3 impresionantes secuencias de comandos de Google Docs para automatizar tus documentos

Hay muchas buenas razones por las que debería usar Google Docs basado en la nube en lugar de aplicaciones de procesamiento de textos basadas en aplicaciones como Microsoft Word. Uno de los más importantes es que puede crear algunas automatizaciones muy útiles utilizando los poderosos scripts de Google..

Aquí hay tres scripts que le permiten crear un documento a partir de indicaciones del usuario, importar Google Analytics en un informe de Google Doc y crear un documento a partir de un archivo de Google Sheet.

1. Utilice las solicitudes para construir un documento

Si envía el mismo correo electrónico con frecuencia, una plantilla de documento automatizada puede ayudarlo a ahorrar tiempo. Esto podría ser algo así como un informe de ventas mensual para su gerente o actualizaciones semanales para sus colegas. Todo lo que escriba a menudo se puede automatizar con una plantilla de documento y un script de Google..

El primer paso es crear una plantilla de documento. Hacer esto es tan simple como crear un Google Doc. Para las palabras que te gustaría rellenar, simplemente rodéalos con dos ## signos, como el siguiente ejemplo.

Dentro de este documento, puede crear una secuencia de comandos de Google que se ejecuta cuando se abre el documento. Su script le pedirá que ingrese cada uno de los elementos que entran en el documento..

Para crear su script, haga clic en el Herramientas elemento del menú, y haga clic en Editor de guiones.

En la ventana del editor, elimine el código que está allí y reemplácelo con el siguiente script.

Este guión abrirá avisos cuando se abra el documento, creará un nuevo documento con el nombre del vendedor y la fecha de hoy en el título. Luego completará los campos de la plantilla con la información que ingresó..

function myFunction () // Muestra un cuadro de diálogo para cada campo para el que necesita información. var ui = DocumentApp.getUi (); // var response = ui.prompt ('Ingresar nombre', 'Ingresar el nombre de la persona de ventas', ui.ButtonSet.OK); var nameResponse = ui.prompt ('Introduzca el nombre de la persona de ventas'); var client1Response = ui.prompt ('Ingresar cliente 1'); var sales1Response = ui.prompt ('Ingresar ventas 1'); var client2Response = ui.prompt ('Ingresar cliente 2'); var sales2Response = ui.prompt ('Ingresar ventas 2'); var client3Response = ui.prompt ('Ingresar cliente 3'); var sales3Response = ui.prompt ('Ingresar ventas 3'); var commissionResponse = ui.prompt ('Ingresar comisión'); var date = new Date (); // Haga una copia del archivo de plantilla var documentId = DriveApp.getFileById ('') .makeCopy (). getId (); // Renombrar el archivo copiado DriveApp.getFileById (documentId) .setName (nameResponse.getResponseText () + date + 'Sales Report'); // Obtener el cuerpo del documento como una variable var body = DocumentApp.openById (documentId) .getBody (); // Inserte las entradas en el documento body.replaceText ('## name ##', nameResponse.getResponseText ()); body.replaceText ('## client1 ##', client1Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## sales1 ##', sales1Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## client2 ##', client2Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## sales2 ##', sales2Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## client3 ##', client3Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## sales3 ##', sales3Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## commission ##', commissionResponse.getResponseText ());

Reemplace el código de ID de documento en el script anterior con el ID de documento del documento de plantilla.

Encontrará esto incrustado en la URL cuando edite el documento de plantilla..

En la ventana del editor de Google Script, haga clic en disco icono para guardar el script.

A continuación, haga clic en el correr icono para comprobar que funciona.

Cuando ejecute el script por primera vez, es posible que deba aprobar los permisos de su cuenta de Google para ejecutar el script..

De vuelta en el documento de la plantilla, verá que aparecen las ventanas de solicitud una tras otra. Rellene los campos con los datos que desea incluir en el documento..

Cuando haya terminado, la secuencia de comandos creará un nuevo documento en su carpeta raíz de Google Drive con toda la información que ha ingresado completa.

Finalmente, solo necesita configurar el script para que se ejecute cada vez que abra el documento de plantilla..

