4 funciones de búsqueda de Excel para buscar hojas de cálculo de manera eficiente

La mayoría de las veces, encontrar una celda en una hoja de cálculo de Excel es bastante fácil; Si no puede simplemente escanear las filas y columnas para él, puede usar CTRL + F para buscarlo. Pero si está trabajando con una gran hoja de cálculo Cómo dividir una hoja de cálculo de Excel CSV enorme en archivos separados Cómo dividir una hoja de cálculo de Excel CSV enorme en archivos separados Uno de los defectos de Microsoft Excel es el tamaño limitado de una hoja de cálculo. Si necesita hacer su archivo de Excel más pequeño o dividir un archivo CSV grande, ¡siga leyendo! Lea más, puede ahorrar mucho tiempo al usar una de estas cuatro funciones de búsqueda. No importa el tamaño de su documento de Microsoft Excel, serán mucho más eficientes.

La función VLOOKUP

Esta función le permite especificar una columna y un valor, y devolverá un valor de la fila correspondiente de una columna diferente (si eso no tiene sentido, se aclarará en un momento). Dos ejemplos en los que puede hacer esto son buscar el apellido de un empleado por su número de empleado o encontrar un número de teléfono especificando un apellido. Aquí está la sintaxis de la función:

= VLOOKUP ([lookup_value], [table_array], [col_index_num], [range_lookup])

El [lookup_value] es la información que ya tienes; por ejemplo, si necesita saber en qué estado se encuentra una ciudad, sería el nombre de la ciudad. [table_array] le permite especificar las celdas en las que la función buscará los valores de búsqueda y retorno. Al seleccionar su rango, asegúrese de que la primera columna incluida en su matriz sea la que incluirá su valor de búsqueda. Esto es crucial. [col_index_num] es el número de la columna que contiene el valor de retorno.

[range_lookup] es un argumento opcional, y toma 1 o 0. Si ingresa 1 u omite este argumento, la función busca el valor que ingresó o el siguiente número más bajo. Entonces, en la imagen de abajo, un VLOOKUP que busca una puntuación SAT de 652 devolverá 646, ya que es el número más cercano en la lista que es menor que 652, y [range_lookup] por defecto es 1.

Echemos un vistazo a cómo podríamos usar esto. Como tengo en mis artículos sobre operadores booleanos en Microsoft Excel Mini Excel Tutorial: Usar lógica booleana para procesar Datos complejos Mini Excel Tutorial: Usar lógica booleana para procesar datos complejos Los operadores lógicos IF, NOT, AND y OR pueden ayudarlo a obtener Excel novato para usuario avanzado. Explicamos los conceptos básicos de cada función y demostramos cómo puede usarlos para obtener los mejores resultados. Leer más y contar avanzado y agregar Mini Excel Tutorial: Usar conteo avanzado y agregar funciones en Excel Mini Excel Tutorial: Usar conteo avanzado y agregar funciones en Excel Contar y agregar fórmulas puede parecer mundano en comparación con las fórmulas de Excel más avanzadas. Pero pueden ayudarlo a ahorrar mucho tiempo cuando necesite recopilar información sobre los datos en su hoja de cálculo. Lea más, usaré una hoja de cálculo que generé con genericata.com. Contiene números de identificación, nombres y apellidos, ciudad, estado y puntajes SAT. Digamos que quiero encontrar la puntuación SAT de una persona con el apellido “Inviernos.” VLOOKUP lo hace fácil. Aquí está la fórmula que usaríamos:

= VLOOKUP ("Inviernos", C2: F101, 4, 0)

Debido a que los puntajes del SAT son la cuarta columna de la columna de apellido, he usado 4 para el argumento de índice de columna. Tenga en cuenta que cuando busca texto, establecer [range_lookup] en 0 es una buena idea; Sin él, puedes obtener malos resultados. Esto es lo que Microsoft Excel nos da:

Devolvió 651, el puntaje del SAT perteneciente al estudiante llamado Kennedy Winters, quien se encuentra en la fila 92 (que se muestra en el recuadro de arriba). Habría tardado mucho más en desplazarse buscando el nombre que en escribir rápidamente la sintaxis!

VLOOKUP también puede ser muy útil si está utilizando Microsoft Excel para hacer sus impuestos. ¿Haciendo sus impuestos? 5 Fórmulas de Excel que debes saber haciendo tus impuestos? 5 Fórmulas de Excel que debe saber Son dos días antes de la fecha de vencimiento de sus impuestos y no desea pagar otro cargo por presentación tardía. Este es el momento de aprovechar el poder de Excel para poner todo en orden. Lee mas .

Notas sobre VLOOKUP

Algunas cosas son buenas para recordar cuando está utilizando VLOOKUP. Primero, como mencioné anteriormente, asegúrese de que la primera columna de su rango sea la que incluya su valor de búsqueda. Si no está en la primera columna, la función devolverá resultados incorrectos. Si sus columnas están bien organizadas, esto no debería ser un problema.

La segunda cosa a tener en cuenta es que VLOOKUP solo devolverá un valor. Si hubiéramos usado “Georgia” como valor de búsqueda, habría devuelto el puntaje del primer estudiante de Georgia y no habría dado ninguna indicación de que haya dos estudiantes de Georgia.

