Conviértete en un usuario de Pro Outlook al evitar errores comunes

Si trabaja en un entorno de oficina típico, es muy probable que el sistema de correo sea un servidor de Exchange y que el cliente de correo preferido sea Outlook. Hemos cubierto Outlook aquí en MUO desde algunos ángulos, incluyendo correos electrónicos de seguimiento de Outlook Journal, llamadas telefónicas y tareas con Outlook Journal correos electrónicos de seguimiento, llamadas telefónicas y tareas con Outlook Journal ya que Outlook es casi tan común como Word y Excel en la mayoría en computadoras de todo el mundo, me gustaría compartir con ustedes algunos consejos sobre cómo puede usar el realmente genial Journal ... Lea más y haga una copia de seguridad de sus datos de Outlook 5 maneras fáciles de hacer copias de seguridad de sus datos de Microsoft Outlook 5 maneras fáciles de regresar Suba sus datos de Microsoft Outlook Leer más. Incluso cubrimos algunos geniales scripts de VBA en Outlook, donde podría exportar sus tareas a una hoja de cálculo de Excel. Cómo exportar sus tareas de Outlook a Excel con VBA. Cómo exportar sus tareas de Outlook a Excel con VBA. Sea o no un fanático de Microsoft, una Lo bueno que se puede decir acerca de los productos de MS Office, al menos, es lo fácil que es integrar cada uno de ellos ... Leer más .

En este artículo, voy a echar un vistazo más de cerca al propio cliente de Outlook y algunos de los errores comunes de Outlook que las personas a menudo son víctimas. Afortunadamente, hay algunas herramientas integradas que puedes usar para intentar protegerte de cometer uno de esos errores en el trabajo que te llevarán mucho tiempo para vivir..

¿Cuáles son algunos de esos errores? Que tal golpear “responder a todos” ¿A uno de esos correos masivos y hacer el ridículo completo? ¿Qué tal si escribes algo rápidamente en el calor de la pasión de tu jefe que te arrepientes por completo en el momento en que haces clic? “enviar“? Hay tantas situaciones que la gente puede relacionarse con este tipo de situaciones, y muchas personas tienen sus propias historias de horror por correo electrónico. Por lo tanto, tiene sentido que Microsoft incluya algunas herramientas importantes para ayudar a protegerse contra los errores comunes de Outlook.

Los peligros del correo electrónico

Hay tres peligros de correo electrónico que voy a cubrir en este artículo: enviar ese correo electrónico de que se arrepiente en el momento en que lo envía, enviar un correo electrónico a la persona equivocada y, finalmente, esa antigua respuesta: todo el error que tanta gente comete culpable de.

El correo electrónico que te arrepientes de enviar

Sabes qué, todos tenemos esos días. Recibes otro correo electrónico de un jefe o colega que simplemente te frota de manera incorrecta. Tuviste una mala mañana o aún no terminaste tu primera taza de café, así que pulsas responder y solo liberas toda tu frustración y enojo en uno, horrible correo electrónico..

5 minutos y varias maldiciones más tarde, terminas ese correo electrónico y con apenas una pausa, haces clic en “Enviar“. Luego, después de estar sentado con satisfacción satisfecha durante unos tres o cuatro segundos, comienza a darse cuenta exactamente de lo que acaba de hacer y de las posibles consecuencias. Te das cuenta, con una sensación de hundimiento en tu estómago, que realmente no deberías haberlo enviado..

No tengas miedo, Outlook viene con una herramienta genial para este tipo de cosas, excepto que tienes que hacerlo en tu cliente antes de Usted comete este error emocional, no después. Lo llamo el “seguro de demora de correo electrónico”. Para habilitarlo, simplemente haga clic en “Expediente”, “Información” y haga clic en “Gestionar reglas y alertas“.

Básicamente, lo que vas a hacer aquí es crear una regla que demore todos tus correos electrónicos salientes durante 5 minutos. Esto te da un poco de “enfriarse” Seguro, para que pueda evitar que esos errores ocurran antes de que ocurran..

En la pantalla de reglas de correo electrónico, haga clic en “Nueva regla… ”

Luego haga clic en “Aplicar regla a los mensajes que envío.“. Esto aplicará el retraso a cada correo electrónico que envíe en el momento en que haga clic en el “Enviar” botón.

En el siguiente paso del Asistente para reglas, tiene la opción de limitar la cantidad de mensajes salientes a los que se aplica. Por ejemplo, solo pueden ser mensajes importantes, o con ciertas palabras en el cuerpo de tu mensaje (¿quizás revisando ciertas palabras de elección que te gusta usar?)

En este ejemplo, solo lo aplicaré a todos los mensajes salientes, de modo que haga clic en siguiente y luego haga clic en “Sí” para el mensaje de advertencia.

