5 pasos de acción para curar tu bandeja de entrada Zero Email Frenzy

Inbox Zero es una de las palabras de moda más populares en la comunidad de productividad. Aplicaciones como, el popular cliente de correo electrónico de iPhone, Mailbox Lleve su buzón de entrada a cero Con Mailbox para el iPhone Lleve su bandeja de entrada a Zero con Mailbox para el iPhone En mi opinión, el cliente de correo predeterminado para el iPhone está obsoleto, o ciertamente no lo es tan avanzado como el hardware en el que reside. El correo no es divertido de navegar, y sus últimas funciones ... Leer más le facilitan la gestión rápida de todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada. Si está realmente sobrecargado, ¿incluso puede usar un servicio como Mailstrom Buried In Emails? ¿Reducir su bandeja de entrada masiva a cero con Mailstrom enterrado en correos electrónicos? Reduzca su bandeja de entrada masiva a cero con Mailstrom A través de los años, hemos ofrecido una serie de soluciones para administrar su cuenta de Gmail y limpiar una bandeja de entrada desordenada. Nada es más conveniente que una solución central en línea como Mailstrom. Leer más para eliminar masivamente correos electrónicos. La idea de declarar. correo electrónico de bancarrota - simplemente eliminando todo y volviendo a empezar, se está considerando seriamente en algunos círculos.

Todo esto se enfoca en limpiar su bandeja de entrada, en lograr, el esquivo Inbox Zero, pierde dos de los problemas fundamentales con la sobrecarga de correo electrónico. Para resolver realmente sus problemas de correo electrónico, debe ir más allá de Inbox Zero y solucionar los problemas subyacentes:

• ¿Por qué tu bandeja de entrada está desbordada en primer lugar?.
• ¿Cómo es tu relación con el correo electrónico?.

El problema de la sobrecarga de correo electrónico

La mayor parte de la conversación sobre la sobrecarga del correo electrónico no logra distinguir entre el correo electrónico deseado y el no deseado. Tratar cada elemento de su bandeja de entrada como un objetivo que debe eliminarse ignora la realidad de la situación. Un correo electrónico de su jefe que le brinda comentarios sobre una presentación no es lo mismo que un correo electrónico de Groupon que ofrece ofertas en la ciudad que dejó el año pasado. Del mismo modo, un correo electrónico de un viejo amigo es probablemente bienvenido, mientras que un correo electrónico de Facebook que le dice que el mismo amigo que lo etiquetó en una foto probablemente no sea.

Si tiene cien correos electrónicos en su bandeja de entrada, todos los cuales deseaba recibir pero aún no los había solucionado, tiene un problema de administración del tiempo que ninguna aplicación de correo electrónico puede resolver. Si tiene diez correos electrónicos no deseados, tiene un problema con el correo electrónico, pero nuevamente, ninguna aplicación de correo electrónico lo resolverá por usted..

La mayor parte de la conversación sobre la sobrecarga de correo electrónico no logra distinguir entre correo electrónico deseado y no deseado.

Para la mayoría de las personas, las dos causas más frecuentes de correo electrónico no deseado son las notificaciones de redes sociales, boletines de correo electrónico y correos electrónicos de trabajo redundantes. Si usted es una figura pública, también puede estar sujeto a una gran cantidad de mensajes de fanáticos no solicitados o solicitudes de asesoramiento..

El spam ya no es el problema que solía ser, si está utilizando un servicio de correo electrónico moderno como Gmail, rara vez verá spam en su bandeja de entrada..

El correo pavloviano

Inbox Zero, como concepto, tampoco aborda la relación de la mayoría de las personas con el correo electrónico. Tener una bandeja de entrada vacía porque la verifica cada 20 minutos, o cada vez que recibe una notificación, y responder a todo de inmediato no es nada bueno. De manera similar, si está gastando 4 horas al día en intercambios de correos electrónicos de ida y vuelta, no está siendo productivo, incluso si llega a la bandeja de entrada cero al final del día..

Ivan Pavlov fue un científico ruso ganador del Premio Nobel, famoso por su trabajo en el condicionamiento clásico. Al tocar una campana cada vez que alimentaba a un perro, podía hacer que el perro salivara incluso sin que hubiera comida allí. Como graduada de psicología, ahora salivato cada vez que hablo de Pavlov.!

El quid del condicionamiento clásico es que cuantas más veces un estímulo es seguido por una respuesta, más difícil es separarlos. Cada vez que revisa sus correos electrónicos a primera hora de la mañana, o cuando llega una nueva notificación, se está preparando para seguir haciendo lo mismo..

