Cómo usar declaraciones IF en Microsoft Excel

Todo el mundo sabe cuán versátil es la declaración IF en un programa con script, pero ¿sabía que puede usar gran parte de la misma lógica dentro de una celda en Excel??

Una definición básica de una declaración IF en un programa Cómo usar la lógica "If-then" puede ayudarlo a alcanzar sus metas Cómo usar la lógica "if-then" puede ayudarlo a alcanzar sus metas Establecemos las resoluciones para el nuevo año con buenas intenciones. Se trata de la superación personal. Pero las intenciones no son suficientes. Para seguir adelante, necesitas un plan de acción. Leer más es que le permite generar algo específico según los resultados de varias entradas. Podría realizar cálculos completamente diferentes según la salida de algún otro cálculo. Podría realizar un formateo condicional. Dar formato automáticamente a los datos en hojas de cálculo de Excel Con el formato condicional Dar formato automáticamente a los datos en hojas de cálculo de Excel con el formato condicional La función de formato condicional de Excel le permite formatear celdas individuales en una hoja de cálculo de Excel en función de su valor. Te mostramos cómo usar esto para varias tareas diarias. Lee mas . Incluso puede basar su salida en búsquedas de cadena de celdas de entrada.

Si esto suena complicado, no te preocupes. Echemos un vistazo a algunas maneras creativas en que puede usar las declaraciones IF en Excel.

¿Qué es una declaración IF en Excel??

Cuando la mayoría de la gente piensa en usar una declaración IF en Excel, piensa en VBA. Esto se debe a que una instrucción IF suele ser una lógica que se utiliza en el mundo de la programación. Sin embargo, puede usar esta misma lógica de programación dentro de la celda de la hoja de cálculo..

Cuando escribes “= IF (” en la celda, verás cómo debe funcionar la sintaxis de tu declaración IF para funcionar correctamente. El requisito básico es sólo un “prueba lógica”. Por defecto, la salida a la celda será VERDADERA o FALSA, pero puede personalizarla incluyendo parámetros adicionales en la función.

Cómo funciona una función IF básica

Primero, echemos un vistazo a una función IF básica. En la hoja de cálculo de ejemplo anterior, tengo cuatro actividades que registro relacionadas con mi automóvil. Anoto la fecha en que ocurre cualquiera de los cuatro eventos: un cambio de aceite, reparación de automóviles, registro o renovación de seguro.

Digamos si el “Reparado” columna contiene un “SÍ”, entonces quiero que el tipo de evento tenga “REPARAR”. De lo contrario debería ser “SIN REPARACION”. La lógica para esta declaración IF es muy simple:

= SI (C2 = "SI", "Reparar", "No reparado")

Rellenar toda la columna con esta fórmula devuelve los siguientes resultados:

Esta es una lógica útil, pero en este caso particular no tiene mucho sentido. Todo lo que alguien tiene que hacer es mirar el “Reparado” columna para identificar si esa fecha involucró o no una reparación.

Entonces, exploremos algunas declaraciones de funciones IF más avanzadas para ver si podemos hacer que esta columna sea un poco más útil.

Declaraciones Y Y SI

Al igual que en un programa regular, a veces para examinar dos o tres condiciones que dependen unas de otras, debe usar la lógica AND. Lo mismo es verdad aquí.

Definamos dos nuevos tipos de eventos: Planificado o No planificado.

Para este ejemplo, vamos a enfocarnos solo en el Cambio de aceite columna. Sé que generalmente programo mis cambios de aceite el segundo día de cada mes. Cualquier cambio de aceite que no sea el segundo día del mes fue un cambio de aceite no planificado.

Para identificarlos, necesitamos usar la lógica AND de esta manera:

= SI (Y (DÍA (A2) = 2, B2 = "SÍ"), "Planificado", "No planificado")

Los resultados se ven así:

Esto funciona muy bien, pero como puede ver, hay una pequeña falla lógica. Funciona para mostrar cuándo se producen cambios de aceite en las fechas esperadas; “Planificado”. Pero cuando la columna Cambio de aceite está en blanco, la salida también debe estar en blanco. No tiene sentido devolver un resultado en esos casos porque nunca se produjo un cambio de aceite.

Para lograr esto, pasaremos a la siguiente lección avanzada de la función IF: declaraciones IF anidadas.

