Cómo enviar automáticamente facturas mensuales desde Google Sheets

Si trabaja desde su casa o dirige su propio negocio, no siempre es fácil recordar enviar sus facturas a tiempo.

En este artículo, verá cómo escribir un script de Google (MUY sencillo, no se preocupe).

También te mostraremos cómo hacer lo mismo con una macro. Una macro puede empacar su factura y enviarla por correo electrónico a cualquier dirección de correo electrónico (o direcciones) que desee.

Paso 1: Prepare su factura mensual

Si actualmente no realiza un seguimiento de sus facturas con Google Sheets, debería hacerlo. Incluso si nunca has programado nada en tu vida Los 10 mejores proyectos para principiantes para nuevos programadores Los 10 mejores proyectos para principiantes para programadores nuevos ¿Quieres aprender a programar pero no sabes por dónde empezar? Estos proyectos de programación para principiantes y tutoriales te ayudarán a comenzar. Lee mas .

Google Sheets se almacena en la nube, donde también tiene el poder de los scripts de Google. 3 Formas seguras para aumentar su productividad con los scripts de Google. 3 Formas seguras de aumentar su productividad con los scripts de Google. , y ni siquiera tienes que crearlos desde cero. Aumenta tu productividad a lo grande. Lea más a su alcance. Debido a esto, Google Sheets es mucho más “habilitado para internet” que Excel es.

Realmente no importa cómo formatee su factura para que esta solución funcione. Tomemos algunas cosas que debería organizar antes de abordar su Script de Google.

Esto no es complicado. Todo lo que necesita hacer es asegurarse de que la hoja de su mes actual siempre tenga el mismo nombre. En mi caso lo llamo. “Factura”.

El primer día del mes, la factura se envía automáticamente. Luego, un tiempo después, durante la primera semana, simplemente le cambié el nombre a ese mes y año..

Luego recrea el “Factura” hoja y empezar a registrar para el mes actual de nuevo.

Paso 2: crear el script de Google

Para acceder al editor de Google Script desde Google Sheets, simplemente haga clic en Herramientas en el menu Entonces haga clic Editor de guiones.

Es inteligente cambiar el nombre del proyecto a algo que recordará más adelante si alguna vez necesita volver a revisar sus scripts y modificarlo.

A continuación, pegue en el siguiente script.

function myFunction () var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var filename = "Mes actual" + ss.getName (); var SendBook = ss.copy (nombre de archivo); var ToUser = "[email protected]" MailApp.sendEmail (to: ToUser, asunto: '¡Aquí está mi factura del mes pasado!', cuerpo: '¡Hola! He adjuntado mi factura de este mes. Gracias por el trabajo , realmente lo aprecio! -Ryan ', archivos adjuntos: [SendBook.getBlob (). setName (filename)]); 

Hemos cubierto la función sendEmail Cómo enviar correo electrónico en una hoja de Google con Google Scripts Cómo enviar correo electrónico en una hoja de Google con Google Scripts Aprenda cómo usar Google Scripts para automatizar herramientas de productividad de Google como Hojas de cálculo y documentos y ahorre horas . Lee más en el pasado si estás interesado en cómo funciona eso..

Edite las partes correctas de esa secuencia de comandos para que se dirijan a la dirección de correo electrónico correcta. Asegúrese de que use el nombre correcto de la persona a la que lo está enviando en el cuerpo también.

Para probar que su script está funcionando, complete la “Al usuario” texto con su propia dirección de correo electrónico.

Haga clic en el Salvar Icono de disco en el menú para guardar el script. A continuación, haga clic en el Jugar icono (parece una flecha derecha).

Le pedirá que confirme la autorización del script para acceder a sus otros datos de Google (como Gmail y Sheets).

Es posible que reciba una advertencia de que el script no es seguro. Esto solo se debe a que está escribiendo un script personalizado que Google no ha revisado o autorizado para un uso más amplio..

Puede ignorar esta advertencia ya que creó el script y sabe que es seguro.

