10 maneras de salir de la tarea

Todos hemos estado allí. La lista de tareas a medias escrita que se extiende a lo largo de su brazo. Las notificaciones incesantes que llaman nuestra atención. La sensación de ahogarse en una lista de tareas interminables, desde una computadora que espera ser configurada, un juego no jugado, hasta una bandeja de entrada terriblemente ocupada. El retraso, nos tememos, está aquí para quedarse. Pero aquí son 10 consejos para salir de esta situación.

La mente descargue sus tareas

El objetivo de un volcado de mente es lograr tabula rasa. Una pizarra en blanco. Una tabla de inicio limpia que le brinda la claridad para continuar con menos estrés y más productividad. En resumen, reserve algo de tiempo (una o dos horas debería ser suficiente) para eliminar esa acumulación mental vertiendo cada tarea que pueda pensar en un documento de Word, un pedazo de papel o un montón de notas post-it. Tenga cuidado, la cantidad de tareas a menudo será bastante deprimente. Hice esto hace unos meses, y la lista tenía más de 200 artículos.

Antes de deshacerse de estas tareas de su mente, naturalmente recibe recordatorios diarios / por hora / minuto por minuto de su cerebro que agregan estrés a su vida de vigilia (y de dormir)..”Tengo que cortar el césped esta noche.!”. “Le prometí a Steve que llamaría la semana pasada”. “Todavía no he arreglado esa lámpara”. “Necesito borrar ese correo electrónico atrasado”. Naturalmente, esto es agotador y te distrae de las cosas en las que deberías concentrarte. Por lo tanto, vacíe su mente y anote todo lo que necesita hacer, sin importar lo pequeño que sea. Desde aquí, puede comenzar a organizarse, en lugar de tener esa constante y molesta voz en el fondo de su mente, y al final comenzar a hacer las cosas.!

Organice su lista de tareas

No soy de los que abogan por descontar la mente y escribir listas bajo el supuesto falso de que esto es “productivo” en sí mismo, pero al tener una lista completa de tareas que está organizada de una manera que es útil para ti, por lo general, estará en condiciones de comenzar a martillar esos elementos en una lejos Manera más eficiente que simplemente ir a ellos ciegos.

Sin embargo, cuando se trata de organizar una lista de tareas pendientes, no hay una forma correcta, pero hay varias opciones. Depende de usted decidir cuál es la mejor para usted. Puede dividir su lista en personal, laboral, social, etc. Cada una de estas listas se puede organizar de diferentes maneras. Algunos de estos se basan en:

Contexto
Clasifique sus tareas pendientes según dónde y cuándo se deben hacer. Por ejemplo, “Desconectado” Los elementos se pueden hacer cuando no se puede conectar a Internet.. “Ocio” Los artículos se pueden hacer cuando estás en casa, en lugar de mirar televisión.. “Pueblo” Los artículos pueden ser tareas como ir al banco, recoger / devolver artículos de varias tiendas.. “Trabajo” Los artículos son, bueno, naturalmente hechos en el trabajo..

Guarde cada una de estas listas en una aplicación de recordatorio / lista que le permita clasificar, como Trello o Apple Reminders, y acceda a ellas desde cualquier lugar. Así que cuando llegue a casa del trabajo, simplemente puede revisar su “Ocio” Haga una lista para ver si hay algo en lo que pueda trabajar sin que se le recuerde la horrible cantidad de tareas que quedan por hacer en el trabajo..

Fecha de vencimiento
Organice su lista de tareas pendientes de los elementos más antiguos primero a los más recientes últimos, para que pueda ponerse al día con los plazos perdidos lo antes posible. Es posible que algunos elementos no tengan una fecha de vencimiento específica, pero podría usar una aplicación como Any.do para etiquetarlos como vencidos "hoy", "mañana", "próximo" o "algún día"..

Prioridad
Algunos artículos tendrán una prioridad más alta que otros. Por lo tanto, abordar primero la prioridad más alta puede ser la mejor solución para usted. Dividiendo las tareas en “Urgente”, “Algo urgente”, y “No urgente” las listas te ayudarán a elegir qué tarea abordar primero (es decir, a menudo la tarea más difícil y más importante).

Como algunos elementos de mayor prioridad se completan y tachan de su lista, debería sentirse mucho menos estresado por el retraso..

