Cómo responder a todos los correos electrónicos de la manera correcta Inline

En 1971, el primer correo electrónico fue enviado de una computadora a otra. Ahora, se envían 269 mil millones de correos electrónicos todos los días..

Es imposible imaginar cuántos de estos correos electrónicos son innecesarios. Cuántos sirven solo para causar más confusión. Para quemar aún más la atención y la paciencia de sus destinatarios..

Pero una cosa es segura: si más personas comenzaron a responder a los correos electrónicos de manera efectiva 5 Herramientas para escribir mejores correos electrónicos que la gente leerá y responderá a 5 Herramientas para escribir mejores correos electrónicos que la gente leerá y responderá Escribir no es una taza de té para todos. Pero no necesitas ser un gran escritor para enviar un gran correo electrónico. Todo lo que necesita son algunas herramientas para garantizar mensajes de calidad. Lea más, todos estaremos atados a nuestras bandejas de entrada un poco menos apretados y nuestra ansiedad por correo electrónico Cómo dominar la ansiedad en la bandeja de entrada de Gmail Cómo dominar la ansiedad en la bandeja de entrada de Gmail Tantos correos electrónicos, tan poco tiempo. ¿Te sientes así cuando se trata de administrar tu bandeja de entrada de Gmail? Le mostramos configuraciones simples y herramientas útiles para organizar y estresar su bandeja de entrada de Gmail. Leer más sería un poco menos debilitante..

La solución más obvia aquí no es solo “respondiendo en línea,” pero respondiendo en línea correctamente. La respuesta en línea es donde usted responde dentro del cuerpo principal del correo electrónico, en lugar de escribir su propio correo electrónico desde cero.

La respuesta en línea es algo que la mayoría de nosotros ya hacemos de vez en cuando. Pero deberíamos estar respondiendo en línea. lejos más a menudo. Y deberíamos hacerlo con algunas reglas en mente para mantener esos complicados hilos de correo electrónico organizados y fáciles de seguir..

Estamos respondiendo al correo electrónico incorrecto

Lo contrario de la respuesta en línea es lo que a menudo se llama “publicación superior.” Aquí es donde pulsas responder a un correo electrónico y simplemente comienzas a escribir en la parte superior del cuadro de texto. Así es como se compone la mayoría de los correos electrónicos de hoy. Pero a menos que esté tratando con conversaciones de correo electrónico extremadamente simples, la publicación superior puede causar todo tipo de problemas.

En primer lugar, cuando la publicación más importante, volver al correo electrónico original, se convierte en una gran molestia, que consiste en rastrear un correo electrónico tras otro para encontrar lo que está buscando. Luego, tiene que desplazarse hacia atrás hasta el correo electrónico que está redactando para, quizás, parafrasear lo que acaba de encontrar, fuera de contexto y, a menudo, le faltan puntos destacados..

A veces, un destinatario puede responder a su correo electrónico en un hilo de correo completamente nuevo, lo que significa que su conversación ahora está sucediendo en dos o más hilos separados..

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Si estás en una conversación grupal, las cosas se complican aún más. Hacer un seguimiento de quién responde qué, cuándo y para qué fueron las respuestas aquellos Las respuestas se convierten en una hazaña casi imposible..

Responder en línea es la solución

En lugar de la publicación principal entonces, deberíamos estar respondiendo en línea - es decir, dentro del cuerpo del mensaje de correo electrónico original. En Outlook y Apple Mail, puede ver el mensaje original tan pronto como presiona responder. En Gmail, solo presione los tres puntos en la parte inferior de la pantalla de redacción para mostrar la conversación.

Propina: Para quitar la vertical “citar” línea de su respuesta en Gmail, resalte todo el correo electrónico, luego haga clic en el sangrar menos botón.

La respuesta en línea resuelve el problema de la necesidad de desplazarse a través de una gran cantidad de mensajes porque el correo electrónico original está incluido y se puede buscar en el mensaje más reciente que recibe en esa conversación. Esto significa que todo se mantiene en contexto..

Además, no tiene que perder tiempo en resumir las respuestas de otras personas, o copiar y pegar fragmentos de correos electrónicos solo para que sus propias respuestas tengan sentido. Con las respuestas en línea, todo está ahí para que todos puedan referirse en cualquier momento.

Y para hilos que involucran a varias personas, distinguir quién dijo qué y cómo responder a quién es fácil (si se hace correctamente).

En línea respondiendo correctamente

Cuando la mayoría de las personas responden en línea, simplemente escriben sus respuestas junto con el texto al que desean responder, y lo ponen en negrita o en rojo..

Esto está lejos de ser ideal. Tan pronto como alguien abre un correo electrónico en texto sin formato, no puede ver este formato. Y tan pronto como hay más de un par de personas en un hilo, las cosas pueden complicarse rápidamente.

