No permita que el envío de un correo electrónico se convierta en una violación de seguridad

Lo más probable es que alguien que usted conoce se haya visto afectado por la Respuesta accidental a todos. Es una condición vergonzosa y totalmente prevenible, y es bastante común. Las personas se han acercado a sus compañeros de trabajo, han compartido los nombres de los pacientes y han expuesto las direcciones de correo electrónico, solo al golpear accidentalmente Responder a todos. En 1997, Microsoft sufrió un brote de respuesta accidental que incluyó aproximadamente 15 millones de correos electrónicos.

No siempre es solo vergüenza; de hecho, podría sufrir una violación grave de seguridad con un uso imprudente de la respuesta a todos. Si envía información de la cuenta o secretos comerciales e incluye accidentalmente a personas que no deben copiarse, podría tener algunos problemas serios en sus manos. ¿Quieres asegurarte de no contraer una respuesta accidental a todos? Aquí es cómo protegerse.

Si usas Outlook

La mejor manera de mantenerse a salvo es eliminar el botón Responder a todos por completo. En Outlook 2003 o 2007, puede simplemente hacer clic en flecha hacia abajo en el extremo derecho de la barra de herramientas, haga clic en Agregar o quitar botones, y deshacerse de Responder a todos. Puedes hacer lo mismo en Outlook 2010 o 2013, pero es un poco más complicado.

CNET da las siguientes instrucciones. Ir Archivo> Opciones> Personalizar cinta. Haga clic en Responder en el panel derecho, y luego haga clic en retirar. Hacer clic Nuevo grupo dos veces, y renombrar el primer Grupo Nuevo (Personalizado) como “Responder (personalizado)” y el segundo como “Responder a todos (personalizado).” Hacer clic Pestañas principales en el panel izquierdo, luego expanda Inicio (Correo) y Responder. En el panel derecho, seleccione Responder (personalizado).

Uno por uno, agregar los comandos. Enviar respuesta, Respuesta, Adelante, Reunión, SOY, y Más desde el panel izquierdo para responder (personalizado). En el panel derecho, seleccione Responder a todos (personalizado). Agrega el comando Responder a todos. Seleccionar Responder a todos (personalizado) y usar el abajo botón para moverlo debajo “Enviar / Recibir (IMAP / POP),” luego haga clic DE ACUERDO.

Un método más simple es instalar el complemento TuneReplyAll para Outlook. Esto te permitirá habilitar una advertencia emergente cuando estés a punto de usar Responder a todos. Si está de acuerdo con enviarlo a todos, simplemente presione Sí; si no, haga clic en No.

También puede crear una regla que le diga a Outlook que envíe sus mensajes en una demora Cómo configurar Microsoft Outlook para programar la entrega de correo electrónico Cómo configurar Microsoft Outlook para programar la entrega de correo electrónico Leer más; de esa manera, si te das cuenta de que pulsaste Responder a todos, tienes tiempo para cancelar el envío. Estos son los pasos que debe seguir para crear esta regla..

Hacer clic Herramientas> Reglas y alertas> Nueva regla. En el “Seleccione una plantilla” En el cuadro bajo Regla en blanco, haga clic en Revise los mensajes después de enviar, y luego haga clic Siguiente. Seleccione las opciones deseadas en el “Seleccionar condicion (es)” lista, luego haga clic Siguiente (Si no selecciona ninguna condición, la regla se aplicará a cada mensaje que envíe). En el “Seleccionar acción (es)” lista, elige Aplazar la entrega en un número de minutos. En el “Editar la descripción de la regla.” cuadro, haga clic en la frase subrayada un numero de e ingrese la cantidad de minutos que desea que se retrase cada mensaje, hasta 120 minutos. Hacer clic DE ACUERDO y Siguiente, añada las excepciones que desee y haga clic en Siguiente. Dale un nombre a la regla, verifica la Enciende esta regla cuadro y haga clic en Terminar.

