Cómo utilizar WordPress para la gestión de documentos o la gestión de archivos

Desde una simple plataforma de blogs, WordPress se ha convertido en una poderosa herramienta de CMS que las personas están usando de una manera única. Anteriormente, le mostramos cómo realizar la edición colaborativa en WordPress. En este artículo, le mostraremos cómo usar WordPress como un sistema de gestión de documentos. El objetivo es utilizar WordPress como plataforma de colaboración, lo que permite a los equipos trabajar en documentos al mismo tiempo y manejar la administración de archivos, el flujo de trabajo y el alojamiento de archivos..

Video Tutorial

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Configuración de su sistema de gestión de documentos

Lo primero que debe hacer es instalar y activar el complemento de Revisiones de documentos WP. Una vez activado, el complemento agregará un elemento del menú "Documentos" en la barra lateral de administración de WordPress. Haciendo clic en él te llevará a la página Documentos.

Trabajar con documentos

Para agregar un nuevo documento haga clic en "Agregar documento". Esto te llevará a Añadir nuevo documento Página donde puede asignar a este documento un título y cargarlo en WordPress. También puede elegir un estado de flujo de trabajo desde Estado de flujo de trabajo Menú desplegable. Por defecto, tiene un borrador inicial, en progreso, final y en estado de revisión. Puede asignar la propiedad del documento a cualquier otro usuario en su WordPress. El estado de publicación predeterminado de un documento nuevo es "Publicación privada", lo que significa que el documento está disponible para otros usuarios en su sistema. También puede hacer que un documento esté protegido por contraseña o esté disponible públicamente en la parte delantera de su sitio web.

WP Document Revisions permite a los usuarios revisar un documento. El sistema de gestión de documentos bloquea un documento que ha sido desprotegido. Si otro usuario intenta editar el mismo documento, verá una notificación de que otro usuario está trabajando actualmente en el documento y lo ha bloqueado. Sin embargo, si el segundo usuario tiene los privilegios, puede anular el bloqueo.

Gestión de roles de usuario en las revisiones de documentos WP

Las Revisiones de documentos WP aprovechan la administración de usuarios de WordPress existente. Las capacidades de los usuarios en el sistema de administración de documentos son similares a las capacidades de los usuarios en WordPress como blog.

Contribuyentes Pueden crear nuevos documentos, pero no pueden subir documentos. Los colaboradores también pueden descargar documentos publicados. Sin embargo, no pueden ver documentos privados publicados creados por otros usuarios..

Autores Puede crear y subir nuevos documentos. También pueden descargar documentos publicados públicamente y editar sus propios documentos..

Editores Puede trabajar en todos los documentos, eliminar documentos y administrar el flujo de trabajo. No pueden agregar nuevos usuarios al sistema..

Administradores pueden realizar todas las tareas y también pueden agregar nuevos usuarios al sistema de gestión de documentos.

Estados de flujo de trabajo de documentos

Por defecto, tiene un borrador inicial, en progreso, final y en estado de flujo de trabajo de revisión. Ir Documentos »Estados de flujo de trabajo para crear nuevos estados de flujo de trabajo o editar los estados existentes. Las revisiones de documentos WP también funcionan bien con Edit Flow.

WordPress como la plataforma y WP Document Revisions como su sistema de gestión de documentos proporciona una alternativa de código abierto a las costosas herramientas de colaboración. Veamos ahora qué piensa acerca del uso de WordPress como sistema de gestión de documentos.?