Cómo configurar un servicio de respuesta de correo electrónico fuera de la oficina antes de ir de viaje

¿No te gustaría ir de vacaciones sabiendo que no tienes que revisar tu correo electrónico? Si no puedes confiar en un asistente para que se ocupe de tu comunicación digital mientras estás fuera, lo siguiente es un mensaje de "fuera de la oficina"..

Aquí hay algunos consejos sobre cómo configurar una respuesta automática con Gmail y qué tener en cuenta..

Reducir la carga antes de salir

Asegúrese de limpiar su bandeja de entrada 6 maneras de reclamar su correo electrónico Bandeja de entrada 6 maneras de reclamar su correo electrónico ¿Hay algo más que sea tan útil, frecuente y frustrante como un buzón de correo electrónico? Ha existido desde siempre y lo seguimos usando, y mientras lo sigamos utilizando, las personas como yo ... Leer más y responder a las solicitudes abiertas antes de que se vaya. Comunica que estarás lejos. Por ejemplo, puede agregar las fechas de su tiempo de ausencia programado a su firma de correo electrónico. También puede beneficiarse del poder de las firmas de correo electrónico. También puede beneficiarse del poder de las firmas de correo electrónico. Una firma le dice algo acerca de una personalidad. Así como dos personas apenas escriben igual, también firman de manera diferente. Así nació la "ciencia" de la grafología. Pero la era digital y el correo electrónico ... Lea más durante una o dos semanas antes de su viaje. De esa manera, es menos probable que tus contactos inunden tu bandeja de entrada cuando no estés..

Si aún no tiene un sistema para administrar su correo electrónico, este es el momento de familiarizarse con el Diagrama de flujo de la bandeja de entrada Cero Mantener la bandeja de entrada Cero diariamente con este diagrama de flujo Mantener la bandeja de entrada Cero diariamente Con este diagrama de flujo Personalmente, trato de mantener la bandeja de entrada Cero A pesar de recibir más de 500 correos electrónicos a diario. Eso es cero correos electrónicos no leídos, eso es correcto, dirijo todos los correos electrónicos que me envían cada mañana. Y la confianza ... Leer más. Brevemente, elimine los correos electrónicos que no sean relevantes, delegue tareas que no pueda resolver usted mismo, resuelva las tareas inmediatamente si tardan menos de dos minutos, o colóquelas en su lista de tareas pendientes si demoran más..

También es posible que desee anular la suscripción de los boletines de correo electrónico. Limpie su bandeja de entrada: cancele rápidamente la suscripción de varios boletines de noticias con estas herramientas. Limpie su bandeja de entrada: cancele la suscripción de forma rápida de varios boletines de noticias con estas herramientas. La mayoría de los boletines que llenan nuestra bandeja de entrada no venden medicamentos ni ofrecen premios en efectivo, son boletines genuinos de compañías de confianza que nosotros mismos suscribimos ... Lea más, si se ausenta por un período prolongado.

Prepare su correo electrónico Autoresponder

No importa qué tan bien comunique sus vacaciones programadas, la gente todavía intentará ponerse en contacto con usted. Un autoresponder les recordará su ausencia. Sigue esta estrategia:

• Añadir Información de contacto para asuntos urgentes. a su contestador automático. Esta podría ser la dirección de correo electrónico de un colega de confianza o un número de teléfono bajo el cual se lo puede contactar en una emergencia.
• Configurar el Autoresponder solo para personas en tu lista de contactos. Esto evita que personas al azar obtengan su número de emergencia u otros datos de contacto.
• Preparar reenvía para correos importantes. Si está esperando escuchar a alguien específico o sobre un tema en particular, asegúrese de que esos correos electrónicos importantes se dirijan a un colega que pueda responder de inmediato..

Configurar el respondedor de vacaciones de Gmail

Puedes encontrar Gmail's Respondedor de vacaciones en la configuración general. Haga clic en la rueda dentada en la parte superior derecha de su bandeja de entrada y desplácese hasta la parte inferior de la General lengüeta. Elige las fechas, escribe tu mensaje en WYSIWYG (formato / texto enriquecido) o Texto sin formato, y encienda el respondedor de vacaciones. Para evitar que extraños o spammers puedan obtener información de contacto adicional o saber que su cuenta de correo electrónico está activa, seleccione solo envía una respuesta a las personas en tus contactos. Gmail te permite configurar una primera y una opcional. último día, lo que significa que no tendrá que acordarse de desactivar la respuesta automática cuando vuelva.

Reenviar correos electrónicos seleccionados utilizando filtros de Gmail

El respondedor de vacaciones es un mensaje estándar que, mientras está activo, se envía a cualquier persona (en su lista de contactos) que le envíe un correo electrónico. Como se mencionó anteriormente, algunos correos electrónicos pueden requerir una respuesta inmediata y personal. Aquí es donde entran los filtros de Gmail..