En la ventana del editor de Google Script, haga clic en Editar> Desencadenantes del proyecto actual.

Haga clic en el Añadir gatillo Botón en la esquina inferior derecha. Asegurarse Seleccione el tipo de evento es En abierto.

Desplácese hacia abajo y haga clic Salvar, y tu estas listo.

2. Importar Google Analytics en un informe de documento

Si es propietario de un sitio web o si trabaja para alguien que lo posee, un requisito frecuente es medir el tráfico y el rendimiento del sitio web. Los 7 mejores sitios para rastrear el tráfico de un sitio web. Los 7 mejores sitios para rastrear el tráfico de un sitio web. ver cuántos visitantes van a un sitio web y comparar estadísticas de tráfico del sitio web. Lea más y proporcione dentro de un informe formateado.

Puede utilizar el mismo método de plantilla que en la sección anterior para exportar datos del sitio web desde Google Analytics y enviarlos a un informe de Google Docs bien formateado..

Primero, cree una plantilla de informe como lo hizo en la sección anterior. En este ejemplo, la plantilla se configurará para proporcionar usuarios totales, sesiones y visitas de página de la semana pasada..

A continuación, vaya al Editor de secuencias de comandos de Google Docs siguiendo los mismos pasos que en la sección anterior.

Habilite el acceso a los datos de Google Analytics siguiendo los pasos a continuación.

En la ventana del editor de script, seleccione Recursos, y entonces Servicios avanzados de Google
Hacer clic encendido apagado cerca de API de Google Analytics
Debajo del diálogo, haga clic en el Panel de la API de Google Cloud Platform enlazar
En la ventana de la plataforma en la nube, haga clic en Habilitar APIs y Servicios
Buscar Analítica, y haga clic en API de análisis
Haga clic en el Habilitar botón para habilitar esta API para su script
Vuelva a la ventana del editor de secuencias de comandos y haga clic en DE ACUERDO para cerrar la ventana de servicios avanzados de Google

Ahora que ha habilitado la integración con la API de Google Analytics, está listo para crear automáticamente su informe.

Pegue el siguiente código dentro de la ventana del código del editor de secuencias de comandos.

function myFunction () var tableId = 'ga:'; var startDate = getLastNdays (7); // Hace 1 semana. var endDate = getLastNdays (0); var date = new Date (); var results = Analytics.Data.Ga.get (tableId, startDate, endDate, 'ga: users, ga: session, ga: pageviews', 'dimensions': 'ga: date'); var data = []; var totales = results.totalsForAllResults; para (metricName en totales) data.push (totales [metricName]);  var users = data [0] var session = data [1] var pageviews = data [2] // Salida a Google Doc. // Haga una copia del archivo de plantilla var documentId = DriveApp.getFileById ("). MakeCopy (). GetId (); // Cambie el nombre del archivo copiado DriveApp.getFileById (documentId) .setName (fecha + 'Informe del sitio web'); // Obtenga el cuerpo del documento como una variable var body = DocumentApp.openById (documentId) .getBody (); // Inserte las entradas en el documento body.replaceText ('## startdate ##', startDate); body.replaceText ( '## enddate ##', endDate); body.replaceText ('## users ##', users); body.replaceText ('## session ##', session); body.replaceText ('## pageviews # # ', pageviews); function getLastNdays (nDaysAgo) var today = new Date (); var before = new Date (); before.setDate (today.getDate () - nDaysAgo); devuelve Utilities.formatDate (before,' GMT ',' aaaa-MM-dd ');

Reemplace el código de ID de documento en el script anterior con el ID de documento del documento de plantilla. También reemplace el ID de Analytics con el ID que se muestra para su sitio web en Google Analytics.

En la ventana del editor de Google Script, haga clic en disco icono para guardar el script.

Haga clic en el correr icono para comprobar que funciona.

Cuando ejecute el script por primera vez, deberá aprobar los permisos de su cuenta de Google para ejecutar el script..

Al ejecutar el script se creará un nuevo documento en la carpeta raíz de Google Drive con toda la información de rendimiento del sitio web de la última semana completada.

Finalmente, solo necesitas configurar el script para que se ejecute cada semana.

