Cómo crear una lista desplegable en Excel

Las listas desplegables limitan el número de entradas para un campo de entrada. Ayudan a prevenir errores tipográficos y faltas de ortografía. Y Excel admite características de lista desplegable sorprendentemente versátiles. Por lo tanto, si desea utilizar Excel para formularios o recopilación de datos, facilítelo a sus usuarios. Antes de compartir una hoja de cálculo de Excel, asegúrese de hacer estas cosas primero antes de compartir una hoja de cálculo de Excel, asegúrese de hacer estas cosas primero. forma de colaborar en libros de Excel, pero antes de poner sus archivos de Excel en manos de otros, prepare sus hojas de trabajo para compartir con estos consejos. Leer más para seleccionar elementos con listas desplegables.

Use una lista desplegable en una celda cuando haya opciones específicas disponibles para esa celda. Por ejemplo, puede crear listas desplegables que contengan opciones como Masculino y Hembra, Sí y No, o cualquier otra lista personalizada de opciones Cómo crear una lista personalizada en Microsoft Excel Cómo crear una lista personalizada en Microsoft Excel ¿A menudo tiene que completar los mismos conjuntos de datos en sus hojas de cálculo de Excel? Simplemente cree una lista personalizada y use Autocompletar para aplicarla. Lee mas .

Le mostraremos cómo agregar listas desplegables a sus hojas de cálculo de Excel.

Cómo crear una lista desplegable en Excel

Crear una lista desplegable es fácil en Excel, pero el proceso no es obvio. Aquí hay un resumen de los pasos para crear una lista desplegable personalizada en Excel:

1. Crear un rango con nombre: Este paso es necesario para crear la lista que usaremos en su lista desplegable..
2. Añadir validación de datos: Este es el paso no tan obvio en el que preparará la celda para presentar una lista desplegable.
3. Agregar rango con nombre a la validación de datos: Finalmente, lo juntará todo y definirá la fuente de la lista desplegable (es decir, su rango nombrado anteriormente).
4. Establecer el mensaje de entrada para la validación de datos: Este paso es opcional. Te permite agregar un mensaje emergente para guiar a tus usuarios de hojas de cálculo.

Me encanta sobresalir lo suficiente como para que incluso la simple validación de datos + el formato condicional me deleiten

- x - lily (@ungilded) 25 de octubre de 2017

Excel no es fácil 8 Consejos para aprender Excel rápidamente 8 Consejos para aprender Excel rápidamente ¿No te sientes tan cómodo con Excel como te gustaría? Comience con consejos simples para agregar fórmulas y administrar datos. Sigue esta guía y estarás al día en poco tiempo. Leer más, es poderoso. Esto significa que tienes un montón de opciones, como verás en breve..

Ahora veamos los pasos para hacer una lista desplegable de Excel con más detalle.

1. Crea un rango con nombre

Una forma de agregar una lista de elementos a una lista desplegable usando Validación de datos es agregar su lista a una hoja de cálculo y nombra el rango de celdas que contiene la lista. Puede agregar la lista a la misma hoja de trabajo. 5 Configuración de documento de Excel. Nunca debe olvidarse de revisar. 5 Configuración de documento de Excel. Nunca debe olvidarse de revisar. No quiero que nadie vea. Siempre revise estos ajustes. Lea más donde agregará la lista desplegable o una hoja de cálculo diferente. El uso de un rango de celdas con nombre en una lista desplegable facilita el mantenimiento.

Vamos a crear una lista desplegable que contiene algunos tipos diferentes de alimentos en Hoja2 como ejemplo. Introduzca cada elemento en una celda separada, ya sea en una columna o en una fila. Seleccione los elementos, ingrese un nombre para el rango de celdas seleccionadas en el Nombre de Caja, y presione Entrar.

2. Añadir validación de datos

Vaya a la hoja de trabajo donde desea agregar su lista desplegable. Haga clic en el Datos pestaña y luego haga clic Validación de datos en el Herramientas de datos sección.

Asegúrate que Ajustes pestaña está activa en el Validación de datos caja de diálogo.

3. Agregar rango con nombre a la validación de datos

Luego, seleccione Lista desde el Permitir la lista desplegable. Vamos a utilizar el nombre del rango de celdas con nombre que definimos para completar la lista desplegable. Ingrese el siguiente texto en el Fuente caja.

