Visualice sus datos y haga que sus hojas de cálculo sean fáciles de usar con un tablero de Excel

¿Alguna vez pensó que tendría más uso para Excel si tuviera una mejor manera de presentar sus datos? Excel puede ser un programa muy poderoso en las manos adecuadas, pero a veces un simple formato de hoja de cálculo no es lo suficientemente atractivo como para que sus datos sean accesibles para un lector. Una forma de evitar esto es producir un Dashboard; un entorno que toma toda la información más importante de su documento y la presenta en un formato fácil de digerir.

¿Para qué puedo usar un tablero de Excel??

La función principal de un Tablero de Excel es transformar una gran cantidad de información en una pantalla manejable. Lo que decida poner en esa pantalla depende de usted, pero esta guía le indicará cómo reunir mejor los diferentes tipos de contenido de Excel en un solo entorno. A partir de ahí, puede elegir implementarlo para vigilar el progreso del proyecto en su lugar de negocios, o puede usarlo en casa para realizar un seguimiento de sus finanzas. 15 Plantillas útiles de hoja de cálculo para ayudar a administrar sus finanzas. 15 Plantillas útiles de hoja de cálculo para ayudar a administrar su. Finanzas Siempre realice un seguimiento de su salud financiera. Estas plantillas gratuitas de hoja de cálculo son solo las herramientas que necesita para administrar su dinero. Leer más: las mismas técnicas se pueden aplicar a un amplio espectro de usos.

Empezando

Lo primero que necesitará a su disposición es la información que desea presentar. Como ejemplo, este Tablero en particular funcionará como una manera para que un estudiante revise la totalidad de sus tareas durante un año escolar, pero nuevamente, su Tablero puede presentar cualquier información que elija, por lo que este es el primer lote de datos que necesitaré.

Como puede ver, he usado una función simple Fórmulas de Excel: haga preguntas a sus expertos a Excel Fórmulas de Excel: haga preguntas a sus expertos en Excel Lea más para que la columna 'Progreso' muestre la cifra ingresada en 'Progreso de Wordcount' sobre el 'Total Wordcount'. Esto permite al usuario modificar rápidamente sus cifras a medida que continúan progresando, lo que luego se reflejará en el tablero final. También necesitamos usar la función SUM para calcular los totales de "Progreso de Wordcount" y "Total de Wordcount". Para ello, ingrese la siguiente fórmula en la celda C15 sin las comillas. “= SUMA (C3, C4, C5, C7, C8, C9, C11, C12, C13)”, luego, arrastre hacia afuera desde la esquina inferior derecha de la celda para que rellene D15 con una fórmula similar para 'Total Wordcount'.

Añadir un poco de color

Ahora es el momento de hacer esta información presentable. El objetivo de este panel es brindarle acceso inmediato a un rango de información de alto nivel, por lo que un método simple de "semáforos" funciona bastante bien. Primero, debe hacer clic con el botón derecho en la parte superior de la barra de columnas que contiene "Progreso de Wordcount" y seleccionar "Insertar" para agregar una columna adicional en blanco..

Aquí es donde colocaremos los semáforos. Para hacer esto, convierta la cifra de 'Progreso de Wordcount' en un porcentaje usando una fórmula simple. Entrar “= (D3 / E3) * 100” sin las comillas en la celda C3, luego arrastre la esquina inferior derecha de la celda hacia abajo Cómo ahorrar tiempo en Excel utilizando el controlador de llenado Cómo ahorrar tiempo en Excel utilizando el controlador de relleno Dominar el controlador de relleno es el primer paso para convirtiéndose en un asistente de Excel. Lea más en la celda C13 para completar el resto de los porcentajes que necesitaremos: las celdas C6 y C10 no funcionarán correctamente ya que son filas de títulos de la tabla, así que solo elimine la fórmula de esas celdas individuales. Pruebe sus fórmulas cambiando los valores de 'Progreso de Wordcount' en la columna D y asegurándose de que su columna C cambie en consecuencia.

Ahora usará el formato condicional 3 fórmulas de Crazy Excel que hacen cosas increíbles 3 fórmulas de Crazy Excel que hacen cosas sorprendentes Las fórmulas de formato condicional en Microsoft Excel pueden hacer cosas maravillosas. Aquí hay algunos trucos de productividad de fórmulas de Excel. Lee más para cambiar estos porcentajes en iconos legibles. Seleccione toda la columna C, luego haga clic en 'Formato condicional' en la sección 'Estilos' de la cinta 'Inicio'. Luego, elija 'Conjuntos de iconos' en el menú desplegable y seleccione uno de los conjuntos de tres niveles de iconos de colores. Las barras de datos y las escalas de color también podrían funcionar, pero todo depende del tipo de información que desee mostrar. Aquí, los detalles importantes son si los ensayos individuales están terminados, en curso o aún no se han iniciado, por lo que un formato de 'semáforo' funciona bien.

