Cómo liberar el poder de las plantillas en las 7 herramientas principales de productividad

Como regla general, las aplicaciones de software existen para proporcionar comodidad y para agilizar el trabajo. Por lo general, ofrecen una variedad de herramientas eficientes para ayudarlo a aumentar la productividad.

Pero, ¿qué sucede si le digo que no importa qué aplicación esté utilizando, es probable que no la esté utilizando en todo su potencial??

Para obtener más de sus herramientas diarias, aprenda a Desbloquea el poder de las plantillas..

Por que plantillas?

Tomemos los procesadores de texto, por ejemplo. Cada vez que creas un nuevo documento, empiezas desde cero. Eso es ideal y necesario, si estás creando algo nuevo, innovador o fresco. Pero, si está creando un documento que tiene un diseño universal, simplemente está perdiendo el tiempo..

No importa qué aplicación esté utilizando, y no importa qué tipo de proyecto esté emprendiendo, es probable que ya tenga una plantilla prefabricada disponible. Si ese no es el caso, generalmente puede crear sus propias plantillas para invocarlas más tarde..

Adoptando este enfoque de la productividad diaria. Cómo 6 plantillas simples de Evernote aumentan mi productividad diaria. Cómo 6 plantillas simples de Evernote aumentan mi productividad diaria. Cree plantillas personalizadas en Evernote. Con estas plantillas, puede aumentar su productividad en el trabajo y en su vida personal. Veamos cómo puedes hacer tus propias plantillas personalizadas de Evernote rápidamente. Leer más puede mejorar su vida al ahorrarle tiempo, ayudarlo a producir un gran trabajo y tal vez incluso ayudarlo a descubrir nuevas fórmulas para sus tareas diarias que no había pensado.

Entonces, cuando te comprometes a usar plantillas, es importante saber en primer lugar qué hace que una plantilla valga la pena..

Cómo detectar una buena plantilla

El primer paso para elegir cualquier plantilla es determinar exactamente qué necesita de ella. Para qué lo vas a usar? ¿Qué tipo de información vas a incluir??

Por supuesto, esto también dependerá de la aplicación que planea usar. Eso me lleva a mi siguiente punto:

Asegúrese de comprender el alcance completo de la aplicación para la que está recibiendo la plantilla. Asegúrese de comprender el alcance completo de la plantilla. Cree su plantilla de PDF personalizada para planificar cualquier cosa. Cree su plantilla de PDF personalizada para la planificación. Cualquier plantilla es un dispositivo vital que le permite ahorrar tiempo y que puede usar para casi cualquier situación de la vida. Cuando llegue la situación especial, ¿puedes hacer tu propia plantilla? Es fácil. Te mostramos cómo. Leer más, también.

En otras palabras, ¿qué tipo de cosas podrás hacer con eso? ¿Hay algún cambio o edición que no pueda hacer? ¿De qué limitaciones o restricciones necesita estar al tanto? ¿Hay elementos que deban presentarse de una determinada manera??

Cualquier buena plantilla es flexible y personalizable. Debería poder moldearlo en exactamente lo que necesita, si no es así ya.

En este momento, estos consejos parecen generalizados, pero comprenderá su valor tan pronto como se sumerja y comience a buscar una plantilla. Recuerde anotar y especificar primero lo que necesita de la plantilla y continuar desde allí..

Plantillas para aplicaciones populares

A continuación, veremos algunas plantillas de ejemplo para varias aplicaciones populares. Tome nota del tipo de plantillas resaltadas e intente hacer lo mismo para sus propias aplicaciones, especialmente si no están en la lista.

A través de plantillas efectivas, puede desbloquear el verdadero potencial de sus aplicaciones y llevar su experiencia de software al siguiente nivel.

Asana

Asana, si aún no está familiarizado, es una herramienta de gestión de proyectos basada en equipos. Más importante aún, es una herramienta de organización social para equipos pequeños y grandes, completa con chat en línea, interacciones y más.

