Consejos y plantillas para crear un horario de trabajo en Excel

Crear un horario de trabajo es no fácil. Ya sea que su equipo de empleados sea tan grande como unas pocas docenas o tan pequeño como un puñado, encontrar una manera de adaptarse a las horas de todos, alcanzar los mínimos y mantener al equipo contento es difícil. Afortunadamente, Excel puede ayudar a que sea un mucho más fácil.

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5 consejos importantes al hacer un horario

Antes de sumergirse en el proceso de programación real, tenga en cuenta las siguientes consideraciones. Facilitarán todo el proceso y reducirán la cantidad de estrés que se acumula en usted. Programar nunca será fácil, pero no tiene que ser una pesadilla.

Conozca las preferencias de sus empleados.. El tipo de preferencias que puede tener en cuenta al programar varía de un campo a otro (por ejemplo, minorista frente a almacén), pero es importante al menos tratar de acomodar a sus trabajadores.

¿Algunos empleados tienen una inclinación hacia las mañanas? O tal vez las noches? ¿Cuántas horas quiere cada empleado por semana? ¿Existen restricciones de tiempo, como la falta de voluntad para trabajar los domingos? ¿Algunos empleados tienen sinergia y compatibilidad??

No puedes acomodar todo el mundo, pero es un buen objetivo para el que se puede disparar porque puede mejorar la productividad y la atmósfera, pero lo más importante es que generará confianza, y la confianza va de la mano con respeto.

Rastrear las solicitudes de ausencia de los empleados. Como si no fuera lo suficientemente difícil como para hacer malabarismos con todas las preferencias de sus empleados, hay problemas sensibles al tiempo que aparecerán de vez en cuando. Por ejemplo, alguien necesita unos días para tomarse unas vacaciones o llorar a un familiar perdido..

Afortunadamente, esto se puede mantener simple mediante el uso de una herramienta versátil como Google Calendar 10. Impresionantes características de Google Calendar que debería probar 10 impresionantes características de Google Calendar que debería probar Leer más o un complemento de calendario para las extensiones de Thunderbird 5 para agregar calendarios y tareas Manager to Thunderbird 3 5 Extensiones para agregar calendarios y Task Manager a Thunderbird 3 Leer más. Una aplicación de calidad para la lista de tareas como Todoist (razones para actualizarse a Todoist Pro. ¿Cuánto más productiva es ToDoist Premium? Aquí hay 6 buenas razones para actualizar ¿Cuánto más productiva es ToDoist Premium? Aquí hay 6 buenas razones para actualizar Sigo usando ToDoist gratis por un tiempo. Pero seguí enfrentándome a cosas que quería hacer y no podía. Recordatorios por correo electrónico. Agregar notas a la tarea. Cosas que realmente agregarían mucho… Leer más), WorkFlowy (nuestra revisión de WorkFlowy, estilo Zen Listado y gestión de proyectos con WorkFlowy Zen-Style Listado y gestión de proyectos con WorkFlowy Leer más), o Wunderlist (nuestra revisión de Wunderlist Wunderlist: fácil de usar, versátil y multiplataforma Administrador de listas de tareas pendientes Wunderlist: fácil de usar El administrador de listas de tareas, versátil y multiplataforma (Leer más) también puede funcionar bien.

Hacer el horario antes de tiempo.. Obviamente no puedes hacerlo también mucho antes de tiempo en caso de que cambien las situaciones, pero definitivamente evite esperar hasta el día anterior. Una buena regla general es aproximadamente una semana antes..