Si se ejecuta correctamente, deberías haber recibido un correo electrónico similar al siguiente:

Como puede ver, la hoja de cálculo se adjunta al correo electrónico como un PDF. Esto hace que sea realmente fácil para el destinatario abrirlo y verlo incluso si no usan Google Sheets..

Ahora necesitamos automatizar esto para que se ejecute el 1 de cada mes..

Paso 3: Automatice su script de factura

Para automatizar su script, necesita crear lo que se llama un “desencadenar”.

Vuelva a su Google Script, haga clic en Editar en el Menú, y elija Activos del proyecto actual.

Como aún no ha creado ningún desencadenante para este proyecto, estará en blanco..

Verás un enlace azul que dice: “Sin disparadores configurados.” Pinchalo.

Escoger Impulsado por el tiempo eventos, ajuste el temporizador a Mes temporizador, y deja el número en 1.

Una vez que haga clic en Guardar, Google Scripts enviará el formato PDF de su factura, por correo electrónico, el 1 de cada mes..

Eso es todo al respecto!

Lo importante es asegurarse de mantener su factura actualizada durante el mes. Asegúrese de que esté terminado y listo para el primer día del próximo mes.

Paso 4: Crear una macro

Hay otro enfoque no programático que puede adoptar para lograr lo mismo que el script anterior: Google Sheets ahora incluye una función de macros Cómo automatizar tareas repetitivas en Google Sheets con macros Cómo automatizar tareas repetitivas en Google Sheets con macros Finalmente, las macros disponible para los usuarios de Google Sheets. No necesita ningún conocimiento de codificación para automatizar tareas repetitivas en documentos y hojas de cálculo. Lee mas . Las macros le permiten grabar una serie de acciones para realizar una tarea. En este caso, primero creará la macro y luego la activará de la misma manera que activó su Script de Google..

Primero, en su hoja de factura, vaya a Herramientas> Macros, y seleccione Grabar macro.

A continuación, siga los pasos normales para enviar a alguien la hoja como un archivo PDF adjunto..

Ir Expediente, y haga clic Email como archivo adjunto.

Luego, complete todos los campos del formulario para que el sujeto y el cuerpo se vean naturales.

Entonces haga clic Enviar.

Sobre el “Grabando nueva macro” emergente, haga clic en Salvar. Esto termina el proceso de grabación de macros. Asigne un nombre a la macro que recordará y haga clic en Salvar otra vez.

Debería haber visto llegar su correo electrónico de prueba con el PDF adjunto.

Paso 5: automatizar la macro

Ahora es el momento de automatizar la macro. Puede desencadenar macros al igual que desencadena Google Scripts.

Volver a entrar Herramientas y Editor de guiones. Haga clic en el código macros.gs.

Tome nota del nombre de la función de macro. En el ejemplo anterior, el nombre de la función macro es myFunction1.

Ahora entra en Editar, y Activos del proyecto actual.

Esta vez, en el cuadro desplegable de funciones, verá la función de macro en la lista. Selecciónalo.

Luego, simplemente configure el resto del activador como lo hizo anteriormente para el activador de Google Script.

Establecer eventos en Impulsado por el tiempo. Escoger Mes minutero. Deja el número en 1.

Ahora su macro grabada se ejecutará cada mes.

Enviará la hoja de la factura como un PDF a las direcciones de correo electrónico que haya definido al grabar la macro..

Las hojas de Google automatizadas pueden ahorrar tiempo

La característica de activadores en Google Sheets es realmente el poder detrás de esta automatización. Te permite automatizar todas esas tareas mundanas que haces con frecuencia, para que puedas centrarte en cosas más importantes.

Si recién está comenzando con Google Scripts, y le gustaría obtener más información, hemos cubierto otros ejemplos de útiles Scripts de Google 4 Scripts de Google que hacen que las hojas de Google sean mucho más poderosas 4 Scripts de Google que hacen que las hojas de Google sean mucho más poderosas Google Sheets es excelente, pero puede ser incluso más poderoso si usa Google Scripts para mejorar sus capacidades. Leer más puedes probar ahora mismo.

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