Motivación
Organiza tus listas para que tengas ciertas tareas que saber Puedes enfrentarte cuando estés lleno o con energía. Tenga otra lista de tareas que afrontar cuando se sienta letárgico después de un día difícil en la oficina o una noche pesada en la ciudad. A menudo, cuando las personas se sienten cansadas, pueden evitar trabajar a toda costa, pero si saben que hay algunas tareas que pueden completarse sin ejercer mucha energía mental, es más probable que recurran a esas en lugar de volver a Netflix..

Recuerda mantener siempre estas listas actualizadas. Cuando llegue una nueva tarea, agréguela a la etiqueta / lista correcta tan pronto como sea posible para que no vuelva a acumular esa acumulación mental.

Proceso por lotes tareas similares

Pasar de una tarea a otra completamente diferente tiene su efecto. Algunos incluso dicen que la multitarea puede reducir su productividad en un 40%. Así que, en lugar de cambiar constantemente de una tarea a otra en la vana esperanza de ser “ocupado” es lo mismo que ser “productivo”, intente agrupar tareas similares para eliminarlas todas de una sola vez.

Por ejemplo, lea artículos / blogs durante un período de tiempo asignado, en lugar de a lo largo del día. Use herramientas como Instapaper para guardar artículos para leerlos más tarde, y Digg Reader para mantenerse al día con sus blogs favoritos en un momento conveniente (por ejemplo, durante su viaje). Al organizar sus tareas de esta manera (por contexto, como se detalla arriba), puede ingresar a 'la zona' y repasar tareas similares al mismo tiempo y obtener esa sensación extremadamente satisfactoria de eliminar rápidamente un número de tareas pendientes todas al mismo tiempo.

A lo largo de una línea similar, tomar “Justo a tiempo” aprendiendo, en lugar de “Por si acaso” leyendo, para ahorrar tiempo ahora. Esto significa guardar artículos útiles con herramientas como Evernote Web Clipper para solo lectura. cuando los necesites en lugar de leerlos por si acaso necesitarás el conocimiento en el futuro.

Eliminar distracciones

Cuando se centre en su trabajo atrasado, elimine todas las distracciones que pueda. Dígale a su familia que no lo moleste durante las próximas horas. Apaga tu teléfono. Si eso no es posible, al menos póngalo en modo silencioso o desconéctelo de Internet. Muchas tareas requerirán su completa atención. De acuerdo con un estudio de Basex, las interrupciones cuestan a las empresas estadounidenses $ 588 mil millones por año, dando a entender cuánto tiempo se pierde si te abres a estas distracciones.

Cumplir con la regla de dos minutos

Cuando tenga su lista completa de tareas pendientes frente a usted, o esté revisando su bandeja de entrada, intente atenerse a la regla de los 2 minutos. En pocas palabras, si solo toma 2 minutos o menos, hazlo ahora. No lo dejes. No lo clasifiques en una lista separada. Hazlo ahora. Al revisar una bandeja de entrada de más de 150 correos electrónicos no leídos, se sorprenderá de cuántos de estos mensajes se pueden tratar en dos minutos o menos. Cuando te das cuenta de esto, llegar a la Bandeja de entrada Cero 4 pasos sencillos para lograr y mantener la bandeja de entrada Cero en Gmail 4 Pasos sencillos para lograr y mantener la bandeja de entrada Cero en Gmail Leer más es mucho menos difícil.

La regla de los 2 minutos también es asombrosa para que entres en el estado de ánimo adecuado para hacer frente a una tarea mucho más grande. Si tiene un informe difícil de escribir, convénzase para gastar solo 2 minutos en el informe. La inercia que a menudo acumularás a partir de estos dos minutos será suficiente para mantenerte en movimiento durante 30, 90, 120 minutos o incluso más. Si estás tratando de dominar un nivel en un juego determinado, inténtalo solo durante dos minutos. Si tiene que tomar una decisión difícil, tome un lápiz y papel, y haga una lluvia de ideas por solo 2 minutos. Esta promesa de dos minutos para usted mismo a menudo es suficiente para que trabaje y progrese en los elementos que pueden haber estado en su lista de tareas pendientes, sin tocar, por meses.