Ahora, solo necesitamos hacer algunos ajustes a la regla que está formateando sus íconos. Con la columna C seleccionada, haga clic en 'Formato condicional' y luego en 'Administrar reglas' en el menú desplegable. Solo debe haber una regla allí, así que selecciónela y haga clic en 'Editar regla'. Aquí, cambie el valor asignado al icono verde a 100, y el límite inferior de la luz ámbar a 1; esto significará que cualquier ensayo completado mostrará una luz verde, cualquier ensayo en progreso mostrará una luz ámbar y cualquier ensayo que Si no se ha iniciado se mostrará una luz roja. Finalmente, marque la casilla 'Mostrar solo icono' para que el porcentaje no se muestre.

Una vez que haya hecho esto, la columna C debería mostrar los iconos apropiados para cada valor en la columna B. Vale la pena centrar la columna para que los íconos se vean un poco más limpios, así como cambiar su tamaño para que se ajuste mejor al ícono, pero esto se puede hacer al final, cuando reunimos todo.

Medidor de termómetro

A continuación, cree una versión de una Tabla de termómetros que permita a alguien que mira este tablero de mandos tener una idea de cuánto del trabajo de todo el año se ha completado de un vistazo. Hay muchas formas de crear una tabla como esta, pero el siguiente método le permitirá actualizar continuamente Cómo crear tablas de Excel autoactuables en tres pasos sencillos Cómo crear tablas de Excel autoestables en tres pasos sencillos Le mostraremos Cómo hacer que tus gráficos de Excel se actualicen automáticamente. Solo agregue nuevos datos y observe cómo aparecen automáticamente en su gráfico. Es rápido y fácil. Lea más según los cambios en los valores de 'Progreso de Wordcount'. Primero, deberá configurar un conjunto de datos para el gráfico como se muestra en la siguiente imagen.

Las cifras de la derecha representan los incrementos porcentuales en los que subirá nuestro termómetro, y simplemente se ingresan en la hoja de cálculo como números enteros. La columna de la izquierda calcula los totales de palabras correspondientes a esos valores porcentuales y, como tal, la fórmula representada debe ingresarse una vez en la celda superior y luego copiarse a los nueve que se encuentran debajo arrastrando la esquina inferior derecha de la celda hacia abajo. como antes.

A continuación, introduzca “= $ D $ 15” sin las comillas en la celda I3, y arrastre desde la esquina inferior derecha para que todas las celdas de esta columna hasta I13 también contengan este valor. Las celdas deben rellenarse con la figura actual del 'Progreso del recuento de palabras' recopilada de todos los valores individuales en la columna D. A continuación, usaremos el formato condicional una vez más para convertir estos valores en una tabla de termómetro.

Resalte las celdas I4 a I13 (ignorando I3 por el momento) y luego seleccione la opción 'Mayor que' de 'Resaltar las reglas de celdas' en 'Formato condicional'. Tipo “= G4” en el cuadro de diálogo 'Mayor que' que se le presenta, luego elija 'Formato personalizado' en el menú desplegable a su derecha. En la siguiente pantalla, elija la pestaña 'Rellenar' y luego una muestra de color rojo brillante, aunque cualquier color servirá, realmente Cómo elegir un esquema de color como un profesional Cómo elegir un esquema de color como un profesional Los colores son difíciles. Puede parecer bastante fácil elegir un puñado de colores que se ven bien juntos, pero como lo dirá cualquier diseñador que haya pasado horas ajustando los tonos: es complicado. Lee mas .

Ahora, las pocas celdas inferiores que ha seleccionado deberían haberse vuelto rojas, pero hay algunos pasos más antes de que termine nuestro termómetro. Primero, seleccione solo la celda I3 y repita lo que hizo para las celdas debajo de ella, esta vez seleccionando 'Resaltar las Reglas de Celdas' luego 'Más Reglas'. Allí, debe seleccionar 'mayor o igual que' en el menú desplegable, ingrese “= G3” sin las comillas en el campo a su derecha y formatee la celda con un relleno rojo como lo hizo anteriormente. Esto asegura que será posible 'llenar' su termómetro.

