Cómo hacer que los minutos funcionen Cómo tomar notas efectivas durante una reunión

Es una habilidad que pocas personas han perfeccionado; los minutos de reunión perfectos.

Es una historia familiar en un mundo imperfecto. Estás trabajando en un proyecto de importancia crítica en el trabajo. Este es un asunto interdepartamental, con toda la dolorosa política interdepartamental que viene con eso. A medida que se acerca la fecha límite para que el proyecto no se acerque más, puede programar una reunión con sus colegas. Después de establecer una agenda para la reunión Cree fácilmente agendas para reuniones usando las expectativas de la reunión [iPad] Cree fácilmente agendas para la reunión usando las expectativas de la reunión [iPad] Aunque ninguno de nosotros espera asistir a las reuniones, afortunadamente hay una serie de aplicaciones útiles en línea y móviles, como como AgreeDo, que facilitan la tarea de planificar reuniones. Todas las reuniones exitosas comienzan ... Leer más y dos horas de discusión tediosa, terminas con un calendario acordado y un plan de acción.

Y luego el calendario acordado no se cumple, y el plan de acción acordado no se ejecuta. Llamas airadamente a tus colegas - “¿Qué demonios está pasando allí? Esto no es lo que acordamos”. Están convencidos de que están haciendo lo que prometieron. Están convencidos de que usted es el que está equivocado. Y lamentablemente, no hay nada que disputar su versión de los acontecimientos. No tomaste ningun minuto.

Lamentablemente, es una de las habilidades más vitales necesarias para el lugar de trabajo moderno. Le permiten crear un registro establecido de eventos acordados por todas las partes, lo que le ahorra los dolores de cabeza más adelante. Así es como tomas minutos efectivos en una reunión..

No tomes minutos

Suena contra-intuitivo, ¿verdad? Este es un artículo sobre cómo tomar minutos efectivos, y estoy diciendo que no deberías tomarlos. Que locura es esta?

Es muy difícil hacer dos cosas a la vez. Si está tratando de mantenerse al tanto de una conversación mientras toma minutos, es probable que haga un mal trabajo de al menos una de esas cosas. ¿Y recuerda cómo dije que se supone que los minutos son una representación precisa de los eventos? Realmente son algo que no debes arruinar..

Cuando vaya a una reunión, debe traer a alguien que no participará en la conversación y pedirle que se tome unos minutos. Eso le permite centrarse en la conversación, y puede estar seguro de que las notas de la reunión colaboran y editan las notas de la reunión en tiempo real usando Sync.in La colaboración y la edición de las notas de la reunión en tiempo real usan Sync.in siempre que necesite trabajar con un equipo en línea, o incluso si solo tiene que colaborar con otros colegas que puedan trabajar en otras ubicaciones remotas, la capacidad de tener algo visual que ver ... Leer más será de buena calidad. Si está participando en una reunión en línea (tal vez utilizando WebEx o Google Hangouts), ¿por qué no activa los archivos de audio de Audacity Record con Audacity Record los archivos de audio con Audacity Read More y grabe la conversación para futuras referencias??

Recuerda las 5 w

Piensa en una de tus clases de inglés en la escuela primaria. Probablemente escribiste una historia en algún momento, y te enseñaron la “5 W's” . Para refrescar la memoria, son "quién", "qué", "cuándo", "por qué" y "dónde". .

Cuando lo piensas, eso es lo que son los minutos. Están creando una narrativa sobre algo que sucedió o algo que sucederá. Y al igual que lo haría al redactar un informe o un artículo, debe agregar detalles.

Entonces, donde podrías tener algo como esto.

Actualizar WordPress a 3.7

Usted podría tener algo como.

Ben Smith actualizará WordPress a 3.7 la próxima semana para parches de seguridad.

Mucho mas significativo, si?

... pero no lo lleves muy lejos.

A nadie le importa que Ben Smith solo esté actualizando WordPress 3.7 la próxima semana porque esta semana está de vacaciones en Barbados con su esposa y sus dos hijos, pero su mascota Chihuahua Gee-Fee se queda en las perreras locales mientras están fuera. ¿Por qué pondrías eso en tus notas??

Sí, es importante tomar nota de todos los detalles importantes. Ser explícito es super importante. Dicho esto, no lo lleve demasiado lejos donde está grabando datos que no benefician a nadie.

De acuerdo en los minutos

Entonces, tienes una reunión de tres horas. Cuando termine, permanecer en la sala de conferencias probablemente sea bastante bajo en la lista de cosas que le gustaría hacer. Estás cansado. Estas sediento. La gente está saliendo de la oficina y yendo a su casa a calentarse las camas y a America's Got Talent.