La función HLOOKUP

Donde VLOOKUP encuentra los valores correspondientes en otra columna, HLOOKUP encuentra los valores correspondientes en una fila diferente. Debido a que generalmente es más fácil escanear los encabezados de las columnas hasta que encuentre el correcto y use un filtro para encontrar lo que está buscando, HLOOKUP se utiliza mejor cuando tiene De Verdad Hojas de cálculo grandes o estás trabajando con valores que están organizados por tiempo. Aquí está la sintaxis:

= HLOOKUP ([lookup_value], [table_array], [row_index_num], [range_lookup])

[lookup_value], de nuevo, es el valor que usted conoce y por el que desea encontrar un valor correspondiente. [table_array] son ​​las celdas en las que deseas buscar. [row_index_num] especifica la fila de donde vendrá el valor de retorno. Y [range_lookup] es el mismo que el anterior; déjelo en blanco para obtener el valor más cercano cuando sea posible, o ingrese 0 para buscar solo coincidencias exactas.

Para este ejemplo, he creado una nueva hoja de cálculo con generatorata.com. Este contiene una fila para cada estado, junto con una puntuación SAT (diremos que es la puntuación promedio para el estado) en los años 2000-2014. Usaremos HLOOKUP para encontrar el puntaje promedio en Minnesota en 2013. Así es como lo haremos:

= HLOOKUP (2013, A1: P51, 24)

(Tenga en cuenta que 2013 no está entre comillas porque es un número y no una cadena; además, el 24 proviene de Minnesota en la fila 24). Como puede ver en la imagen de abajo, se devuelve la puntuación:

Los minnesotanos promediaron una puntuación de 1014 en 2013.

Notas sobre HLOOKUP

Al igual que con VLOOKUP, el valor de búsqueda debe estar en la primera fila de la matriz de su tabla; esto rara vez es un problema con HLOOKUP, ya que usualmente usará un título de columna para un valor de búsqueda. HLOOKUP también devuelve un solo valor..

Las funciones INDEX y MATCH

INDEX y MATCH son dos funciones diferentes, pero cuando se usan juntas pueden hacer que la búsqueda de una hoja de cálculo grande sea mucho más rápida. Ambas funciones tienen inconvenientes, pero al combinarlas desarrollaremos las fortalezas de ambas. Primero, sin embargo, la sintaxis:

= INDICE ([array], [row_number], [column_number]) = MATCH ([lookup_value], [lookup_array], [match_type])

En ÍNDICE, [matriz] es la matriz en la que buscarás. [row_number] y [column_number] se pueden usar para limitar su búsqueda; Vamos a echar un vistazo a eso en un momento.

MATCH [lookup_value] es un término de búsqueda que puede ser una cadena o un número; [lookup_array] es la matriz en la que Microsoft Excel buscará el término de búsqueda. [match_type] es un argumento opcional que puede ser 1, 0 o -1; 1 devolverá el valor más grande que sea menor o igual que su término de búsqueda; 0 solo devolverá su término exacto; y -1 devolverá el valor más pequeño que sea mayor o igual a su término de búsqueda.

Puede que no esté claro cómo vamos a utilizar estas dos funciones juntas, así que las expondré aquí. MATCH toma un término de búsqueda y devuelve una referencia de celda. En la imagen de abajo, puede ver que en una búsqueda del valor 646 en la columna F, MATCH devuelve 4.

INDEX, por otro lado, hace lo contrario: toma una referencia de celda y devuelve el valor en ella. Puede ver aquí que, cuando se le indica que devuelva la sexta celda de la columna Ciudad, el ÍNDICE devuelve “Anclaje,” el valor de la fila 6.

Lo que vamos a hacer es combinar los dos para que MATCH devuelva una referencia de celda y el ÍNDICE use esa referencia para buscar el valor en una celda. Digamos que recuerdas que había un estudiante cuyo apellido era Waters, y quieres ver cuál fue el puntaje de este estudiante. Aquí está la fórmula que usaremos:

= ÍNDICE (F: F, PARTIDO ("Aguas", C: C, 0))

Notarás que el tipo de coincidencia se establece en 0 aquí; cuando estés buscando una cuerda, eso es lo que querrás usar. Esto es lo que obtenemos cuando ejecutamos esa función:

Como puede ver en el recuadro, Owen Waters obtuvo 1720, el número que aparece cuando ejecutamos la función. Esto puede no parecer tan útil cuando solo puede mirar unas pocas columnas, pero imagine cuánto tiempo ahorraría si tuviera que hacerlo 50 veces en una hoja de cálculo de gran base de datos Excel Vs. Acceso: ¿Puede una hoja de cálculo reemplazar una base de datos? Excel Vs. Acceso: ¿Puede una hoja de cálculo reemplazar una base de datos? ¿Qué herramienta debería utilizar para gestionar los datos? Access y Excel, ambos cuentan con filtrado de datos, compilación y consulta. Le mostraremos cuál es el más adecuado para sus necesidades. Leer más que contenía varios cientos de columnas!

Que comience la búsqueda

Microsoft Excel tiene una gran cantidad de funciones extremadamente poderosas. 3 Fórmulas locas de Excel que hacen cosas increíbles. 3 Fórmulas locas de Excel que hacen cosas asombrosas. Las fórmulas de formato condicional en Microsoft Excel pueden hacer cosas maravillosas. Aquí hay algunos trucos de productividad de fórmulas de Excel. Lea más, y los cuatro enumerados arriba simplemente rasguñan la superficie. Sin embargo, incluso con esta descripción general, debería poder ahorrar mucho tiempo cuando trabaja con hojas de cálculo grandes. Si desea ver cuánto más puede hacer con INDEX, eche un vistazo “El índice de imposición” en Microsoft Excel Hero.

¿Cómo ejecutar búsquedas en grandes hojas de cálculo? ¿Cómo has encontrado que estas funciones de búsqueda sean útiles?? Comparte tus pensamientos y experiencias a continuación!

Créditos de imagen: lupa en una hoja de cálculo a través de Shutterstock

Explorar más sobre: ​​Microsoft Excel, Hoja de cálculo.