Cómo evitar el asesinato por PowerPoint Cómo hacer que tus presentaciones sean convincentes y memorables

¿Alguna vez has hecho una presentación de PowerPoint? Por supuesto que tienes Si tú dijiste “no,” Te llamaría mentiroso. Bien, eso puede ser extremo. Pero la mayoría de nosotros tenemos, ¿verdad? Yo diría que sí. Entonces, ¿cuál es mi punto? Mi punto es que aquí la mayoría de nosotros hemos creado un PowerPoint y hecho una presentación (o lo haremos en algún momento) y, sin embargo, es probable que sea una de las cosas más mal hechas en una computadora..

Las presentaciones que vi hechas en la universidad, tanto por los estudiantes. y Los instructores, fueron vergonzosos, por decir lo menos. Desde diapositivas ridículamente largas de instructores a estudiantes que parecían no saber cómo leer (que no deberían haber estado haciendo en primer lugar). Las malas presentaciones de PowerPoint son una epidemia en la educación, que luego continúa en el lugar de trabajo. Por supuesto, no solo se trata del PowerPoint en sí, sino también del presentador y de lo bien que hablan y transmiten la información. Y me referiré a eso también.

Comenzar con un esquema

Al igual que cuando se escribe un informe, es útil tener puntos específicos establecidos. Por lo general, esto es solo para que puedas expresar tus pensamientos. Sin embargo, en una presentación en PowerPoint, es bueno para su audiencia ver por qué pasará la presentación que están a punto de sentarse. Los conecta un poco más y los mantiene interesados, especialmente si hubo algo en la línea de tiempo que los intrigó. El esquema es simple y solo consta de las cosas exactas que pretende cubrir. A veces es bueno obtener un poco más de detalle y extender el esquema para brindar más información sobre los subtemas que se cubrirán. Sin embargo, esto depende de la minuciosidad de su presentación y de los requisitos del contenido específico que está cubriendo. A continuación se muestra un ejemplo de un resumen en una presentación que hice sobre seguridad informática..

Ser coherente con el tema y el diseño

Hay varios aspectos de mantener las distracciones al mínimo y ser consistente con su tema y diseño a lo largo de su PowerPoint es sin duda un jugador importante en eso. No desea crear pensamientos que alteren el enfoque de la audiencia en su contenido y lo que está diciendo. Puede hacer esto no solo manteniendo el tema consistente (que es bastante sencillo), sino también el diseño. Por ejemplo, si un tema ocupa dos diapositivas, asegúrese de etiquetar la segunda diapositiva y agregar “(Continuado)” Al final del título. Esto le mostrará rápidamente a la audiencia que se encuentra en el mismo tema, a pesar de cambiar de diapositivas y mantener el enfoque en el tema en lugar de preguntarse de qué se trata esa diapositiva..

Olvídate de imágenes prediseñadas, sonidos locos y transiciones de lujo

Hablando de distracciones, este es otro gran jugador. Algunas imágenes pueden ser buenas. Sin embargo, las imágenes o sonidos irrelevantes (en realidad, cualquier sonido) y las transiciones locas no solo distraen mucho a la audiencia, sino que también le dan a su PowerPoint un aspecto menos profesional. Le recomendaría que se mantenga alejado de la mayoría de estos, como por ejemplo esta cosa esponjosa, verde-amarilla, debajo.

En la universidad tuve un instructor que amado todas estas cosas. Siento que debería haber enseñado / estar enseñando Kindergarten, si eso te da una idea de cómo eran ella (y sus presentaciones).

No lea su PowerPoint. Período.

De Verdad? ¿Todavía lees tus PowerPoints? Realmente espero que no lo hagas. Y no te ofenda si lo haces, pero debes detenerte, por el bien de la humanidad. Bien, ahora que he terminado de burlarte de tu dignidad, déjame preguntarte esto: ¿alguna vez has escuchado a alguien leer algo? Si ellos estan De Verdad bueno en eso, como requieren algunas profesiones, apenas se puede decir. Pero si son normales como la mayoría de nosotros, suena monótono y suave. No quieres que otros piensen eso de ti, ¿verdad? Esto vuelve a por qué Usted está dando la presentación en primer lugar. Lo estas dando porque tu tener ¿a? ¿Porque te gusta el tema? ¿O porque desea que la audiencia absorba tanto conocimiento y contenido como sea posible para hacer cambios positivos? Quizás sean varios, pero espero que el último sea uno de ellos porque, si no es así, es poco probable que transmita el contenido que tanto le costó investigar y reunir de una manera que su audiencia haría disfruta aprendiendo y aplicando.

