Cómo utilizar Evernote como una herramienta de gestión de proyectos

Cuando decidí que necesitaba volver a tomar el control de Evernote Cómo limpiar el desorden de Evernote para un limpiador Tomar notas Cómo limpiar el desorden de Evernote para un limpiador Tomar notas Evernote es el cajón de la basura de nuestras vidas digitales. Al igual que el cajón de chatarra en nuestros hogares, tenemos que limpiarlo y organizarlo de vez en cuando. Aquí hay una estrategia maestra. Lea más, tenía 19 cuadernos que contenían más de 500 notas (esto fue después de eliminar recientemente 1,000 notas en probablemente ocho o diez cuadernos). Tenía 43 etiquetas, la mayoría con solo un par de notas.

Algunos de mis cuadernos tenían “útil” artículos. Algunos sostuvieron mis metas y hojas de seguimiento de hábitos. Otros tenían cosas que me parecían divertidas, recetas, cosas relacionadas con la carrera e información financiera. En resumen, fue un gran lío..

Así es como convertí este caos en un fantástico sistema de gestión de proyectos personales y lo que puede enseñarle sobre cómo cuidar su configuración de Evernote.

1. Limpie sus cuadernos

Esta es la parte difícil. Tuve que deshacerme de muchas cosas. Para terminar esto rápidamente, hojeé todas las libretas y me pregunté si había algo por lo que definitivamente regresaría o no podría encontrar fácilmente en línea.

En la mayoría de los casos, no hubo. Siempre puedo consultar consejos sobre la autoedición de libros o la presentación de impuestos con una rápida búsqueda en Google. Reduje mi cuenta de Evernote existente a siete cuadernos.

Una parte opcional de este paso es la consolidación. Si tiene varias notas sobre el mismo tema, puede copiarlas y pegarlas en una sola nota. Tengo muchas notas sobre cartas de consulta y tonos, por ejemplo. Todo esto irá en una sola nota..

También puede consolidar cuadernos en pilas. Yo, por ejemplo, combinado “Humor” y “Medios de comunicación” en una “Divertido” apilar para evitar que saturen mi barra de navegación.

2. Crear Cuadernos de Proyecto y Pilas

Ahora, deberá crear cuadernos y pilas para su sistema de gestión de proyectos. Voy a crear las siguientes pilas y cuadernos:

• Hacer uso de
  • Artículos
  • Formas largas
• Hubstaff
  • Blog
  • Conversión
  • Hoja informativa
• Otro
  • Mountain Weekly
  • Caballeros
  • República de carton
  • Informal de juego casual

Estoy seguro de que surgirán otros, pero esto es con lo que comenzaré. También agregué números para que permanezcan en mi orden preferido en la parte superior de la lista de cuadernos:

Ahora puedo acceder a las pilas y cuadernos a los que necesito acceder lo más rápido posible..

3. Crear una lista maestra

Incluso si tiene un sistema de notebook bien organizado, querrá una ubicación central para hacer referencia a sus diversos proyectos. Como ejemplo, aquí está mi lista maestra actual:

En mi lista maestra, tomé nota de los diversos trabajos de trabajo independiente y por contrato que estoy haciendo, junto con mis tasas de pago para cada uno. Esto me ayuda a recordar cómo priorizar mi tiempo. Los proyectos a corto plazo también se agregarán aquí para que no olvide trabajar en ellos..

Como puedes ver, “Parcelas independientes” está vinculado: ese enlace me lleva a una nota donde hago un seguimiento de mis posibles lanzamientos. En su lugar, podría ir a una hoja de cálculo de Google Drive, a un tablero de Trello oa cualquier otra cosa que pueda ser útil..

También tengo una “Potencial / quemador trasero” sección para realizar un seguimiento de las cosas que me me gusta para trabajar, pero no tengo tiempo para hacerlo en este momento. De nuevo, esto sirve para mantener las cosas en lo más alto de mi mente..