Si usas Gmail

Una de las mejores características de Gmail ¿Qué hay de nuevo en Good Old Gmail? 5 características que debes revisar ¿Qué hay de nuevo en Good Old Gmail? 5 características que debería retirar Es posible que haya perdido algunas de las nuevas características que Gmail ha agregado gradualmente en el último año. Así que echemos un vistazo a lo que merece nuestra atención. Leer más que podría no estar usando es la función Deshacer envío, que le permite cancelar el envío de un correo electrónico hasta 30 segundos después de presionar el botón Enviar, lo que le permite evitar un brote de respuesta accidental en el último segundo. Desafortunadamente, si está utilizando un cliente de Gmail de escritorio La búsqueda del Mac perfecto Cliente de Gmail de escritorio La búsqueda del Cliente perfecto de Gmail de escritorio ¿Necesita un cliente de escritorio para Gmail en su Mac? Aquí están los mejores que pudimos encontrar. Leer más, esto no te ayudará.

Otra cosa para verificar la configuración de Gmail es que el comportamiento de respuesta predeterminado está configurado en Responder en lugar de Responder a todos. Si está en Responder a todos, cada vez que presione el botón de respuesta, Gmail llenará los campos Para y CC con las direcciones de las personas que también se copiaron en el correo electrónico original..

Boomerang, una aplicación complementaria de Gmail Programe sus mensajes dentro de Gmail con Boomerang Programe sus mensajes dentro de Gmail con Boomerang Baydin (la compañía detrás de Boomerang) acaba de anunciar que los usuarios pueden reprogramar los mensajes dentro de Gmail una vez que ya hayan sido programados. Leer más, le permite programar mensajes para enviarlos más tarde, lo que le permitirá volver a ellos en unos minutos o unos días para asegurarse de que no está enviando nada vergonzoso a todos en su lista de contactos. Seleccione el intervalo de retraso, haga clic en Envíalo después, y luego haga clic en el Bumerang en la esquina superior derecha de la pantalla para administrar sus mensajes retrasados. Fácil!

Si utiliza otros proveedores de correo electrónico o clientes

Si utiliza otros proveedores de correo electrónico o clientes, es posible que tenga que investigar un poco. Una extensión de Thunderbird llamada Enviar más tarde le permitirá programar sus correos electrónicos para enviarlos en una fecha futura. Lotus Notes incluye la funcionalidad de envío posterior desde el primer momento, al igual que MailMate y Airmail.

También puede usar servicios basados ​​en la web, como LetterMeLater, para enviar correos electrónicos en una fecha posterior. Después de crear una cuenta, puede crear correos electrónicos para enviarlos en una fecha posterior, y también puede administrarlos antes de que se envíen, para que pueda hacer los cambios necesarios. Incluso puedes usarlo desde tu propio programa de correo electrónico..

Si su cliente de correo electrónico no admite ninguna de estas opciones, siempre puede hacer un hábito de guardar su correo electrónico como borrador y volver a él cinco o diez minutos más tarde para verificar que no haya cometido ningún desastre. errores, como copiar a todos en su lista de clientes o enviar un mensaje a toda la oficina.

Respuesta accidental a todos: no dejes que te suceda!

El primer correo electrónico fue enviado hace 44 años; Usted pensaría que habríamos erradicado la Respuesta accidental. Todo sucedió por cómo. Lamentablemente, aún no hemos creado una vacuna, por lo que tendrá que ponerse la protección en sus propias manos. Desactivar responder a todas las funciones, retrasar el envío de sus correos electrónicos o simplemente guardarlos como borrador para enviar unos minutos más tarde puede ayudar. Solo tu puedes prevenir Accidental Responder a todos!

¿Alguna vez has compartido accidentalmente demasiada información con Responder a todos? ¿Utiliza alguna de las estrategias enumeradas anteriormente? Comparte tus mejores tácticas para luchar contra la Respuesta accidental. Todo a continuación.!

Crédito de la imagen: sosteniendo la cabeza por thodonal88 a través de Shutterstock

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