El futuro está aquí su guía para tener una vida sin papeles hoy

Sin papel: un término que se usa con bastante frecuencia hoy en día. Pero, ¿qué significa? ¿Y en qué medida se aplica? Ciertamente, todos seguimos usando papel hasta cierto punto a pesar de los avances en tecnología, así que, ¿cómo podemos ir? completamente sin papel?

Bueno, la verdad es que probablemente siempre habrá algún tipo de papel, pero el problema no radica en usar el papel en sí, sino en tener conciencia por la cantidad utilizada y los métodos para los cuales se utiliza.

En general, a pesar de los consejos sin papel que se le presentan en este artículo, en última instancia, depende de usted hacer que suceda. Entonces, mientras lee, piense cómo podría llevar esto a cabo en su vida. Si hay algo que probablemente no sea para usted, en lugar de cerrar la puerta completamente, intente reflexionar sobre lo que podría tomar para que esto suceda. A menudo, el pensamiento inicial es que no funcionará, pero, por lo general, después de un pensamiento serio y una investigación más profunda, es posible que descubras algunas formas ingeniosas de hacerlo realidad..

Alternativas a la impresión y notas de papel

La impresión puede ser beneficiosa, no hay duda de eso. A veces es bueno tener el documento en la mano y otras necesario a tambien Cuando ese es el caso, es importante saber cómo mantener los costos de impresión lo más bajos posible. Cómo mantener los costos de impresión lo más bajo posible. Cómo mantener los costos de impresión lo más bajo posible. No solo cuesta dinero, sino que también desperdicia recursos, espacio de almacenamiento y tiempo. De hecho, ¡la mitad de todas las páginas impresas nunca se utilizan! ... Leer más. Sin embargo, a menudo simplemente hacemos clic en imprimir sin pensarlo dos veces. ¿Qué vamos a hacer realmente con ese recibo de la tienda de compras en línea que acabamos de imprimir? Es bueno tenerlo para los discos, pero lo hace De Verdad necesita ser impreso? Probablemente no.

Imprimir en PDF

“Impresión” PDF se puede hacer con una variedad de herramientas, algunas de las cuales son complementos del navegador y otras son programas. Hemos compartido un par de maneras en MakeUseOf para hacerlo con PDF995 Convertir cualquier cosa a PDF utilizando PDF995 Convertir cualquier cosa a PDF utilizando PDF995 Leer más e imprimir en páginas en Firefox. Personalmente, uso Nitro PDF y lo recomiendo altamente como lector de PDF. También incluye un “imprimir en PDF” solicitud.

Sin embargo, puede que ni siquiera necesitar Un programa que hace esto. Google Chrome puede guardar lo que está imprimiendo directamente en un PDF.

Otras opciones son usar Google Cloud Print dentro de Google Chrome para guardar en Google Drive. También podría tener en cuenta que Microsoft OneNote también tiene una función que su computadora reconoce como una impresora y puede enviar el documento allí..

Guardar como WWF, salvar un árbol

Es posible que esté familiarizado con el Fondo Mundial para la Naturaleza (WWF). En su “Piensa antes de imprimir” movimiento, han abordado un problema importante - la impresión innecesaria. Claro que podrías estar sin papel, pero ¿cómo puedes asegurarte de que otros también comiencen??

Han creado un formato de archivo llamado WWF, un PDF que no se puede imprimir. Una vez que haya instalado el software, podrá guardar archivos en este formato. El formato se puede abrir con cualquier archivo PDF, pero obviamente no se puede imprimir.

Firmar electrónicamente documentos

Si firmar documentos es una razón importante por la que imprime documentos, es posible que desee considerar firmarlos en su computadora. Hay dispositivos que puedes comprar para hacer esto y programas para ayudarte a hacerlo fácilmente. Muchos lectores de PDF, como Nitro PDF o Adobe (firmas electrónicas), tienen las características incorporadas en ellos. Pero hay muchas otras herramientas que pueden hacer esto también..

Incluyendo, pero no limitado a: Hellofax, PDFPen, MyLiveSignatures, DocShaker, MiddlePost, DocuSign y SignNow. La elección depende de usted lo que use, pero lo aliento a que lo examine si es algo que hace a menudo. Si es mas de “una vez en una luna azul” Es posible que la compensación no sea tan grande, pero si realmente quieres quedarte sin papel y facilitaría la organización de tus documentos, te lo recomiendo..

Use su teléfono inteligente para notas

Tal vez usted no tenga un teléfono inteligente (yo tampoco) y si no lo tiene, le diré por experiencia propia que ir sin papel por lo general es difícil. Sin embargo, si tiene un teléfono inteligente, realmente puede aprovechar su “características sin papel”. La primera ventaja de tener un teléfono inteligente es que siempre lo tienes. Esto significa que no necesita hacer notas adhesivas y enlucirlas en toda el área de trabajo. Simplemente cree una nota en su teléfono (hay muchas aplicaciones que hacen esto) y no tiene que preocuparse por olvidar ese pedazo de papel que dejó en su escritorio con su lista de compras, el número de teléfono, etc..

