Cómo configurar un correo electrónico fuera del respondedor de Office en Outlook

¿Qué obtiene cuando combina unas vacaciones de dos semanas con una vida laboral ocupada? Un proyecto gigante que lo espera una vez que regrese a su hogar, ¡simplemente busque en todos esos correos electrónicos! Espere, ¿por qué no habilitar el Servicio de respuesta fuera de la oficina en Outlook y automatizar algunas de esas respuestas para usted??

Aquí, en MakeUseOf, hemos explicado cómo hacerlo en Gmail, como las instrucciones de Tina para las vacaciones de vacaciones. Cómo configurar un correo electrónico para responder a la oficina Antes de salir de viaje Cómo configurar un correo electrónico para responder a la oficina Antes de continuar un viaje ¿No te gustaría ir de vacaciones sabiendo que no tienes que revisar tu correo electrónico? Si no puedes confiar en un asistente mientras estás fuera, consulta las respuestas automáticas en Gmail. Lea más, y el método de Mark para hacerlo mediante un filtro de correo electrónico Cree una respuesta automática de correo electrónico con el nuevo filtro de Gmail Cree una respuesta automática de correo electrónico con el nuevo filtro de Gmail Lea más. El único cliente que aún no hemos cubierto es Outlook. Desafortunadamente, a diferencia de Gmail, la versión gratuita de Outlook.com no ofrece la función de respuesta Fuera de la oficina. Sin embargo, si tiene Outlook 2010 y una cuenta en un servidor de MS Exchange, que muchas empresas ofrecen a los empleados, entonces está de suerte..

Usando el servicio de respuesta fuera de la oficina en Outlook

Microsoft ha simplificado enormemente la configuración de un sistema automatizado que enviará respuestas instantáneas a cualquier persona que le envíe un correo electrónico mientras se encuentra fuera de su oficina. No importa si es solo durante las 24 horas o durante las vacaciones de 2 semanas, puede configurar el cliente de Outlook para que responda exactamente como lo desea, y por la cantidad de tiempo que lo necesita..

Para acceder a esta configuración en Outlook 2010, debajo del botón del logotipo de Windows, seleccione Información. Aquí, verás un gran botón que dice: “Respuestas automáticas” Con una puerta y un icono de flecha..

Haga clic en el botón Respuestas automáticas para iniciar la herramienta Fuera de la oficina de Outlook. La ventana emergente que verá es mucho más avanzada de lo que puede imaginar. A primera vista, es una forma rápida de habilitar “Enviar respuestas automáticas” y simplemente escriba una nota rápida que Outlook enviará automáticamente en su nombre a cualquier persona que le envíe un correo electrónico. Cualquier usuario de Google+ puede enviarle correos electrónicos en Gmail ahora (y aquí le explicamos cómo desactivarlo) Cualquier usuario de Google+ puede enviarle correos electrónicos en Gmail ahora (y Aquí está cómo deshabilitarlo. A partir de hoy, cualquier usuario de Google+ podrá enviarle un mensaje en su Gmail. Para enviar un mensaje, todo lo que necesita hacer es agregar a esa persona a su Google+. Lee mas .

Sin embargo, tras una inspección más cercana, verá que hay mucha más funcionalidad aquí de lo que parece..

En primer lugar, puede definir un intervalo de fechas específico para habilitar la función de respuesta automática, de modo que cuando regrese de sus vacaciones, no tenga que preocuparse por recordar apagarlo!

También notarás que hay dos pestañas. El de la izquierda es configurar una respuesta automática No enviarme mensajes de texto: Responder automáticamente los mensajes de texto mientras está ocupado No enviar mensajes de texto: Responder automáticamente mensajes de texto mientras está ocupado Lea más solamente para las personas que le envían correos electrónicos desde dentro de la empresa.

La pestaña de la izquierda es donde puede configurar una respuesta específica para cualquier persona que le envíe un correo electrónico desde fuera de su empresa.

Configuración de reglas de correo electrónico

Notarás que en la parte inferior de esta ventana, hay un pequeño botón aparentemente insignificante etiquetado “Reglas… ”

Este botón es bastante significativo porque le permite definir con mayor precisión cómo responderá automáticamente Outlook al definir personas específicas, palabras en el asunto o cuerpo, o si el correo electrónico se envió directamente o se envió por correo electrónico..

Puedes crear reglas muy específicas aquí. Por ejemplo, puede crear una regla que indique que si su madre le envía un correo electrónico a usted, puede reenviar ese correo electrónico a una cuenta personal que controlará durante sus vacaciones (o enviarlo directamente a la basura, dependiendo de su relación con su madre).

Se vuelve aún más interesante al hacer clic en el “Avanzado… ” botón.

Aquí, puede definir más detalles sobre qué mensajes desea responder de una manera diferente a la respuesta automática estándar. Puede elegir mensajes de más o menos tamaño, cuándo se recibieron, su nivel de importancia y más..

Crear un servicio de respuesta fuera de la oficina con reglas de correo electrónico

Saikat proporcionó algunos consejos sobre el uso de los filtros de Outlook Consejo de MS Outlook: cómo organizar automáticamente los correos electrónicos entrantes Consejo de MS Outlook: cómo organizar automáticamente los correos electrónicos entrantes Lea más antes, y Jack hizo lo mismo con los filtros de Google, Hotmail y Yahoo Cómo configurar los filtros de correo electrónico en Gmail, Yahoo Mail y Outlook Cómo configurar filtros de correo electrónico en Gmail, Yahoo Mail y Outlook El filtrado de correo electrónico es su mejor herramienta para mantener su bandeja de entrada limpia y organizada. Aquí se explica cómo configurar y utilizar filtros de correo electrónico en Gmail, Yahoo Mail y Outlook. Lee mas . Si lo piensa, el Servicio de respuesta fuera de la oficina es en realidad una versión alternativa de lo que podría hacer si simplemente hace clic en Gestionar reglas desde el menú de Outlook.

Usando el Asistente de Reglas, simplemente desplácese hacia abajo hasta la opción para verificar mensajes “recibido en un intervalo de datos específico”.

Defina ese intervalo de fechas como desde el momento en que se dirige a las vacaciones hasta el momento en que planea regresar a casa..

Finalmente, todo lo que tiene que hacer es definir qué respuesta o acción desea que tome la regla cuando los mensajes entrantes cumplan con este criterio, y esencialmente tiene un respondedor fuera de la oficina!

Como puede ver, no hay ninguna razón por la que no pueda responder a los correos electrónicos, incluso cuando está de vacaciones. Todo lo que tiene que hacer es tomarse el tiempo para decirle a Outlook cómo le gustaría que respondiera por usted, y la gente pensará que es tan productivo como siempre, incluso cuando está sentado en una playa tomando una margarita..

¿De qué formas creativas utiliza el Servicio de respuesta fuera de la oficina de Outlook?? ¿Tienes algunos buenos consejos o historias para contar? Compártelos en la sección de comentarios a continuación.!

Créditos de imagen: mano de robot a través de Shutterstock

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