Para ir realmente más allá de la bandeja de entrada cero, debe tener control sobre cómo recibe y responde al correo electrónico-Necesitas romper el ciclo pavloviano.. Una bandeja de entrada vacía es simplemente un paso posible en el camino para lograr esto..

Los cinco principios

Afortunadamente, la resolución de la sobrecarga de correo electrónico no deseado y la relación de Pavlov es fácil. Hay un par de principios simples que, si los pone en práctica, asegurarán que desea recibir casi todo el correo electrónico y que tiene control sobre cuándo y dónde lo verifica..

Principio uno: Silos no superpuestos

Para resolver el problema de notificación de las redes sociales, utilizo la idea de silos no superpuestos. Todas las notificaciones de Facebook deben permanecer en el final de la historia de Facebook. No deben aparecer en la bandeja de entrada de mi correo electrónico, en el menú de notificaciones de mi teléfono ni en ningún otro lugar que no sea Facebook. Ninguna notificación de Facebook será tan importante como un correo electrónico de mi editor, por lo que no se les debe dar el mismo tratamiento.

Pasos de acción

Pase 30 minutos iniciando sesión en todas sus cuentas de redes sociales y cancelándose la suscripción a cada notificación de correo electrónico. Es posible que se sorprenda de la cantidad de casillas de verificación que necesita para desmarcar. Mi compañero Justin, el escritor de MakeUseOf, ha escrito un excelente artículo sobre cómo detener los molestos correos electrónicos de las redes sociales con NotifyMeNot. NotifyMeNot lo lleva a través de los pasos para darse de baja de todas las notificaciones de correo electrónico de los principales sitios de redes sociales.

Principio Dos: Repartir o Eliminar

El problema del boletín es un poco más difícil de tratar. El problema es que, en muchos casos, se suscribió activamente a un boletín informativo porque contenía la información que quería recibir. Si usted es un acaparador digital como yo, puede intentar convencerse de que todavía desea obtener las ofertas diarias de Groupon. El principio de tratar o eliminar te ayuda a superar estos instintos de acaparamiento..

Pasos de acción

Reserve 15 minutos todos los días para leer todos los boletines de correo electrónico en su bandeja de entrada. Para cada uno, debe leerlo en su totalidad o darse de baja. Si no lo lee durante el tiempo reservado para hacer eso, nunca lo hará..

En el transcurso de dos semanas cancelé la suscripción a casi tres cuartos de los boletines a los que me había suscrito. Ahora, cada vez que veo que los boletines de noticias no leídos comienzan a aparecer en mi bandeja de entrada, reincorporo la operación o elimino.

Principio Tres: Tiempo Máximo de Correo Electrónico

Para muchas personas, incluyéndome a mí cuando no tengo cuidado, revisar el correo electrónico es una acción reflexiva. Si no está haciendo nada de manera activa o distraído por una fracción de segundo, abre su bandeja de entrada y revisa sus correos electrónicos. Si bien puede que no parezca un gran problema, interrumpe tu flujo y puedes sorprenderte de cuánto tiempo realmente pasas revisando el correo electrónico. días, y está siendo furtivo al respecto. Puedes recuperar el control sobre tu tiempo. Calcule cuánto tiempo dedica al correo electrónico en este momento y recupérelo. Lee mas .

Mucho mejor, como recomienda mi compañero escritor Akshata, es asignar horas fijas y solo revisar el correo electrónico en ese momento. Iría más lejos y sugeriría que para abordar tanto la sobrecarga del correo electrónico como la relación de Pavlovian. - establecer un tiempo máximo de correo electrónico.

Si está a medio camino de responder a un correo electrónico cuando se acabe el tiempo, guárdelo en borradores y recójalo al día siguiente..

Pasos de acción

Elija una o dos veces para revisar el correo electrónico por día y averiguar cuánto tiempo le lleva lidiar con sus correos electrónicos importantes; Este es tu tiempo máximo de correo electrónico. Cualquier cosa de más de 45 minutos es probablemente demasiado larga. Solo revise el correo electrónico en esos momentos y no exceda su tiempo máximo de correo electrónico. Si está a medio camino de responder a un correo electrónico cuando se acabe el tiempo, guárdelo en borradores y recójalo al día siguiente..

Si bien esta es una solución extrema, si establece un tiempo máximo de correo electrónico razonable, podrá manejar todos los correos electrónicos realmente importantes, mientras ignora los que son simplemente urgentes. Si no puede manejar el volumen de correos electrónicos, debe utilizar algunos de los principios de este artículo para reducir la cantidad que está recibiendo..

Principio cuatro: pregúntate a ti mismo “Por qué?”

