Cómo lidiar con la sobrecarga de la bandeja de entrada y las listas de tareas pendientes en los correos electrónicos

La sobrecarga de correo electrónico es un gran problema en estos días. Además, el correo electrónico no es solo comunicación, sino que también dicta en gran medida su lista de tareas pendientes. Además, las notificaciones constantes pueden ser una distracción. Todos necesitamos una forma de domesticar el correo electrónico..

Trucos para evitar el desbordamiento de la bandeja de entrada 3 maneras sencillas de evitar que el correo electrónico se sobrecargue en su bandeja de entrada 3 maneras sencillas de detener la sobrecarga del correo electrónico de golpear la bandeja de entrada El correo electrónico tiene una gran reputación como asesino de la productividad. Administrar bien el correo electrónico puede ayudarlo a mantener su bandeja de entrada limpia, pero ¿no sería genial si tuviera menos para empezar? Leer más están a la orden del día. ¿Quién mejor para hablar de eso que un hombre que ha estado buscando domesticar Gmail desde 2006? Andy Mitchell es el fundador de ActiveInbox, una aplicación para organizar tu bandeja de entrada de Gmail Organiza tu bandeja de entrada de Gmail mejor con ActiveInbox Organiza tu bandeja de entrada de Gmail mejor con ActiveInbox Leer más .

Correo electrónico en la mañana: ¿es algo que debe hacer o debería resolverlo más adelante? Que es La mejor estrategia para lidiar con el correo electrónico al despertar.?

Andy: He luchado con esto por años.

• Si lo primero que haces es enviar un correo electrónico, te dejará atrapar y perderás toda una mañana (un poco como mirar un video en YouTube y luego seguir los relacionados por el agujero del conejo).
• Pero si lo pospone, es probable que se pierda algo crítico, o se atasque en otra cosa y nunca vuelva a hacerlo..

La respuesta es hacer ambas cosas! Aunque en dos simples mordidas.

Primero, obtenga Inbox Zero usando el enfoque de David Allen. 5 Pasos de acción para curar su buzón de entrada. Cerebro de correo electrónico. Frenzy. 5 Pasos de acción para curar su buzón de entrada. Para resolver realmente sus problemas de correo electrónico, debe ir más allá de la Bandeja de entrada cero y abordar los problemas subyacentes. Leer más, para cada correo electrónico:

• ¿Es basura? Bórralo.
• ¿Puedes responder en 2 minutos? Entonces hazlo y bórralo.
• De lo contrario, actúalo para más tarde. Gmail (con ActiveInbox) o Outlook le permitirá especificar un estado de prioridad. (Es posible que desee responder a todos los correos electrónicos críticos de inmediato)

¿Por qué ir a Inbox Zero? En las palabras de Merlin Mann ...

“Ese 'cero?' No es cuántos mensajes hay en tu bandeja de entrada, sino cuánto de tu cerebro está en esa bandeja de entrada. Especialmente cuando no quieres que sea.”

Te da un comienzo limpio para comenzar tu día..

Elemento de acción: Elija varios puntos de bajo consumo de energía más tarde en el día para recibir los correos electrónicos. Abogo por la media hora de sueño después del almuerzo, y justo antes del final del día. Colóquese en su lista de correos electrónicos activados y amplíelos.

Si el correo electrónico es algo que verifique todo el tiempo o periódicamente?

Andy: Creo que, si sigues el enfoque de Bandeja de entrada cero más arriba, puedes revisar cada hora aproximadamente para mantenerte al tanto de las cosas urgentes, pero difiere cualquier cosa que lleve tiempo en bloques más periódicos..

Por supuesto, si trabaja en ventas o atención al cliente, no tiene otra opción: el correo electrónico es su vida.!

¿Cómo clasifica los correos electrónicos entre tareas, información importante y otros trabajos??

Andy: Primero, solo hay dos grandes categorías que importan: ¿Es una tarea, o es material de referencia?? Cada otro correo electrónico simplemente se elimina.

Entonces las tareas se pueden agrupar por estado. P.ej. alta prioridad, baja prioridad, y “Esperando”.

los “Esperando” La lista es la más poderosa, ya que todo lo que está bloqueado mientras espera a que alguien más haga algo. Estos correos electrónicos son normalmente los que se hunden en las profundidades de nuestro cliente de correo electrónico, y nos olvidamos completamente de hacer un seguimiento.

Elemento de acción: En Gmail, mantén una etiqueta; o en Outlook mantener una bandera; y cuando envíe un correo electrónico al que definitivamente necesite una respuesta, márquelo. Luego, una vez por semana, puede ingresar a su lista de espera y perseguir a todos los que no han respondido.

¿Debería usarse el correo electrónico como una lista de tareas pendientes??

Andy: Sí!

Si las tareas ya están entrando en su bandeja de entrada, ¿cuál es la alternativa? Tendrías que copiarlos y pegarlos desde tu correo electrónico en otro sistema..

