¿Qué es Google Docs y cómo usarlo?

Google Docs es el componente de procesador de textos de la suite de oficina en línea de Google. Es una alternativa gratuita a Microsoft Word. También tiene más características de las que te imaginas..

En este artículo, responderemos las preguntas más frecuentes sobre Google Docs..

¿Qué es Google Docs??

Google Docs es el procesador de texto basado en el navegador de Google. Puede crear, editar y compartir documentos en línea y acceder a ellos desde cualquier computadora con conexión a Internet.

Lo que diferencia a Google Docs de su principal competidor de escritorio, Microsoft Word, son sus características de colaboración. Google Docs fue uno de los primeros procesadores de texto en ofrecer la edición compartida de documentos en línea..

Google ha hecho que sea increíblemente fácil compartir documentos a través de plataformas y trabajar juntos en tiempo real desde una ventana del navegador. Sus colaboradores ni siquiera necesitan una cuenta de Google para ver o editar los documentos de Google que comparte con ellos.

Además, los complementos de Google Docs Los 10 mejores complementos de Google Docs para obtener más documentos profesionales Los 10 mejores complementos de Google Docs para obtener más documentos profesionales Use estos diez complementos útiles para crear rápidamente documentos de Google de nivel profesional. Leer más, le permite ampliar la funcionalidad y agregar características que faltan.

Cómo usar Google Docs

Puede usar Google Docs de la misma manera que usaría documentos de Word. Cree nuevos documentos, utilice plantillas de Google Docs, comparta documentos con su equipo y colabore en tiempo real. Te mostramos lo básico aquí..

Cómo crear un Google Doc

Para crear un nuevo Google Doc, primero diríjase a docs.google.com e inicie sesión con su cuenta de Google. Una vez que esté en la página de inicio de Google Docs, puede crear un documento nuevo en blanco o elegir una plantilla. Desde dentro de un Google Doc existente, también puede ir a Archivo> Nuevo> Documento o Archivo> Nuevo> Desde plantilla hacer lo mismo.

Cómo guardar un documento de Google

Nunca tendrá que acordarse de guardar un documento de Google porque Google guarda automáticamente sus documentos en su Google Drive, el componente de almacenamiento en línea La única guía de Google Drive que necesitará leer La única guía de Google Drive que necesitará leer Google Drive es la combinación perfecta de almacenamiento en línea de archivos y herramientas de administración de documentos. Explicamos cómo utilizar mejor Google Drive en línea y fuera de línea, por su cuenta y en colaboración con otros. Lea más de la suite de oficina en línea de Google. Por lo tanto, no encontrará un botón Guardar.

Cómo descargar Google Docs

Google almacena sus documentos en Google Drive. Para descargar un Google Doc a su computadora, vaya a Archivo> Descargar como y elige el formato de archivo deseado.

Cómo enviar un documento a Google Doc

Si desea descargar el documento porque desea enviarlo por correo electrónico, puede hacerlo directamente desde el documento. Ir Archivo> Correo electrónico como archivo adjunto, elija el formato de archivo que desea adjuntar y complete los detalles estándar del correo electrónico.

Cómo compartir un documento de Google

Sin embargo, en lugar de enviar un documento por correo electrónico, recomendamos compartirlo. Esto se debe a que compartir permite a todos ver y trabajar en la misma versión del documento. De esta manera, evitará crear copias en conflicto o duplicar su trabajo. Como se mencionó anteriormente, el destinatario no necesita una cuenta de Google para ver o editar el documento.

Para compartir un Google Doc desde dentro del documento, haga clic en Compartir botón en la parte superior derecha. Ahora tienes varias opciones:

1. Haga clic en el Obtener enlace para compartir en la parte superior derecha. El enlace se copiará a su portapapeles. y al lado de Cualquiera con el link, Ajusta el nivel de acceso por defecto. puedo ver a poder editar o puede comentar. Si realiza cambios, haga clic en Copiar link para actualizar la copia en su portapapeles. Dentro del mismo menú también puede desactivar la opción de compartir enlaces, lo que significa que solo personas específicas pueden acceder al documento.
2. Ingrese los nombres o direcciones de correo electrónico de los destinatarios deseados. Tenga en cuenta que el nivel de acceso predeterminado con este método es poder editar. Haga clic en el icono de la pluma a la derecha para cambiar esto a puedo ver o puede comentar.
3. Hacer clic Avanzado en la parte inferior derecha para compartir directamente con Gmail, Google Plus, Facebook o Twitter, para controlar el uso compartido de enlaces, para invitar a personas y para controlar la configuración del propietario, como Evitar que otros editores cambien el acceso y agregar nuevas personas.

Si desea compartir una copia de Google Doc 10 Consejos para administrar archivos compartidos en Google Drive 10 Consejos para administrar archivos compartidos en Google Drive Lleve Google Drive más allá de un sistema de almacenamiento de archivos con los muchos consejos y trucos que ofrece en tiempo real. colaboración. Aquí hay diez consejos para ayudar a administrar sus archivos en Google Drive. Lea más con varios colaboradores porque no desea que realicen ediciones en el documento original, también puede usar este “Hacer una copia” truco Utilice este truco "Haga una copia" cuando comparta documentos de Google Drive Utilice este truco "Haga una copia" cuando comparta documentos de Google Drive Si desea que los colaboradores creen automáticamente copias de documentos de Google cuando reciben enlaces para compartir, aquí tiene un truco rápido que puede empezar a usar ahora mismo. Leer más para ahorrar algo de trabajo.

