Este tutorial de acceso a la base de datos lo ayudará a comenzar

Si bien la mayoría de los usuarios de PC afirman ser expertos en software de Office como Word y Excel, los alcances adicionales del paquete quizás sean un poco más desalentadores. Acceso y piezas similares de software de base de datos 5 Alternativas fáciles de usar y gratuitas a Microsoft Access 5 Alternativas fáciles de usar y gratuitas a Microsoft Access Microsoft Access es una herramienta de base de datos compleja con una curva de aprendizaje empinada. Si está buscando alternativas más intuitivas y gratuitas con características similares, ¡lo tenemos cubierto! Leer más puede ser una pieza de software particularmente hostil para comenzar, pero suponen un desafío mucho menor si sabes lo que estás haciendo..

Esta guía lo guiará a través de los pasos básicos para crear su base de datos, llenarla con información y utilizar Consultas para acceder a ella de un vistazo. Una vez que comprenda los fundamentos, estará en el buen camino hacia el verdadero dominio de Access.

Crear una base de datos

Al abrir Access, se le presentarán una gran cantidad de diferentes opciones y plantillas. Seleccionar Base de datos de escritorio en blanco para comenzar, y elija un nombre de archivo y una ubicación en su disco duro para guardarlo. Voy a crear una base de datos de los libros que tengo, pero estos mismos conceptos podrían usarse para una lista de correo. Swizzle: cancele la suscripción de las listas de correo y reduzca el spam entrante The Swizzle: cancele la suscripción de las listas de correo y reduzca el spam entrante Lea más, su guía telefónica o cualquier otro propósito.

La primera columna de mi base de datos contendrá el título de cada libro, así que voy a utilizar el Haga clic para agregar botón para estipular que esto es una Texto corto Entrada: debe elegir el tipo de entrada que se adapte a su proyecto. Después, cambie el nombre del encabezado de la columna a algo apropiado. Vale la pena cambiar el nombre de tu primera tabla del predeterminado “Tabla 1” en este punto, también.

Haga lo mismo para todas las diferentes columnas que desea incluir. En mi caso, esa fue otra entrada de texto breve para el nombre del autor, una celda numérica para el año de publicación y una casilla de verificación Sí / No para determinar si el libro en cuestión era una edición de tapa dura. También he configurado un campo Fecha de adición, que automatizaremos en un momento. Si necesita editar cualquier tipo de datos después de la creación, diríjase a Campos pestaña de la cinta, resalte la columna deseada y cámbiela a través de la Tipo de datos Menú desplegable.

Ahora cambia a Vista de diseño utilizando el icono en la esquina inferior derecha de la pantalla. Para automatizar una marca de tiempo, elija el Nombre de campo deseado, seleccione el formato de fecha a través del menú desplegable e ingrese = Ahora () en el Valor por defecto campo abajo Esto llenará automáticamente la celda con la fecha en que se agregó la entrada cada vez que se ingrese un nuevo elemento en la base de datos. Se puede usar el mismo método para establecer otros valores predeterminados, ya sea una entrada de texto estándar o una fórmula como esta ¿Necesita ayuda con fórmulas de Excel? 7 recursos para consultar ¿Necesita ayuda con fórmulas de Excel? 7 Recursos para consultar Excel es el estándar de oro de la hoja de cálculo. Si debe usar Excel y, sin embargo, familiarizarse con él, estos recursos lo introducirán rápidamente a lo básico y más. Lee mas .

Establecer una clave principal

Si está creando una base de datos que va a crecer y crecer, la clave principal es vital, pero es un buen hábito para ingresar, incluso si está trabajando a menor escala. La confusión puede surgir cuando dos elementos comparten el mismo nombre, pero una clave principal garantiza que haya otro identificador único disponible en todo momento.

Access 2013 crea un campo de ID de forma predeterminada, que luego se llena automáticamente con un identificador numérico. Sin embargo, puede especificar una clave principal diferente si lo considera necesario. Para hacerlo, simplemente haga clic con el botón derecho en el nombre del campo deseado en la vista de diseño y seleccione Clave primaria. Sin embargo, esto debe ser una entrada verdaderamente única para garantizar que las cosas funcionen como deberían.