Además, a menudo existe la posibilidad de configurar un recordatorio para las notas en su teléfono inteligente: las notas adhesivas no pueden hacer eso, especialmente si pierde u olvida traerlas con usted.

Por supuesto, lo mismo se puede aplicar a las tabletas, sin embargo, a pesar de sus ventajas portátiles, no son tan móviles como un teléfono inteligente..

Clip de páginas web en lugar de imprimirlas

Por último, Evernote Web Clipper es una herramienta muy útil para guardar información. Ampliaré Evernote un poco más adelante, pero esta herramienta es excelente. Está disponible como una extensión de navegador y bookmarklet, pero, por supuesto, necesita una cuenta de Evernote para usarla, ¡la cual debería obtener! Web Clipper puede detectar y guardar artículos o texto seleccionado. Esto significa que puede guardar lo que quiere leer y nada más..

Reducir el correo

Hay tantas cosas que abarrotan su buzón de correo, lo que lleva a saturar su escritorio o mesa de la cocina: estados de cuenta bancarios, facturas, revistas, periódicos, por no mencionar los boletines y el correo basura. ¿Cómo te deshaces de todo? Bueno, hay varias maneras de reducir el correo, entrante y saliente.

Obtenga sus extractos bancarios por correo electrónico

Lo primero que puede hacer es notificar a su banco que desea recibir los estados de cuenta por correo electrónico. No sé sobre el tuyo, pero mi banco lo promueve constantemente, incluso a personas como yo que ya lo han habilitado. Es probable que ni siquiera necesite hablar con su banco, pero debería poder acceder a la configuración desde su cuenta bancaria en línea.

Llene los formularios en línea

En lugar de imprimir formularios, completar la información y gastar el franqueo para enviarlo por correo, muchos servicios, incluso organizaciones gubernamentales, ofrecen la posibilidad de completar formularios y enviarlos en línea. Muchas veces prefieren esto en realidad, así que antes de entrar en esos edificios gubernamentales llenos de gente, intente ver si puede completar la tarea desde la comodidad de su hogar..

Facturas por correo electrónico (para empresas)

Si usted es dueño de un negocio, es probable que tenga que lidiar con mucho más papel que el propietario promedio. Una forma de reducir esto drásticamente es reducir la cantidad de correo saliente, por ejemplo. facturas. Por supuesto, también hay muchos otros documentos, pero las facturas parecen ser uno de los más importantes. Sus clientes probablemente apreciarán sus esfuerzos sin papel también.

Obtenga sus noticias e información en línea

En lugar de obtener el diario, intente obtener solo la adición semanal. O mejor aún, recórtelo completamente. La belleza de la Web es que tenemos una cantidad infinita de información a nuestro alcance. Puede revisar todos los sitios de noticias importantes por su cuenta y obtener la información para gratis, entonces por qué pagar por ello?

Sin embargo, si aún desea el periódico (porque tiene sus ventajas), muchos de los principales editores le permiten suscribirse a una versión eléctrica. Esto va también para las revistas..

Como beneficio adicional, si tiene un lector electrónico, es probable que pueda enviarlos directamente. De hecho, he escrito un artículo en MakeUseOf Cómo guardar artículos de la Web para leerlos más tarde en tu Kindle sin tableta Cómo guardar artículos de la Web para leerlos más tarde en tu Kindle sin tabletas Todos hemos estado allí: estás navegando por Internet y encuentra un gran artículo que te gustaría leer. Pero hay mucho que hacer y sabes que no debes tomarte el tiempo de leer ... Lee más sobre el envío de artículos web (que incluso podrían reemplazar completamente la necesidad de tus revistas) a tu Kindle.

Darse de baja de las listas de correo

Lo creas o no, puedes deshacerte de gran parte de ese correo. Lamentablemente, puede llevar algo de tiempo, pero hay un excelente recurso en WikiHow que explica diferentes maneras de hacerlo: números para llamar, organizaciones para escribir y técnicas para recordar.

Pague sus facturas en línea

Por último, pero ciertamente no menos importante es el pago de sus facturas. Probablemente sea una de las formas más grandes de reducir el papel y ahorrar tiempo en el proceso. A menudo, puede recibir recordatorios por correo electrónico de las empresas en lugar de correos, e incluso puede automatizar el proceso para que ni siquiera tenga que pensar en realizar los pagos; solo asegúrese de tener el dinero en su cuenta.

Escanear documentos existentes y nuevos

La mejor manera de convertir sus documentos existentes en un archivo digital es escanearlos. Recomiendo usar el formato PNG, ya que el formato JPEG es de menor calidad. Si tiene un escáner grande, genial, sin embargo, si todo lo que tiene es un teléfono inteligente, no se preocupe, de hecho, puede comenzar a preferirlo a los escáneres tradicionales..

Hay muchas aplicaciones disponibles para escanear documentos. ¿Por qué no puedes simplemente tomar una foto con la cámara de tu teléfono? Sin embargo, puede encontrar que muchas de las aplicaciones creadas específicamente para escanear tienen más funciones que darán como resultado un documento mejor escaneado..

