Convierta Outlook en una herramienta de gestión de proyectos con la integración de OneNote

OneNote es uno de esos productos de Microsoft que parece completamente inútil cuando empiezas a usarlo, pero no es hasta que realmente haces uso del producto que su verdadero valor comienza a brillar. Como herramienta de administración de tareas y proyectos, Microsoft OneNote es una de las mejores herramientas que existen..

¿Por qué no usar la función de tareas en Microsoft Outlook? Cómo exportar sus tareas de Outlook a Excel con VBA Cómo exportar sus tareas de Outlook a Excel con VBA? Sea o no un fanático de Microsoft, algo bueno que se puede decir sobre MS Office Los productos, al menos, es lo fácil que es integrar cada uno de ellos ... Leer más, ¿preguntas? Bueno, realmente no hay razón para que no puedas usar ambos. Cada uno tiene su lugar en su caja de herramientas de productividad, y también se complementan entre sí..

En este artículo, le mostraré cómo puede integrar las tareas de Microsoft Outlook y Microsoft OneNote para administrar mejor las complejidades de los múltiples proyectos que está realizando en su vida o en el trabajo, en un momento dado.

Donde las tareas de Outlook se quedan cortas

He usado Tareas en Microsoft Outlook durante muchos años. Como un resumen diario de todo lo que tienes que lograr, nada lo supera. Tiene fechas de vencimiento, descripciones de tareas y prioridades disponibles de un vistazo, e incluso puede clasificarlas en los proyectos específicos en los que está trabajando..

El mayor beneficio de Tasks, su simplicidad, es también su mayor inconveniente..

Aunque tiene la capacidad de escribir notas cuando abre tareas individuales, las funciones que están disponibles dentro de estas notas son muy limitadas.

El texto es excelente, pero ¿qué sucede si desea organizar muchas hojas de cálculo, documentos, notas de reuniones y muchos otros registros que acompañan el trabajo en estas tareas??

Lo que necesita es una especie de carpeta o cuaderno donde pueda almacenar toda esa información para cada tarea, organizada con pestañas y disponible al alcance de su mano cuando esté revisando sus tareas y decidiendo en qué trabajar a continuación..

Agregar el complemento de OneNote a Outlook

Afortunadamente, puedes hacer esto con OneNote, ya que se integra perfectamente con Microsoft Outlook (pero desafortunadamente no con Outlook.com, también conocido como Hotmail). Para hacer esto desde Outlook, simplemente haga clic en Expediente y entonces Opciones.

A lo largo del menú de navegación izquierdo, haga clic en Complementos enlazar.

En la parte inferior de esta página verá una “Gestionar” campo con un cuadro desplegable. Seleccionar “Complementos COM” y haga clic en el Botón de ir.

Si tiene OneNote instalado en su computadora, lo cual debería, porque OneNote es gratis, OneNote ahora es realmente gratuito con más características que antes de OneNote ahora es realmente libre con más características que antes que Evernote ya no descarta la gran cantidad de aplicaciones para tomar notas. Microsoft anunció recientemente que OneNote sería más libre que nunca. Permítanos mostrarle lo que esto significa en términos de características y funcionalidad. Leer más: verás un complemento aquí titulado Notas de OneNote sobre elementos de Outlook. Seleccione la casilla de verificación junto a esto, y luego haga clic en Aceptar.

Ahora vas a descubrir “Una nota” Íconos en todo Microsoft Outlook, pero el que más nos interesa es el que ahora aparece en la parte superior de la página de Tareas de Outlook..

Ahora que ha integrado Microsoft OneNote con Outlook, es hora de ponerlo en marcha para obtener más productividad 5 maneras de ser productivo con Microsoft OneNote 5 formas de ser productivo con Microsoft OneNote ¿Siente la necesidad de una herramienta de organización sin conexión que también existe en la web? Sorprendentemente, Microsoft ha encontrado la solución perfecta: OneNote. Lee mas . En la siguiente sección, le mostraré cómo puede crear cuadernos para proyectos individuales que tiene en marcha, y luego cómo puede crear nuevas páginas para administrar tareas con solo hacer clic en el botón Microsoft OneNote en Tareas de Outlook.

