Cómo puede usar la función de mapa de documentos de MS Word como un ahorro de tiempo

Si no es un usuario avanzado de MS Word, supongo que no ha oído hablar del Mapa del documento. El mapa del documento es una de esas pequeñas características escondidas en MS Word. Para nuestro examen en el Mapa de documentos y cómo podemos usarlo para una mejor gestión de documentos, lo abordamos en MS Word 2010.

El Mapa del documento es una pantalla separada (en la forma de un panel del lado izquierdo) que le ayuda a navegar a través de un largo documento de Word y acceder a diferentes partes de él. Piense en ello como un punto de partida para llegar a diferentes secciones en su documento. Es casi un centro de control para moderar diferentes partes del documento..

Dejemos las definiciones a un lado y veamos cómo puede ayudarnos a ser mejores empleados de oficina y escritores..

¿Cómo nos ayuda el mapa de documentos??

El Mapa del Documento no nos ayuda a escribir mejor. Pero nos ayuda mucho a la hora de dar formato a nuestra escritura rápidamente aplicando diferentes estilos visuales fácilmente. Más que eso, el Mapa del documento realmente se cumple cuando tienes un documento largo y necesitas una 'guía de navegación' para moverte. Es el mapa de su documento. Aunque no es una lista de tabla de contenidos.

La definición de Microsoft del mapa del documento

Aquí es cómo el mapa del documento se describe por los chicos en Microsoft Office.

El Mapa del documento es un panel separado que muestra una lista de encabezados en el documento. Utilice el Mapa del documento para navegar rápidamente por el documento y hacer un seguimiento de su ubicación en él.

Encienda el mapa del documento

Llegar al Mapa del documento es tan simple como hacer clic en el Ver - Navegación Panel en MS Word 2010. En Word 2007 y versiones anteriores, puede hacer clic en Ver - Mapa del documento. Alternativamente, puedes usar el atajo de Alt - V -D.

Como en la pantalla de arriba, es el pequeño icono que dice - Examina los encabezados en tu documento. Extrañamente, no se llama el Mapa del documento en Word 2010, pero seguiremos usando ese.

Usos del mapa de documentos

Ahora, que hemos definido la ubicación del Mapa del documento, también podemos identificar algunos usos que podemos utilizar..

Mostrar todos los encabezados

Si ha aplicado los estilos de encabezado a sus documentos (utilizando los Estilos en la pestaña Inicio), el Mapa del documento enumera todos los encabezados del documento en el panel de navegación. Los niveles de encabezamiento subordinados se muestran de manera jerárquica.

Saltar de una partida a la otra

Para documentos particularmente grandes, usar el panel de navegación le ahorra tiempo, ya que puede saltar de un título a otro con un clic..

Ver donde estas

Es fácil perder de vista exactamente dónde se encuentra en un documento grande. Con el panel de navegación / Mapa de documentos abierto, puede ver que la sección está resaltada en naranja a medida que avanza de una parte a la siguiente.

Cambiar rápidamente los niveles de título

Cambiar la estructura de su documento es fácil haciendo clic con el botón derecho en el mapa del documento. Con los encabezados mostrados, puede hacer clic en Título Nivel 2 y promover a un nivel de encabezado 1. Es decir, puede cambiar la jerarquía de los párrafos rápidamente. Usted puede tan fácilmente degradar una sección de texto bajo un nivel de encabezado y llevarlo bajo otra.

Arrastre los títulos alrededor para reorganizar su documento

Al igual que para reorganizar su documento en jiffy. Simplemente seleccione el párrafo (es decir, el nivel de encabezado) y arrástrelo a otra ubicación. Todos los niveles de encabezado y párrafos anidados debajo de él (es decir, en un nivel inferior a él) se moverán junto con él.

Un poco más de ayuda para la organización de documentos

Como puede ver en el menú contextual del panel de navegación, puede seleccionar una sección de un documento e imprimir el encabezado y el contenido. El Mapa del documento también es una forma rápida de delinear su documento agregando nuevos niveles de encabezado y llenándolos con contenido.

Document Map es una excelente herramienta para explotar si te gusta trabajar con archivos de Word de varias páginas y estilos de documentos. Puede ir y reorganizar sus documentos antiguos de MS Word utilizando el Mapa del documento y el panel de navegación. Con él, no es necesario desplazarse hacia abajo, sino simplemente mirar a través de la lista jerárquica de títulos para encontrar el dato importante de la información. Te permite ver cómo se resuelve todo el documento.

¿Utiliza el Mapa del documento y el Panel de navegación? ¿Conocía este consejo de productividad de MS Office y MS Word??

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