Utilice un organizador de archivos, preferiblemente con OCR

Ahora que está escaneando sus documentos existentes y nuevos, necesita administrarlos. Definitivamente, hay algunas técnicas y métodos que necesitas usar para hacer esto y también he escrito un artículo sobre esto en MakeUseOf. Es crucial para tu movimiento ser sin papel para asegurarte de comenzar desde el principio, incluso si hasta ahora no has sido muy bueno organizando.

Una vez que tenga los fundamentos de la organización, el software será mucho más beneficioso. Hay un par de programas diferentes que recomiendo. Uno de ellos es el famoso, Evernote. En mi opinión, es genial. No es sólo es un programa para ir sin papel, es un programa para lo que quieras que sea, eso es lo que me encanta de él, es universal y se ajusta a cómo tú trabajo.

Una de las grandes características de Evernote es su capacidad para detectar texto dentro de las imágenes, también conocido como OCR o Reconocimiento óptico de caracteres. Esto significa que si escanea un documento y lo guarda como una imagen, luego busca algo dentro del documento, Evernote escaneará y encontrará el texto dentro de la imagen..

Recientemente hemos publicado una guía completa sobre el uso de Evernote, por lo que te recomiendo que lo compruebes y te familiarices con los otros artículos al respecto en MakeUseOf.

La otra herramienta es Doxo. Está enfocado en ayudarlo a ir sin papel y es una excelente herramienta para hacerlo.

Sincronice sus documentos en todos los dispositivos

Es probable que tenga más de un dispositivo y uno de los beneficios de ir sin papel es no tener que llevar esa nota o documento con usted. Sin embargo, tener que copiar y pegar el documento de un dispositivo a otro es casi una molestia. Afortunadamente, hay muchos servicios en la nube para elegir para ayudar con este problema. De SugarSync SugarSync: el servicio de copia de seguridad y sincronización de archivos gratuito más completo SugarSync: el servicio de sincronización y copia de seguridad de archivos gratuito más completo La copia de seguridad de archivos no es una nueva conversación o tema de ninguna manera. Si buscas en Google “copia de seguridad del archivo” Es probable que se sienta abrumado por los servicios y artículos sobre el tema. Es un vasto… Leer más para encasillar al “tres grandes” - Google Drive, SkyDrive y Dropbox The Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive y más The Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive y más La escena de almacenamiento en la nube se ha calentado recientemente, con una entrada esperada por Google y un SkyDrive renovado de Microsoft. Dropbox no ha sido desafiado por los principales jugadores durante mucho tiempo, pero eso ha cambiado ... Leer más, tienes mucho para elegir.

Conclusión: Métodos útiles para adoptar

Además de estas diferentes cosas que puede hacer, en realidad, todo depende de usted que no tenga que usar papel. Al igual que con la administración de sus archivos, si no hace el esfuerzo y tiene las cosas correctas en su lugar, no funcionará muy bien. Me gustaría referirte a este artículo en LifeHack que aborda eso aún más. Creo que es bastante importante establecerlo antes de que se prueben técnicas u otros métodos..

Otras cosas que puede hacer para ir sin papeles es simplemente ir a la biblioteca y pedir prestado un libro en lugar de comprarlo. El reciclaje es muy importante y se puede hacer más que solo de la forma tradicional, pero también utilizando ambos lados del papel en lugar de usar una hoja nueva. Reutilizarlo como papel de rascar u otros propósitos también es genial.

Asegúrese de no sobreimprimir. Recuerda - “piensa antes de imprimir”. Además, antes de imprimir un documento, vea si el ajuste del tamaño y tipo de fuente, así como los márgenes de la página, reduce el número de páginas. Por supuesto, algunos documentos, ya sea para fines escolares o profesionales, requieren un determinado formato y diseño. Estas cosas no se pueden evitar, pero recuerde volver a consultar el artículo de Tina, al que hice referencia anteriormente, sobre cómo reducir los costos de impresión..

Otras formas de reducir costos al imprimir desde la Web son usar sitios web como PrintWhatYouLike y PrintFriendly para eliminar todo de la página, como anuncios, imágenes adicionales o enlaces, etc., para que solo obtenga lo que desea en la página..

Por último, necesita una copia de seguridad. Ahora. No lo deje a un lado. Estos chicos no hicieron una copia de seguridad de sus archivos, ahora vean lo que sucedió Estos chicos no hicieron una copia de seguridad de sus archivos, ahora vean qué sucedió Si hay algo que aprendí durante esos primeros años de trabajar con computadoras la gente que los usa), fue lo importante que es no solo guardar cosas importantes, sino también ... Leer más. Uno de los beneficios de ir sin papel es teniendo copias de seguridad en caso de que algo le suceda al archivo original, así que asegúrate de no posponerlo.

Pensé que este video podría ser muy útil para que comiences en la dirección de no tener papeles. El video es de SmallBusinessDoer y el fundador de DocumentSnap..

¿Te has ido sin papel? Si es así, ¿cómo ha cambiado tu vida? ¿Cuáles son tus pensamientos generales sobre ir sin papel??

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