5 pecados de correo electrónico que puede estar cometiendo ... y cómo redimirse

Dante estaba equivocado; hay diez círculos del infierno, el más profundo de los cuales está reservado para aquellos que cometen los más atroces pecados del correo electrónico. El correo electrónico está aquí para quedarse, pero hay algunos pecadores que lo están empeorando para el resto de nosotros. Hoy voy a ver algunas de las formas más graves en que las personas pueden abusar del correo electrónico y hacer que la vida sea un desastre para el resto de nosotros..

Sin embargo, no te preocupes, incluso si eres un pecador, no estás condenado a una eternidad de sufrimiento. Abrazar una penitencia de una semana para corregir el error de sus formas y arrepentirse de su correo electrónico pecado y todo será perdonado.

Sigue leyendo para saber si eres un correo electrónico. Saint 7 Directrices de Netiquette para escribir correos electrónicos y publicaciones en el foro 7 Directrices de Netiquette para escribir correos electrónicos y publicaciones en el foro Netiquette es la abreviatura de la etiqueta de red o internet. Abarca el conjunto especial de convenciones sociales que se encuentran en las interacciones en línea. Si bien la netiqueta es muy similar al buen comportamiento o la etiqueta en los encuentros fuera de línea, hay… Leer más o pecador.

Enviar correos electrónicos a demasiadas personas

El correo electrónico es increíblemente barato de enviar. Una persona puede dedicar cinco minutos a escribir un correo electrónico y enviarlo a miles o incluso a cientos de miles de destinatarios. También es, en términos generales, extremadamente costoso de recibir. Si se tardan dos minutos en leer, o incluso 30 segundos en retirarse, la cantidad de minutos de personas que puede desperdiciar un solo correo electrónico es enorme. Esto equivale a una pérdida masiva de tiempo productivo. Incluso si toma medidas para minimizar el impacto, como configurar un sistema de comunicación de múltiples niveles. Utilice este sistema de comunicación de 3 niveles para resistir las distracciones. Utilice este sistema de comunicación de 3 niveles para resistir las distracciones. La necesidad de permanecer constantemente conectado es una distracción. Para administrar sus relaciones y tiempo, también administre la forma en que se comunica con el mundo. Crea un plan inteligente de 3 niveles. Leer más, todavía tienes que lidiar con eso en algún momento.

Demasiadas organizaciones tienen políticas en las que todos, todos, y el perro de todos, tienen CC en todos los correos electrónicos. No todos necesitan recibir todos los correos electrónicos. Si usted es una de las personas que está haciendo esas políticas, o simplemente está eliminando a todos por costumbre cuando no tiene que hacerlo, es un pecador de correo electrónico..

Pero no te preocupes, la penitencia es simple.. Durante una semana, solo envíe correos electrónicos a las personas que necesitan recibirlos. En caso de duda, no envíe el correo electrónico. Probablemente te sorprenderá lo poco que tiene en la forma en que funciona todo..

Como beneficio adicional, cuanto más correo electrónico envíe, más probabilidades tendrá de recibir, por lo que si enfrenta su propia sobrecarga de correo electrónico, esto también puede ayudar..

Abuso de responder a todos

El correo electrónico está en su mejor momento cuando se usa exactamente como una letra: una persona envía un mensaje único a otra persona y espera a que responda. El correo electrónico también funciona cuando una persona envía un solo mensaje a un montón de personas (siempre que todos Necesito recibirlo). Incluso con excelentes funciones como mensajes enlazados 6 razones por las que debería dejar de usar clientes de correo electrónico de escritorio a favor de las opciones basadas en la web 6 razones por las que debería dejar de usar clientes de correo electrónico de escritorio a favor de las opciones basadas en la web día alrededor de la multitud MakeUseOf es como predicar al coro. La mayoría de nosotros usamos Gmail, nuestros propios servidores de correo o alguna forma de copia de seguridad en la nube ... Leer más, el correo electrónico simplemente no está diseñado para manejar múltiples mensajes correctamente.

El problema se hace realmente evidente con los correos electrónicos de grupo. Los clasifico ligeramente más alto que la bomba nuclear como el peor desarrollo tecnológico del siglo XX. Un hilo de correo electrónico con 15 o 20 personas que responden puede salirse de las manos rápidamente si las personas no tienen cuidado No se tropiece con usted mismo: 5 Comportamientos grupales de correo electrónico para evitar No tropiece con usted mismo: 5 Comportamientos grupales de correo electrónico para evitar Crear un bien El correo electrónico no es fácil, y es un arte que pocas personas pueden perfeccionar. Grupo de correos electrónicos no es más fácil. Estos consejos deberían ayudar a mejorar sus mensajes. Lee mas . Y recuerde, cada mensaje que se envía es otra notificación para alguien en algún lugar.

Si bien el primer mensaje podría haber sido relevante para todos en la organización, es probable que las respuestas no lo sean. Si su jefe envía una pregunta a todo el personal, haga sus compañeros de trabajo De Verdad ¿Necesitas ver tu respuesta? El uso excesivo del botón de respuesta es uno de los mayores pecados de correo electrónico que puede cometer.