Declarar bancarrota por correo electrónico

Si uno de sus principales dolores de cabeza es una bandeja de entrada desbordante incesante que está constantemente llena hasta el borde y no muestra signos de alivio, tiene dos opciones. Primero, limpie sus suscripciones de correo electrónico utilizando un servicio como Unroll.me. Puede pasar fácilmente por toda una vida de suscripciones a boletines y cancelar su suscripción o agregarlo a un "rollo" (un correo electrónico diario agregado) en cuestión de minutos, para reducir la cantidad de correos electrónicos innecesarios que llegan a su bandeja de entrada cada día..

Si esto simplemente no es suficiente, puede ser el momento de declararse en bancarrota por correo electrónico. Michael Hyatt dice:

Usted sabe que es hora de la bancarrota de correo electrónico cuando:

• Tienes más de quinientos mensajes de correo electrónico sin leer en tu bandeja de entrada.
• Sus colegas se quejan de su falta de capacidad de respuesta..
• Usted ha tenido a alguien que ha dicho más de una vez en la última semana., “¿Recibiste el correo que te envié? No he vuelto a saber de ti.”
• Te sientes ansioso o abrumado cuando piensas en el correo electrónico..

Desde aquí, puede optar por la opción extrema de seleccionar cada correo electrónico no leído (? -A en la Mac o Ctrl-A en la PC), o puede optar por utilizar el enfoque de Michael Hyatt y ordenar sus correos electrónicos por nombre, respuesta a unos pocos correos electrónicos importantes, pero después de 15-30 minutos, deja de responder, selecciona todo y archívalo todos. Cada. Soltero. Email.

El punto aquí es que, si algo es realmente importante, simplemente recibirá otro correo electrónico de recordatorio al respecto. Si no es así, te has ahorrado un montón de tiempo. Disfruta de la vista de una bandeja de entrada completamente vacía. Es una vista rara. De ahora en adelante, apunta a mantenerte al tanto de estos correos electrónicos y nunca permitas que la acumulación de correos electrónicos llegue a tales extremos de nuevo.!

Cumplir con sus ritmos naturales

Todos tenemos horas productivas donde nos sentimos motivados, energizados y listos para asumir nuestros proyectos más difíciles. También tenemos horas en las que tenemos ganas de hacer algo que la televisión sin sentido hará. Aprendiendo sobre cuando estas horas ocurren en nuestras vidas, podemos organizar nuestra lista de tareas a su alrededor para que podamos garantizar que lo que se necesita hacer, se haga.

Para un poco de historia, nuestros cuerpos funcionan con varios ritmos circadianos y ultradianos. Los ritmos circadianos generalmente duran alrededor de 24 horas (es decir, responden a la luz del día y la noche). Los ritmos ultradianos son mucho más cortos, generalmente ciclos de ondas cerebrales de 90 a 120 minutos.

Al aprender sobre los ritmos de su propio cuerpo, puede aprovechar su natural “subidas y bajadas”. Por ejemplo, cuando sientes que te sobreviene un estado de alerta natural, es probable que sea el comienzo de tu ritmo ultradiano. Aprovecha esto, pero vigila el reloj. Cuando hayan transcurrido alrededor de 90 minutos o así, y empiece a sentirse más somnoliento, tome un descanso. Es durante este período que es más probable que procrastine y cometa errores. Para ayudarlo con esto, pruebe algunas de estas aplicaciones Pomodoro. Corte a través de la dilación con estas aplicaciones de la técnica Pomodoro y software. Corte a través de la dilación con estas aplicaciones. Infecta a aficionados y profesionales por igual. Como escritor, sufro de dilación a diario. Algunas personas ... Leer más para recordarle cuándo debe tomar breves descansos y cuándo tomar descansos largos.

Ernest Rossi dice de este tema:

La idea básica es que cada hora y media más o menos necesita tomar un descanso para descansar. Si no lo hace, puede estar encaminado hacia el Síndrome de estrés ultradiano: se cansa y pierde su enfoque mental, tiende a cometer errores, irritarse y sufrir accidentes: si continúa ignorando su necesidad de tomar un descanso, puede experimentar más y más estrés hasta que realmente se enferme.

