Cómo importar datos a sus hojas de cálculo de Excel de la manera más fácil y ordenada

Excel es el rey de los programas de hojas de cálculo Excel vs. Google Sheets: ¿Cuál es mejor para ti? Excel vs. Google Sheets: ¿Cuál es mejor para ti? ¿Realmente necesitas Excel? Tanto las soluciones de escritorio como las online tienen sus ventajas. Si tiene problemas para elegir entre Excel y Google Sheets para administrar sus hojas de cálculo, permítanos ayudarlo a decidir. Lea más, pero a veces necesita abrir un documento que no fue formateado específicamente para los programas de Microsoft. Y otras veces, deberá guardar su documento en un formato diferente para que las personas que no usan Excel puedan usarlo..

Importar y exportar datos en Excel parece un proceso complicado, pero en realidad es bastante fácil una vez que lo haya hecho un par de veces. Esto es lo que necesitas saber.

Cómo importar datos en Excel

No importa qué tipo de datos esté importando, comenzará el proceso de la misma manera. Golpear Archivo> Importar Para empezar. Verá esta ventana emergente, que le permitirá elegir el formato del archivo original que desea importar:

Este cuadro de diálogo le ofrece la opción de importar archivos de valores separados por comas (CSV), FileMaker Pro, HTML y texto. Si desea importar otro tipo de archivo de hoja de cálculo, su mejor opción es exportar la hoja de cálculo en un formato diferente al del programa original. La mayoría de los programas no deberían tener dificultades para exportar a CSV o texto. Usaré un CSV en este ejemplo porque es un formato de datos común, que se usa para todo, desde datos de investigación hasta hojas de cálculo de contactos de redes sociales. Cómo hacer una copia de seguridad de sus contactos de Facebook en cualquier cuenta de correo electrónico [Consejos semanales de Facebook] Cómo hacer una copia de seguridad de sus contactos de Facebook en cualquier cuenta de correo electrónico [Consejos semanales de Facebook] Facebook hace que muchos aspectos de su vida sean más convenientes. Es una forma fácil de mantenerse en contacto, le recuerda los cumpleaños de sus amigos y puede sincronizar sus contactos y eventos de Facebook con sus… Leer más

Iniciar el Asistente para importar texto

Hacer clic Importar, y verá el Asistente para importar texto:

El Asistente de importación de texto de Excel hace todo lo posible para facilitar este proceso y, en su mayor parte, funciona realmente bien. La mayoría de las veces, solo vas a golpear Siguiente> hasta que el asistente desaparezca y sus datos aparezcan en la hoja de cálculo. Como puede ver en la imagen de arriba, el asistente de texto determinó que este archivo está delimitado: cada celda está separada por una coma. Porque esto es correcto, solo podemos golpear Siguiente> para continuar con la importación (si no lo está, siga leyendo para obtener consejos sobre la importación de ancho fijo).

Establecer delimitadores de datos

El segundo paso le permite elegir una serie de opciones diferentes relacionadas con la delimitación que le ayudarán a asegurarse de que sus datos se importen correctamente:

Primero, puedes elegir tu delimitador. Los datos que estoy importando aquí usan comas para separar celdas, así que lo dejo Coma seleccionado. Lengüeta También se selecciona, y no tiene un efecto adverso en esta importación, así que lo dejo solo. Si su hoja de cálculo usa espacios o puntos y coma para diferenciar entre celdas, simplemente seleccione esa opción. Si desea dividir los datos en otro carácter, como una barra o un punto, puede introducir ese carácter en la Otro: caja.

los Tratar delimitadores consecutivos como uno la caja hace exactamente lo que dice; en el caso de las comas, tener dos comas seguidas crearía una sola celda nueva. Cuando la casilla no está marcada, que es la predeterminada, se crearían dos nuevas celdas.

los Calificador de texto La caja es importante; cuando el asistente importa una hoja de cálculo, tratará algunas de las celdas como números y otras como texto. El carácter en este cuadro le dirá a Excel qué celdas deben tratarse como texto. Normalmente, habrá comillas (” “) alrededor del texto, por lo que esta es la opción por defecto. Los calificadores de texto no se mostrarán en la hoja de cálculo final. También puede cambiarlo a comillas simples (") o a ninguna, en cuyo caso todas las comillas permanecerán en su lugar cuando se importen a la hoja de cálculo final.

Establecer formatos de datos

Una vez que todo se ve bien, golpea Siguiente> para ir al paso final, que le permite configurar formatos de datos para celdas importadas:

El valor predeterminado para el Formato de datos de columna es General, que convierte los datos automáticamente a formatos numéricos, de fecha y de texto. En su mayor parte, esto funcionará bien. Sin embargo, si tiene necesidades de formato específicas, puede seleccionar Texto o Fecha:. La opción de fecha también permite elegir el formato en el que se importa la fecha. Y si desea omitir columnas específicas, también puede hacerlo..