Esta es una gran fuente de pérdida de tiempo y confusión, con tareas duplicadas en diferentes sistemas. Por esta razón, David Allen aboga por “bordes duros” (un elemento debe aparecer en una sola lista) para mantener su cerebro ordenado y libre de estrés.

Por supuesto, el principal inconveniente de los clientes de correo electrónico regulares es que no son buenos para manejar esas tareas de correo electrónico. Por lo tanto, la idea original de ActiveInbox fue que los correos electrónicos son tareas. No hay separación ni duplicación..

Elemento de acción: [Nota del editor] Puede convertir Gmail en un tablero de tareas similar a Trello con Sortd Convertir Gmail en un tablero de tareas similar a Trello Con Sortd Convertir Gmail en un tablero de tareas similar a Trello Con Sortd En la fuerza laboral moderna, su correo electrónico a menudo se convierte en su lista de tareas. Bueno, ahora puede obtener la organización de estilo Trello en Gmail con una nueva extensión de Chrome, Sortd. Lea más, brindándole la comodidad de su bandeja de entrada regular y agregando una lista de tareas pendientes en el proceso.

¿Cuáles son algunas formas efectivas de usar el correo electrónico para anotar tareas??

Andy: Si desea agregar una tarea que no comenzó como un correo electrónico, ¡solo envíese un correo electrónico a usted mismo! Entonces necesitas marcarlo como una tarea..

Con ActiveInbox, puede reemplazar el asunto del correo electrónico con un nombre de tarea, establecer un estado y fecha de vencimiento, agregar una lista de verificación y notas, y convertirlo en parte de un proyecto. Convierte Gmail en un administrador de tareas completo.

Elemento de acción: En Gmail, puedes marcar un correo electrónico con estrellas; con la bandeja de entrada de Google puede agregar recordatorios o posponer un correo electrónico Revisión de la bandeja de entrada de Google: Un soplo de aire fresco Revisión de la bandeja de entrada de Google: Un soplo de aire fresco Gmail es un nombre familiar en el departamento de correo electrónico, pero Google no estaba contento con él. Conoce la bandeja de entrada de Google, una nueva forma de acercarte al correo electrónico. Lee mas .

¿Nuestra bandeja de entrada como una lista de tareas se convierte simplemente en otro sistema que compite por la atención??

Andy: Seguro que es un sistema que compite por nuestra atención, pero nuestra bandeja de entrada ya lo está haciendo. Así que no es otro.. El hecho de que su bandeja de entrada ya sea una lista de tareas, sin que usted lo desee, es precisamente la razón por la que debe convertirla en su lista central de tareas..

Siempre es más fácil nadar con la corriente. Puede intentar mantener una lista de tareas en otro lugar, pero si la mayoría de sus tareas provienen del correo electrónico, ¿desea seguir luchando contra ella, copiar y pegar correos electrónicos en su otro administrador de tareas y gritar a los colegas que le siguen enviando correos electrónicos? ¡No luches contra eso! Haga del correo electrónico el núcleo de su lista de tareas.

Elemento de acción: [Nota del editor] Si aún desea utilizar una lista de tareas externa, Todoist y Any.do le permiten agregar tareas directamente desde Gmail.

¿Es la eficiencia del correo electrónico una responsabilidad colaborativa o individual? ¿Cuál es la etiqueta que todos debemos seguir??

Andy: Cuando se trata de etiqueta, la respuesta es definitivamente, definitivamente colaborativa. Como con todo lo demás en la sociedad, se trata de respetar a los demás tanto como a ti mismo. [Nota del editor: Del mismo modo, hay algunos correos electrónicos garantizados para ofender, enojar o molestar a los destinatarios 6 maneras de garantizarlo, enojar y molestar con cada correo electrónico que envíe. 6 maneras de garantizarlo, ofender y molestar con cada correo electrónico que envíe. difícil. Es realmente difícil expresar lo que realmente quieres decir en un correo electrónico, y la mitad del tiempo la gente casi siempre te malinterpretará. Gran parte del problema viene ... Leer más]

A pesar de ser aparentemente educado, creo que los correos electrónicos que solo dicen “Gracias!” o “De acuerdo!” Son una pérdida total de tiempo, y por lo tanto el mal..

Sin embargo, cuando se trata de herramientas de colaboración, eso es un asunto diferente. El correo electrónico es una experiencia inherentemente en solitario. Al menos para coordinar el cronograma de un equipo, aún necesita su gerente de proyecto, CRM y herramienta de mensajería instantánea.

Elemento de acción: Soy fan de 3Sentences. Brevity le ahorra tiempo a todos, incluso a usted cuando tenga que volver a escanear el correo electrónico en el futuro. Mientras que los correos electrónicos de waffling son perezosos y groseros.

Pregúntale a Andy tus preguntas relacionadas con el correo electrónico!

Andy Mitchell leerá los comentarios y responderá cualquier pregunta que tenga sobre cómo manejar su correo electrónico. Ahora es tu oportunidad de resolver ese problema molesto!

Créditos de las imágenes: Cairo, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, hoefi, OpenClip

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