= Comida

Reemplazar “Comida” Con cualquier nombre que le hayas dado a tu rango de celulares. Hacer clic DE ACUERDO.

los Ignorar en blanco casilla de verificación está marcada de forma predeterminada. Esto le permite seleccionar la celda y luego deseleccionar la celda sin seleccionar un elemento. Si desea solicitar que se seleccione una opción de la lista desplegable, desmarque la casilla Ignorar en blanco caja.

Sugerencias de Tom para Excel: utilice la validación de datos en lugar del comentario para la celda seleccionada: Alt + D + L> pestaña Mensaje de entrada> escriba msg> Ck Mostrar mensaje de entrada ...

- Tom Urtis / Atlas (@TomUrtis) 22 de enero de 2017

4. Configurar el mensaje de entrada para la validación de datos

Si desea que se muestre un mensaje emergente cuando se selecciona la celda que contiene la lista desplegable, haga clic en Mensaje de entrada lengüeta. Comprobar el Mostrar mensaje de entrada cuando se selecciona la celda cuadro y completar la Título y Mensaje de entrada cajas También puedes usar el Alerta de error pestaña para agregar un mensaje que aparece cuando se ingresa una entrada no válida en la lista desplegable (por ejemplo, si alguien escribe en la celda en lugar de seleccionar una opción). Comprobar el Mostrar alerta de error después de ingresar datos inválidos caja. Seleccione un Estilo y completa el Título y Mensaje de error cajas.

Hacer clic DE ACUERDO.

Cuando selecciona una celda Sugerencias rápidas de Excel: Cómo voltear celdas e intercambiar filas o columnas Sugerencias rápidas de Excel: Cómo voltear celdas e Intercambiar filas o columnas Ponga sus datos rápidamente en el formato adecuado, para que Excel pueda hacer su magia. Use estas estrategias para voltear filas rápidamente, convertir columnas en filas, voltear filas y ahorrar mucho trabajo manual. Leer más contiene una lista desplegable, la flecha hacia abajo para seleccionar una opción se muestra a la derecha de la celda. El botón de flecha hacia abajo solo se muestra cuando se selecciona la celda. Le mostraremos una forma de mostrar una flecha hacia abajo junto a una lista desplegable todo el tiempo más adelante en este artículo..

Si la lista desplegable contiene más de ocho elementos, verá una barra de desplazamiento en la lista desplegable cuando haga clic en la flecha.

Opciones avanzadas de la lista desplegable

Ahora que tiene una lista desplegable básica, veamos las configuraciones avanzadas de Excel para editar y personalizar su lista..

Editar o eliminar un rango con nombre

Si necesita editar o eliminar un rango con nombre, debe usar el Gerente de nombres. Haga clic en el Fórmulas pestaña y luego haga clic Gerente de nombres en el Nombres definidos sección.

Para cambiar el rango de celdas de un nombre en la Gerente de nombres cuadro de diálogo, seleccione la Nombre en la lista y luego haga clic en el botón de rango de celdas en la parte inferior del cuadro de diálogo. Luego, seleccione el rango de celdas y haga clic nuevamente en el botón de rango de celdas en la versión compacta del Gerente de nombres cuadro de diálogo, de la misma manera que describimos en la sección anterior.

A continuación, haga clic en la marca de verificación verde para guardar el nuevo rango de celdas para el seleccionado Nombre.

También puedes cambiar un Nombre Seleccionándolo en la lista, pulsando Editar, editando el nombre en el Editar nombre cuadro de diálogo, y haciendo clic DE ACUERDO. También puede cambiar el rango de celdas en el Editar nombre caja de diálogo.

Para borrar un nombre, seleccione Nombre en la lista y haga clic Borrar.

Crear una lista desplegable de dependientes

Una lista desplegable dependiente es aquella en la que las opciones cambian según la selección en otra lista desplegable.

Por ejemplo, cuando seleccionamos Pizza en la lista desplegable que creamos en el Cómo crear una lista desplegable En la sección anterior, una segunda lista desplegable dependiente contiene los diferentes tipos de pizza. Si selecciona chino, Las opciones en la segunda lista desplegable dependiente contienen diferentes tipos de platos chinos.