Si la simple dilación fuera tan fácil de vencer, ¿verdad? Todos luchan por lograr que se hagan las cosas hasta cierto punto, por eso hemos escrito mucho sobre estrategias contra la procrastinación. 5 Estrategias de dilación para ser más productivo. 5 Estrategias de dilación para ser más productivo. Lea más, evite distracciones de Internet. Consejos Evitar la dilación de Internet Soy un maestro de la dilación. Quizás tú también lo estés. Hay millones de personas que sufren la paralización y es una verdadera pérdida de productividad y eficiencia. Lo extraño es que, muchos de ... Leer más, y realmente superar la dilación Cómo dejar de dilatar: la única resolución de año nuevo que debe establecer Cómo dejar de procrastinar: La única resolución de año nuevo que debe establecer el hábito de la dilación y comenzar a tomar medidas sin esperar el momento adecuado. Detener la postergación es la única resolución de año nuevo que necesita. Este es el por qué. Lee mas .

Al hacer sus horarios con anticipación, se da un respiro en caso de que se deban hacer cambios repentinos.

Asigna los turnos más importantes primero.. Por “lo más importante”, queremos decir “innegociable”. Si alguien absolutamente necesita trabajar un turno particular, rellénelo primero y colóquelo en piedra. Una vez que se llenan todos los turnos necesarios, es más fácil mezclar y combinar los turnos restantes con los empleados disponibles.

Y siempre tenga en cuenta al menos una contingencia. Lo ideal sería crear múltiples cronogramas (por ejemplo, Plan A, Plan B, etc.), pero eso puede llevar mucho tiempo, por lo que al menos debe identificar a los empleados con mayor probabilidad de fracasar y tener un plan de respaldo en caso lo hacen.

Hacer el horario fácilmente accesible. Permitir que sus trabajadores vean el horario de antemano es bueno por dos razones: pueden señalar cualquier error y apreciarán los avisos para que puedan planificar sus propias semanas según el horario.

Ya que vamos a utilizar plantillas de Excel para crear nuestros horarios de trabajo, la opción preferida es subirlas directamente a Google Drive. Iniciar sesión y compartir archivos de Google Drive. Fácil Iniciar sesión y compartir archivos de manera sencilla Google Drive es una nube Almacenamiento y servicio de oficina en línea que viene con 15 GB de almacenamiento gratuito y opciones de colaboración ingeniosas. Te mostramos cómo acceder y compartir documentos con otros. Lee mas . Se convertirá a la hoja de cálculo alternativa de Google frente a las hojas de Google: ¿Cuál es mejor para usted? Excel vs. Google Sheets: ¿Cuál es mejor para ti? ¿Realmente necesitas Excel? Tanto las soluciones de escritorio como las online tienen sus ventajas. Si tiene problemas para elegir entre Excel y Google Sheets para administrar sus hojas de cálculo, permítanos ayudarlo a decidir. Lee más y permite que lo compartas para que otros puedan verlo. Preste atención a estos consejos para las hojas colaborativas de Google Sheets 5 Configuración de las hojas de Google Esencial para el trabajo en equipo 5 Configuración de las hojas de Google Esencial para el trabajo en equipo Google Sheets tiene más funciones para admitir el ingreso y procesamiento de datos colectivos de lo que cree. Le presentaremos las funciones y características de Google Sheets que son esenciales para los proyectos grupales. Lee más si eres nuevo en esto.

Y no te preocupes por la seguridad. A menos que esté manejando secretos gubernamentales, Google Sheets es lo suficientemente seguro. ¿Qué tan seguros están sus documentos en Google Drive? ¿Qué tan seguros son sus documentos en Google Drive? Leer más para usuarios cotidianos como tú y yo.

Descargas gratuitas de plantillas de Excel

Con estos consejos fuera del camino, aquí hay un puñado de impresionantes plantillas de Excel diseñadas específicamente para ayudar a los empleadores a planificar los horarios de los trabajadores para la semana. Todavía será un trabajo duro, pero más fácil Si usas una de estas plantillas.

Las plantillas están disponibles como archivos XLSX para Excel 2007 y versiones posteriores.

Horario integral de turnos de trabajo

Este horario de turno de trabajo por Hoja de cálculo123 Es una de las plantillas más completas que hay. Es lo suficientemente bueno como para competir con algunos de los programas de programación disponibles para descargar en la web, pero de alguna manera esta plantilla está disponible de forma totalmente gratuita..