Agregando datos con formularios

Si desea ingresar una gran cantidad de datos en su documento de Access, vale la pena configurar un formulario. Un tutorial rápido sobre formularios en Microsoft Access 2013 Un tutorial rápido sobre formularios en Microsoft Access 2013 ¿Cuál es la diferencia entre un buen mantenimiento y una ¿Base de datos desatendida? Potencialmente un formulario de entrada de datos fácil de usar. Crear un formulario de acceso es fácil, si sigue nuestro tutorial. Lee mas . Primero, navega a la Crear pestaña en la cinta y haga clic en Formar. Creará un diseño predeterminado para usted, que luego puede editar al arrastrar componentes individuales a la posición apropiada.

Para probar su formulario, use la opción Ver en el lado izquierdo de la cinta de opciones para cambiar a Vista de formulario. Aquí, podrá agregar una entrada al rellenar los diversos campos; hágalo ahora para asegurarse de que todo funciona como debe. Para verificar su progreso, vuelva a la Tabla desde el Formulario y seleccione Vista de hoja de datos. Si su primera entrada se muestra según lo previsto, regrese a su formulario y guarde su trabajo.

Otros métodos para ingresar datos

A Form es una buena manera de estandarizar el ingreso de datos, especialmente si más de un usuario 8 de las Mejores herramientas de colaboración gratuitas para programadores 8 de las Mejores herramientas de colaboración gratuitas para programadores Si usted es un programador y aún no está compartiendo o colaborando , estas detrás de la curva Obtenga los beneficios de la colaboración con las aplicaciones web adecuadas. Leer más estará utilizando la base de datos. Sin embargo, no es la única forma de rellenar un archivo en Access. El método más sencillo es simplemente agregar entradas manualmente mientras se encuentra en la vista Hoja de datos.

Alternativamente, puede importar un archivo que contiene datos preexistentes. Access 2013 ofrece soporte para varios tipos de archivos, incluidas las hojas de cálculo Excel Excel Vs. Acceso: ¿Puede una hoja de cálculo reemplazar una base de datos? Excel Vs. Acceso: ¿Puede una hoja de cálculo reemplazar una base de datos? ¿Qué herramienta debería utilizar para gestionar los datos? Access y Excel, ambos cuentan con filtrado de datos, compilación y consulta. Le mostraremos cuál es el más adecuado para sus necesidades. Leer más, archivos CSV, documentos XML y HTML. Para importar datos de una fuente, elija la pestaña Datos externos de la cinta de opciones y elija el tipo de archivo deseado. Access lo guiará a través de los pasos necesarios para importarlo a su base de datos.

Vale la pena señalar que Access hace una distinción entre importar y vincular datos. El primero es el método correcto si sus datos no van a cambiar, pero el último permite que un documento separado se actualice continuamente, lo que refleja estos cambios en Access. Dependiendo de sus necesidades, esto podría ahorrarle algo de tiempo..

Utilizando consultas

Una vez que su base de datos esté suficientemente poblada, es hora de comenzar a aprovechar los beneficios de tener una gran cantidad de información organizada. Las consultas son un método simple pero poderoso para clasificar su base de datos de manera rápida y eficiente. Para ilustrar su uso, aquí hay una consulta simple que buscará en mi base de datos libros de un período de tiempo particular.

Para crear una nueva consulta, navegue a la Crear pestaña en la cinta y seleccione Asistente para consultas, entonces escoge Asistente de consulta simple. Seleccione la tabla deseada, así como los campos en los que está interesado; en mi caso, este es el año de publicación y el título, así que sé qué entrada estoy viendo..

En la siguiente pantalla, decida si desea ver la vista de Detalle con cada campo de cada registro, o solo un Resumen. Luego, seleccione Finalizar para finalizar el proceso. Se le presentarán los datos que seleccionó y puede usar el menú desplegable en el encabezado de la columna para reducir aún más las cosas. Estoy buscando libros escritos en la década de 1970, así que voy a hacer clic en el menú desplegable Año de lanzamiento y luego navegar a Numero Filtros> Entre.

Luego establecí un límite superior e inferior para mis datos, y se me presentó una lista de los libros que se publicaron entre 1970 y 1980. Por supuesto, se puede usar el mismo método para hacer coincidir cadenas de texto, casillas de verificación o cualquier otro tipo de información que usted podría haber entrado en su base de datos.

¿Tienes algún consejo para comenzar con Access? ¿Está luchando con un aspecto particular de la creación de la base de datos y necesita ayuda?? Háganos saber acerca de sus consejos y problemas en la sección de comentarios a continuación.

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