4 scripts de Google que hacen que las hojas de Google sean mucho más poderosas

Google Sheets es, con diferencia, una de las herramientas gratuitas más poderosas a tu disposición. Le permite rastrear, analizar o registrar casi cualquier cosa que pueda imaginar. Lo que lo hace aún más poderoso es el hecho de que puedes usar lo que se llama Google Scripts para mejorar las capacidades de esta herramienta en línea.

Algo como “Google Scripts” suena aterrador Probablemente estás pensando que cualquier cosa con la palabra “guiones” en ella requiere conocimientos avanzados de programación. Ese en realidad no es el caso.

En este artículo, le mostraré cuatro scripts bastante simples que le permitirán personalizar sus propias funciones (como una conversión de temperatura), generar gráficos automáticamente con cualquier información, personalizar su propio menú dentro de Google Sheets e incluso automatizar El envío de correos electrónicos mensuales. ¿Todo eso en un solo artículo? Usted apuesta!

1. Crea tus propias funciones personalizadas

Una de las maneras más fáciles de crear un Google Script para mejorar su experiencia con Google Sheets es mediante la creación de funciones personalizadas. Google Sheets ya ofrece una larga lista de funciones. Puedes ver los más comunes haciendo clic en el Menú > Funciones icono.

Haciendo clic en “Más funciones… ” presenta una larga lista de funciones matemáticas, estadísticas, financieras, de texto, de ingeniería y muchas otras. Sin embargo, Google Scripts le brinda la flexibilidad de crear sus propias fórmulas personalizadas..

Por ejemplo, digamos que a menudo importa información de un termostato digital en su trabajo, pero el termostato está configurado para grados Celsius. Puede crear su propia fórmula personalizada para convertir Celsius a Fahrenheit, así que con un solo clic y un arrastre de su mouse, puede convertir automáticamente todos esos valores importados.

Para crear su primera función personalizada, primero deberá abrir el editor de scripts. Para ello, haga clic en Herramientas> Editor de secuencias de comandos.

Es probable que veas una pantalla como la de abajo, o algo similar..

Lo que deberá hacer es reemplazar lo que está en esta ventana con su propia función personalizada. El nombre de la función es el mismo que la función que empezará a escribir en una celda en Google Sheets después de “=” Símbolo para invocar tu fórmula. Una función para convertir Celsius a Fahrenheit sería algo como esto:

función CSTOFH (entrada) retorno de entrada * 1.8 + 32;  

Pegue la función anterior en la ventana de código y luego seleccione Archivo> Guardar, nombrar el proyecto algo así como “CelsiusConverter” y haga clic en Aceptar.

¡Eso es todo al respecto! Ahora, todo lo que tiene que hacer para usar su nueva función es escribir el “=” signo seguido de su función, con el número de entrada para convertir:

Presiona Enter y verás el resultado..

Eso es todo al respecto. Solo imagine todas las funciones personalizadas geniales que podría crear rápidamente ahora que sabe este pequeño truco!

2. Generar gráficos automáticamente

En artículos anteriores, le mostramos cómo hacer cosas como registrar datos desde las cámaras con Wi-Fi de su hogar a una hoja de cálculo de Google. Actividad de registrar su hogar con Google Sheets y cámaras USB. Registrar su actividad de su hogar con Google Sheets y cámaras USB. Una cámara USB y una computadora, ya tiene todo lo que necesita para configurar un sistema de detección de movimiento económico. Lea más, o tal vez esté utilizando Google Sheets con un equipo. 5 Configuración de Google Sheets Esencial para el trabajo en equipo. 5 Configuración de Google Sheets. Esencial para el trabajo en equipo. Le presentaremos las funciones y características de Google Sheets que son esenciales para los proyectos grupales. Leer más y otras personas están ingresando datos para usted.

Eventualmente, puede tener una nueva hoja de cálculo cada mes con nuevos datos, y le gustaría crear automáticamente un nuevo gráfico sin tener que recrearlo manualmente cada mes. Puede lograr esto creando una función que creará un nuevo gráfico para usted, basado en los datos en la hoja de cálculo actual que ha abierto..

Primero, en este escenario, digamos que eres un maestro y al final del año, tienes una hoja de cálculo para cada estudiante con la lista de puntajes de exámenes mensuales:

Lo que le gustaría hacer es ejecutar una sola función en esta hoja que generaría automáticamente un gráfico en segundos. Aquí es cómo se ve ese guión:

function GradeChart () var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); hoja var = hoja de cálculo.getSheets () [0]; var gradechart = sheet.newChart () .setChartType (Charts.ChartType.LINE) .addRange (sheet.getRange ('A1: B11')) .setPosition (5, 5, 0, 0) .build (); sheet.insertChart (gradechart); 

Ahora, todo lo que tiene que hacer es abrir cada una de las hojas de cálculo de sus estudiantes y hacer clic en el icono de ejecución en el menú de Google Scripts para generar automáticamente el gráfico.

