Cómo crear el último sistema de gestión del tiempo perfecto que jamás utilizará

J.R.R. Tolkien escribió una vez, a través del personaje de Gandalf., “Todo lo que tenemos que decidir es qué hacer con el tiempo que se nos da..” Si desea conocer el secreto para crear el sistema de gestión de tiempo perfecto del mundo, entonces necesita escuchar a Gandalf..

Mi propio camino personal hacia el perfecto sistema de administración del tiempo fue largo, y está lleno de los restos de intentos anteriores. Dicen que el camino al infierno está pavimentado con buenas intenciones. Bueno, digamos que siempre comencé a usar cada nuevo sistema con muy buenas intenciones..

He intentado que Gqueues lleve la gestión de tareas de Google y la programación a un nivel completamente nuevo con GQueues tome la administración de tareas de Google y la programación a un nivel completamente nuevo con GQueues Google Tasks no funciona si desea ir más allá de la administración del tiempo de hoy al Planificación visionaria del mañana. Aquí es donde GQueues se acerca a la placa. Leer más, ToDoist ¿Cuánto más productivo es ToDoist Premium? Aquí hay 6 buenas razones para actualizar ¿Cuánto más productivo es ToDoist Premium? Aquí hay 6 buenas razones para actualizar Sigo usando ToDoist gratis por un tiempo. Pero seguí enfrentándome a cosas que quería hacer y no podía. Recordatorios por correo electrónico. Añadiendo notas a la tarea. Cosas que realmente agregarían mucho ... Leer más, las tareas de Google transforman las tareas de Google en una suite de administración de tareas con las tareas de Google sin conexión [Chrome] Transforman las tareas de Google en una suite de administración de tareas con las tareas de Google sin conexión [Chrome] El uso de las tareas de Google es como una relación amor-odio. El problema con el uso de Google Tasks directamente en Google Calendar o dentro de Google Mail es que el diseño y la interfaz de usuario están extremadamente simplificados y ... Lea más y todos los trucos de administración de la vida en el medio. Si eres como yo, probablemente has hecho lo mismo. Es una búsqueda constante de más organización con menos trabajo. Una forma de crear más tiempo en su agenda, para lograr todo lo que sueña lograr, sin perder el sueño..

¿Qué es el sistema de gestión de tiempo perfecto??

Si eres como yo, probablemente sientas que tienes un sistema que es casi Lo que necesitas, pero no del todo. Casi siempre falta algo.

El sistema de gestión del tiempo perfecto debe tener las siguientes cualidades.

• Te permite una “lugar tranquilo” Contemplar los objetivos y sueños de tu vida.
• Proporciona una integración perfecta de tareas relacionadas con sus objetivos
• Le permite organizar y planificar fácilmente sus responsabilidades semanales y diarias
• Te ayuda a evitar olvidar tareas importantes.
• Es compacto y simple, pero eficiente y todo incluido.

El último es como pedir la luna, ¿no? Es la necesidad de simplicidad combinada con el requisito de que sea todo incluido lo que hace que sea imposible encontrar el sistema perfecto.

Crear una línea de montaje de gestión de tiempo

El sistema ideal de gestión del tiempo debería funcionar como una línea de montaje eficiente. Tiene trabajo entrante (tareas), y esos deben ser organizados y planificados, y luego integrados en su calendario. Ese proceso se ve algo como esto:

El problema con la mayoría de los intentos de usar una sola aplicación como gTasks Use gTasks para sincronizar sus tareas con Google [Android] Use gTasks para sincronizar sus tareas con Google [Android] En estos días, hay un millón y una gran manera de administrar una to- Haga una lista en línea y a través de aplicaciones móviles. Dicho esto, a menudo todavía hay algunas personas que aún no están utilizando una de ... Leer más o algo por el estilo es que estas aplicaciones están especializadas para manejar una o dos partes de este proceso realmente bien.

