La guía de Google Docs que necesita para todos sus documentos comerciales

Tienes muchas herramientas para crear y compartir documentos. Los creadores de informes, los editores de documentos y las aplicaciones de correo electrónico desempeñan un papel en sus tareas diarias.

Pero ¿alguna vez has considerado Google Docs en serio?

El propio paquete de productividad de la oficina de Google tiene características que pueden ayudarlo a crear, editar y compartir sus documentos de forma rápida y sencilla. Donde sea que esté y cualquiera que sea su trabajo, Google Docs puede ahorrarle tiempo. 10 Consejos de Google Docs que le tomarán segundos y le ahorrará tiempo. 10 Consejos de Google Docs que le tomarán segundos y le ahorrarán tiempo. Cuando se sumerge en las profundidades del Drive, la función correcta. Puede ayudarte a crear documentos de aspecto profesional. Nuestros consejos de velocidad te ayudarán a hacerlo mucho más rápido. Leer más - y no tienes que gastar un centavo.

Veamos las útiles funciones de Google Docs que pueden funcionar para usted y su equipo..

Utilice Google Docs para la colaboración empresarial

Cuando trabajas en un entorno de equipo, la colaboración es clave. Google Docs tiene las herramientas integradas que facilitan la colaboración en cualquier documento.

Intercambio básico de documentos

Si desea compartir un documento con su compañero de trabajo o equipo, Google Docs lo simplifica con dos métodos diferentes.

Compartir desde Google Drive. Solo haga clic en el Compartir botón en la esquina superior derecha para comenzar. Si no nombró su documento, verá un aviso para hacerlo antes de compartirlo.

Luego, puede ingresar nombres de sus contactos de Google o sus direcciones de correo electrónico para enviarles el documento directamente. Pero, antes de enviarlo, debe seleccionar los privilegios haciendo clic en Editar archivos botón. Las opciones de compartir le permitirán a otros editar, comentar o ver su documento. Cuando termine, haga clic en Hecho.

Compartir con un enlace. Si prefiere compartir un enlace a su documento, haga clic en Obtener enlace para compartir en la ventana emergente en lugar de ingresar sus contactos. Luego verá opciones similares para permitir que otros editen, comenten o vean el documento. Luego simplemente copie el enlace y colóquelo en un mensaje o ventana de chat donde desee compartirlo..

Configuración avanzada para compartir

Tiene más opciones cuando tiene un documento con información confidencial o al que realmente desea limitar el acceso a.

En la ventana emergente de compartir, haga clic en Avanzado en la esquina inferior derecha.

Luego puede restringir los editores del documento para que no cambien de acceso o inviten a otros. También puede evitar que los comentaristas y espectadores impriman, copien o descarguen su documento. Además, puedes cambiar el acceso que configuraste originalmente.

Si decide compartir su documento por correo electrónico, puede hacerlo desde esta ventana, haga clic en Aprende más Si tienes preguntas, o simplemente pulsa Hecho cuando termines.

Características del comentario

Los comentarios son el verdadero combustible para la colaboración. Puede usar comentarios para agregar notas a partes específicas, imágenes o palabras en el documento. Esto es beneficioso para mejores ediciones porque puede tener una discusión real sobre el contenido antes de hacer cualquier cambio.

Para agregar un comentario, seleccione la parte, la imagen o la palabra a la que se refiere el comentario. A continuación, haga clic en más botón que aparece en el lateral del documento o en el Comentarios botón en la parte superior. Escribe tu nota y pulsa el Comentario botón.

Una vez que agrega un comentario, permanece en el lado del documento como no resuelto. Esto es útil porque cuando se toma una decisión sobre el elemento, puede hacer clic en Resolver Botón y el comentario desaparecerá de la pantalla..

Si desea ver los comentarios resueltos o volver a abrirlos, simplemente haga clic en Comentarios botón en la parte superior. Cualquier comentario que vuelva a abrir mostrará estas acciones tanto en la pantalla del documento como en la sección Comentarios.

Las acciones de comentarios adicionales le permiten editar, eliminar u obtener un enlace directo a la nota. Y, cuando haces clic en la Comentarios desde la parte superior, tiene la opción de recibir notificaciones por correo electrónico. Puede recibir una notificación por cada comentario o solo por aquellos que lo involucren. Las alertas son un gran ahorro de tiempo porque no tiene que preocuparse por perderse.

Historial de versiones

La versión del documento es una función necesaria para compartir y colaborar en un documento en tiempo real. Esto es especialmente importante cuando el equipo tiene la capacidad de editar el documento..

Hacer clic Archivo> Historial de versiones desde el menu. A continuación, puede asignar un nombre a la versión actual por separado del nombre del documento principal o simplemente ver el historial de versiones.

Si selecciona Ver historial de versiones, una barra lateral se abrirá y mostrará el historial del documento. Puede hacer clic en el botón para mostrar solo las versiones con nombre o verlas todas. Para una versión sin nombre, puede hacer clic en el Más Icono de (tres puntos) para agregar uno si lo desea.

Para cada versión de la lista, verá la fecha y la hora en que se editó. Puede hacer clic en una para ver esa versión que le ofrece una opción para restaurarla en la parte superior. Las versiones con nombre son muy útiles para documentos largos o con muchos colaboradores.