En la ventana del editor de Google Script, haga clic en Editar y Activos del proyecto actual.

Haga clic en el Añadir gatillo Botón en la esquina inferior derecha. Cambio Seleccione el origen del evento a tiempo determinado. Cambio Seleccione el tipo de disparador basado en el tiempo a Temporizador de la semana.

Desplácese hacia abajo y haga clic Salvar, y su script se ejecutará cada semana y creará un nuevo informe semanal.

3. Crear un documento de una hoja de Google

Hay ocasiones en las que necesita transferir información de una hoja de cálculo a un documento, por ejemplo, para desarrollar informes o registrar información..

Si hace esto con frecuencia, puede ahorrar tiempo al integrar Google Sheets con Google Docs. Para esta secuencia de comandos, va a utilizar el Editor de secuencias de comandos de Google dentro de las Hojas de cálculo de Google, ya que de ahí provendrán los datos.

Primero, creará su documento de plantilla de ventas tal como lo hizo en la primera sección de este artículo, incorporando variables rodeadas por el ## símbolo.

Los datos de estos informes provendrán de la hoja de cálculo de Google Sheets, que puede verse como este ejemplo..

Para crear su script, dentro de Google Sheets, haga clic en Herramientas elemento del menú, y haga clic en Editor de guiones.

Pegue el siguiente script en la ventana de script del editor.

function myFunction () var date = new Date (); // Abre SS por su ID var ss = SpreadsheetApp.openById (""); var sheet = ss.getSheetByName ('Sam'); // o lo que sea el nombre de la hoja // Haga una copia del archivo de plantilla var documentId = DriveApp.getFileById ('') .makeCopy (). getId (); // Renombrar el archivo copiado DriveApp.getFileById (documentId) .setName ('Sam' + date + 'Sales Report'); // Obtener el cuerpo del documento como una variable var body = DocumentApp.openById (documentId) .getBody (); var range = sheet.getRange ("A2: B4"); body.replaceText ('## name ##', 'Sam'); para (var i = 1; i<4; i++)  cell = range.getCell(i,1); client = cell.getValue(); body.replaceText('##client' + i + '##', client); cell = range.getCell(i,2); sales = cell.getValue(); body.replaceText('##sales' + i + '##', sales);

Reemplace el ID de documento en el script anterior con el ID de documento del documento de plantilla. También reemplace el ID de la hoja de Google con el ID de su hoja de datos de Google.

En la ventana del editor de Google Script, haga clic en disco icono para guardar el script.

Haga clic en el correr icono para comprobar que funciona.

Recuerde, cuando ejecute el script por primera vez, deberá aprobar los permisos para que pueda acceder a su cuenta de Google..

Cuando ejecute el script, creará un nuevo documento en su carpeta raíz de Google Drive con todos los datos de ventas de la hoja de cálculo.

También es posible recorrer las pestañas de la hoja y crear un nuevo documento de salida de ventas para cada persona de ventas en su equipo.

¿Por qué no jugar con el script de arriba y ver si puede lograr esto??

Usando Google Scripts y Google Docs

Google Docs parece un simple procesador de textos, pero como puede ver cuando integra Google Analytics, multiplica la funcionalidad de esta aplicación en la nube..

Las plantillas en Google Docs son una parte fundamental de lo que hace que todo esto funcione. Se sorprendería de lo mucho que usa las plantillas en Google Docs 24 Plantillas de Google Docs que harán su vida más fácil 24 Plantillas de Google Docs que harán su vida más fácil Las plantillas pueden ahorrarle mucho tiempo. Compilamos 24 plantillas de Google Docs para el trabajo, la salud, el hogar y los viajes que ahorran tiempo. Continúa con tus proyectos, en lugar de luchar para armar documentos. Leer más puede hacer que todo lo que hagas sea mucho más eficiente. Pruébelos, y mientras lo hace, agregue también sus propias automatizaciones creativas de Google Script..

Explore más acerca de: Google Docs, Google Script, Google Sheets.

« 3 aplicaciones de Android equivalentes a Hipstamatic para efectos de fotos retro 3 infografías que te ayudarán a disfrutar más el trabajo »