5 trucos de Excel Autocompletar para construir sus hojas de cálculo más rápido

Las funciones de autocompletar de Excel ofrecen las formas más efectivas de ahorrar tiempo al completar las hojas de cálculo.

La mayoría de las personas no se dan cuenta de que muchas de las cosas que hacen manualmente pueden automatizarse. Por ejemplo, tal vez desee aplicar una fórmula solo a cada segunda o tercera fila cuando arrastra hacia abajo para autocompletar. O tal vez quiera completar todos los espacios en blanco en una hoja.

En este artículo, le mostraremos cómo lograr cinco de las automatizaciones más efectivas para las columnas de llenado automático.

1. Completa cada otra celda

Principalmente, cualquiera que haya usado Excel por algún tiempo sabe cómo usar la función de autocompletar.

Simplemente haga clic y mantenga presionado el mouse en la esquina inferior derecha de la celda, y arrástrelo hacia abajo para aplicar la fórmula en esa celda a cada celda debajo de ella..

En el caso de que la primera celda sea solo un número y no una fórmula, Excel simplemente completará automáticamente las celdas contando hacia arriba por una.

Sin embargo, ¿qué sucede si no desea aplicar la fórmula de autocompletar a cada celda debajo de ella? Por ejemplo, ¿qué sucede si solo desea que todas las demás celdas concatenen el nombre y el apellido, pero desea dejar las líneas de dirección sin tocar??

Aplicar fórmula a cada otra célula

Puede hacerlo cambiando ligeramente el procedimiento de llenado automático. En lugar de hacer clic en la primera celda y luego arrastrar hacia abajo desde la esquina inferior derecha, en su lugar, va a resaltar las dos primeras celdas. Luego, coloque el mouse en la esquina inferior derecha de las dos celdas hasta que el cursor cambie a “+”.

Ahora sostenga y arrastre eso hacia abajo como lo haría normalmente.

Notará que ahora, en lugar de autocompletar cada celda, Excel solo se auto llena cada segunda celda en cada bloque.

Cómo se manejan otras células

¿Y si esas segundas celdas no están en blanco? Bueno, en ese caso, Excel aplicará las mismas reglas en la segunda celda del primer bloque que también resaltó en todas las demás celdas. Por ejemplo, si la segunda celda tiene una “1” en él, luego Excel se llenará automáticamente cada otra celda contando hasta 1.

Simplemente puede imaginar cómo esta flexibilidad podría mejorar enormemente la eficiencia con la que puede completar automáticamente los datos en hojas. Es una de las muchas maneras en que Excel lo ayuda a ahorrar tiempo 14 Consejos para ahorrar tiempo en Microsoft Excel 14 Consejos para ahorrar tiempo en Microsoft Excel Si Microsoft Excel ha consumido mucho tiempo en el pasado, permítanos mostrarle cómo obtener algo de de vuelta Estos sencillos consejos son fáciles de recordar. Lea más mientras trata con una gran cantidad de datos.

2. Autocompletar hasta el final de los datos

Una cosa que la gente suele encontrar cuando trabaja en hojas de cálculo de Excel en un entorno corporativo es lidiar con hojas masivas.

Es bastante fácil arrastrar el cursor del mouse desde la parte superior a la parte inferior de un conjunto de 100 a 200 filas para rellenar automáticamente esa columna. Pero, ¿qué pasa si en realidad hay 10,000 o 20,000 filas en la hoja de cálculo? Arrastrar el cursor del mouse hacia abajo en 20,000 filas llevaría mucho tiempo.

Hay un truco muy rápido para hacer esto más eficiente. En lugar de arrastrar todo el camino hacia abajo de la columna, simplemente mantenga presionada la tecla Mayús del teclado. Ahora notará que cuando coloca el mouse en la esquina inferior derecha de la celda, en lugar de un ícono más, es un ícono con dos líneas horizontales paralelas..

Ahora, todo lo que tiene que hacer es hacer doble clic en ese ícono y Excel automáticamente llenará automáticamente toda la columna, pero solo hasta donde la columna adyacente tenga datos..

Este truco puede ahorrar innumerables horas. 10 Ahorros de tiempo fáciles de Excel que puede haber olvidado 10 Ahorros de tiempo fáciles de Excel que puede haber olvidado Estos diez consejos seguramente minimizarán su tiempo al realizar tareas manuales de Excel y aumentarán la productividad de su hoja de cálculo. Lea más desperdiciado al intentar arrastrar el mouse hacia abajo en cientos o miles de filas.

3. Rellena los espacios en blanco

Imagine que se le ha encomendado la tarea de limpiar una hoja de cálculo de Excel, y su jefe desea que aplique una fórmula específica. 3 Fórmulas locas de Excel que hacen cosas asombrosas. Aquí hay algunos trucos de productividad de fórmulas de Excel. Lea más a cada celda en blanco en una columna. No puede ver ningún patrón predecible, por lo que no puede usar el “cada otra x” Truco de autocompletar arriba. Además, ese enfoque eliminaría cualquier dato existente en la columna. Qué puedes hacer?

Bueno, hay otro truco que puedes usar para completar celdas en blanco con lo que quieras.

En la hoja de arriba, tu jefe quiere que completes cualquier celda en blanco con la cadena “N / A”. En una hoja con solo unas pocas filas, este sería un proceso manual fácil. Pero en una hoja con miles de filas, te llevaría un día entero.