Utilice plantillas útiles de Google Docs

Una de las mejores maneras de comenzar a crear un documento comercial es utilizar una plantilla. Afortunadamente, Google Docs tiene muchas plantillas integradas que puedes usar. Además, puede encontrar muchas más plantillas de Google Doc 24 Plantillas de Google Docs que harán su vida más fácil 24 Plantillas de Google Docs que harán su vida más fácil Las plantillas pueden ahorrarle mucho tiempo. Compilamos 24 plantillas de Google Docs para el trabajo, la salud, el hogar y los viajes que ahorran tiempo. Continúa con tus proyectos, en lugar de luchar para armar documentos. Leer más de fuentes externas. Aquí hay varias que pueden ayudarlo a crear documentos comerciales profesionales y bien formateados..

Plantillas incorporadas

Para ver todas las plantillas integradas de Google Docs, simplemente haga clic en las flechas en la parte superior junto a Galería de plantillas después de iniciar sesión. Puede verlos para trabajos como propuestas y notas de reuniones, aquellos específicos de su industria como ventas o recursos humanos y aquellos para cartas comerciales y currículums..

Seleccione cualquiera de las plantillas y se abrirá en la ventana del editor. Luego simplemente reemplaza el texto de la plantilla con el tuyo y ya está listo.

Plantillas adicionales

Si no ve una plantilla integrada en Google Docs que se ajuste a lo que necesita, puede consultar las opciones externas. Aquí hay algunos para comenzar..

Plan de negocios

Completa con una tabla de contenido para lo que debe incluir, esta plantilla de plan de negocios es ordenada y limpia. Y, si necesita ayuda adicional, siga estos pasos para crear su propio plan de negocios Cómo escribir un plan de negocios Cómo escribir un plan de negocios ¿Está a punto de comenzar su propio negocio? ¡Comienza con un plan! Siga nuestro esquema de plan de negocios o use una de las plantillas que hemos compilado. Lee mas .

Carta de despido

Cuando lo que necesita es una carta formal de terminación, esta plantilla es útil. Incluye un lugar para el logotipo de su empresa en la parte superior y sugerencias útiles para los detalles que debe incluir.

Agenda de la reunión

Si está buscando una agenda sencilla para reuniones con formato de tabla, esta es perfecta. También incluye puntos para los elementos que los participantes deben leer o traer, lo cual es práctico.

Añadir complementos empresariales de Google Docs

Si no está familiarizado con los complementos de Google Docs, estas son herramientas similares a las extensiones de navegador que puede agregar a la aplicación. Van desde los negocios hasta la productividad y los servicios públicos. Para acceder a la tienda de complementos, abra un documento de Google Docs, haga clic en Complementos desde el menú superior, y luego Obtener complementos.

Aquí hay varios complementos que pueden ser ideales para las tareas de su negocio:

Diagrama de LucidChart

Para diagramas de flujo, diagramas de proceso y elementos visuales similares, Lucidchart es la alternativa de Visio que has estado esperando. Lucidchart es la alternativa de Visio que has estado esperando. Es posible que no hayas oído hablar de Lucidchart antes, pero apuesto a que has oído hablar de Microsoft Visio . Leer más, Diagramas de Lucidchart es una gran herramienta. Y, si ya usa la aplicación en línea, simplemente inicie sesión y acceda a sus diagramas directamente desde Google Docs. O crea una cuenta gratis para probarlo.

HelloSign [Ya no está disponible]

Si trabaja con contratos, acuerdos y otros documentos que requieren una firma, eche un vistazo a HelloSign. Regístrese para obtener una cuenta gratuita para probarlo con tres documentos por mes y luego revise la versión de pago para obtener firmas ilimitadas.

Comprobador de consistencia

Cuando crea documentos que contienen inconsistencias, puede ser malo para el negocio. El Comprobador de coherencia es un complemento que escaneará su documento y buscará elementos como guiones, abreviaturas y variaciones ortográficas.

MindMeister

¿Es usted un mapeador mental? Convierta su lluvia de ideas en un mapa mental para obtener una visión máxima Convierta su tormenta de ideas en un mapa mental para obtener una visión máxima Registrar su tormenta de ideas en un mapa mental podría ayudarlo a obtener ideas más profundas. Y es facil Te mostramos cómo combinar ambas estrategias para la investigación, la planificación y la innovación. Lee mas ? Si es así, entonces MindMeister es la herramienta para ti. Si bien puedes usar un complemento como los Diagramas de Lucidchart para tus mapas mentales, MindMeister te lo pone fácil. Simplemente seleccione el texto en su documento, abra el complemento, y se creará un mapa mental para usted y se insertará en su documento automáticamente.

Bkper [Ya no está disponible]

Para crear y actualizar datos financieros de sus libros, Bkper es una herramienta genial. Puede agregar fácilmente un nuevo libro en el sitio web de Bkper, como un libro de contabilidad general, un libro de registro o un informe de gastos. Luego, con el complemento, coloque los detalles en su documento de Google Docs.

Otros complementos útiles

• Combinar correspondencia: fusionar documentos en correos electrónicos y cartas
• Supermetrics: inserta tus métricas de negocios en un documento

¿Utilizas Google Docs para empresas??

Como puede ver, Google Docs tiene funciones integradas junto con las herramientas que puede obtener para que sea útil para documentos comerciales 10 Plantillas para ahorrar tiempo en la oficina 10 Plantillas para ahorrar tiempo en la oficina ¿Hay documentos que escribe una y otra vez? ¿otra vez? Ya sea que se trate de agendas, facturas o informes de estado de reuniones, las plantillas pueden facilitar su trabajo. Hemos recopilado 10 ideas de plantillas para ahorrarle tiempo. Lee mas . Puede crear, editar, compartir y colaborar en su próximo documento comercial con facilidad.

¿Ya utilizas Google Docs para negocios? Si es así, ¿tiene herramientas, consejos o trucos que lo hagan aún más beneficioso en el mundo de los negocios? Comparte tus pensamientos a continuación!

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