Acabo de aprender a crear una lista desplegable dependiente en Excel, por ejemplo, cell1-state, cell2-cities en ese estado. Chicos! Es un cambio de vida.

- Vida en Deloitte (@lifeatdeloitte) 4 de febrero de 2014

Antes de continuar, vuelve a la Cómo crear una lista desplegable sección y crear la principal Comida favorita lista desplegable, si aún no lo ha hecho.

Ahora, vamos a crear tres listas más y nombrarlas. Ingrese una lista para cada una de las opciones en su lista desplegable principal. Seleccione una de las otras listas, ingrese un nombre para esa lista en el Nombre de Caja y presione Entrar. Repita para cada lista.

Los nombres de las otras listas deben coincidir con las opciones en la lista desplegable principal. Por ejemplo, una de nuestras otras tres listas contiene tipos de cookies y se llama Galletas, Como se muestra abajo. Las otras dos listas en el cuadro rojo en la imagen de abajo se nombran Pizza y chino.

Antes de crear la lista desplegable dependiente, debe seleccionar un elemento en la lista desplegable principal. No importa qué opción seleccione. Luego, seleccione la celda donde desea agregar la lista desplegable dependiente.

Haga clic en el Datos pestaña y luego haga clic Validación de datos en el Herramientas de datos sección. Seleccionar Lista en el Permitir la lista desplegable.

Ingrese el siguiente texto en el Fuente caja. Reemplazar “$ B $ 2” con la referencia a la celda que contiene su lista desplegable principal. Mantenga los signos de dólar en la referencia de la celda. Eso indica una referencia absoluta a la celda que no cambiará incluso si copia o mueve la fórmula que hace referencia a esa celda.

= INDIRECTO ($ B $ 2)

La función INDIRECTO devuelve la referencia especificada por una cadena de texto, en este caso, el texto de la opción seleccionada en la lista desplegable principal en la celda B2. Por ejemplo, si selecciona chino de la lista desplegable principal, = INDIRECTO ($ B $ 2) devuelve el chino referencia. Como resultado, la segunda lista desplegable contiene chino artículos.

Hacer clic DE ACUERDO.

La lista en el Plato favorito La lista desplegable en el ejemplo a continuación cambia dependiendo de lo que está seleccionado en el Comida favorita la lista desplegable.

Copiar y pegar una lista desplegable

Si necesita duplicar una lista desplegable con validación de datos en otras celdas, copie y pegue la celda usando Ctrl + C y Ctrl + V. Esto copia la lista desplegable y el formato.

Si solo desea copiar la lista desplegable con la validación de datos pero NO el formato, seleccione la celda y cópiela normalmente usando Ctrl + C. Entonces, ve a la Casa pestaña y haga clic Pegar en el Portapapeles sección. Seleccionar Pegado especial.

Sobre el Pegado especial cuadro de diálogo, seleccione Validación en el Pegar sección. Luego, haga clic en DE ACUERDO.

Esto solo copiará la lista desplegable y no el formato en la celda original.

Nota: Tenga cuidado cuando trabaje con listas desplegables en Excel. Cuando copia una celda que no contiene una lista desplegable sobre una celda que contiene una lista desplegable, la lista desplegable se pierde. Excel no lo alerta ni le solicita confirmación de la acción. Sin embargo, puedes deshacer la acción usando Ctrl + Z.

Seleccionar todas las celdas que contienen listas desplegables

Debido a que el botón de flecha hacia abajo no se muestra en una lista desplegable a menos que se seleccione esa celda, es difícil saber qué celdas contienen listas desplegables. Podría aplicar un formato diferente a las celdas con listas desplegables. Sin embargo, primero debe encontrar todas las listas desplegables, si aún no las ha formateado. Hay una manera de seleccionar todas las celdas que contienen listas desplegables, lo que le permite ver dónde están.

Primero, seleccione una celda que contenga una lista desplegable. Ve a la Casa pestaña y haga clic Buscar y seleccionar en el Edición sección. Luego, seleccione Ir a especial.

Sobre el Ir a especial cuadro de diálogo, seleccione Validación de datos. los Todos opción a continuación Validación de datos selecciona todas las celdas que tienen aplicada alguna regla de validación de datos. los Mismo La opción solo selecciona celdas con listas desplegables usando el mismo tipo de regla de validación de datos que la de la celda seleccionada.