A continuación, evite que los valores se muestren en estas celdas. Resalte de I3 a I13, haga clic con el botón derecho y seleccione 'Formato de celdas' 5 Habilidades de Microsoft Word y Excel que debe tener para tener éxito en la Oficina 5 Habilidades de Microsoft Word y Excel que debe tener para tener éxito en la Oficina "Envíeme ese informe lo antes posible ! " Un conjunto básico de trucos de Microsoft Excel y Word puede hacer que esta tarea sea menos estresante y ayudarlo a preparar un informe con estilo en poco tiempo. Lee mas . Elija 'Personalizar' de la lista e ingrese “;;;” sin las comillas en el campo marcado 'Tipo'. Presione OK y sus valores numéricos deberían haber desaparecido, dejando solo el rojo del termómetro.

Sin embargo, podemos hacer más que simplemente hacer que las celdas formen una barra de color. Seleccione la herramienta 'Formas' de la cinta 'Insertar', y elija la forma sólida 'Forma libre' del subgrupo 'Líneas'. Use esto para dibujar el contorno de un termómetro para contener la barra roja.

Dibuje una forma similar a la anterior con la herramienta, uniéndola para formar una forma completa en lugar de dejar un hueco como lo he hecho. Tenga en cuenta que no estamos dibujando la barra del termómetro en sí, sino todo lo demás: nuestra forma simplemente bloqueará el color rojo que no queremos ver. Use el menú 'Estilos de forma' para cambiar el color de relleno a blanco, y el color y el peso del contorno a algo más apropiado.

Poniendolo todo junto

Una vez que tenga todos estos elementos en su lugar, es una simple cuestión de compilarlos en su panel de control. Primero, cambie el nombre de la Hoja en la que ha estado trabajando como 'Datos' o algo similar, luego cambie a una Hoja diferente y cambie el nombre de 'Panel de control'. A continuación, usaremos la función de cámara, por lo que si aún no lo ha agregado a la barra de herramientas de acceso rápido Cómo personalizar la barra de herramientas de acceso rápido de MS Office 2010 Cómo personalizar la barra de herramientas de acceso rápido de MS Office 2010 La barra de herramientas de acceso rápido ha sido una parte de MS Office desde la versión 2003, pero ha llegado a la vanguardia desde la introducción de MS Office 2007 y más prominentemente con MS Office ... Leer más, vale la pena hacerlo ahora, así que es útil.

Para ello, acceda a las Opciones de Excel y seleccione 'Personalizar'. Desde aquí, agregue el comando Cámara de la columna izquierda a la columna derecha. Ahora tendrá la cámara fácilmente accesible, por lo que podemos utilizar para juntar el tablero de instrumentos..

La cámara en sí es muy fácil de usar; simplemente resalte las celdas que desea mostrar en otro lugar, luego haga clic en el ícono Cámara y las copiará la próxima vez que haga clic en una celda. De aquí en adelante, esa 'fotografía' de esas celdas se actualizará a medida que cambien..

Use la herramienta Cámara para tomar instantáneas de los cuadros de progreso con semáforos y su termómetro, transfiriéndolos a la Hoja que llamó "Tablero de instrumentos". Ahora es solo un caso de organizar y formatear las cosas de una manera que sea agradable para usted, así como agregar cualquier otro elemento que desee. Lo agregué en una lista de tareas simplemente al crearlo en la hoja de 'Datos' y al usar la cámara para transferirla.

Usando estas técnicas, puede hacer un panel de control similar para atender casi cualquier tipo de tarea. Una vez que se sienta cómodo con los conceptos básicos de las técnicas avanzadas de Excel Cómo utilizar una tabla dinámica de Excel para el análisis de datos Cómo utilizar una tabla dinámica de Excel para el análisis de datos La tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas del repertorio de Excel 2013. Se utiliza con frecuencia para el análisis de grandes datos. Sigue nuestra demostración paso a paso para aprender todo sobre esto. Lea más como Formato condicional y tenga conocimiento de herramientas como la Cámara, solo tiene que pensar qué información necesita al alcance de su mano y cuál es la mejor manera de presentar esa información. Excel es más que una simple herramienta de oficina 10 Plantillas Excel para realizar un seguimiento de su salud y estado físico 10 plantillas Excel para realizar un seguimiento de su salud y estado físico Leer más: hay muchas cosas que puede hacer por usted en casa.

¿Tiene alguna sugerencia sobre cómo llevar un Tablero de Excel al siguiente nivel? ¿O está buscando más información sobre una parte particular del proceso? Póngase en contacto dejando un comentario a continuación.

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