Así que, aquí hay una guía rápida sobre correctamente La respuesta en línea es escalable y mantendrá la confusión al mínimo.

1. No confíe en el formateo

Como se mencionó, en algunos casos es posible que un destinatario no pueda ver el formato que incluye en un correo electrónico (por ejemplo, puede que prefiera el texto sin formato). Si alguien es ciego al color, puede que le resulte difícil seguir hilos que contengan múltiples colores..

De todos modos, utilice el formato para que las respuestas sean más fáciles de encontrar al escanear un correo electrónico. Pero no confíes solamente en eso.

2. Prefacio responde con tu nombre

En lugar de confiar en el formato, adopte el hábito de presentar todas sus respuestas con su nombre y, si necesita estar especialmente organizado, la fecha. Pedir a todos los destinatarios que hagan lo mismo..

Actualmente, en Gmail, no tienes más remedio que escribir tu nombre manualmente. Lo mismo es cierto para la aplicación de correo de Apple siempre insulso..

Sin embargo, si usa Outlook, hay una función para prefaciar automáticamente sus respuestas con su nombre. Para hacer esto ve a Archivo> Opciones> Correo. Luego ve a Respuestas & Adelante, comprobar el Prefacio comentarios con y escriba su nombre en el cuadro de texto. Cuando responda en el cuerpo de un correo electrónico, su nombre aparecerá entre paréntesis automáticamente.

Mailbird también tiene esta opción por defecto..

3. Use saltos de línea, por favor

Cada vez que deje una respuesta en línea, debe estar en una nueva línea, en lugar de insertarse en la mitad de la oración o al final de un párrafo.

Esto hace que sea mucho más fácil para otras personas responder a sus comentarios y hace que el análisis de la conversación que se desarrolla alrededor de cada punto sea mucho más ágil..

4. Indent Multi-Level Respuestas

Cuando se abordan varios puntos en un correo electrónico, se producirán varios hilos en un solo mensaje.

Para mantenerlos organizados, debe sangrar las respuestas con hilos para que sea obvio qué comentarios se relacionan con cada punto. Personalmente, encuentro que los corchetes angulares (>) son los caracteres más intuitivos aquí, ya que es posible que las viñetas no aparezcan en los correos electrónicos de texto sin formato..

Esto le ahorrará mucho esfuerzo al tratar de averiguar a qué parte de la conversación necesita prestar atención..

5. Último recurso: usar una herramienta mejor

Nadie pretende que las respuestas en línea sean la solución perfecta aquí. Pero si no tiene más remedio que usar el correo electrónico, tómese el tiempo para escribir correos electrónicos que sean eficientes y efectivos Cómo escribir el correo electrónico profesional perfecto (respaldado por datos) Cómo escribir el correo electrónico profesional perfecto (respaldado por datos) El correo electrónico sigue siendo el Principal forma de comunicación en los negocios. Para tener éxito en ese entorno, debe aprender a redactar correos electrónicos profesionales efectivos. Te mostramos 9 trucos simples que han demostrado que funcionan. Lee mas . Basado en las razones anteriores, la respuesta en línea es la mejor manera de mantener los proyectos en progreso. También ayuda a todos a mantenerse al día con múltiples conversaciones dentro de los hilos de correo electrónico sin tener que perder tiempo mirando largas listas de correos electrónicos pasados.

Sin embargo, si encuentra que incluso las respuestas en línea son demasiado complejas, o si sus colegas no pueden adquirir el hábito de responder correctamente, puede que sea el momento de buscar una herramienta diferente..

Las herramientas de comunicación como Slack, Yammer y Huddle facilitan las comunicaciones complejas de los equipos. En lugar de continuar luchando con el correo electrónico, entonces puede ser el momento de probar uno de estos.

Difundir la palabra

Cuando adopte estas simples reglas de respuesta en línea, muchos destinatarios apreciarán la eficacia de este comportamiento de correo electrónico. 5 Herramientas que pueden ayudarlo a escribir mejores correos electrónicos. 5 herramientas que pueden ayudarlo a escribir mejores correos electrónicos. Todo el mundo todavía está tratando de resolver el problema del correo electrónico. Entonces, hablemos sobre el hábito más básico de todos: el arte de escribir mejores correos electrónicos. Con la ayuda de algunas herramientas geniales. Leer más es y empieza a imitar tu enfoque de forma natural..

Sin embargo, si no copian naturalmente su etiqueta de correo electrónico reflexivo, sáquelos. Envíales este artículo. Describa cómo desea que respondan y explique que ahorrará toneladas de mensajes mal entendidos, tiempo perdido y pérdida de contexto..

Realmente no hay inconveniente.

¿Crees que estas reglas te ayudarán a mantenerte al tanto de los hilos de correo electrónico complejos? ¿Hay algún otro consejo de respuesta en línea que considere útil??

Crédito de la imagen: sangoiri / Depositphotos

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