Cada una de estas opciones se aplica a una sola columna o varias columnas si hace clic con el botón Mayús para seleccionar más de una. Puede llevar mucho tiempo recorrer todas las columnas de esta manera si tiene una hoja de cálculo gigante, pero puede ahorrarle tiempo a largo plazo si todos sus datos tienen el formato correcto la primera vez que los importa..

La última opción en este diálogo es la Avanzado Menú, que le permite ajustar la configuración utilizada para reconocer datos numéricos. El valor predeterminado utiliza un punto como separador decimal y una coma como separador de miles, pero puede cambiarlo si sus datos tienen un formato diferente.

Luego de que esas configuraciones sean marcadas a su gusto, solo presione Terminar y la importación esta hecha.

Usar ancho fijo en lugar de delimitado

Si Excel se equivoca al delimitar sus datos, o si está importando un archivo de texto sin delimitadores, puede elegir Ancho fijo en lugar de Delimitado en el primer paso Esto le permite separar sus datos en columnas según el número de caracteres en cada columna. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo llena de celdas que contienen códigos con cuatro letras y cuatro números, y le gustaría dividir las letras y los números entre diferentes celdas, puede elegir Ancho fijo y establecer la división después de cuatro caracteres:

Para ello, seleccione Ancho fijo y haga clic Siguiente>. En el siguiente cuadro de diálogo, puede decirle a Excel dónde dividir los datos en diferentes celdas haciendo clic en los datos que se muestran. Para mover una división, simplemente haga clic y arrastre la flecha en la parte superior de la línea. Si desea eliminar una división, haga doble clic en la línea.

Después de seleccionar tus splits y golpear. Siguiente>, obtendrá las mismas opciones que tendría en la importación delimitada; Puede seleccionar el formato de datos para cada columna. Entonces pulsa Terminar y obtendrás tu hoja de cálculo.

Además de importar archivos no delimitados, esta es una buena manera de dividir texto y números Cómo extraer un número o texto de Excel con esta función Cómo extraer un número o texto de Excel con esta función Mezclar números y texto en una La hoja de cálculo de Excel puede introducir desafíos. Le mostraremos cómo cambiar el formato de sus celdas y números separados del texto. Lee más de los archivos con los que estás trabajando. Simplemente guarde el archivo como un archivo CSV o de texto, importe ese archivo y use este método para dividirlo como desee..

Importar HTML es lo mismo que importar archivos CSV o de texto; seleccione el archivo, siga las mismas opciones anteriores y su documento HTML se transformará en una hoja de cálculo con la que puede trabajar (puede resultarle útil si desea descargar tablas HTML de un sitio web, o si los datos del formulario web son guardado en formato HTML).

Exportando datos desde Excel

Exportar datos es mucho más simple que importarlo. Cuando estés listo para exportar, pulsa Archivo> Guardar como ... (o use un atajo de teclado de Excel práctico 35 Atajos de teclado diarios de Microsoft Excel para Windows y Mac 35 Atajos de teclado cotidianos de Microsoft Excel para atajos de teclado de Windows y Mac puede ahorrarle mucho tiempo. Use estos atajos de Microsoft Excel para acelerar el trabajo con hojas de cálculo en Windows y Mac. Lea más), y se le presentarán una serie de opciones. Simplemente elige el que necesites..

Aquí hay un desglose de algunos de los más comunes:

• .xlsx / .xls: formatos estándar de Excel.
• .xlt: Plantilla de excel.
• .xlsb: un formato de Excel escrito en binario en lugar de XML, que permite guardar hojas de cálculo extremadamente grandes más rápido que los formatos estándar.
• .csv: valor separado por comas (como en el primer ejemplo de importación utilizado anteriormente; cualquier programa de hoja de cálculo puede leerlo).
• .TXT: una serie de formatos ligeramente diferentes que usan pestañas para separar las celdas de la hoja de cálculo (en caso de duda, seleccione Texto delimitado por tabulaciones en lugar de otra opción .txt).

Cuando seleccionas un formato y pulsas Salvar, puede recibir una advertencia que se ve así:

Si está buscando guardar su archivo como algo que no sea .xlsx o .xls, es probable que esto suceda. A menos que haya características específicas que realmente necesite en su hoja de cálculo, simplemente presione Continuar y su documento será guardado.

Un paso más cerca de la maestría de Excel

En su mayor parte, la gente solo usa hojas de cálculo con formato Excel, y es muy fácil de abrir, modificar y guardar. Pero de vez en cuando obtendrá un tipo diferente de documento, como uno extraído de la web o generado en una suite de Office diferente. ¿Qué suite de Office es la mejor para usted? ¿Qué suite de oficina es mejor para ti? Será presionado para encontrar una ocupación que no requiera el procesamiento de palabras o números de algún tipo. Y puede que se pregunte, ¿es Microsoft Office realmente la mejor solución? Aquí están tus opciones. Lee mas . Saber cómo importar y exportar diferentes formatos puede hacer que trabajar con este tipo de hojas sea mucho más conveniente.

¿Importa o exporta archivos de Excel de forma regular? ¿Para qué te parece útil? ¿Tiene algún consejo para compartir o problemas específicos para los que aún no ha encontrado una solución? Compártelos abajo!

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