Aceptaremos la selección por defecto de Todos Porque nuestras listas desplegables tienen reglas ligeramente diferentes. Uno usa un rango con nombre para obtener su valor y el otro usa la función INDIRECTO.

Hacer clic DE ACUERDO.

Nuestras dos listas desplegables son seleccionadas.

Ahora puede formatear estas celdas Cómo eliminar rápidamente todas las celdas en blanco en Excel Cómo eliminar rápidamente todas las celdas en blanco en Excel ¿Tiene una hoja de cálculo de Excel llena de filas y / o columnas en blanco? No pierdas el tiempo borrándolos a mano. Este método lo hace fácil. Lea Más para diferenciarlas de otras celdas, para que sepa dónde están todas las listas desplegables. Si prefiere no aplicar un formato diferente a las listas desplegables, la siguiente sección le muestra otra forma de hacerlas siempre visibles.

Hacer la flecha de la lista desplegable siempre visible

El botón de flecha hacia abajo en una lista desplegable desaparece cuando no se selecciona la celda. Vamos a solucionar este problema agregando un botón de flecha hacia abajo a la derecha de las listas desplegables.

Tomamos una captura de pantalla del botón de flecha hacia abajo en una lista desplegable en Excel. Vamos a insertar esa imagen en la celda a la derecha de la lista desplegable, por lo que verá un botón de flecha hacia abajo incluso cuando la lista desplegable no esté seleccionada. Al seleccionar la lista desplegable, el botón de flecha hacia abajo de la lista se muestra sobre la imagen que insertamos.

Para empezar, descargue el drop-down-arrow.png archivo (haga clic derecho en ese enlace y seleccione Guardar enlace como). Luego, seleccione la celda a la derecha de una lista desplegable y vaya a la Insertar lengüeta.

Luego, haga clic en Ilustraciones y seleccione Imágenes.

Sobre el Insertar imagen cuadro de diálogo, vaya a donde guardó el drop-down-arrow.png Archivo y seleccione el archivo. Luego, haga clic en Insertar.

La imagen se inserta en el lado izquierdo de la celda, pareciendo estar conectada a la lista desplegable en la celda de la izquierda. Ahora, sabe dónde está la lista desplegable y puede seleccionar esa celda y el botón de flecha hacia abajo real se muestra sobre el falso..

Eliminar una lista desplegable de una celda

Si decide que desea eliminar la lista desplegable de una celda, seleccione la celda y abra la Validación de datos cuadro de diálogo como se describió anteriormente, en el Cómo crear una lista desplegable sección (ir a la Datos pestaña y haga clic Validación de datos en el Herramientas de datos sección). Haga clic en el Limpiar todo Botón, que está disponible sin importar qué pestaña esté seleccionada actualmente.

Las opciones en el Validación de datos cuadro de diálogo se restablecen a sus valores predeterminados. Hacer clic DE ACUERDO.

La lista desplegable se elimina y la celda se restaura a su formato predeterminado. Si hubo una opción seleccionada cuando eliminó la lista desplegable, la celda se rellena con el valor de esa opción.

Si no desea conservar ninguno de los valores cuando elimine la lista desplegable, puede copiar una celda en blanco y pegarla en la celda que contiene la lista desplegable. La lista desplegable se elimina y la celda se convierte en una celda en blanco..

Haga que las listas desplegables trabajen para usted

Haga un uso completo de las listas desplegables para que la entrada de datos en Excel sea más productiva y haga su vida más fácil. Hay muchos otros controles de formulario disponibles en el Controles sección de la Desarrollador pestaña con la que puedes experimentar en tus hojas de trabajo.

¿Cómo se hace uso de las listas desplegables en Excel? Comparte tus pensamientos e ideas con nosotros en los comentarios a continuación. Además, ¿ha dominado los gráficos de Excel? 8 tipos de gráficos y gráficos de Excel y cuándo usarlos 8 tipos de gráficos y gráficos de Excel y cuándo usarlos Los gráficos son más fáciles de entender que el texto y los números. Los gráficos son una excelente manera de visualizar los números. Le mostramos cómo crear gráficos en Microsoft Excel y cuándo usar mejor qué tipo. Leer más todavía?

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