En resumen, preste atención a los ciclos de su cuerpo y no se exija demasiado. A menudo es mejor superar una acumulación de tareas durante un período de semanas en lugar de unos pocos días, ya que esto puede dejarlo agotado y agotado, lo que lleva a que se acumule otra acumulación mientras intenta recuperarse..

Utilice Trello para un flujo de trabajo Kanban

Personalmente yo amor Trello para la gestión de tareas, especialmente utilizando la plataforma para un flujo de trabajo Kanban. Trello es un sistema gratuito donde puede configurar tableros, cada uno de los cuales contiene tarjetas. Cada una de estas tarjetas es un elemento en su lista de tareas pendientes. Para configurar esto como un sistema Kanban (que es bastante popular entre Toyota), simplemente comience con tres listas verticales etiquetadas (de izquierda a derecha), “Reserva”, “En proceso”, y “Terminado” (Por supuesto, puede agregar más, en el orden correcto, como “Prueba”, “revisión”, dependiendo de la situación). Puede leer una explicación más detallada del flujo de trabajo de Kanban Trello aquí, pero el objetivo básico es trabajar para mover cada elemento de la izquierda (acumulación) a la derecha (completado). Una vez que un elemento alcanza el flujo más a la derecha, sabe que se completó y puede archivar este elemento..

Este enfoque no solo le ayuda a ver en qué se debe trabajar, en qué se está trabajando actualmente, y qué se ha hecho, sino que agrega un poco de “gamificación” elemento para su trabajo pendiente, y te mantiene motivado como eso “reserva” la lista se vuelve más y más pequeña. Ah, y también puede utilizar este enfoque para mantenerse en contacto con todas las personas que conoce.

Utilice los árboles de decisión para facilitar la toma de decisiones

A menudo podemos gastar camino demasiado tiempo con las decisiones. Los árboles de decisión se pueden usar para ayudar a que este proceso sea más fácil y más eficiente, de modo que pueda pasar rápidamente del proceso de toma de decisiones y continuar con cosas más importantes. Mira este video para una introducción interesante:

Responsabilidad pública

Anunciando públicamente tu objetivo Cómo matar a los vampiros de motivación y terminar lo que comienzas Cómo matar a los vampiros de motivación y terminar lo que comienzas ¿Proyectos de vida que están estancados? Sí, todos los tenemos. La historia es siempre la misma. Comenzamos con una idea pero nunca la vemos. Rompe los frágiles obstáculos y persevera con estos consejos. Leer más para, decir, “llegar a la bandeja de entrada cero a las 6 pm”, o “Completa mis 2 tareas más importantes a las 2pm”, es mucho más probable que tenga éxito. Ya sea que envíe un mensaje de texto a un amigo, publique una publicación en Facebook, envíe un tweet o use una aplicación como Lift, donde otros usuarios pueden darle apoyo para lograr un hábito diario, ese nivel adicional de responsabilidad lo motivará a tener éxito.

Cómo mantener su backlog manejable

Una vez que haya logrado mantener su trabajo bajo control, tenga cuidado de mantenerlo así. Algunos punteros (aparte de mantener las sugerencias anteriores) son:

• Mantener sus listas de tareas al día. Asegúrese de que puede confiar en ellos, de modo que su mente pueda ser clara para simplemente continuar con las tareas a la mano.
• Vive tu calendario. Aprende a confiar en tu calendario, y trátalo como sagrado. Si algo esta programado debe hacer, de lo contrario, la acumulación simplemente crece. Y crece. Y crece.
• Construir en revisiones regulares. Revisa tus tareas todos los días, semanas o meses. Elimine todo lo que no sea necesario y agregue todo lo que falte. Sepa qué se necesita hacer, y para cuándo..
• Aprende a decir no. Para mantener su cartera bajo control, necesita aprender a decir “no” más a menudo. Un gran libro para leer para una comprensión más completa de esto es Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, por Greg McKeown.

Todos sabemos lo que es sentirse como si te estuvieras ahogando en un mar de tareas, pero espero que estas sugerencias te ayuden a utilizar algunos enfoques diferentes para enfrentar esa creciente lista y mantenerla bajo control.!

¿Qué otras estrategias y tácticas ha usado para moverse de manera eficiente a través de su trabajo atrasado? Por favor, hágamelo saber en los comentarios!

Explorar más sobre: ​​GTD, Gestión del Tiempo.