Cada vez que haga clic en el icono de ejecución, ejecutará el script que ha creado en la “activo” hoja de cálculo (la que tiene abierta en la pestaña del navegador actual).

Para los informes que tiene que generar con frecuencia, como semanalmente o mensualmente, este tipo de función de gráficos generados automáticamente puede ahorrarle mucho tiempo, ya que no tiene que volver a crear la rueda cada vez que desee registrar datos en un hoja nueva.

3. Crear menús personalizados

¿Qué sucede si no desea tener el script abierto para generar automáticamente ese gráfico? ¿Qué sucede si desea la comodidad de tener esa función al alcance de su mano en el sistema de menús, dentro de Google Sheets? Bueno, tú también puedes hacer eso..

Para crear un menú personalizado, debe indicar a la hoja de cálculo que agregue su nuevo elemento de menú cada vez que se abra. Haces esto creando un onOpen () función en la ventana del editor de secuencias de comandos por encima de la Gradechart función que acaba de crear:

function onOpen () var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive (); var menuItems = [name: 'Create Grade Chart ...', functionName: 'GradeChart']; spreadsheet.addMenu ('Charts', menuItems); 

Guarde el script y luego vuelva a cargar su hoja de cálculo. Descubrirá que ahora su nuevo elemento de Menú apareció con el nombre que definió como en su script. Haga clic en el menú y verá el elemento de menú para su función.

Haga clic en el elemento del menú y ejecutará la función como lo hizo cuando presionó la tecla “correr” Icono desde el interior del editor de Google Scripts.!

4. Enviar informes automatizados

El guión final que vale la pena cubrir aquí, ya que la idea es aumentar la potencia y la funcionalidad de Google Sheets, es un script que enviará un correo electrónico desde dentro de Google Sheets..

La forma en que esto puede ser útil es si está administrando un gran equipo de personas. Delegación: debe tener una habilidad de liderazgo para reducir su carga de trabajo Delegación: debe tener una habilidad de liderazgo para reducir su carga de trabajo Una vez que esté en una función de liderazgo, Tendré que aprender a delegar trabajo. Te enseñamos las cinco preguntas de la delegación: quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Lee más y tienes varios correos electrónicos para enviar sobre el mismo tema. Tal vez haya realizado una revisión del desempeño con miembros individuales del equipo y haya registrado sus comentarios de revisión para cada persona en una hoja de cálculo de Google. ¿Sería bueno ejecutar un solo script y que esos comentarios se envíen automáticamente por correo electrónico a los 50 o 60 empleados al mismo tiempo sin que tenga que crear manualmente todos esos correos electrónicos individuales? Ese es el poder de Google Scripting.

De manera similar a como creó los scripts anteriores en este artículo, creará un script al ingresar al editor de scripts y crear una función llamada enviar correos electrónicos(), Me gusta esto:

function sendEmails () var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet (); var startRow = 2; // Primera fila de datos para procesar var numRows = 7; // Número de filas para procesar var dataRange = sheet.getRange (startRow, 1, numRows, 3) var data = dataRange.getValues ​​(); para (i en datos) var row = datos [i]; var emailAddress = fila [1]; // Segunda columna var mensaje = fila [2]; // Tercera columna var subject = "Mis notas de revisión"; MailApp.sendEmail (emailAddress, asunto, mensaje); 

Así que digamos que tienes tu hoja de cálculo organizada como se muestra aquí.

La secuencia de comandos anterior funcionará en cada fila de la hoja de cálculo y enviará un correo electrónico a la dirección en la segunda columna, con el mensaje que ha escrito en la tercera columna..

los enviar correo electrónico La función en Google Scripts es, con mucho, una de las funciones más poderosas en Google Scripts, porque abre todo un mundo de automatización de correo electrónico que tal vez no haya considerado antes..

Si considera el hecho de que podría tener otras personas responsables de ingresar datos en una hoja de cálculo de Google, y luego, si automatiza la distribución de correos electrónicos en función de los datos ingresados, podría hacer algo como enviar un informe mensual a su Jefe, sin tener que abrir tu cliente de correo electrónico. El script puede hacer automáticamente todo el trabajo por ti.!

La automatización es el secreto del éxito

Lo que todos estos scripts de automatización de Google deben mostrar es que con solo unas pocas líneas de código, Google Scripts tiene el poder de automatizar parcial o totalmente las hojas de Google. Estas automatizaciones pueden configurarse para ejecutarse en un horario, o puede ejecutarlas manualmente cuando quiera activarlas. De cualquier manera, le brindan una manera de automatizar mucho trabajo, con muy poco esfuerzo. ¿Buscando por mas? Echa un vistazo a estos 3 Google Scripts para automatizar tus documentos.

¿Alguna vez ha usado alguna de las funciones descritas en este artículo para automatizar alguna de sus propias tareas? ¿Conoces algún otro guión simple y sencillo para simplificar el esfuerzo en Google Sheets? Comparte tus ideas en la sección de comentarios a continuación.!

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