De nuevo, la penitencia es bastante simple.. Durante una semana, solo debes usar el botón de respuesta. Si más de una persona necesita ver la respuesta, haga CC manualmente. El botón responder a todos es una tentación maligna que debe ser resistida.

Enviar por correo electrónico cuando no es necesario

A veces el correo electrónico es la mejor manera de contactar a alguien. A veces no lo es. Desafortunadamente, el correo electrónico a menudo se ve como el predeterminado. Enviar por correo electrónico cuando no lo necesita es otra forma de enviarse directamente al infierno de correo electrónico.

A veces hay mejores maneras de hacer las cosas. Si Tony se sienta frente a ti en la habitación, a menos que necesites crear un rastro de papel, ¿por qué no te acercas y le hablas? Del mismo modo, si algo va a requerir un montón de ida y vuelta, una reunión cara a cara o por teléfono probablemente será mucho más eficiente. Una llamada telefónica de 30 minutos puede tomar el lugar de las discusiones de correo electrónico de una semana de duración. ¿Solo asegúrese de no dejar que sus reuniones se conviertan en un vacío de tiempo? ¿Abordado de reuniones ineficientes? ¿Enviar estas 8 reglas a tu jefe harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefe Si una reunión está bien organizada, no hay razón para que no pueda mejorar la productividad, el sentido del propósito y la moral. Aquí hay algunas reglas a seguir para reuniones efectivas. Lee mas .

Tu penitencia es hacer todo lo posible para no enviar correos electrónicos durante una semana.. Si Tony no está en su escritorio cuando te acerques, deja una nota escrita a mano. Si Bob quiere organizar algo, llámalo y cuéntalo por teléfono. Vea cómo cambiar su valor predeterminado de “enviar un correo electrónico” a “Solo envía un email si no hay otra opción.” Afecta tu forma de trabajar. La bandeja de entrada de todos te lo agradecerá..

Envío de correos electrónicos demasiado largos

Al igual que enviar un correo electrónico corto a demasiadas personas es un pecado, enviar correos electrónicos realmente largos a una sola persona también puede serlo. Si lo que intenta decir requiere un correo electrónico de 2000 palabras, es probable que esté utilizando la herramienta de comunicación incorrecta. Cuanto más largo sea su correo electrónico, más tiempo le tomará a la otra persona leer y más esfuerzo requerirá para responder. Los correos electrónicos largos realmente pueden apestar!

“No tuve tiempo de escribir un breve correo electrónico, así que escribí uno largo..” - marca “Marky” Dos

- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 de abril de 2015

Hay un creciente movimiento de personas que se comprometen a mantener todos los correos electrónicos en menos de cinco oraciones. Ellos sienten que si el mensaje no puede ser transmitido brevemente, lo estás haciendo mal. Si eres culpable de escribir correos electrónicos que se adentran en el territorio de Tolstoy, entonces tu penitencia es unirte a la multitud de cinco oraciones durante una semana. Ningún correo electrónico que envíe, no importa lo que parezca necesario, puede ejecutar más de cinco oraciones, preferiblemente cortas. Es un buen hábito y te hará más productivo. 7 Consejos de eficiencia de correo electrónico para hacer más correos electrónicos. Más rápido. 7 Consejos de eficiencia de correo electrónico para obtener más correos electrónicos. Una vida más rápida gira en torno a la comunicación y, literalmente, nada se logra sin eso. El correo electrónico es una herramienta de comunicación para facilitar tu vida. En lugar de tener que escribir una carta o intentar atrapar a alguien ... Leer más .

Respondiendo a cada mensaje

Este es el pecado del que era más culpable, y me tomó un tiempo superarlo. Cuando recibes un correo electrónico, el impulso natural es responder de inmediato. El problema es que esto puede llevarlo a intercambios innecesarios y reaccionarios y la gente esperará que esté disponible para responder instantáneamente al correo electrónico a todas horas. Responder a todos los correos electrónicos de manera instantánea es solo un pequeño pecado, mientras que a la inversa, esperar que todos respondan al instante es un pecado mayor.

Al responder rápidamente a todo lo que está alimentando a la bestia, ese es el jefe que exige respuestas por correo electrónico a las 4 am de un sábado. No debes complacer a tales jefes. Como penitencia por este pecado., debe pasar una semana esperando al menos una hora antes de responder a los correos electrónicos, y solo responder durante las horas de trabajo. Si algo requiere una respuesta urgente, necesita usar otro método de comunicación.

Ve ahora en paz

Me encanta o lo odias, el correo electrónico está aquí para quedarse. Sin embargo, hay maneras de mejorar la experiencia para todos los demás. Si eres un terrible pecador de correo electrónico, arrepiéntete de tus caminos y pon en acción algunas de estas soluciones simples. La gente te lo agradecerá. Si, por otro lado, eres un santo de correo electrónico, reenvía este artículo a cualquier pecador que conozcas y difunde la buena palabra..

Hay innumerables otros pecados de correo electrónico por ahí. ¿Cuáles crees que me he perdido? ¿Y qué penitencia sugerirías??

Créditos de la imagen: xkcd.org.

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