Herramientas de seguimiento del tiempo 4 Excelentes herramientas gratuitas de seguimiento del tiempo [Android] 4 Excelentes herramientas gratuitas de seguimiento del tiempo [Android] No importa quién seas, el tiempo es un bien muy importante. Se nos asigna la misma cantidad de tiempo (86,400 segundos cada día) y depende de nosotros cómo gastamos ese tiempo ... Lea más o use la técnica de Pomodoro Pomodoro Web App Tomato.es La gestión del tiempo es simple Pomodoro Web App Tomato. es ¿La gestión del tiempo es simple no se puede enfocar? Ve a trabajar, ahora. Tomato.es es un temporizador Pomodoro gratuito que puedes usar directamente en tu navegador, y posiblemente sea la mejor aplicación de este tipo que he usado. La técnica de Pomodoro es simple:… Leer más te hace dilatar menos Por qué la dilación no puede ser curada por las aplicaciones de gestión de tareas [Opinión] Por qué la dilación no puede ser curada por las aplicaciones de gestión de tarea [Opinión] Por el tiempo más largo que he luchado Gestión del tiempo, y en algunos aspectos todavía lo hago. Uno de mis muchos métodos en “superando” mi falta de gestión del tiempo era utilizar aplicaciones de gestión de tareas. Yo… Lea más administrando su horario semanal, pero no lo ayude a organizar sus tareas.

No fue hasta que Justin me mostró su técnica con el uso de LEGOS como método de administración del tiempo. Cómo usar los LEGO para administrar mejor tu tiempo. Cómo usar los LEGO para administrar mejor el tiempo. Creo que he encontrado la herramienta de productividad definitiva: los LEGO. No te vayas Dejame explicar. Lea más que comencé a tener una idea de algo que podría funcionar mejor para mí. Esto llevó a lo que pensé que se convertiría en mi mejor y último sistema de gestión de todos los tiempos, utilizando Trello Trello: un sistema de gestión de proyectos único, simple y poderoso desde un buen hogar Trello: un sistema de gestión de proyectos único, simple y poderoso desde un buen Inicio ¿El nombre Joel Spolsky significa algo para ti? Si es así, querrás leer esta publicación, ya que muestra el proyecto más reciente y mejor de Spolsky. Y si no, debes saber que esto es ... Leer más .

Poniendo las piezas juntas

Sin embargo, Trello todavía no era un lugar fácil para planear objetivos de vida Cómo crear una tabla de visión y cumplir con sus grandes metas Cómo crear una tabla de visión y cumplir con sus grandes metas Puede llamarlos grandes rocas o grandes, peludos, audaces metas. Algunos lo llaman una lista de cubo. Vaciar ese cubo requiere acción. Aquí es donde una herramienta visual como Trello resulta útil. Leer más, y administrar las tareas de un paso del programa al siguiente fue muy torpe.

Por estas razones, finalmente decidí tomar todas las lecciones que aprendí de sistemas anteriores que he probado, y combinar todo en un único sistema de administración de tiempo automatizado que lo hace todo..

1º - Crea tu hoja maestra de gestión del tiempo

El flujo de trabajo que le robé a Justin y que utilicé en el sistema Trello funciona bien. Básicamente, comienza por un lado con todas las nuevas tareas entrantes que necesita para adaptarse de alguna manera a su programación. Luego, a la izquierda de eso, tiene una lista de todas las tareas que desea completar este mes. A la izquierda de eso, esta semana..

Este sistema funcionó para mí durante unos cuatro o cinco meses. Comencé a olvidar cosas que estaban en algunas de las listas. No se movieron a “hoy” y luego acaba de ser enterrado. El sistema me empezó a fallar..

Así que aquí está lo que hice. Primero debe crear una hoja de cálculo de Google y crear cuatro hojas..

En este caso, empiezas por la izquierda y creas un Entrante hoja. Esto mostrará una lista de todas las tareas entrantes de sus otros varios sistemas.

A la derecha de esto, creas un Demandas Mensuales hoja. A la derecha de ese crear un Demandas semanales hoja. A la derecha de ese crea tu Programación semanal hoja.

Iremos a formatear esas hojas individuales en un momento. Pero primero, crea un calendario semanal en el Programación semanal hoja creando una fila de días de la semana y una columna de cada media hora durante un día entero.

Ahora que tiene su programa semanal listo para usar, es hora de comenzar a ingresar tareas en su nuevo sistema de administración de tiempo!

Sobre el Hoja entrante, crear encabezados para Tarea, Proyecto, Fecha Agregada, Etiqueta, Prioridad, Enlazar, Programado, y Hecho.