Le permite mantenerse en contacto con su equipo, crear y organizar proyectos y asignar tareas a los miembros del equipo. Puede organizar proyectos de varias maneras, con diferentes tareas para formar un todo. Existen múltiples herramientas y características para aumentar tu experiencia, también. Por ejemplo, cualquier persona puede adjuntar archivos desde servicios de almacenamiento en la nube, como Dropbox, o cargarlos para el acceso en línea. Esto le permite compartir fácilmente archivos entre los miembros del equipo.

A diferencia de algunas de las otras aplicaciones en esta lista, no puede descargar plantillas prefabricadas para usar en Asana. Sin embargo, puede crear sus propias plantillas para usarlas cuando las necesite..

Hay un par de maneras de hacer esto. Puede crear una plantilla desde cero, con la intención de usarla como plantilla desde el primer momento, o puede convertir un proyecto o tarea existente en una plantilla, lo que le permite guardar la estructura actual.

Esto es excelente para tareas como la creación de nuevas listas de verificación de clientes, contenido de marketing de productos, planes de control de calidad, materiales de incorporación para nuevas contrataciones y más. Puede guardar la estructura o diseño actual como una base para reutilizarla y modificarla para futuras tareas y proyectos..

El recurso completo para trabajar con plantillas en Asana se puede encontrar aquí.

Asana es de uso gratuito para equipos de hasta 15 personas, o $ 8.33 (facturados anualmente) por miembro para equipos más grandes.

Canva

Una de las mejores cosas de Canva, una herramienta de diseño y edición de imágenes en línea, es que hay un montón de plantillas disponibles para trabajar con.

Canva es básicamente el Photoshop menos complicado del diseño gráfico moderno. Los 7 mejores sitios para encontrar plantillas gratuitas de InDesign: libros, folletos, revistas y más. Los 7 mejores sitios para encontrar plantillas gratuitas de InDesign: libros, folletos, revistas y más. ¿Usando una plantilla profesional de Adobe InDesign en lugar de hacer la suya propia? Aquí están los mejores sitios de plantillas gratuitas. Lee mas . Es poderoso, y hay una tonelada de recursos disponibles dentro de la aplicación para crear los gráficos que necesita para publicaciones de blog, recursos de impresión y más. Puede aprovechar las formas, imágenes prediseñadas, estilos de fuente y elementos visuales existentes para producir exactamente el tipo de gráfico que necesita.

Elegir una plantilla existente con la que trabajar en Canva es muy simple. Simplemente inicie la aplicación y se le presentará una variedad de opciones para elegir.

Lo que quizás no sepa es que, con una cuenta de Canva for Work, puede crear y guardar sus propias plantillas de marca para usarlas en cualquier momento. Esto es sencillo ya que las opciones están justo frente a ti.

Hay una solución que puede utilizar para la versión estándar de Canva para uso personal. La aplicación guarda automáticamente cualquier documento anterior que haya creado, siempre que haya iniciado sesión. Asegúrese de hacerlo, cree un nuevo documento y luego rellénelo con imágenes y contenido genéricos..

Más adelante, puede editar el documento existente creando una copia y yendo desde allí. Es como tener una plantilla personalizada!

Canva Basic es de uso gratuito, pero hay restricciones en el contenido que puede incluir en sus gráficos. Puede pagar individualmente para usar ciertos elementos gráficos desde la aplicación, y los costos variarán.

Canva for Work cuesta $ 12.95 por mes por cada diseñador en un equipo que necesita acceso a la herramienta, y ese precio se descuenta a $ 9.95 por mes si paga anualmente..

Kanbanize

Kanbanize, una popular herramienta de administración ágil y de Kanban, tiene soporte incorporado para tipos de tarjetas y plantillas personalizadas.

La herramienta se utiliza para agilizar los procesos de trabajo al proporcionar una tabla de progreso visualizada. Es esencialmente una versión digital del proceso Kanban. Usted crea lo que se llama una tabla de proyectos que actúa como una pizarra o pizarra. Luego, crea tarjetas de tareas para todos los diferentes pasos que deben realizarse para completar su proyecto, que actúan como notas adhesivas. Estas tarjetas de tareas se asignan a miembros individuales del equipo y lo ayudan a realizar un seguimiento de lo que se ha completado y lo que aún debe hacerse..