Por supuesto, puedes personalizar tu lista maestra como quieras. Podría incluir fechas de vencimiento próximas o enlaces a muchas otras notas. O mantenga una lista de tareas 7 Consejos para administrar mejor su lista de tareas pendientes 7 Consejos para administrar mejor su lista de tareas pendientes ¿Su lista de tareas pendientes le causa pesadillas? Tal vez usted está tratando de hacer demasiado a la vez. Se necesita una lista de tareas compiladas sensiblemente para un flujo de trabajo eficiente. Podemos ayudar. Lea más que le recuerda lo que debe hacer a continuación para cada proyecto..

Esta nota debe servir como su panel de control. Dependiendo de los tipos de proyectos que tenga, querrá personalizarlo con la información más útil para su situación particular. Cuando no estés seguro en qué trabajar a continuación, aquí es donde irás.

También puede utilizar esta sección para una lista de tareas maestra. Es fácil agregar casillas de verificación a las notas de Evernote: simplemente presione el botón de la casilla de verificación en la parte superior de la nota.

4. Organizar las notas del proyecto

Hay muchas formas diferentes de organizar sus notas de proyecto dentro de sus cuadernos.

Prefiero tener mucha información en cada nota para poder ir a un solo lugar para encontrar información. Por ejemplo, en mi cuaderno de Escritura, tengo algunas notas que contienen una gran cantidad de información sobre un solo tema.

Mi “Recopilación de noticias” nota contiene una serie de artículos sobre la búsqueda de cosas para informar. Tiene casi 9,000 palabras en ella..

Esta es una de las cosas más útiles que he hecho con mis notas..

Es posible que desee mantener cada uno de esos artículos en una nota diferente. Todo depende de tu estilo de organización personal. Lo principal aquí es mantener la mayor cantidad de información posible en sus cuadernos..

Todas sus notas, anotaciones, planes, proyectos, correos electrónicos relevantes (si lo desea) y cualquier otra cosa relacionada con su proyecto deben permanecer en esos cuadernos..

Por supuesto, eso no siempre es posible. Si su empresa realiza la gestión de proyectos en Trello Una guía de Trello para la vida y la gestión de proyectos Una guía de Trello para la vida y la gestión de proyectos Trello puede ayudarlo a organizarse. Es una herramienta gratuita para gestionar cualquier tipo de proyecto. Lea esta guía para comprender su estructura básica, la navegación y cómo Trello puede serle útil. Para más información, es posible que lo mejor sea que te sirvan enlazando esa placa Trello desde tu lista maestra. Pero la mayor cantidad de información posible debería ser fácilmente accesible desde su cuaderno de proyectos..

5. Añadir atajos

El objetivo de un sistema de gestión de proyectos personal es asegurarse de que puede encontrar todo lo que necesita cuando lo necesite. Que es exactamente lo que los atajos te ayudan a hacer.

Si bien mantener los cuadernos y las pilas al mínimo le ayudará a encontrar las cosas más fácilmente, es probable que haya notas o cuadernos que desee abrir con un solo clic. Simplemente arrastre los cuadernos o notas al área de accesos directos para bloquearlos allí, donde siempre podrá encontrarlos..

6. Configurar recordatorios y fechas de vencimiento

Los recordatorios y las fechas de vencimiento de Evernote son muy útiles cuando está administrando varios proyectos. Agregar un recordatorio es tan fácil como hacer clic en el reloj en la parte superior de cualquier nota y seleccionar una fecha de recordatorio. También verá las notas para las que tiene recordatorios en la parte superior de su cuaderno:

Agregue recordatorios a las notas que necesite tratar en un día determinado.

Por lo general, establezco recordatorios antes de las fechas de vencimiento, por lo que tomo nota de la fecha de vencimiento en la parte superior de la nota. Esto me permite verlo en la vista de fragmento:

Tenga en cuenta que si tiene varias tareas diferentes en una sola nota, no podrá establecer diferentes recordatorios para cada tarea.. Solo puedes configurar un recordatorio para una nota completa, por lo que puede ser mejor mantener cada tarea en una nota diferente.

7. Desarrollar un sistema de etiquetas

Como con algunas otras cosas, La forma en que utiliza las etiquetas depende de cómo desea administrar sus proyectos.. Es posible que, por ejemplo, desee una etiqueta específica para ciertos tipos de proyectos. Podría usar “escritura,” “edición,” “investigando,” “analítica,” y así.