¿Te vas? ¡No! Si has escrito a mano tus minutos, vas y laboriosamente los escribes. Una vez que los tenga en un formato que es vagamente útil, envíelos por correo electrónico a cada asistente. Les pide que reconozcan que han leído las actas y que están contentos con el contenido..

Eso aclara el papel que cada persona tiene que desempeñar, así como sus responsabilidades, y si alguien tiene un desacuerdo con el registro oficial de eventos, puede corregirlo. Una reunión de colaboración Las 6 mejores herramientas de reuniones en línea gratuitas para colaborar con su equipo Las 6 mejores herramientas de reuniones en línea gratuitas para colaborar con su equipo Los equipos pequeños no necesitan aplicaciones empresariales costosas para la colaboración. Aquí hay seis herramientas fantásticas que puede usar para administrar los datos de su equipo, la comunicación y más. Gratis. Leer más resulta mejor debido a esto.

Aprender taquigrafía

Dependiendo de a quién le preguntes, la taquigrafía es una forma realmente excelente de escribir las cosas rápidamente o es una forma de encriptación que es resistente incluso a los ojos curiosos de la NSA. Sin embargo, como lo creas, es una habilidad útil para tener en tu arsenal de notas..

Si bien es bastante intimidante de ver, la taquigrafía no es demasiado difícil de asimilar. Reemplaza construcciones de escritura comunes con símbolos y abreviaturas, lo que le permite escribir cientos de palabras por minuto. Esto es lo que Kim Fletcher, presidente del Consejo Nacional para la Formación de Periodistas, tiene que decir al respecto.

Si tiene una nota abreviada, puede encontrar la cotización muy rápidamente. Entra con una grabadora o una grabadora digital, y si ha pasado una hora con su grabadora tiene una hora de grabación, eso lleva bastante tiempo.

Hay muchos sistemas para escribir taquigrafía, con los sistemas de base alfabética (AlphaHand, etc.) entre los más rápidos, mientras que Gregg Pre-Anniversary, Gregg Anniversary hace que los minutos funcionen: cómo tomar notas efectivas durante una reunión Haga que los minutos funcionen: cómo Tome notas efectivas durante una reunión Es una habilidad que pocas personas han perfeccionado; Los minutos de reunión perfectos. El registro de eventos le ahorra dolores de cabeza más abajo en la línea. Así es como tomas minutos efectivos en una reunión. Lee más, y New Era Pitman es el más rápido de todos. ¡Juega con algunos y encuentra el que más te guste! Descubrí que este sitio es increíblemente útil para desglosar las diferencias entre cada una de las muchas metodologías existentes..

Estructura tus notas

Cuando está tomando notas, ¿dibuja un flujo de trabajo o va de lleno a Buzzfeed y lo pone en una lista? La efectividad de sus notas depende completamente de la forma en que estructura la información que registra..

¿Está grabando pasos o tomando notas de las acciones que las personas realizarán en el futuro? Los puntos de bala pueden ser útiles aquí. ¿Está haciendo registros detallados sobre un evento que tuvo lugar anteriormente? Es posible que desee utilizar un estilo que sea más de carácter parlamentario..

¿Te sientes arty? Otra técnica que podría encontrar útil es tomar notas visuales. Aquí, usted agrega contexto al texto agregando color, gráficos e imágenes. Al agregar ilustraciones, puede agregar información adicional sin hacer que sus notas sean demasiado pesadas.

Finalmente, te alegrará saber que hay algunas herramientas por ahí que hacen que la estructuración de tus notas sea un juego fácil. Microsoft tiene un montón de plantillas de Microsoft Word para tomar minutos en una reunión. Estos no se verían fuera de lugar en un lugar de trabajo tapado, con camisa y corbata, pero aún tendrían algunos toques de color. También he empezado a usar SimpleNote Move Over TextEdit, Simplenote ya está disponible para Mac. Move Over TextEdit, Simplenote ahora está disponible para Mac. Si solo desea abrir una herramienta de escritura y comenzar a escribir sin muchas campanas que lo distraigan. silbidos, Simplenote puede ser justo lo que estás buscando. Lea más sobre mis minutos, debido a su estética limpia y sus copias de seguridad en la nube integradas.

Conclusión

Tomar minutos es super simple, y es una habilidad estratégica para mantener reuniones efectivas que todos debemos dominar. ¿Tiene algún consejo útil para tomar notas en las reuniones? Déjame saber abajo en los comentarios!

Crédito de la imagen: Mark Jensen John Benson dpstyles

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