Cómo Bill Gates gestiona el correo electrónico con dos pantallas

Piense en cuánto ha cambiado Internet en la última década. Diseño web adaptable. Disponibilidad de wifi en todas partes. La productividad cambia de aplicaciones de escritorio a aplicaciones web. Toda la web llevada en nuestros bolsillos sin pensarlo dos veces..

Pero hay una cosa que no ha cambiado: el correo electrónico.. De hecho, los correos electrónicos que enviamos hoy son muy similares al primer correo electrónico enviado en 1971: la principal diferencia es la gran cantidad de correos electrónicos con los que tenemos que tratar. ¿Sabía que hay 2.4 millones de correos electrónicos enviados cada segundo 5 Estadísticas de correo electrónico asombrosas que son difíciles de creer 5 Estadísticas de correo electrónico asombrosas que son difíciles de creer Correo electrónico, correo electrónico, correo electrónico. ¿Crees que sabes todo lo que hay que saber al respecto? Estas estadísticas pueden dejarte alucinado. Lee mas ?

Por supuesto que sí. Usted puede sensación ese número cada vez que abres tu bandeja de entrada y suspiras ante la abrumadora cantidad de spam, tareas y correspondencias. Pero aquí hay una cosa más que no ha cambiado: la forma en que Bill Gates manejó su correo electrónico en 2006 sigue siendo relevante y efectiva hoy..

Cómo Bill Gates maneja cientos de correos electrónicos diariamente

En un artículo que escribió para CNN, Gates presentó su llamada “estilo de trabajo digital” y cómo se las arregla para hacer las cosas de manera oportuna y ordenada. Su rutina completa incluye herramientas como SharePoint y OneNote, pero solo veremos su procedimiento de correo electrónico, que consta de tres partes:

1. Monitores duales - En realidad, Gates menciona tener Tres monitores en la configuración de su estación de trabajo, pero solo dos de ellos son relevantes para los correos electrónicos. El monitor izquierdo está dedicado a mostrar su bandeja de entrada siempre. El monitor correcto se usa para leer y responder correos electrónicos..
2. Filtros y listas blancas. - ¿Cómo Gates solo tiene “cientos” de emails? Con su nivel de prominencia, ¿no debería ser más así? “miles”? Su truco es simple: filtra su bandeja de entrada con una lista blanca para asegurarse de que solo reciba correos electrónicos de la empresa, de las empresas asociadas y de su asistente. Todo lo demás es barrido antes de que él incluso tenga la oportunidad de mirarlo..
3. Bandeja de entrada como lista de tareas pendientes - Aunque te hemos mostrado esa lista de tareas pendientes. puede ser útil, Gates dice que es “no muy grande en las listas de tareas pendientes.” En su lugar, ve sus correos electrónicos como sus tareas del día, marcándolos y ordenándolos en carpetas según el contenido y la prioridad. Él dice: “Estamos en el punto en el que el desafío no es cómo comunicarse de manera efectiva con el correo electrónico, sino garantizar que usted Pasa tu tiempo en el correo electrónico que más importa.”

Eso es. No hay mantras secretos ni pasos esotéricos. No hay herramientas o servicios pagados. No hay conceptos revolucionarios. Si Bill Gates puede domesticar su bandeja de entrada sin recurrir a nada más complicado que un filtro de correo electrónico, usted también puede.

Configuración de su bandeja de entrada como Bill Gates

El proceso es rápido y fácil. Si tiene muchos filtros para configurar, no debería tomar más de 30 minutos. Para la mayoría de los usuarios, puede estar listo para comenzar en menos de 10 minutos. Esto es lo que haces.

Organizar sus monitores

Todo trabajador de oficina serio debe tener al menos dos monitores. Tres es ideal, pero puede que no sea posible debido a los límites en el presupuesto o el espacio de la estación de trabajo. Más de tres es excesivo y es probable que no aumente más tu productividad. Pero dos es más que suficiente. Una computadora portátil y un monitor también funcionan.

¿No tienes dos monitores? ¡Esta bien! No todo está perdido. Sigue leyendo porque te ofrecemos un método alternativo cerca del final..

Hay dos configuraciones principales para monitores duales 2 enfoques de posicionamiento principal para hacer uso de una configuración de monitor dual 2 enfoques de posicionamiento principal para hacer uso de una configuración de monitor dual Leer más. Si los dos monitores son exactamente iguales, puede colocarlos uno al lado del otro o uno encima del otro con la línea del ojo apoyada a lo largo de la división. Si los dos monitores son asimétricos, coloque la pantalla más grande frente a usted (como de costumbre) y coloque la pantalla más pequeña a un lado. En este caso, su cliente de correo electrónico debería estar en la pantalla más pequeña..