Declaraciones IF anidadas

Sobre la base de la última función, deberá agregar otra instrucción IF dentro de la instrucción IF original. Esto debería devolver un espacio en blanco si la celda original de Cambio de aceite está en blanco.

Así es como se ve esa declaración:

= IF (ISBLANK (B2), "", IF (AND (DAY (A2) = 2, B2 = "YES"), "Planned", "Unplanned"))

Ahora, la afirmación está empezando a parecer un poco compleja, pero en realidad no lo es si te fijas bien. La primera instrucción IF comprueba si la celda en la columna B está en blanco. Si es así, devuelve un espacio en blanco, o “”.

Si no está en blanco, inserte la misma declaración IF que usamos en la sección anterior, en la parte falsa de la primera declaración IF. De esta manera, solo está verificando y escribiendo los resultados sobre la fecha del cambio de aceite cuando se produjo un cambio de aceite real. De lo contrario, la celda está en blanco..

Como puedes imaginar, esto podría llegar a ser terriblemente complejo. Entonces, cuando esté anidando las declaraciones IF, siempre hágalo paso a paso. Pruebe la lógica de la instrucción IF individual antes de comenzar a agruparlos. Porque, una vez que tenga algunos de estos anidados, la solución de problemas puede convertirse en una verdadera pesadilla.

O declaraciones

Ahora vamos a mejorar la lógica solo un poco. Digamos que esta vez lo que quiero hacer es volver. “Mantenimiento anual” Si un cambio o reparación de aceite combinado con el registro o el seguro se realiza al mismo tiempo, pero solo “Mantenimiento de rutina” Si solo se hizo un cambio de aceite. Suena complicado, pero con la lógica de declaración IF correcta no es difícil en absoluto.

Este tipo de lógica requiere la combinación de una declaración IF anidada y un par de instrucciones OR. Así es como se verá esa declaración:

= SI (O (B2 = "SI", C2 = "SI"), SI (O (D2 = "SI", E2 = "SI"), "Mantenimiento anual", "Mantenimiento de rutina"), "")

Así es como se ven los resultados:

Es notable el tipo de análisis complejo que puede realizar simplemente combinando varios operadores lógicos dentro de las declaraciones IF anidadas.

Resultados basados ​​en rangos de valor

A menudo es muy útil convertir los rangos de valor en algún tipo de resultado de texto. Esto podría ser tan simple como convertir una temperatura de 0 a 50 grados F en “Frío”, 50 a 80 como “Calentar”, y algo más de 80 como caliente.

Los maestros probablemente tienen la mayor necesidad de esta lógica debido a los puntajes de las letras. En el siguiente ejemplo, vamos a explorar cómo convertir un valor numérico a texto basado en tal rango.

Digamos que un maestro usa los siguientes rangos para determinar la calificación de la letra:

• 90 a 100 es una A
• 80 a 90 es una B
• 70 a 80 es una C
• 60 a 70 es una D
• Menos de 60 es una F

Así es como se verá ese tipo de declaración IF anidada:

= IF (B2> 89, "A", IF (B2> 79, "B", IF (B2> 69, "C", IF (B2> 59, "D", "F"))))

Cada nido es el siguiente rango de la serie. Solo debe tener mucho cuidado para cerrar la declaración con el número correcto de paréntesis o la función no funcionará correctamente.

Así es como se ve la hoja resultante:

Como puede ver, esto le permite representar cualquier número en forma de una cadena descriptiva. También se actualizará automáticamente si el valor numérico en la hoja cambia alguna vez..

Usar la lógica IF-THEN es poderoso

Como programador, ya sabes el poder de las declaraciones IF. Te permiten automatizar el análisis lógico en cualquier cálculo. Esto es muy poderoso en un lenguaje de scripting, pero como puede ver, es igual de poderoso dentro de las celdas de una hoja de cálculo de Excel.

Con un poco de creatividad, puedes hacer algunas cosas impresionantes. 3 Fórmulas de Crazy Excel que hacen cosas increíbles 3 Fórmulas de Crazy Excel que hacen cosas sorprendentes Las fórmulas de formato condicional en Microsoft Excel pueden hacer cosas maravillosas. Aquí hay algunos trucos de productividad de fórmulas de Excel. Lea más con la lógica de la declaración IF y otras fórmulas en Excel.

¿Qué tipo de lógica única ha creado con las instrucciones IF en Excel? Comparte tus propias ideas y consejos en la sección de comentarios a continuación.!

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