Normalmente, necesitaría crear tarjetas de tareas y tableros de proyectos desde cero, editando todos los atributos, campos y detalles individuales a medida que avanza. Para simplificar las cosas, Kanbanize le permite crear plantillas de estos elementos.

La herramienta le permite modificar plantillas prefabricadas de tarjetas de tareas para que no tenga que crearlas cada vez. Es especialmente conveniente si hay atributos que usa regularmente, y puede hacer lo mismo con los tableros de proyectos para mantener los campos y atributos consistentes en múltiples proyectos.

La configuración de una plantilla en Kanbanize es bastante intuitiva, pero si prefiere pasos detallados, el sitio también tiene instrucciones fáciles de seguir en su página Tipos de tarjeta y plantillas.

Kanbanize ofrece una prueba gratuita para hasta 1,000 acciones. Después de eso, es de $ 9 por miembro del equipo por mes (facturados anualmente) para equipos más pequeños de hasta 20 usuarios. Para organizaciones más grandes, es de $ 15 por usuario por mes.

Google Docs

Google Docs es un procesador de textos basado en la nube que es extremadamente versátil. Si alguna vez ha usado Microsoft Word, OpenOffice o herramientas similares, es casi exactamente eso, con la excepción de que es una aplicación en línea. También hay versiones para dispositivos móviles y tabletas de la herramienta para que pueda editar documentos sobre la marcha, y hay una función fuera de línea para cuando necesita dejar su burbuja Wi-Fi protegida.

Como la mayoría de los procesadores de texto, puede descargar plantillas prefabricadas para crear documentos con la herramienta. El tipo de plantilla que necesita depende claramente del proyecto o contenido en el que planea trabajar. Por ejemplo, hay plantillas para calendarios, cartas de presentación, hojas de vida 3 sitios web útiles para obtener plantillas de currículum descargables gratis 3 sitios web útiles para obtener plantillas de currículum descargable gratis Leer más, facturas, planes de negocios, plazos del proyecto y mucho más.

Encontrará algunas de las mejores plantillas prefabricadas de Google Docs resaltadas aquí 24 Plantillas de Google Docs que harán su vida más fácil 24 Plantillas de Google Docs que harán su vida más fácil Las plantillas pueden ahorrarle mucho tiempo. Compilamos 24 plantillas de Google Docs para el trabajo, la salud, el hogar y los viajes que ahorran tiempo. Continúa con tus proyectos, en lugar de luchar para armar documentos. Lee mas .

También puede crear su propia plantilla fácilmente guardando un documento con el contenido base y luego copiando ese archivo más tarde para editarlo..

Hootsuite

Hootsuite es una herramienta de marketing social súper poderosa que le permite administrar cuentas sociales y publicar contenido en varias redes sociales..

Lo que lo hace ideal para empresas grandes y pequeñas es que ofrece varias herramientas analíticas concisas para acompañar el contenido social que publicas. Puede realizar un seguimiento de los niveles de compromiso, las vistas, el porcentaje de divulgación y más.

Una de las características excelentes de Hootsuite, y hay muchas, es que puede crear plantillas de mensajes sociales personalizados. Esto le permite reutilizar el contenido que publicaría continuamente. Esta es una característica que carece de la mayoría de las redes sociales, especialmente desde la perspectiva de muchos bloggers y propietarios de pequeñas empresas..

Por ejemplo, supongamos que tiene una promoción durante todo el mes que desea que sus seguidores sociales conozcan. En lugar de crear una nueva publicación social desde cero cada vez que desee enviar el contenido promocional, puede almacenar el mensaje como una plantilla para consultar más adelante. Luego, a lo largo del mes, puede abrir esa plantilla y programar publicaciones sociales - idénticas o ligeramente editadas cada vez.

Si se está preguntando cómo configurar plantillas, encontrará instrucciones detalladas aquí..

Hootsuite Pro, que permite hasta 10 usuarios, se factura anualmente por $ 9.99. Hootsuite Business, que es para equipos más grandes, no tiene un precio por usuario indicado, por lo que deberá ponerse en contacto con el equipo de soporte para obtener más información..