Vea nuestros consejos para un flujo de trabajo productivo de doble monitor Cómo ser más productivo con monitores duales Cómo ser más productivo con monitores duales Necesita espacio para varios documentos, para obtener una visión general y cambiar rápidamente entre tareas. Lo que es cierto para su escritorio también se aplica a su área de trabajo virtual. Te mostramos lo que importa. Lee mas . Además, recomiendo encarecidamente cambiar a una barra de tareas vertical. Su barra de tareas de Windows debería ser vertical. Este es el motivo por el que su barra de tareas de Windows debería ser vertical. Este es el motivo por el que la posición predeterminada de la barra de tareas de Windows se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Pero una barra de tareas vertical podría ser mejor para ti. Vamos a averiguar por qué. Leer más, que puede ser mucho más eficiente en una configuración de múltiples monitores, tanto en términos de productividad como de espacio de pantalla.

Filtrado de su correo electrónico

Cada cliente de correo electrónico moderno y servicio de correo electrónico ofrece alguna forma de filtrado y listas blancas. Si el tuyo no lo hace, deberías considerar cambiar a uno que sí lo haga. La falta de filtrado no es un factor de ruptura de tratos por sí solo, pero podría indicar que su cliente o servicio está desactualizado en otras áreas (como seguridad).

• Usando un servicio de correo electrónico basado en web? Tenemos instrucciones sobre cómo configurar filtros en Gmail, Yahoo y Outlook.com Cómo configurar filtros de correo electrónico en Gmail, Yahoo Mail y Outlook Cómo configurar filtros de correo electrónico en Gmail, Yahoo Mail y Outlook El filtrado de correo electrónico es su mejor herramienta en mantener su bandeja de entrada ordenada y organizada. Aquí se explica cómo configurar y utilizar filtros de correo electrónico en Gmail, Yahoo Mail y Outlook. Lee mas . Igualmente importante es configurar las listas blancas: Gmail Cómo hacer una lista blanca de direcciones de correo electrónico en Gmail Cómo hacer una lista blanca de direcciones de correo electrónico en Gmail ¿Cansado de perder ciertos correos electrónicos porque siguen siendo enviados a su casilla de correo no deseado? A continuación le indicamos cómo agregar ciertas direcciones de correo electrónico en Gmail. Leer más, Yahoo Cómo hacer una lista blanca de direcciones de correo electrónico en Yahoo Cómo hacer una lista blanca de direcciones de correo electrónico en Yahoo ¿Te faltan correos electrónicos de las suscripciones que te interesan? Aquí le indicamos cómo agregar a la lista blanca cualquier remitente en el correo de Yahoo. Más información, y Outlook.com Cómo hacer una lista blanca de direcciones de correo electrónico en Outlook. Así es cómo. Lee mas .
• Usando el cliente de escritorio de Outlook? Tenemos instrucciones sobre cómo configurar los filtros de correo electrónico y las listas blancas como parte de nuestra colección de sugerencias para evitar el desorden de Outlook y el desorden de correos electrónicos Cómo evitar el desorden de correos y el desorden de correos electrónicos de Outlook Si tiene dificultades para acceder a sus correos electrónicos, Me encantan estas características de Outlook. Pueden ayudarlo a filtrar y priorizar todos los correos electrónicos entrantes. Lee mas . Preste especial atención a los Consejos # 4 y # 5.
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Entonces, ¿qué tipo de filtros debes crear??

Lo primero es lo primero, asegúrese de utilizar las características de Spam o Junk de su cliente de correo electrónico. Si recibe spam, márquelo como Spam! Esto ayuda a que su servicio de correo electrónico reconozca mejor el spam en el futuro. O en el caso de un cliente como Postbox, marcar como Junk lo ayuda a filtrar automáticamente los posibles mensajes no deseados.

A continuación, agregue contactos frecuentes e importantes a su lista blanca. Esto evita que los correos electrónicos que provienen de estos contactos se marquen accidentalmente como Spam o Junk. Ya que los filtros de spam deben ser agresivos para ser efectivos, este es un paso crucial que no debe omitir..

Por último, use los filtros para ordenar los nuevos correos electrónicos en carpetas. Por ejemplo, todos los correos electrónicos de @ makeuseof.com irían a mi carpeta de Trabajo, mientras que los correos electrónicos de los socios irían a una carpeta de Patrocinadores. También puede crear filtros específicos para correos electrónicos que de alguna manera continúan evitando su filtro de correo no deseado.