Por último, no hay razón para leer lo que su público puede ver claramente. Su objetivo como presentador es expandirse más allá del propio PowerPoint. El PowerPoint es simplemente una guía y un amplio resumen para que la audiencia lo siga a lo largo de su presentación..

La entrega del contenido es tan importante como el contenido en sí. Aquí hay una solución que he encontrado para este problema, que funciona muy bien para mí. Después de crear su PowerPoint, hágalo y cree un script. El guión puede consistir en lo que desee, desde un resumen o resumen de su presentación hasta una imitación completa de lo que pretende decir. A lo largo del guión, incluya dónde ocurrirán las transiciones de diapositivas para que no se olvide de cambiar las diapositivas a medida que realiza su presentación. Está bien mirar hacia abajo para leer, pero ya debería tener un poco de comprensión de lo que va a decir ya.

Llegar a la Punto Y asesinar a la saga

Este es el otro lado para no leer lo que vas a decir. Es difícil proporcionar una presentación significativa cuando lo único que hace es leer punto tras punto (para eso es el script). Pero no pongan ese guión en las diapositivas. Eso podría parecerte el sentido común, pero tenía un instructor cuyas diapositivas estaban tan llenas, que tardaron mucho en obtener los puntos principales y la información importante de ellos. Bastante frustrante al tratar de estudiar. Pero no se trata solo de estudiar: ¿qué tal en un lugar de trabajo cuando su PowerPoint necesita ser un recurso para otros? No quieren tomarse el tiempo para recorrer sus diapositivas como novelas. Entonces, como dice el título, vaya al punto - se llama PoderPunto por una razón, no una “PowerSaga.”

Usa los medios, pero los medios de calidad

Anteriormente hablé sobre no usar imágenes locas, como Clip Art u otros medios que distraen la atención. Esto no significa que no puedas usarlo en absoluto. Fotos, videos, incluso clips de audio tienen su lugar. cuando sea relevante. Palabra clave allí. No tienes una foto al azar solo para llenar el espacio. En su lugar, encuentra algo que se relacione con lo que estás hablando. Es un punto a favor si agrega calidad a lo que ya está diciendo, sin embargo, si es solo para hacer que la diapositiva tenga un aspecto menos estéril, también está bien. Solo asegúrese de que sea relevante para lo que está cubriendo y que no le restará atención al público.

Usa los recursos disponibles para ti

Quizás ha habido ocasiones en las que tuvo una idea de algo que quería hacer, pero no tenía los conocimientos técnicos para implementarla en su PowerPoint. No te olvides de simplemente buscar en internet. Por supuesto, hay muchos consejos e información en el sitio web de Microsoft y es un gran recurso para este tipo de cosas. Pero incluso una búsqueda rápida en su motor de búsqueda preferido dará resultados fantásticos porque es probable que haya otra persona que se haya preguntado lo mismo y haya encontrado una solución..

Todo miente en ti, el presentador

Captar la atención del público desde el primer momento es crucial para el éxito de su presentación y el impacto que tendrá en ellos. Comience con una línea pegadiza, una estadística intrigante o una pregunta para despertar su curiosidad. Una vez que lo tengas, tienes que mantenerlo. Para ello, siga los consejos anteriores mencionados aquí y una cosa más: el ambiente que emite. ¿Estás nervioso? ¿O estás relajado y tú mismo? Necesitas ser lo último, sea lo que sea. No se preocupe si siente que su personalidad es inadecuada para el contenido que está presentando, no intente cambiarlo. En cambio, confía en tus instintos y sé tú mismo. Por ejemplo, si eres gracioso, lanza tu propio humor aquí y allá. O si eres más serio, haz eso en su lugar. La clave es transmitir confianza en ti mismo, tu trabajo y el contenido que estás presentando..

Práctica. Práctica. Práctica. (Y no lo pospongas)

Entonces, ¿cómo puedes tener confianza en esas cosas? Simple - práctica. Debes tener tu presentación completa (no tu PowerPoint) memorizada. Hacer esto mejorará el flujo de información, reflejará la confianza, evitará las presentaciones secas (monótonas) y la lectura de las diapositivas, y captará mejor la atención de la audiencia. Aplazar esto solo aumentará los negativos y disminuirá los aspectos positivos. Así que no dejes de lado y mantente delante del juego.