Algunas personas no pueden darse el lujo de declarar que solo revisan el correo electrónico en ciertos momentos; si usted es uno de ellos, aún puede abordar la comprobación incesante de correo electrónico. A lo largo del día habrá ocasiones en las que deberá consultar su correo electrónico; Tal vez su jefe ha preguntado si John envió un informe. Pero también habrá ocasiones en las que simplemente lo compruebes sin ninguna razón real..

Pasos de acción

Si no puede establecer horarios para revisar correos electrónicos, cada vez que mire su bandeja de entrada, pregúntese por qué lo hace y escriba la respuesta en un archivo de texto o en una hoja de papel. Cuente todas las buenas razones - “jefe me pidió que”, “lejos del escritorio por una hora” - y todas las malas razones- “postergando”,”en el teléfono y navegó a él”, “respondiendo a una notificación” - al final del día. El objetivo es minimizar el número de malas razones. Una vez que estés enterado de por qué está revisando el correo electrónico, puede asegurarse de que solo lo hace cuando hay una razón clara para hacerlo.

Principio cinco: Minimizar los insumos

Si ha puesto en práctica todos los principios anteriores y aún está siendo cubierto por correos electrónicos, debe abordar las entradas. La principal fuente restante de correo electrónico no deseado es de los compañeros de trabajo desencadenados; Hay dos etapas para abordarlo: la primera es cambia los correos electrónicos que envíes, el segundo es habla con tus compañeros de trabajo.

Pasos de acción

Considera cada correo electrónico que escribes. Si es un correo de una sola palabra como “Perfecto” o “Gracias” no lo envíes Si actúa sobre la información en el correo electrónico que recibió, será evidente que la leyó, por lo que no es necesaria la confirmación. Si hay alguna ambigüedad quítala; en lugar de preguntar si alguien está libre en la tarde, pregúntele si está libre a una hora determinada.

Si existe la posibilidad de ir y venir, levante su teléfono y llame en su lugar; lo que podría tomar cinco correos electrónicos para resolverlo puede tomar menos de un minuto en el teléfono.

Considera cada correo electrónico que escribes.

Termine sus correos electrónicos diciendo lo que espera del destinatario. Infórmeles que no va a verificar una respuesta, pero asumirá que comenzarán a trabajar en lo que ha enviado. Asegúrese de proporcionarles todo lo que necesiten para que no tengan que volver a usted..

Una vez que haya estructurado sus correos electrónicos para que no responda innecesariamente y minimice la necesidad de que otros respondan, es hora de hablar con sus colegas. Comenzando con los peores delincuentes, pida cortésmente que no se los envíen a los correos electrónicos a menos que sean importantes y relevantes. Del mismo modo, pida que, cuando sea posible, las personas respondan solo al remitente en lugar de pulsar responder a todas.

Una nota sobre el fan-mail

Si usted es bien conocido, o se le percibe como un experto, recibirá correos electrónicos de extraños que le pedirán consejo. La clave para lidiar con este tipo de correos electrónicos es considerar si son deseados o no deseados; Si bien puede ser una carga pasar una hora al día respondiendo a solicitudes de asesoramiento no solicitadas, si estas personas son clientes actuales o potenciales, es probable que desee escucharlos..

Si, por otro lado, no puedes ganar nada respondiendo, debes considerar cómo tienen acceso a tu correo electrónico en primer lugar. Si se publica públicamente en su sitio web, elimínelo. Si no puede, y el volumen de correos electrónicos es inmanejable, puede considerar delegar todas las tareas de correo electrónico sin importancia a un asistente, virtual o de otro tipo.

La mayoría de los días recibo correos electrónicos de personas que han leído tutoriales que escribí. Al despertar a una diatriba que explica por qué Software X es mejor que Software Y y que soy un idiota por escribir sobre Y es desagradable, en general, me encanta recibir comentarios de personas que han leído mi trabajo; Tengo grandes ideas para seguir en tutoriales de sus preguntas.

Conclusión

Inbox Zero es una gran idea en principio, pero no aborda el punto crucial del problema del correo electrónico: asegurarse de que solo reciba el correo electrónico que desea recibir y de manejarlo en sus propios términos. Dedicar cualquier cantidad de tiempo a eliminar notificaciones de redes sociales, boletines de correo electrónico no leídos y correos electrónicos de trabajo innecesarios para llegar a Inbox Zero no tiene sentido; Es mucho mejor tomarse unos minutos al día por un corto tiempo y aplicar algunos de los principios en este tutorial y abordar su relación con el correo electrónico de una vez por todas..

Créditos de las imágenes: Harry Guinness, Perro de Pavlov (Shutterstock), Spam (Shutterstock)

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