5 Configuraciones de documentos de Excel que nunca debes olvidar

¿Estás usando hojas de cálculo que alguien más creó? Cuando creas una hoja de cálculo de Excel desde cero, puedes controlar cada aspecto. Ese no es el caso cuando alguien más te lo pasa.

Especialmente en el trabajo, no es raro heredar un archivo de Excel de otra persona. Si no tienes cuidado, esto podría causar algunos dolores de cabeza importantes en el futuro. Afortunadamente, un poco de previsión contribuirá en gran medida a garantizar que pueda llevarse bien con la hoja de cálculo en cuestión..

Considere estos cinco puntos, y debe evitar la mayoría de las dificultades comunes asociadas con el uso del documento de Excel de otra persona.

1. Actualizar la información del documento

Si nunca antes ha revisado la pantalla de información de sus documentos de Excel, no le echamos la culpa, se la pierde fácilmente. Sin embargo, vale la pena actualizar la información cuando tomas la hoja de cálculo de otra persona. ¿Por qué? Es posible que hayan hecho cambios sobre los que querrá saber..

Tomemos el ejemplo de arriba. El texto añadido a la Título, Etiquetas, Categorías, y Autor los campos pueden ser un poco embarazosos si se enviara a un compañero de trabajo. En la mayoría de los casos, no habrá nada incriminatorio en la pantalla de información, pero ¿por qué dejarlo al azar? Tardará menos de un minuto en comprobarlo, y puede estar seguro de que cuando envíe el documento a otra persona, no lo lamentará..

Para acceder a la Información pantalla, haga clic en Expediente.

Se lo transportará directamente a la sección Información, donde podrá realizar los ajustes necesarios antes de enviarlo a un colega..

2. Guarde una copia antes de hacer cualquier otra cosa

Una vez que hereda el documento de otra persona, es tentador sumergirse y comenzar a tratarlo como si fuera suyo. Sin embargo, pequeños cambios podrían tener un impacto masivo en la forma en que funciona la hoja de cálculo..

Para asegurarse de no hacer un ajuste que rompa ningún código de programación de VBA en Excel El Tutorial de programación de Excel VBA para principiantes El Tutorial de programación de Excel VBA para principiantes VBA es una herramienta poderosa de Microsoft Office. Puede usarlo para automatizar tareas con macros, establecer disparadores y mucho más. Te presentaremos la programación visual básica de Excel con un proyecto simple. Lea más, o ajuste una figura que resulta esencial para otra hoja, haga una copia antes de hacer algo. De esa manera, siempre tendrá una versión intacta de la hoja de cálculo para volver a.

Si lo peor es peor, sepa que también puede usar el historial de archivos de Excel 2016 para restaurar una versión anterior del documento. Haga clic en el icono de flecha / reloj circular en la parte superior derecha para expandir el panel de Actividad, luego busque las versiones anteriores y seleccione Versión abierta.

3. Compruebe si hay hojas ocultas

Las hojas ocultas son una forma práctica de mantener su hoja de cálculo de Excel limpia y ordenada mientras el trabajo duro continúa entre bastidores. Tener acceso a estas hojas es crucial si realmente desea comprender cómo funciona el documento.

Para saber si hay hojas ocultas en un documento en particular, diríjase al Casa tab y encontrar Formato en el Células sección.

Usa el menú desplegable para hacer clic Mostrar hoja.

Esto te llevará a una lista de todas las hojas ocultas..

Simplemente selecciona el que quieres revelar y haz clic DE ACUERDO. Después, podrás acceder a ellos como de costumbre..

4. Asegúrese de agarrar una lista de contraseñas

Si está tomando posesión de la hoja de cálculo de otra persona, averiguar si está protegida por una contraseña debería ser una prioridad. Usted sabrá si es o no tan pronto como abra el archivo.

Sin embargo, los documentos de Excel pueden utilizar múltiples capas de protección. Es completamente posible que haya una contraseña para evitar ajustes en un código VBA.

Afortunadamente, no es tan difícil eliminar este tipo de contraseña. Cómo recuperar una contraseña de Excel VBA ¿Cómo recuperar una contraseña de Excel VBA atascada con un documento de Excel VBA que está bloqueado con una contraseña? Le mostraremos cómo eliminar la protección de contraseña para recuperar el contenido de la macro VBA. Lee mas . Sin embargo, es una mejor idea simplemente pedirle a la persona que creó el documento que transmita las contraseñas que pueda necesitar conocer..

5. Conozca quién tiene privilegios de edición

Las versiones modernas de la suite Office hacen que sea muy fácil compartir sus archivos con otros usuarios, permitiéndoles realizar ediciones desde lejos. Esta es una excelente manera de colaborar, pero siempre vale la pena comprobar quién tiene acceso a un documento en particular..

Por ejemplo, ¿el autor todavía tiene permiso para ver y editar la hoja de cálculo? Obviamente, es poco probable que hagan algo al revés. Sin embargo, es posible que puedan cambiar o eliminar datos, o divulgar secretos comerciales en caso de que hayan trabajado para trabajar con una empresa competidora. Si bien estos son los peores escenarios, es mejor prevenir que lamentar.

Para ver quién puede editar el documento, haga clic en Compartir Botón ubicado en la esquina superior derecha de la interfaz de usuario.

Esto debería producir una lista de las cuentas de usuario que tienen acceso al documento, así como notas sobre si pueden editar el archivo o simplemente verlo..

Esta es información que realmente debe tener en cuenta para cualquier documento sobre el que adquiera la propiedad..

La preparación previene problemas

Si una hoja de cálculo se transfiere de una persona a otra, es probable que sea muy importante y que sea importante para varias personas. Cualquier problema con el documento va a causar algunos problemas. Ya que ahora ha tomado posesión del archivo, el trabajo de corregirlo seguramente será suyo..

Responder a este tipo de calamidad una vez después del evento será mucho más difícil si no se preparó correctamente. Cómo imprimir hojas ocultas, contraseñas y el funcionamiento interno del archivo Cómo imprimir una hoja de cálculo de Excel en una sola página Cómo imprimir una hoja de cálculo de Excel en una sola página Una hoja de cálculo bellamente diseñada pierde todo su atractivo cuando se imprime en nueve Hojas de papel, con la mitad de ellas vacías. Te mostramos cómo obtener todo muy bien en una sola página. Leer más son geniales para tener a mano. Solo asegúrese de conocerlos antes de que ocurra un desastre, en lugar de luchar por ellos después.

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