Entonces, no lo hagas manualmente. Solo selecciona todos los datos en la columna. Entonces ve a la Casa menú, seleccione el Buscar y seleccionar icono, seleccione Ir a especial.

En la siguiente ventana, seleccione Espacios en blanco.

En la siguiente ventana, puede ingresar la fórmula en la primera celda en blanco. En este caso, simplemente escribirás N / A y luego presione Ctrl + Enter de modo que lo mismo se aplica a cada celda en blanco encontrada.

Si quisieras, en lugar de “N / A”, puede escribir una fórmula en la primera celda en blanco (o hacer clic en el valor anterior para usar la fórmula de la celda justo arriba de la celda en blanco), y al presionar Ctrl + Intro, aplicará la misma fórmula a todos las otras celdas en blanco.

Esta característica puede hacer que la limpieza de una hoja de cálculo desordenada sea muy rápida y fácil.

4. Rellenar con valor anterior macro

Ese último truco en realidad da unos pasos. Debe hacer clic en un montón de elementos del menú, y reducir los clics es de lo que se trata cada vez más eficiente.?

Así que vamos a dar ese último truco un paso más allá. Vamos a automatizarlo con una macro. La siguiente macro básicamente buscará en una columna, buscará una celda en blanco y, si está en blanco, copiará el valor o la fórmula de la celda que está arriba..

Para crear la macro, haga clic en el Desarrollador menú, y haga clic en el Macros icono.

Nombra la macro y luego haz clic en Crear macro botón. Esto abrirá una ventana de editor de código. Pegue el siguiente código en la nueva función.

FirstColumn = InputBox ("Por favor ingrese la letra de la columna") FirstRow = InputBox ("Por favor ingrese el número de la fila.") LastRow = Rango (FirstColumn & "65536"). End (xlUp) .Row For i = FirstRow To LastRow If Rango (FirstColumn & i) .Value = "" Then Range (FirstColumn & (i - 1)). Copy Range (FirstColumn & i) End If If Next i 

El enfoque en el script anterior es hacerlo flexible, por lo que permitirá al usuario de la hoja especificar en qué columna y fila comenzar. Así que ahora, cuando tienes una hoja que se ve así:

Si desea rellenar los espacios en blanco de la columna G, rellene la celda en blanco con la misma fórmula que la que está arriba, solo puede ejecutar su macro. Después de responder a las solicitudes de la columna y fila de inicio, llenará todos los huecos en esa columna sin tocar los datos existentes.

Es esencialmente un autocompletar la columna mientras se dejan los datos existentes solos. Esto no es algo que sea fácil de hacer simplemente arrastrando el mouse hacia abajo en la columna, pero utilizando el enfoque basado en menús descrito anteriormente o el enfoque macro descrito en esta sección, es posible.

5. Macro de cálculos iterativos

Un cálculo iterativo es un cálculo realizado en base a los resultados de la fila anterior.

Por ejemplo, la ganancia de la compañía del mes siguiente puede depender de la ganancia del mes anterior. En ese caso, debe incorporar el valor de la celda anterior al cálculo que incorpora datos de toda la hoja o el libro de trabajo..

Lograr esto significa que no puede simplemente copiar y pegar la celda, sino realizar el cálculo en función de los resultados reales dentro de la celda.

Modifiquemos la macro anterior para realizar un nuevo cálculo basado en los resultados de la celda anterior.

FirstColumn = InputBox ("Por favor ingrese la letra de la columna") FirstRow = InputBox ("Por favor ingrese el primer número de fila.") LastRow = InputBox ("Por favor ingrese el último número de fila.") Para i = FirstRow To LastRow Range (FirstColumn) & i) .Value = 5000 + (Rango (FirstColumn & (i - 1)). Valor * 0.1) Siguiente i 

En este script, el usuario proporciona el primer y el último número de fila. Como no hay datos en el resto de la columna, el script no tiene idea de por dónde empezar. Una vez que se proporciona el rango de la secuencia de comandos, realizará un cálculo interactivo utilizando el valor anterior y completará toda la columna con los nuevos datos..

Tenga en cuenta que este es solo un enfoque alternativo para los cálculos iterativos. Puede hacer lo mismo escribiendo una fórmula directamente en la siguiente celda vacía e incluir la celda anterior en la fórmula. Luego, cuando llene automáticamente esa columna, incorporará el valor anterior de la misma manera.

La ventaja de usar una macro es que si lo desea, puede agregar un poco de lógica avanzada al cálculo interactivo, lo que no podría hacer dentro de una fórmula de celda simple.

Puede obtener más información sobre esto en nuestro artículo sobre la automatización de sus hojas de cálculo 5 Recursos para macros de Excel para automatizar sus hojas de cálculo 5 Recursos para macros de Excel para automatizar sus hojas de cálculo ¿Buscar macros de Excel? Aquí hay cinco sitios que tienen lo que estás buscando. Leer más con macros de Excel.

Autocompletar columnas de Excel es una brisa

Como puede ver, el enfoque que adopta cuando autocompleta columnas realmente puede reducir su carga de trabajo. Esto es especialmente cierto cuando se trata de hojas de cálculo masivas con miles de columnas o filas.

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