7 consejos y trucos de Skype para empresas para grandes reuniones

Skype for Business, anteriormente Lync, es la solución de reuniones y mensajes empresariales de Microsoft. Puede reunirse con hasta 250 personas, incluso si no están usando el programa, y ​​usar una combinación de audio, imágenes y chat para organizar su reunión..

Hemos completado una lista de algunas de nuestras funciones favoritas de Skype for Business que quizás no conozcas. Desde grabar su reunión hasta compartir sus presentaciones de PowerPoint Cómo compartir archivos de Office en línea con Docs.com Cómo compartir archivos de Office en línea con Docs.com ¿Cómo compartir documentos y por qué? Si con frecuencia necesita que los archivos estén disponibles, sean privados o públicos, considere Docs.com de Microsoft. Puede compartir en línea o directamente desde Office 2016. Lea más, lo cubrimos con algunos consejos excelentes..

Si tiene su propio consejo sobre Skype for Business para compartir, háganoslo saber en los comentarios..

1. Crear una reunión dentro de Outlook

No pierda el tiempo jugando a programar reuniones en herramientas externas. Hay tanto potencial para que las cosas salgan mal con las reuniones en línea ¿Está harto de reuniones ineficientes? ¿Enviar estas 8 reglas a tu jefe harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefe Si una reunión está bien organizada, no hay razón para que no pueda mejorar la productividad, el sentido del propósito y la moral. Aquí hay algunas reglas a seguir para reuniones efectivas. Leer más y con frecuencia lo hace.

Tal vez alguien se olvida de unirse a tiempo, no tiene instalado el complemento de navegador adecuado o no puede conectar sus auriculares. Deshágase de todo este problema utilizando una reunión de Skype Empresarial al programar reuniones.

Al crear una cita en Outlook, en la Cita pestaña, haga clic en Reunión de skype. Esto incrustará un enlace en la descripción, en el que las personas pueden hacer clic para unirse a la reunión. Si tienen recordatorios activados en Outlook, simplemente podrán hacer clic Unirse a la reunión cuando aparezca y Skype Empresarial lo iniciará automáticamente. Se acabó la preocupación de invitar a las personas manualmente a una llamada: si están en la invitación, pueden unirse.

Si no puedes ver el Reunión de skype botón, solo necesita hacer un cambio rápido en la configuración de Outlook. Ir Archivo> Opciones> Complementos. Sobre el Gestionar seleccionar desplegable Complementos COM y haga clic Ir… Marque la casilla junto a Complemento de reuniones de Skype para Microsoft Office y haga clic DE ACUERDO. Hecho!

2. Graba tus reuniones

Si eres como yo, has estado en una reunión, has colgado la llamada y luego has quedado completamente en blanco. ¿Esa persona definitivamente dijo eso? ¿Cuáles fueron los puntos de acción? Puede superarlo por completo grabando todas sus reuniones de Skype Empresarial. Cualquier actividad de llamada, como audio, video, pantalla compartida y mensaje instantáneo, se capturará en la grabación.

Cuando esté en una reunión, haga clic en ... símbolo y luego Iniciar la grabación. Se notificará a todos en la reunión que lo está grabando, y aparecerá un símbolo de círculo rojo en la parte superior de la llamada. Puedes usar el pausa y detener iconos según sea necesario. Cuando finalice la reunión, la grabación se guardará automáticamente en formato MP4.

Para encontrar cualquier grabación, vaya a la pantalla principal de Skype Empresarial y haga clic en configuración cog desplegable. Desde aquí, vaya a Herramientas> Administrador de grabación. Esto le mostrará los metadatos de sus grabaciones, como la fecha y la duración. Tú también puedes Jugar la grabación y Vistazo… para encontrar el archivo en tu PC.

3. Conozca los atajos

Como todos los productos de Office, Skype Empresarial está repleto de atajos de teclado 60 Atajos de teclado de Microsoft Office esenciales para Word, Excel y PowerPoint 60 Atajos de teclado de Microsoft Office esenciales para Word, Excel y PowerPoint Hay cientos de accesos directos de teclado disponibles en Office, pero Estos son los más importantes que debe saber porque le ahorrarán mucho tiempo. Lee más para ayudarte a hacer las cosas rápidamente.

Para comenzar con lo básico, presione Tecla de Windows + Shift + O para aceptar una invitación entrante o Tecla de Windows + Esc para rechazarlo. Para silenciar o desactivar el audio, presione Tecla de Windows + F4. La cámara funciona igual, pero es Tecla de Windows + F5.

Cuando esté en una llamada, presione Ctrl + Shift + H para ponerlo en espera, o Alt + Q para acabarlo por completo. Al compartir su pantalla, presione Ctrl + Alt + S para dejar de hacerlo. Alternativamente, si alguien más ha tomado el control de su pantalla, presione Ctrl + Alt + barra espaciadora para recuperar el control.

El programa tiene demasiados accesos directos para enumerar aquí, así que diríjase a la página de accesos directos de Skype Empresarial de Microsoft para acceder a la lista completa, donde cubren accesos directos para mensajería instantánea, uso compartido de PowerPoint, navegación de contactos y más..

4. Establecer la relación de privacidad de contacto

Puede asignar a cada uno de sus contactos uno de los cinco niveles de relación. Por defecto, aquellos dentro de su negocio serán Colegas, y los de afuera serán Contactos externos. Cada nivel de relación tiene diferentes permisos, por ejemplo, Amigos y familia no puedo ver los detalles de su reunión y Grupo de trabajo puede interrumpir su estado No molestar.

Para alterar el estado de la relación de un contacto, botón derecho del ratón en su nombre y ve a Cambiar la relación de privacidad. Aquí puede revisar el estado actual de la relación y encontrar descripciones de las otras opciones. Si desea seleccionar varios contactos para cambiar las relaciones de forma masiva, mantenga presionado Ctrl y click izquierdo en cada nombre a su vez.