Uso de correos electrónicos como tareas pendientes

Cuídate de no dejarte engañar por la moda. “bandeja de entrada cero” movimiento. Si bien puede parecer una buena idea vaciar su bandeja de entrada todos los días, en realidad no puede resolver la locura de su bandeja de entrada. De hecho, Bill Gates no es el único que sugiere usar su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes Cómo lidiar con la sobrecarga de la bandeja de entrada y las listas de tareas pendientes en los correos electrónicos Cómo lidiar con la sobrecarga de la bandeja de entrada y las listas de tareas pendientes en los correos electrónicos El correo electrónico es No solo la comunicación, también determina en gran medida su lista de tareas pendientes. Hablemos sobre los mejores consejos para vincular la bandeja de entrada a nuestra productividad con Andy Mitchell, el fundador de ActiveInbox. Lee mas .

Suponiendo que haya configurado sus filtros correctamente, sus correos electrónicos deberían ordenarse automáticamente en carpetas relevantes. Ahora solo tiene que pasar y marcar, archivar o eliminarlos.

• Calificación - En Gmail y Yahoo, puedes “estrella” correos electronicos En Postbox, puedes “marcar como recordatorio” que es básicamente lo mismo. De cualquier manera, el efecto es el mismo: puede ver de un vistazo qué correos electrónicos aún necesitan su atención. Además, puedes filtrar por “sembrado de estrellas” o “recordatorio” - boom, ahora tienes tu lista de tareas pendientes.
• Archivando - Si eres como la mayoría, probablemente guardes los correos electrónicos marcados como leídos en tu bandeja de entrada para referencia o para guardarlos. Desafortunadamente, esta es una gran fuente de desorden y debería archivar esos correos electrónicos en su lugar. Los correos electrónicos archivados se guardan en una carpeta especial, lo que le permite volver a visitarlos cuando sea necesario sin que abarroten su bandeja de entrada.
• Borrando - Cualquier correo electrónico que no quieras guardar debe ser eliminado. Si no está seguro de si lo necesitará más tarde, archívelo. De lo contrario, bórralo. Mantener su bandeja de entrada limpia hace que sea menos estresante lidiar con las tareas que esperan su atención completa.

¿Qué pasa si solo tienes un solo monitor?

Siempre puedes usar escritorios virtuales en su lugar.

UNA escritorio virtual es básicamente un espacio de trabajo separado en Windows que administra su propio conjunto de aplicaciones abiertas. En este caso, podría tener un escritorio virtual dedicado a su cliente de correo electrónico y otro para navegar o realizar trabajos. Cambiar entre ellos es tan simple como un atajo de teclado, y puede tener tantos escritorios virtuales como desee.

Para comenzar, consulte nuestra introducción a los escritorios virtuales. Introducción a la vista de escritorio y tareas virtuales en Windows 10 Una introducción a la vista de tareas y escritorio virtual en Windows 10 Las nuevas funciones de vista de tareas y escritorio virtual de Windows 10 son mejoras de calidad de vida que No debes pasar por alto. He aquí por qué son útiles y cómo puede comenzar a beneficiarse de ellos ahora mismo. Lea más y nuestros consejos para maximizar la productividad de su escritorio virtual. 5 maneras de mejorar los escritorios virtuales en Windows 10 5 maneras de mejorar los escritorios virtuales en Windows 10 Los escritorios virtuales pueden ayudarlo a expandir y organizar su escritorio. Aquí le mostramos cómo mejorar y usar productivamente la función Vista de tareas de Windows 10. Lee mas . Es extremadamente útil y considero que es una de las características que hacen que valga la pena actualizar a Windows 10. 6 Funciones subestimadas de Windows 10 que debe probar. 6 Funciones subestimadas de Windows 10 que debe probar. Windows 10 es diferente y cambia constantemente. Nunca terminarás explorando nuevas características y herramientas. Este artículo te ayudará a descubrir trucos que te podrías haber perdido hasta ahora. Lee mas .

De alguna manera, creo que la ruta del escritorio virtual puede ser más productiva que una configuración de doble monitor. Con dos monitores, estás constantemente bombardeado con estímulos de correo electrónico. Con los escritorios virtuales, puede concentrarse en una cosa a la vez, y como todos sabemos, la multitarea es mala para la productividad. Monitoreo contra multitarea: ¿Qué es lo mejor para la productividad? Único vs. Multitarea: ¿Qué es lo mejor para la productividad? La multitarea es un método común para aumentar la productividad. Resulta que no es necesariamente la bala de plata para la productividad. La clave es saber cuándo realizar múltiples tareas. Lee mas .

Ahora que sabe cómo administrar correos electrónicos como Bill Gates, háganos saber cómo funciona para usted. Si usas una técnica diferente, nos encantaría saberlo. Comparte con nosotros en un comentario más abajo.!

Explorar más sobre: ​​Consejos de correo electrónico.