Utilice la regla de administración de tiempo 80/20 para priorizar sus tareas

¿Cómo maximizar su tiempo? ¿Utiliza aplicaciones de gestión del tiempo? ¿Planeas por adelantado y te mantienes al tanto de tu agenda? ¿O priorizas tus tareas? Si ha intentado estas cosas y aún tiene problemas para hacer un uso efectivo de su tiempo, tal vez necesite un cambio..

La regla 80/20 es otra opción para la administración del tiempo y, con pequeños ajustes, podría ser su solución ideal.

¿Qué es exactamente la regla 80/20??

La regla 80/20 también se conoce como el Principio de Pareto. El concepto se originó con el economista italiano Vilfredo Pareto. Notó que el 80 por ciento de la tierra del país era propiedad de solo el 20 por ciento de la población. Esto llevó a Pareto a examinar más a fondo este desequilibrio y cómo se relacionaba con otras áreas..

Años más tarde, un consultor llamado Joseph Juran aplicó este concepto a los negocios y lo apodó el Principio de Pareto. De The Economist en línea:

Juran extendió el principio al control de calidad, afirmando, por ejemplo, que la mayoría de los defectos en la producción son el resultado de un pequeño porcentaje de las causas de todos los defectos, lo que describió como “Los pocos vitales y los muchos triviales..”

Según Investopedia, esto significa que:

• El 80 por ciento del volumen de ventas proviene de 20 productos en la línea de productos..
• El 80 por ciento de los ingresos de una empresa proviene del 20 por ciento de sus clientes..
• El 80 por ciento de la producción de una empresa proviene del 20 por ciento de sus empleados..

La administración del tiempo es el uso más común del principio de Pareto, ya que la mayoría de las personas tiende a distribuir su tiempo en lugar de concentrarse en las tareas más importantes..

Con todo esto en mente, relacionar el principio con la administración del tiempo significa que el 80 por ciento de su producción podría provenir de solo el 20 por ciento de su tiempo. Ahora la pregunta es, ¿cómo lograr eso? Aquí hay cuatro cosas que puedes hacer.

Evalúe con frecuencia sus tareas

Si el 80 por ciento de los resultados provienen del 20 por ciento del esfuerzo, entonces es lógico pensar que el 80 por ciento del impacto provendrá del 20 por ciento de sus tareas. Identifique el 20 por ciento de sus tareas que le darán el 80 por ciento de los resultados que busca.

Al revisar sus tareas, hágase estas preguntas:

• ¿Cada tarea en mi lista está etiquetada como urgente??
• ¿Las tareas en mi lista están dentro de mi alcance o pertenecen a otra parte??
• ¿Estoy dedicando demasiado tiempo a ciertos tipos de tareas??
• ¿Hay tareas en las que deba delegar? Una habilidad de liderazgo debe ser necesaria para reducir su carga de trabajo. Debe tener una habilidad de liderazgo para reducir su carga de trabajo. Una vez que esté en una función de liderazgo, deberá aprender cómo delegar trabajo. Te enseñamos las cinco preguntas de la delegación: quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Lee mas ?
• ¿Son todas estas tareas realmente necesarias para el resultado general??

Evalúe continuamente sus metas

Sus metas y tareas pueden estar entrelazadas, pero no siempre. Algunos pueden estar completamente separados. Así que piensa en tus metas y las actividades necesarias para lograrlas. Recuerde que el 80 por ciento de esos objetivos se logrará con solo el 20 por ciento de las actividades necesarias.

Aquí nuevamente, haga un inventario y vea qué 20 por ciento de las actividades lo acerca a la mayoría de sus objetivos. Echa un vistazo a estos pocos ejemplos y ve si puedes relacionarte:

• Si trabajo hasta tarde hoy (20 por ciento de actividad), puedo terminar el elemento en mi lista de tareas, hacer feliz al jefe, Y despegar mañana (80 por ciento de objetivos).
• Si hago una ensalada para comer en mi escritorio para el almuerzo de hoy (20 por ciento de actividad), puedo trabajar en esa tarea, vencer el plazo, Y acercarme a mi objetivo de pérdida de peso (80 por ciento de objetivos).
• Si programo reuniones regulares (20 por ciento de actividad), puedo aumentar la comunicación del equipo, tener un proyecto más exitoso Y ser un mejor líder (80 por ciento de objetivos).

Determine su hora de máxima audiencia

Todos tenemos momentos específicos durante el día cuando son más productivos. Puedes hacer tu mejor trabajo entre las 9 AM y las 11 AM. O puede hacer más entre las 3 pm y las 5 pm ¿Cuándo te sientes más enérgico, enfocado y productivo??

Determine cuándo es su mejor momento Descubra sus horas más productivas con este simple método Descubra sus horas más productivas con este simple método Construya su día de trabajo perfecto en torno a sus niveles de energía. Esta simple hoja de cálculo de Excel y unos pocos segundos de trabajo cada día podrían ayudarlo a cambiar sus hábitos y hacer más cosas. Lea más y utilícelo para abordar el 20 por ciento de las tareas y los objetivos que ha identificado. Esto asegurará que pase su tiempo más productivo del día en las tareas y actividades necesarias para obtener los mejores resultados..

Identificar y eliminar las distracciones

Ya sea que viaje a la oficina todos los días o trabaje desde su hogar, las distracciones están en todas partes. Esas pequeñas interrupciones desagradables pueden causar pérdida de enfoque, tareas demoradas y una reducción general en su productividad. Estas 10 distracciones están aplastando su productividad. Lee mas .

Usando el concepto de la regla 80/20, FreshBooks supone:

El 80 por ciento de tus distracciones proviene del 20 por ciento de las fuentes..

Para tomar esas distracciones y eliminarlas, primero debes identificarlas. Su lista puede parecer algo como esto:

• Ráfagas de correos electrónicos
• Llamadas entrantes
• Visitantes no planificados
• Sed o hambre
• Notificaciones de redes sociales

Después de tener su lista de distracciones, revísela y vea cuáles le interrumpen más. Probablemente encontrará que solo dos o tres (20 por ciento) son la mayor parte (80 por ciento) del problema. Luego incorpora formas de eliminar esas interrupciones. Aquí hay algunas sugerencias:

• Bloquear tiempos específicos para trabajar en correos electrónicos.
• Deja que las llamadas no urgentes vayan al correo de voz.
• Cierra la puerta de tu oficina.
• Tener una bebida y un aperitivo a mano.
• Manténgase alejado de las redes sociales durante el trabajo.

¿Has probado la regla 80/20??

El Principio de Pareto puede traer éxito en ciertas industrias y usos, pero ¿puede funcionar para usted? Si ha probado la regla 80/20 4 maneras de eliminar el estrés de la productividad 4 formas de eliminar el estrés de la productividad Con algunos cambios bien orientados, puede aumentar su productividad a pasos agigantados. Aplique estos métodos simples a su vida y el resultado es lo que esperaría: trabaje mejor con menos esfuerzo. Lee más con mucho éxito, ¿sigues usándolo? Adversamente, si le dio una oportunidad a este concepto con resultados negativos, ¿sabe qué salió mal??

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