Cuando lo abra, encontrará diferentes hojas para: Registro de empleados, Horario de turnos de trabajo, Tarjeta de tiempo, Presupuesto de salario, Asistencia, Ocupación, Configuración y Ayuda. La hoja de ayuda es un mini-tutorial que le mostrará cómo comenzar con el programa.

Sinceramente, recomendamos encarecidamente este. Tenemos un par de otras sugerencias debajo de esta, pero ninguna es tan buena y solo deberías revisarlas si esta es demasiado complicada para lo que quieres hacer (lo que ciertamente es una queja válida).

Descargar: Horario de turno de trabajo

Horario de turno semanal

Este horario de turno semanal por Sistemas de gestión empresarial Puede que no sea tan completo como el anterior, pero es ideal para equipos más pequeños. Es más simple, lo que significa que es más fácil de aprender y más fácil de usar. Altamente recomendado para aquellos que desean un programador intermedio..

Viene con tres hojas: Horario, Turnos y Empleados. Todo lo que tiene que hacer es hacer una lista de sus empleados y sus tarifas por hora en la hoja de Empleados. Luego, defina la hora de inicio y la hora de finalización para cada turno disponible en la hoja de Turnos. Posteriormente, la hoja de horario automatizada se explica por sí misma..

El único inconveniente es que solo puede llegar a 20 empleados y 9 turnos definidos, lo que lo hace ideal para operaciones pequeñas y medianas, pero poco probable para las grandes empresas..

Descargar: Horario de trabajo del empleado

Horario de turno diario

Tal vez no necesite todas las campanas y silbidos automáticos que vienen con las dos plantillas mencionadas anteriormente. Tal vez prefiera hacer las cosas de la manera más manual posible y todo lo que necesita es un programa verdaderamente básico para jugar. Si es así, utilice el proporcionado por Vértice 42.

Esta plantilla no funciona alguna trabajar en absoluto Su único propósito es brindarle un calendario prediseñado que puede completar a mano. Cuando haya terminado, puede imprimirlo (o cargarlo en línea) para que todos lo vean, y es bastante fácil comenzar de nuevo cada semana.

Descargar: Plantilla de horario de turnos

Excel hace que tu vida sea más fácil una vez más

Siéntase libre de modificar estas plantillas según sus necesidades, si no son absolutamente perfectas para usted (siempre y cuando no las redistribuya). Si desea personalizar, pero no sabe por dónde empezar, le recomendamos que aprenda las fórmulas de Excel. ¿Necesita ayuda con las fórmulas de Excel? 7 recursos para consultar ¿Necesita ayuda con fórmulas de Excel? 7 Recursos para consultar Excel es el estándar de oro de la hoja de cálculo. Si debe usar Excel y, sin embargo, familiarizarse con él, estos recursos lo introducirán rápidamente a lo básico y más. Leer más primero.

Y antes de ir a imprimir sus calendarios completos, consulte estos consejos para imprimir hojas de Excel 7 Consejos de impresión de Excel: cómo imprimir su hoja de cálculo paso a paso 7 Consejos de impresión de Excel: cómo imprimir su hoja de cálculo paso a paso ¿Tiene usted ¿Problemas para imprimir desde Microsoft Excel? Esta guía le mostrará cómo imprimir una hoja de cálculo de Excel a la perfección. Lea más para asegurarse de que todo salga correctamente.

¿Qué plantilla es tu favorita? ¿Perdimos algunos buenos? ¿Tiene algún consejo o truco para programar a sus empleados? Comparte con nosotros en los comentarios a continuación.!

Créditos de imagen: Hoja de tiempo semanal por Andrey_Popov a través de Shutterstock, Programación de tareas por faithie a través de Shutterstock, Estación de trabajo Ilustración por faithie a través de Shutterstock, Programa vacío por xtock mediante Shutterstock

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