Finalmente, seleccione “Aplazar la entrega en un número de minutos“, haga clic en el “un número” enlace, y establezca el período de demora en la cantidad de tiempo que crea que le llevará enfriarse y cancelar el mensaje antes de que se envíe..

En el paso final, puede aplicar excepciones a esta regla para que no retrase los mensajes enviados a ciertas personas (como un ejemplo). Por ejemplo, sé que puedo escribir casi todo lo que quiera para mi amigo John, y él no se enojará conmigo. Después de todo, somos los mejores amigos, así que haré una excepción para esos mensajes con su dirección de correo electrónico en el “recipiente” campo.

Nombra tu regla de demora y ya estás listo (no olvides activar la regla).

Ahora, cada vez que envíe un correo electrónico, se quedará en la bandeja de salida durante 5 minutos. Por lo tanto, si después de un minuto decide que enviar el correo electrónico fue realmente un gran error, puede ingresar a su bandeja de salida y eliminar el mensaje, y evitar una gran crisis..

Verifica a quién va tu mensaje

Hay un error común que las personas cometen cuando envían correos electrónicos rápidamente a otras personas: probablemente usted mismo lo haya experimentado. Usted va a enviar un correo electrónico a un amigo llamado, por ejemplo, Ryan Dube, por ejemplo. Así que escribes “ry” y aparecen tres nombres coincidentes de la lista de contactos global del servidor de Exchange o de su lista de contactos personales.

Debido a que tienes tanta prisa, seleccionas accidentalmente “Bryan Dube“, y procede a escribir sobre tu escapada de fin de semana en Las Vegas. Usted detalla detalladamente todas las cosas que hizo allí, ya sabe, todas las cosas que se suponía que debían permanecer en las vegas? Haces click “Enviar“, abre tu “Expedido” Haga clic en la casilla para asegurarse de que está bien para su amigo, y luego se da cuenta de que lo envió a la persona equivocada. Lo que es peor, Bryan Dube es el presidente de la compañía que te envió un correo electrónico masivo la semana pasada (por eso apareció como contacto desplegable).

Sí, eso se llama ser jodido.

En su lugar, utilice un poco de consejo profesional conocido como Control-K justo después de escribir las primeras letras del nombre de su amigo. Esto abre el “Comprobar nombres” herramienta y le permite seleccionar el nombre de la persona de la lista de contactos oficial.

Esto puede parecer un paso adicional al principio, pero para esos mensajes particularmente sensibles, es un paso adicional muy importante. Te permite confirmar y asegurar que el mensaje que escribes va a la persona correcta..

Deje que las sugerencias de correo le avise de errores comunes de Outlook

Personalmente, creo que MailTips es uno de los inventos más grandes jamás construidos en Outlook. MailTips lo protege de una larga lista de problemas al advertirle sobre cosas como si el destinatario al que le está enviando un correo electrónico es en realidad un grupo con una gran cantidad de destinatarios (lo que lo protegerá de la respuesta de error), si Le enviamos un correo electrónico a alguien fuera de la empresa, y consejos informativos similares..

Para habilitar la información sobre correo, solo ingrese a las Opciones de Outlook, seleccione “Correo” y luego desplácese hacia abajo hasta que vea el “Opciones de información sobre correo” botón.

Verás todas las cosas que MailTips hace por ti en este cuadro de Opciones. Si te gusta todo lo que ves, confirma que “Mostrar automáticamente” está seleccionado y luego haga clic en OK.

MailTips realmente puede ser un salvavidas. Cuando lleguen los correos electrónicos críticos, se dará cuenta de que es posible que desee responder a esta. También le informa si proviene de un sistema automatizado que le reenvió automáticamente el correo electrónico, una buena característica para la gente de TI que ha configurado reglas de reenvío automático desde diferentes scripts que monitorean sistemas y servidores informáticos..

MailTips también le avisará cuando intente enviar un correo electrónico a una dirección de correo electrónico no válida, o a una dirección que contenga una gran cantidad de destinatarios. La información sobre correo puede evitarle cometer errores comunes de correo electrónico de muchas maneras para enumerarlos aquí.

El solo uso de estas tres herramientas profesionales importantes en Outlook podría salvar su vida, o al menos su orgullo. Habilítelos y utilícelos, y ahórrese el dolor de cabeza de cometer estos errores comunes de Outlook. Incluso podría salvar tu carrera.!

¿Alguna vez ha cometido errores vergonzosos en el correo electrónico donde consejos como estos lo habrían salvado? Comparte tus experiencias en la sección de comentarios a continuación.!

Créditos de imagen: Mujer angustiada a través de Shutterstock

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