Estos campos tendrán sentido en un momento en que empecemos a alimentar a su “Entrante” Hoja con alimentaciones automatizadas..

2º - Crea y automatiza tus objetivos de vida

El primero de esos feeds serán tus objetivos de vida..

La lección más importante que aprendí es que cuando se trata de los grandes objetivos, necesita un espacio limpio y destinado solo para un propósito: contemplar las cosas que son más importantes para usted..

De todas las aplicaciones de administración de tiempo que he probado, este es un propósito para el cual ToDoist es perfecto.

Es limpio y simple. Crea esos grandes objetivos de vida a la izquierda y luego, en el lado derecho, divide esos objetivos realmente grandes en los objetivos secundarios en los que trabajará durante toda su vida..

Por ejemplo, uno de los objetivos de mi vida es tener una familia feliz. Algunos objetivos secundarios de esto serían “Proporcionar una infancia positiva” para mis hijos, o para “Ser un marido devoto y cariñoso”. Debajo de esos sub-objetivos, son donde van más los específicos. Por ejemplo, construir una habitación para mi hija sin duda le daría una experiencia infantil más positiva..

Ahora, esto es un procesable tarea. Lo que desea hacer es configurar etiquetas para estas tareas prácticas, de modo que ToDoist las envíe automáticamente a su sistema de administración de tiempo maestro..

Necesitará usar ToDoist Premium para tener acceso a las etiquetas (¡es barato y vale la pena!)

En ToDoist, simplemente haga clic en etiquetas en la barra de navegación izquierda y luego haga clic en el Añadir etiqueta botón.

En el ejemplo anterior, para la creación de una tarea de dormitorio, después de crear una etiqueta happy_family, agregué “@familia feliz” a la propia tarea, etiquetarla.

¿Por qué estas etiquetas te ayudan? Porque ahora puede usar IFTTT para detectar esas tareas etiquetadas e insertar las tareas en su marca nueva Entrante hoja en Google Sheets.

En IFTTT, simplemente elija el activador ToDoist y seleccione Nueva tarea creada con etiqueta.

A continuación, puede elegir de una lista desplegable de las etiquetas que creó, así como del Proyecto donde usó la etiqueta..

Finalmente, configura la Acción en Google Drive, selecciona Añadir fila a la hoja de cálculo, y escriba el nombre correcto de su hoja de cálculo de Google donde creó el “Entrante” hoja.

Observe los campos en esa salida? Esos son los mismos campos que acaba de crear en la hoja de cálculo..

Así que ahora, cada vez que cree una tarea relacionada con el objetivo de vida en ToDoist y aplique una de las etiquetas para las que creó los activadores IFTTT, esa tarea se cargará automáticamente en la hoja de cálculo de entrada..

Piénsalo. Ahora, puede sentarse, despejar su mente y simplemente planificar sus objetivos de vida. No se preocupe por cómo planificar lo que necesita hacer para lograrlos, solo haga una lluvia de ideas y etiquete las tareas que deberá realizar para lograrlo. Deja que la automatización se encargue del resto..

3º - Automatice sus demandas urgentes

Por supuesto, tu vida es más que tus metas de vida. Seamos realistas, las demandas diarias, las llamadas telefónicas y los correos electrónicos te bombardean constantemente con nuevas demandas y nuevas tareas. Necesitas una forma de lidiar con esas demandas también.

La respuesta para esto también es automatizar un “Entrante” alimentar desde su cuenta de correo electrónico. No te preocupes, esto es muy fácil. Solo crea un disparador IFTTT para cada vez que estrella un correo electrónico en su bandeja de entrada.

Luego crea la misma acción que hiciste antes - Añadir fila a la hoja de cálculo. Asegúrese de escribir el mismo nombre de hoja de cálculo correctamente. También necesitarás personalizar el Fila formateada para que genere los campos requeridos para la tabla Entrante que creó.

Lo importante es asegurarse de que el asunto del correo electrónico esté alineado con el “Tarea” campo en tu hoja de cálculo.

Ahora, cada vez que inicia un correo electrónico en su bandeja de entrada, esa línea de asunto del correo electrónico se agrega a su hoja de cálculo como otra tarea entrante.

