gusta usar Trello, o prefiere usar este sistema en otra configuración, hay algunas opciones. El mismo Newport usa una selección de cuadernos. El uso del lápiz y el papel físico puede contribuir más. 6 razones simples por las que el papel puede seguir siendo su aplicación de productividad Killer 6 razones simples por las que el papel todavía puede ser su aplicación de productividad Killer El papel puede ser una herramienta más potente para la productividad que una computadora o un dispositivo táctil. y no debe ser inmediatamente despedido. ¿No convencido? Aquí hay seis razones por las que el papel sigue siendo relevante. Lee más de lo que piensas a tu productividad. Cada cuaderno representa un nivel de granularidad diferente: mes, semana, día, por lo que puede hacer garabatos rápidamente en sus horarios cuando sea necesario..

Evernote y OneNote

Otra alternativa son herramientas como Evernote o Una nota. Puede configurar esto exactamente de la misma manera que Newport usa cuadernos físicos. Configure un nuevo portátil OneNote ahora está realmente libre con más funciones que antes de OneNote ahora está realmente libre con más funciones que antes Evernote ya no gobierna la gran cantidad de aplicaciones para tomar notas. Microsoft anunció recientemente que OneNote sería más libre que nunca. Permítanos mostrarle lo que esto significa en términos de características y funcionalidad. Lea más para cada nivel de granularidad que necesite (consulte a continuación). Luego, siga los pasos, similares a los anteriores, para mantenerlos actualizados. Mi único problema con este enfoque es que hay muchos clics entre diferentes cuadernos, razón por la cual prefiero usar Trello, donde la mayoría de la información se puede ver de un vistazo y se puede mover muy fácilmente.

Sobresalir

Si usted es un tipo de persona de Excel, una solución potencial es recrear el diseño que configuramos en Trello. Esto funciona, pero mover las tareas y cambiar su orden es más complicado cuando tiene celdas para desplazarse Ahorrando tiempo con operaciones de texto en Excel Ahorrando tiempo con operaciones de texto en Excel Excel puede hacer magia con los números y puede manejar los caracteres igualmente bien. Este manual muestra cómo analizar, convertir, reemplazar y editar texto en hojas de cálculo. Estos fundamentos te permitirán realizar transformaciones complejas. Lea más, en lugar de simplemente arrastrar y soltar. Si prefiere tener menos información en una página, siempre puede configurar nuevas pestañas para Proyectos, este mes, esta semana, y Hoy.

¿Podría FHP trabajar para usted??

Full Horizon Planning es un sistema de flujo de trabajo que significa que puede administrar múltiples proyectos sin tener que comprometerse con horarios que realmente no puede predecir o no puede controlar.

No hay duda de que esto “El sistema requiere una mayor inversión de energía mental por adelantado que de una fecha límite a otra, y ciertamente no funcionaría para todos los tipos de trabajos”. Pero ha sido un importante contribuyente a la notable productividad de Newport en el mundo académico, los blogs y la autoría, al mismo tiempo que se asegura de que rara vez funciona más allá de las 5 p. M. Sin quemarse. Esas líneas de código pueden estar drenando física y emocionalmente. Todo lo que necesita para hacer una copia de seguridad es la conciencia de que se puede recuperar la motivación. Lee mas .

¿Crees que este es un sistema de flujo de trabajo que podrías usar? ¿Cómo tendrías que adoptarlo para tu propia carrera? ¿O hay un sistema que funciona de manera más efectiva? El sistema 3-Strike: cómo priorizar su lista de tareas El sistema 3-strike: cómo priorizar su lista de tareas ¿No está obteniendo su lista de tareas pendientes? El problema puede no ser su productividad, puede ser sus prioridades. Aprendamos cómo priorizar la lista de tareas y cómo hacer las cosas. Lee mas para ti?

Crédito de la imagen: mujer de negocios agotada por Piotr Marcinski a través de Shutterstock, 40 + 235 por Bark a través de Flickr

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