Cómo rastrear cambios en Google Docs

Cuando realice cambios frecuentes en su Google Docs o una vez que lo haya compartido con otros, deseará hacer un seguimiento de los cambios..

Historial de versiones

Google Docs lo hace automáticamente al rastrear el historial de versiones de su documento. Ir Archivo> Historial de versiones> Ver historial de versiones para expandir un menú que enumera todos los cambios que Google ha rastreado para su documento. Verá cuándo se realizaron los cambios, quién los realizó y todos están resaltados en el documento..

Usted puede incluso nombra la versión actual para revertir fácilmente los cambios realizados después. O bien ir a Archivo> Historial de versiones> Nombre de la versión actual, ingrese un nombre y haga clic en Salvar. Alternativamente, vaya al menú de historial de versiones y haga clic en la fecha o nombre de una versión para cambiar su nombre. En el menú de historial de versiones, puede habilitar una configuración para solo mostrar versiones con nombre (ver captura de pantalla arriba).

El historial de versiones es la forma básica de seguimiento de cambios. Puede restaurar las versiones de un documento seleccionándolo y haciendo clic en Restaurar esta versión botón. Lo que no puede hacer es aceptar o descartar cambios individuales dentro de cada versión. Si esa es la funcionalidad que desea, tiene que usar una característica diferente: modos.

Modo de Sugerencia

Google Docs admite tres modos diferentes: Edición, Sugerencia, y Visita. La edición es el modo por defecto. Para cambiar a un modo diferente, vaya a Ver> Modo o haga clic en el icono de la pluma en el extremo derecho del menú de herramientas. Para controlar los cambios individuales, use la Modo de sugerencia.

Cuando realice cambios en el modo Sugerencia, verá un comentario en el lado derecho del documento, con la opción de aceptar o rechazar la sugerencia. También puede escribir una respuesta para discutir cada cambio. Todos los cambios realizados en este modo se rastrean individualmente en la versión del documento correspondiente en el historial de versiones. De esta manera, tiene la opción de revisar y restaurar los cambios rechazados, aunque tendría que restaurar esa versión del documento, lo que significa que perdería todos los cambios siguientes.

Propina: Para obligar a sus colaboradores a usar el modo Sugerencia, configure su acceso a puede comentar al compartir el documento.

Cómo imprimir desde Google Docs

Imprimir desde Google Docs funciona igual que imprimir cualquier otro documento en su computadora. Para imprimir un documento de Google, abra el documento y, a continuación, vaya a Archivo> Imprimir o presione el Ctrl + P Teclado de acceso directo o haga clic en el icono de impresión en el menú de herramientas.

Cada una de estas acciones abrirá su menú de impresión. Desde aquí, elija su impresora y la configuración e imprima como lo haría normalmente..

Cómo editar Google Docs sin conexión

Para editar su Google Docs sin conexión, debe cumplir con algunas condiciones básicas. Primero, debes estar en línea mientras configuras el acceso sin conexión. También debe usar Google Chrome fuera del modo de incógnito, instalar y habilitar la extensión de Google Docs Offline Chrome, y tener suficiente espacio de almacenamiento libre para guardar sus archivos..

Una vez hecho esto, diríjase a docs.google.com, haga clic en el menú de hamburguesas en la parte superior derecha, vaya a Ajustes, y asegúrese de que el control deslizante junto a Desconectado está en el En posición (ver captura de pantalla abajo).

Ahora, todos los documentos en los que comiences a trabajar también estarán disponibles sin conexión en tu computadora; por lo menos temporalmente. El icono de flash junto al nombre del documento indica que está desconectado. Todos los cambios que realice se sincronizarán una vez que se vuelva a conectar a Internet..

Con la extensión sin conexión de Google Docs habilitada, puede revisar la lista de todos sus documentos en docs.google.com, incluso sin conexión. Todos los documentos disponibles permanentemente fuera de línea llevarán un icono de marca de verificación. Haga clic en el menú de tres puntos para controlar el Disponible sin conexión opción.

La extensión sin conexión de Google Docs también almacenará en caché todos los documentos que abras. Si pierde su conexión a Internet, tendrá acceso incluso a aquellos documentos que no están explícitamente disponibles sin conexión. En ese caso, puede hacer que el documento esté disponible sin conexión de manera permanente, aunque no esté en línea. Mientras tanto, los documentos que no estén en caché y no estén disponibles sin conexión aparecerán silenciados.

Para hacer una copia de seguridad y sincronizar los archivos de Google Docs en su computadora o dispositivo móvil, también puede usar la herramienta de copia de seguridad y sincronización de Google Drive.

Google Docs, ahora bajo tu control

Ahora ya sabes los conceptos básicos de cómo usar Google Docs. Tiempo para aprender más sobre sus funciones relevantes para documentos comerciales, pruebe a escribir con voz en Google Docs, descubra cómo agregar GIF animados a sus documentos y diapositivas, o descubra más trucos de Google Docs 10 consejos de Google Docs que le toman segundos y le ahorran tiempo Cuando se sumerge en las profundidades del Drive, la función correcta puede ayudarlo a crear documentos de aspecto profesional. Nuestros consejos de velocidad te ayudarán a hacerlo mucho más rápido. Lee mas .

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