La belleza de esto es que, al escanear correos electrónicos y detectar un correo electrónico que requiere su tiempo, debe convertirse en una tarea programada en su flujo de trabajo. No pierdas el tiempo intentando realizar la tarea de inmediato. Sólo tienes que estrellas y seguir adelante.

Ahora que tiene sus objetivos de vida y sus correos electrónicos diarios automatizados para completar la cola de tareas entrantes de su nuevo sistema de administración de tiempo, es hora de organizar el flujo de trabajo de ese sistema.

4º - Organice su flujo de trabajo de gestión del tiempo

Ahora viene la parte divertida. Si ha usado ToDoist para planificar sus objetivos a largo plazo y ha estado protagonizando cosas importantes en sus correos electrónicos, verá que en la hoja ha llegado un montón de nuevas tareas.!

Recuerda el Programado y Hecho campos que has creado? Bueno, esos eran extras que no se rellenarán con la automatización. Esto se debe a que al seleccionar cada nombre de tarea y moverlos a la Este mes o Esta semana hojas, deberá anotar que ha programado esa tarea. Cuando complete la tarea, puede marcarla como hecha usando el campo Hecho.

Una vez que se programa una tarea, existe en la hoja Mes o Semana. La idea es que mensualmente, debe mover todas las tareas entrantes que cree que puede realizar este mes al Este mes hoja.

los Este mes y Esta semana Las hojas deben tener los siguientes campos: Tarea, Para quien?, Frecuencia, Repetir y Objetivo en la vida.

A medida que mueva un nombre de tarea de Entrante a este mes, tómese el tiempo para completar esos campos. ¿Para quién (qué cliente o persona) es la tarea? ¿Es una tarea que necesitas repetir cada mes? Es de uno de tus Objetivos de Vida.?

Lo más importante es definir cuándo debe completarse la tarea. La clasificación por este campo lo ayudará a priorizar qué tareas realizar cuando esté planificando su semana.

Recuerda, haz esto todos los meses. Además, tome tiempo al comienzo de la semana para mover tareas desde el Este mes hoja a la idéntica Esta semana hoja. O, en los casos en que la tarea se repite mensualmente, puede agregar la tarea directamente a su calendario semanal y actualizar la “Lo próximo por hacer” campo.

Esta es la belleza de este sistema. Puede ayudarlo a administrar todo: tareas relacionadas con esos objetivos importantes de la vida, tareas cotidianas cotidianas que surgen de los correos electrónicos, tareas mensuales y semanales que debe realizar sin importar qué, y luego las tareas importantes que agrega a la Entrante hoja usted mismo.

A medida que las tareas se procesan y fluyen de una pestaña a otra, se fecha y se priorizan, y finalmente las agregará a su programación para la próxima semana. Esta es la programación en la última pestaña, que creó al principio de este artículo. Utiliza la estrategia de bloqueo de tiempo Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque ¿Está buscando una manera más eficiente de organizar sus días de trabajo? Intente bloqueo de tiempo. Esta táctica de administración del tiempo puede ayudarlo a mantenerse en el camino mientras mantiene las distracciones, la dilación y la multitarea improductiva a raya. Lea más sobre lo que Rob escribió recientemente, que funciona bastante bien..

Puede considerar la codificación por colores de esas tareas a medida que las agregue a su horario para la semana. Tal vez, cree un código de color para cada cliente diferente o use colores diferentes para indicar diferentes proyectos o prioridades.

La clave de este sistema es que es capaz de manejar todo, desde la planificación de su vida y el establecimiento de objetivos. 5 Errores críticos que deben evitarse cuando se establecen objetivos. y aumentar la productividad. Si no tienes metas, no tienes dirección. Sin dirección, es fácil que te sientas perdido y confundido. Afortunadamente,… Lea más, a los proyectos en los que está trabajando en este momento.

Luego están programados para realizarse en la segunda y tercera pestaña, y finalmente programados y realizados en la última pestaña. Siempre que tenga la disciplina suficiente para sentarse y usar este sistema para planificar su próximo mes y semana, aumentará su productividad muchas veces..

¿Ya has encontrado tu sistema de gestión del tiempo perfecto? ¿Parece que podría funcionar para ti?? Comparta sus propias experiencias de gestión del tiempo y consejos en la sección de comentarios a continuación!

Créditos de imagen: Gestión del tiempo a través de Shutterstock

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