Copia de seguridad (porque su “Papi te ha enseñado bien”)

Doh! Acaba de guardar su PowerPoint en un solo lugar: la única unidad flash que tenía. Y en el camino hacia el edificio, lo dejaste caer en un charco de lodo. Espero que aún funcione: su trabajo / grado y otras personas confían en usted. Si eso nunca te ha pasado, todos sabemos de alguien a quien le ha pasado. Es de sentido común hacer copias de seguridad, ¡así que hazlo! Es gratis (en su mayoría) y realmente no hay razón para no hacerlo, excepto por tu propia pereza, que es simplemente patético que permitas que se interponga en el camino. Sabes que te arrepentirás de esas ocasiones en las que no hiciste una copia de seguridad si algo así te sucediera, así que, ¿por qué no evitar todo ese estrés y hacer las cosas desde el principio?.

Hay varias maneras de hacer esto. En primer lugar, tener varias ubicaciones del mismo archivo en diferentes fuentes. Por lo tanto, si tiene el archivo en su computadora, hágalo también en una unidad flash. Si solo desea traer una unidad flash para conectarla a una computadora diferente para realizar la presentación, intente utilizar un servicio en la nube. The Cloud Storage Showdown: Dropbox, Google Drive, SkyDrive y más. The Cloud Storage Showdown: Dropbox, Google Drive, SkyDrive y Más La escena de almacenamiento en la nube se ha calentado recientemente, con una entrada esperada por Google y un SkyDrive renovado de Microsoft. Dropbox no ha sido desafiado por los principales jugadores durante mucho tiempo, pero eso ha cambiado ... Leer más, como Dropbox, SugarSync, SkyDrive o Google Drive. También hay una gran cantidad de otros servicios, pero esas son mis opciones preferidas, SugarSync es mi favorito personal SugarSync: el servicio de sincronización y copia de seguridad de archivos gratuito más completo Todas las funciones SugarSync: el servicio de sincronización y copia de seguridad de archivos gratuito más completo No es una nueva conversación o tema de ninguna manera. Si buscas en Google “copia de seguridad del archivo” Es probable que se sienta abrumado por los servicios y artículos sobre el tema. Es un vasto… Leer más. Otra opción es tener un disco duro portátil y una unidad flash (o dos del mismo tipo de dispositivo), de esa manera, si no está seguro de la confiabilidad de una conexión a Internet, todavía tiene una copia de seguridad. No soy exigente acerca de cómo tu copia de seguridad, tan larga como tu hacer y es de confianza.

Adicionalmente, guardar mientras escribe su script de PowerPoint y presentación. Nombra los archivos desde el principio y luego simplemente usa “Ctrl + S” como usted escribe No puedo contar la cantidad de veces que he hecho eso solo en este artículo. Incluso si piensas en salvar la media frase, hazlo. Solo toma un segundo y salva. horas de frustracion.

Conclusión

Para resumir, recuerde que hay muchas cosas que puede hacer para que su PowerPoint sea más agradable de leer y simplemente entender. Dicho esto, el otro 50% del peso está determinado por la forma en que presenta el material. Ambos deben estar al unísono para captar y retener la atención de la audiencia para asegurarse de que comprenden completamente el contenido por el que has trabajado tan duro. Pero no se detiene allí. Debe enfocar el contenido a las necesidades e intereses de la audiencia. Si no es su interés particular, puede compensarlo a través de las áreas de presentación del contenido mismo mediante el uso de analogías para relacionarlo tanto como sea posible con su propia personalidad. Esas cosas, combinadas con la confianza que ganó al estudiar repetidamente su guión de presentación, asegurarán que su audiencia se mantenga intrigada. Por último, no te olvides de hacer una copia de seguridad. Puede parecer una molestia, pero recuerde que es mucho más que uno cuando debe recrear todo lo que perdió..

Para obtener más consejos útiles, consulte 10 Consejos de PowerPoint para preparar una presentación profesional 10 Consejos de Powerpoint para preparar una presentación profesional 10 Consejos de Powerpoint para preparar una presentación profesional Las presentaciones son una excelente manera de apoyar una charla. Esta guía lo ayudará a crear presentaciones con una apariencia profesional y contenido conciso. Al mismo tiempo evitará los errores de presentación más comunes. Lea más por Tina y la regla 10-20-30 de PowerPoint por Guy Kawasaki.

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