Tenga en cuenta que en Gmail solo puede reenviar correos electrónicos a direcciones de correo electrónico confirmadas. Si desea reenviar correos electrónicos a un colega, necesitará su ayuda. Haga clic en la rueda dentada en la parte superior derecha de su bandeja de entrada de Gmail, seleccione Ajustes, y cambiar a la Reenvío y pestaña POP / IMAP. Haga clic en el Añadir una dirección de reenvío botón, ingrese la dirección de correo electrónico de reenvío y haga clic en Siguiente para activar el correo electrónico de confirmación. Su colega recibirá un código e instrucciones sobre cómo confirmar la solicitud. Si le reenvían el correo electrónico, también puede ingresar el código de confirmación para verificar su dirección de correo electrónico..

Para configurar su filtro, expanda las opciones de búsqueda sobre la bandeja de entrada de Gmail. Introduzca la dirección de correo electrónico del remitente en el desde campo o palabras clave en el tema o tiene las palabras campo. Puede agregar varias direcciones de correo electrónico y usar operadores de búsqueda. Ser mejor en encontrar cosas con motores de búsqueda: Explicación de la lógica de búsqueda booleana Ser mejor en encontrar cosas con motores de búsqueda: Explicación de la lógica de búsqueda booleana Solo se necesitan miles de servidores de Google en un segundo para consultar aproximadamente 50 mil millones de páginas indexadas, le lleva mucho más tiempo escanear solo la primera página de resultados de búsqueda. Además de eso, ... Leer más para conectar varias palabras clave.

Hacer clic crear filtro con esta búsqueda En la parte inferior derecha y en la siguiente ventana, elija su acción. En el ejemplo que se muestra a continuación, seleccioné una dirección de correo electrónico de reenvío y apliqué una etiqueta al correo electrónico reenviado. Si hace lo mismo, puede identificar rápidamente los correos electrónicos reenviados según su etiqueta una vez que regrese de sus vacaciones.

En lugar de reenviar correos electrónicos, también puede configurar una respuesta personalizada enlatada Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas Correo electrónico más rápida y mejor con respuestas enlatadas ¿No tiene tiempo para preparar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas un chow para acampar que no vaya mal? Fácil, consigue algo de comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas de correo electrónico? Trate de correos electrónicos enlatados! Piensa ... Leer más para remitentes o temas específicos. Yaara explicó previamente cómo funciona exactamente eso..

Preparaciones finales antes de salir

Sería bastante decepcionante si su sistema cuidadosamente configurado fallara. Imagina el estrés a tu regreso. Es esencial que pruebe sus mensajes de fuera de la oficina y los reenvíos antes de irse. Puede usar su propia dirección de correo electrónico secundaria y filtros ficticios para probar autoresponders, filtros y reenvíos.

Lo que sería igual de vergonzoso es que su respondedor de vacaciones permanezca activo mucho tiempo después de que haya regresado a casa. Si tiene una lista de tareas pendientes o un calendario, cree una tarea o un calendario para desactivar la respuesta automática y / o los filtros cuando regrese.

Aquí hay un pequeño resumen de todo el procedimiento de Steve Dotto:

Qué hacer cuando regrese

Con suerte, su sistema funcionó y todos los correos electrónicos urgentes han sido atendidos por su amigable colega. Cuando esté listo para abordar su bandeja de entrada, siga estos pasos:

• Apagar el respondedor de vacaciones.
• Deshabilitar los filtros específicos de vacaciones y hacia adelante.
• Ir a través de su bandeja de entrada usando la estrategia de la bandeja de entrada Cero 4 pasos simples para lograr y mantener la bandeja de entrada Cero en Gmail 4 pasos sencillos para lograr y mantener la bandeja de entrada Cero en Gmail Lea más esbozado más arriba.
• Verifique su carpeta de Enviados o una etiqueta que usó para ver qué correos electrónicos se reenviaron o recibieron una respuesta enlatada.
• Póngase en contacto con colegas que manejaron correos electrónicos urgentes y pídales que lo pongan al día..
• Seguimiento cuando sea necesario.
• Vuelva a suscribirse a los boletines de noticias si es necesario.

¿Se puede hacer esto en otros clientes de correo electrónico??

Ciertamente. Puede configurar los filtros de respuesta automática en Thunderbird Cómo configurar Mozilla Thunderbird para respuestas automáticas y correos electrónicos programados Cómo configurar Mozilla Thunderbird para respuestas automáticas y correos electrónicos programados Si el correo electrónico es abrumador, puede ser el momento de configurar Respuestas y correos electrónicos programados. Aquí se explica cómo hacerlo en Mozilla Thunderbird, el cliente de correo electrónico de escritorio multiplataforma, gratuito y de código abierto. Leer más, que hemos cubierto anteriormente. Outlook también le permite configurar avisos de fuera de la oficina.

¿Está utilizando otro cliente de correo electrónico o tiene más sugerencias para manejar las respuestas automáticas de correo electrónico? Por favor, hable y comparta sus preguntas o ideas en los comentarios.!

Crédito de la imagen: Bandeja de entrada cero por hipercarrería a través de Flickr

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