Gestión eficaz de tareas con OneNote y tareas de Outlook

Primero, abra OneNote y cree un nuevo portátil dedicado a Administración de tareas.

Ahora, dentro del cuaderno de Administración de tareas, puede crear nuevas secciones para cada proyecto individual en el que esté trabajando actualmente.

Todas las tareas en su página de Tareas de Outlook generalmente se incluirán en un proyecto u otro. Desafortunadamente, en Microsoft Outlook, no es tan fácil organizar visualmente estas tareas por proyecto. Todos simplemente aparecen en una lista grande y larga. Hay una categoría con la que trabajar, pero eso es solo una columna. Visualmente, la lista parece bastante intimidante..

Pero al agregar secciones en OneNote para cada proyecto, está creando este diseño visual agradable y limpio que le permite organizar todas sus tareas visualmente en proyectos (lo cual veremos en un momento).

Entonces, ahora que tiene OneNote configurado con proyectos, puede comenzar a cargarlo con Tareas a medida que vayan surgiendo..

Uso de su nueva integración Task-to-OneNote

Ya sea que surjan nuevas tareas de un correo electrónico que su jefe le envíe, asignaciones proporcionadas por un gerente de proyecto, o en cualquier otro lugar, el proceso es el mismo; cree la tarea en Tareas de Outlook, resáltela (haciendo clic en la tarea) y luego haga clic en el icono de OneNote en la parte superior de la página de Tareas.

Lo que pasa cuando haces esto es magia..

Primero, OneNote le preguntará qué sección quiere colocar este nuevo “página” dentro. Aquí es donde seleccionas el proyecto al que pertenece esta tarea..

Una vez que lo haga, OneNote importará automáticamente la tarea desde Microsoft Outlook a esa sección de OneNote como una nueva página..

Básicamente, las secciones son proyectos, y las páginas son tareas. Así que con esta configuración en OneNote, todos sus proyectos se enumerarán a lo largo de la barra de navegación izquierda. Al hacer clic en un proyecto, verá todas las tareas relacionadas en la barra de navegación del lado derecho..

Una vez que haya utilizado esta configuración durante unos días, apreciará lo intuitiva y limpia que es. Incluso si tiene 4 o 5 proyectos en marcha al mismo tiempo, esta configuración le permite concentrarse en un proyecto específico y ver solo las tareas asociadas a él, sin todo el desorden de tareas no relacionadas.

Mantener registros de tareas organizados

Al llevar sus tareas a OneNote, proporciona un espacio central donde todo lo relacionado con esa tarea se puede organizar. Y las cosas que puede organizar en su página de Tareas en OneNote son impresionantes.

Puede insertar tablas de datos (o insertar una hoja de cálculo de Excel real si lo desea), adjuntar cualquier tipo de archivo, hacer recortes de pantalla, insertar imágenes o imágenes escaneadas, hacer grabaciones de audio y, por supuesto, agregar todos los enlaces que desee..

Incluso podría crear otra lista de tareas dentro de esta tarea individual. Lo que organice en este espacio depende completamente de usted, pero el punto es que le permite una ubicación centralizada para enfocarse en su tarea, sin perder tiempo buscando en los directorios archivos relacionados. Enlace todo aquí, y todo está a su alcance..

Y para una administración aún más poderosa de sus tareas, recuerde que Outlook y OneNote se integran con Trello. Por lo tanto, consulte estos consejos para administrar sus tarjetas Trello. 7 Consejos Trello menos conocidos para administrar sus tarjetas. 7 Consejos Trello menos conocidos para administrar sus tarjetas. Estas sugerencias para tarjetas Trello se esconden a simple vista. Úsalos para mejorar tu productividad. Lee mas :

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