En su lugar, podría utilizar etiquetas de prioridad: alta, media, baja; 1, 2, 3; ahora, mañana, la semana que viene; o cualquier sistema similar. Puede utilizar un sistema de recopilación y archivo, como se expuso en este fenomenal artículo sobre las etiquetas de Evernote. Te mostramos un simple tweak que te ayudará a organizar tus notas como nunca antes. Lee mas .

Muchas personas han ideado sistemas de etiquetado para el método de productividad Getting Things Done Organize 2015: Learn The Martial Art Of Getting Things Done [Stuff to Watch] Organize 2015: Learn The Martial Art Of Getting Things Done [Stuff to Watch] Alguna vez te has preguntado por qué el éxito ¿Los triunfadores siempre parecen mantener la cabeza fría? Lee mas . El código con Sonia tiene un gran ejemplo del uso de una amplia variedad de etiquetas anidadas para clasificar sus notas según lo que son, cuándo necesita cuidarlas y la ubicación con la que están relacionadas..

O puedes decidir no usar etiquetas. Tiendo a ir sin ellos, y solo las increíbles capacidades de búsqueda de Evernote para encontrar lo que necesito. Tu decides.

8. Integre sus otras aplicaciones

Evernote tiene muchas integraciones excelentes que lo ayudan a trabajar junto con otras aplicaciones. Feedly y Pocket pueden enviar artículos directamente a Evernote. Trello tiene un encendido que le permite vincular notas y tarjetas. Recuerda que Milk puede sincronizarse con Evernote para que tus recordatorios aparezcan en tu aplicación de administración de tareas.

Si usa una aplicación de administración de tareas diferente, TaskClone puede ayudarlo a sincronizar. Zapier e IFTTT conectan Evernote con todo tipo de otras aplicaciones. Para tener una idea de lo que puedes hacer, echa un vistazo a las mejores recetas de Evernote en IFTTT. Puedes hacer muchas cosas geniales, dependiendo de los dispositivos y otras aplicaciones que uses.

Cuanto más pueda automatizar, mejor!

9. colaborar

Si está utilizando Evernote como un sistema de gestión de proyectos personales, probablemente no necesitará usar muchas de las herramientas de colaboración. Sin embargo, si trabaja con otras personas que usan Evernote, pueden ser extremadamente valiosas: la comunicación es crucial para la gestión eficaz del proyecto. Los 5 mejores consejos para principiantes en la gestión de proyectos. Los 5 mejores consejos para principiantes en administración de proyectos. la primera vez, aquí hay solo cinco consejos de administración de proyectos para ayudarlo a comenzar. Leer más, después de todo.

Compartir notas es tan fácil como golpear el Compartir botón en la parte superior de la nota para enviar por correo electrónico un enlace. Puede compartir fácilmente notas y cuadernos de esta manera, y puede publicar un enlace público a las notas en las redes sociales..

Conversar con compañeros de trabajo también puede ser útil, especialmente si tiene un cuaderno colaborativo que todos usen. Golpear Archivo> Nuevo chat o Ver> Chat de trabajo para abrir los diálogos de chat. Escriba un nombre o dirección de correo electrónico en la barra superior de la ventana de chat y comience a chatear.

Evernote Project Management para tu vida

Evernote es un gran lugar para simplemente deshacerse de todas las cosas que crees que podrías necesitar en el futuro. Pero cuando se configura como un sistema de gestión de proyectos altamente organizado, será mucho más útil. Y no tiene que aplicar estos principios solo para trabajar: también pueden ser para proyectos personales. Realmente, pueden ser usados ​​para cualquier cosa..

Así que limpia tu desordenada cuenta de Evernote, organízala y haz un plan. Estaras contento de haberlo hecho.

¿Utiliza Evernote para la gestión de proyectos personales o profesionales? ¿Cómo mantienes todo organizado? Comparte tus mejores consejos en los comentarios a continuación.!

Créditos de la imagen: Mikhail Mishchenko / Shutterstock

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