Libros nuevos

Dirigir un negocio, grande o pequeño, no es una tarea fácil, especialmente cuando se trata de administrar las finanzas. FreshBooks es una herramienta de contabilidad que informa que puede liberar un promedio de dos días completos al mes para los clientes que de lo contrario se gastarían realizando tareas contables regulares.

Es una alternativa de QuickBooks que funciona muy bien y tiene una interfaz mínima pero capaz.

No puedo revisar todas las funciones del servicio porque estaría aquí todo el día, hay muchas. De lo que puedo hablar es de la excelente plantilla que ofrece la aplicación..

FreshBooks ya tiene una herramienta de plantilla prefabricada para generar facturas y estimaciones. Puede personalizar las plantillas directamente desde el panel de administración de su cuenta. Esto le permite reducir el tiempo que normalmente pasaría creando estos tipos de documentos personalizando la información y los campos necesarios por adelantado. De esa manera, cuando sea el momento de enviar una factura. Las 5 mejores aplicaciones de facturación gratuitas para autónomos y propietarios de pequeñas empresas. Las 5 mejores aplicaciones de facturación gratuitas para autónomos y propietarios de pequeñas empresas. Elige el que sea mejor para ti. Lea más a un cliente, o genere estimaciones, solo necesita editar un pequeño lote de información.

FreshBooks cuesta $ 39.95 al mes para el plan Premium, que le permite facturar a un número ilimitado de clientes y crear un número ilimitado de facturas e informes. Si solo necesita facturar a 50 clientes o menos, puede obtener el plan Plus por $ 24.95 al mes, que también ofrece un número ilimitado de facturas e informes..

Zapier

Zapier es una herramienta poderosa que puede ayudarlo a automatizar tareas. Cree Automatizaciones de Vida Increíble con Zaps de múltiples pasos. Cree Automatizaciones de Vida Increíble con Zaps de múltiples pasos. automatizaciones llamadas zaps multi-paso. Lea más definiendo una serie de disparadores y acciones. A través de la aplicación, creas algo llamado “borrar,” que sirve como regla general, o plantilla, para la acción que desea realizar.

La herramienta se puede utilizar para conectar dos aplicaciones compatibles con Zapier entre sí para realizar el trabajo.

Por ejemplo, puede configurar un zap o regla que guarde automáticamente los archivos adjuntos de Gmail en su cuenta de Dropbox. También puede configurar reglas para crear una tarjeta Trello semanalmente, rellenar nuevas filas en Google Sheets con informes resumidos de RescueTime y mucho más.

Esencialmente, cada regla o acción que creas en Zapier. es una plantilla.

Esta herramienta es invaluable para los dueños de negocios y aquellos que trabajan en entornos de ritmo acelerado. Puede automatizar una variedad de tareas a través de más de 500 aplicaciones de terceros como Facebook, Dropbox, WordPress, Google Drive, Evernote y más.

Piense en todo el tiempo que podría ahorrar al automatizar las tareas mundanas que realiza de manera regular.

Zapier tiene una amplia selección de niveles de pago que van desde Básico ($ 20 por mes) hasta Business Plus ($ 125 por mes) e Infraestructura ($ 250 por mes). La cantidad de reglas que puede crear depende del plan de suscripción que elija.

¿Qué plantillas empezará a usar??

Las plantillas, siempre que sean efectivas, pueden ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo. Le permiten omitir los pasos generales en las herramientas de creación de documentos y tareas para llegar directamente al meollo de la cuestión. Con todas las aplicaciones mencionadas anteriormente, y muchas no mencionadas aquí, puede cargar una plantilla y editar campos específicos para obtener exactamente lo que necesita.

Todos podríamos usar un poco de tiempo adicional y, aprovechando las plantillas, se pagará exactamente eso..

Entonces, ¿cómo usarás las plantillas para hacer tu vida un poco más fácil? ¿Cuáles son las plantillas que ya usas? Cuéntanos en la sección de comentarios a continuación.!

Crédito de la imagen: Helloquence

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