Las situaciones en las que es útil cambiar la relación incluyen si está trabajando con alguien externo con quien está organizando reuniones constantemente, o si hay alguien con quien desea que siempre pueda contactarlo sin importar su estado. Si alguna vez desea cambiar la relación a la predeterminada, haga clic en Asignar relación automáticamente.

5. Inicie una encuesta, preguntas y respuestas y una pizarra.

Puede enriquecer sus reuniones utilizando las funciones de pizarra, encuesta y preguntas y respuestas. Para usarlos en una reunión, haga clic en Contenido actual botón, seleccionar Más, y luego elegir cualquiera Pizarra, Encuesta, o Preguntas y respuestas.

Seleccionando Pizarra Lo abrirá en las pantallas de todos. Esta es una gran característica para cuando es más fácil dibujar algo que hablar de ello. Puede usar el panel de la derecha para cambiar entre las diferentes opciones de anotación, como el lápiz, el marcador y el borrador. La pizarra se cerrará si cambia a otra opción de presentación, pero el contenido permanecerá si regresa a ella más tarde.

Seleccionando Encuesta abrirá el Crear una encuesta ventana. Aquí puede ingresar el nombre de su encuesta y las opciones de respuesta. La encuesta se mostrará a todos en la reunión, permitiéndoles votar y ver las elecciones de otras personas. Puede hacer clic Acciones de encuesta para ajustar la configuración, como ocultar los votos de los asistentes, guardar los resultados o cerrar la encuesta.

Finalmente, seleccionando Preguntas y respuestas cambiará el chat estándar en un módulo de preguntas y respuestas. Cuando un asistente haga una pregunta, recibirá una notificación. Hacer clic Responder, escriba una respuesta, luego presione Entrar. Esto mostrará la pregunta y la respuesta a todos. Cuando haya terminado, haga clic en Detener preguntas y respuestas, luego ve a Guardar como Si quieres tener un registro de la sesión..

6. Presentar un PowerPoint

Puede compartir su pantalla en Skype for Business, pero a veces es posible que solo desee mostrar una presentación. La integración con PowerPoint lo permite. Abra su presentación en PowerPoint, vaya a la Diapositivas pestaña y haga clic Presente en línea> Skype para empresas. Obtiene la opción de enviar esto a una reunión que ya está en curso o crear una nueva reunión.

Puedes hacer lo mismo en otras aplicaciones de Office Microsoft Office ¿Qué? Una guía para el paquete de Office Ecosistema Microsoft Office ¿Qué? Una guía para el ecosistema de la suite Office Todos saben qué es Microsoft Office, ¿verdad? Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote - simple. ¿Qué pasa con Office Online, Office Mobile, Office 2016 y Office 365? La suite Office se ha vuelto compleja. Lo desenredaremos para ... Leer más. Para ello, ve a Archivo> Compartir> Presentar en línea. Una vez aquí, asegurar Skype para empresas se selecciona en el menú desplegable, luego haga clic en Presente.

Cuando realice presentaciones en Skype for Business, verá los iconos necesarios en la pantalla para controlar el contenido, como flechas para moverse entre las diapositivas de PowerPoint. Hacer clic Dejar de presentar En cualquier momento para dejar de compartir el archivo con todos..

7. Transferencia a móvil

Si alguna vez se ha encontrado en medio de una llamada de Skype for Business y necesita salir de la computadora, puede simplemente cambiar la llamada a su teléfono móvil. Para configurar esto, vaya a Ajustes> Herramientas> Opciones> Teléfonos> Teléfono móvil ... Ingresa tu Número de teléfono (incluya cualquier código de país / región) y haga clic en DE ACUERDO.

Ahora, cuando esté en una llamada de Skype for Business, haga clic en Controles de llamada botón y luego haga clic Transferir. Ahora seleccione Mi móvil y haga clic Transferir. Recibirá una llamada en su teléfono móvil que lo conectará automáticamente con la llamada de Skype for Business.

Lo mejor de esto es que no necesita la aplicación Skype for Business instalada en su teléfono. Sin embargo, actualmente no hay forma de transferir la llamada del teléfono a Skype for Business.

Organiza tus reuniones como un profesional

Con todos estos consejos en su haber, ahora puede organizar sus reuniones como un profesional. Sus colegas quedarán impresionados con su organización de reuniones eficiente, con qué facilidad comparte el contenido y con cuánta gracia cuando crea esa encuesta.

Ahora que tiene la tecnología bajo control, también debería ver nuestro artículo sobre cómo sobrevivir a las reuniones en el trabajo. La Guía de introvertido para sobrevivir a las reuniones en el trabajo La Guía de Introvertido para sobrevivir a las reuniones en el trabajo Las reuniones son eventos intimidatorios para introvertidos. Pero puede hacer que sus interacciones en el lugar de trabajo sean más eficientes con las herramientas y los consejos de reunión adecuados. Si usted es alguien que lucha con las reuniones de trabajo, este artículo le ayudará. Lee mas . Si está buscando más consejos fuera de un entorno empresarial, consulte nuestra guía sobre cómo ser un usuario de Skype más eficiente. 10 consejos para que usted sea un usuario más eficiente de Skype. 10 consejos para que usted sea un usuario más eficiente de Skype. Skype puede hacer más. de lo que piensas. Con este artículo, aprenderá todo sobre sus mejores funciones ocultas y avanzadas. Es el manual de productividad de Skype. Lee mas .

¿Cuál es tu característica favorita de Skype para empresas? ¿Hay algo que creas que falta el programa??

Créditos de la imagen: Robert Kneschke / Shutterstock

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