¿Debe utilizar documentos PDF o Microsoft Office? Los pros y los contras

Todos nos encontramos con documentos en PDF todos los días: es el formato ideal para los extractos bancarios, manuales de instrucciones, informes en línea y mucho más..

¿Pero es siempre el mejor formato? ¿Cómo sabe si debería usar un documento PDF o uno de los tipos de archivos de Microsoft Office??

Si estás en un dilema sobre qué formato utilizar para qué propósito, sigue leyendo. En este artículo, explicaré las ventajas y desventajas de usar un PDF en comparación con los archivos DOC, XLS y PPT..

PDFs: Los Beneficios

Empecemos por evaluar las ventajas de los documentos PDF. ¿En qué circunstancias deberías usarlos siempre??

Autocontenido

Si está produciendo contenido para distribuir a otras personas, por ejemplo, presentaciones de ventas, notas de clase o boletines informativos, debe utilizar el formato PDF para enviar los archivos..

¿La razón? Los archivos PDF son independientes. El archivo en sí contiene todos los formatos, fuentes y diseños de diseño. Se renderizarán de la misma manera cada vez sin depender del sistema operativo, hardware o software.

Cualquiera que haya abierto un documento de Microsoft Word en Google Drive sabe lo importante que es esto. Si envía un archivo DOC a otro usuario que no está usando la misma aplicación o no tiene instaladas las mismas fuentes, a menudo se verá desordenado.

Impresión de alta calidad

Debido a que los documentos PDF son independientes, las imprentas los aceptarán con gusto. A menudo no aceptan documentos de Word Cómo imprimir documentos de Microsoft Office de la manera correcta Cómo imprimir documentos de Microsoft Office de la manera correcta ¿A veces parece imposible imprimir documentos exactamente de la manera que usted quiere? ¡Podemos ayudar! Le mostramos todas sus opciones de impresión y lo ayudamos a elegir la configuración correcta para documentos perfectamente impresos. Leer más u otros formatos de Microsoft Office.

Los archivos PDF son “Lo que ves, es lo que tienes” - como sea que se vea la página en su pantalla, puede estar seguro de que se verá igual en una copia física. Las imágenes de alta resolución conservarán su aspecto profesional y los diseños de página no se verán comprometidos.

Por lo tanto, si desea imprimir un lote de carteles, folletos o incluso una presentación de diapositivas de PowerPoint, asegúrese de guardar su archivo como PDF antes de dirigirse a la ciudad..

Formatos múltiples

Sí, puede importar párrafos de texto en un archivo de PowerPoint o pegar una diapositiva de PowerPoint en Excel, pero el proceso requiere muchos retoques si desea que el documento terminado se vea respetable. Los diversos formatos de Office no están realmente diseñados para innumerables formatos y muchas incrustaciones.

Incluso si su documento se ve bien en la pantalla, si el archivo es grande, podría tardar mucho tiempo en abrirse y / o guardarse. Los documentos PDF pueden admitir fácilmente texto, casi todos los tipos de imágenes, gráficos vectoriales, diapositivas, código HTML y más.

Interactivo

Los archivos de Microsoft Office pueden ser interactivos, pero los archivos PDF son una mejor opción para los formularios de solicitud, los formularios de comentarios y otras situaciones que requieren la entrada de datos. Este es el por qué:

• Campos fijos - No existe la posibilidad de que un usuario final elimine accidentalmente un campo, interprete incorrectamente qué datos son necesarios o se salte una pregunta..
• Guías paso a paso - Los creadores pueden agregar notas de margen para guiar a los usuarios a través de formularios complicados.
• Fórmulas - Puede hacer un PDF al instante agregar el impuesto a las ventas o calcular los tipos de cambio en una factura. Obviamente, Excel también le permite trabajar con fórmulas y ecuaciones ¿Necesita ayuda con fórmulas de Excel? 7 recursos para consultar ¿Necesita ayuda con fórmulas de Excel? 7 Recursos para consultar Excel es el estándar de oro de la hoja de cálculo. Si debe usar Excel y, sin embargo, familiarizarse con él, estos recursos lo introducirán rápidamente a lo básico y más. Lea más, pero no hay forma de conservar las fórmulas al convertir de XLS a PDF.
• Firma - Algunos servicios, como Adobe Sign y DocuSign, le permiten agregar su firma. ¿Puede usted firmar electrónicamente documentos y debería hacerlo? ¿Puede usted firmar documentos electrónicamente y debería hacerlo? Quizás haya escuchado a sus amigos expertos en tecnología compartir los términos firma electrónica y firma digital. Tal vez incluso los hayas escuchado indistintamente. Sin embargo, debes saber que no son lo mismo. De hecho,… Lea más sobre contratos y otros documentos personales de forma fácil y segura.

Compatibilidad

Existen ventajas para usar ambos navegadores y lectores de PDF especializados Lector de PDF frente a Navegador: ¿Qué visor de PDF es el mejor para usted? PDF Reader vs. Browser: ¿Qué visor de PDF es mejor para usted? Un lector de PDF es a menudo una de las primeras herramientas que la gente instala en su nueva computadora. No es glamoroso ni sexy, pero es una herramienta vital en su arsenal de productividad. ¿O es eso? Lee mas .

En última instancia, sin embargo, siempre que el receptor tenga un navegador instalado en su sistema, podrán abrir su archivo. No es el caso si envía un archivo en DOC, XLS o PPT. No todas las suites ofimáticas pueden manejar todos los formatos..

PDFs: inconvenientes y alternativas

A pesar de estos beneficios aparentes, todavía hay ocasiones en que un formato PDF no es adecuado. Voy a ver algunas de esas situaciones y le aconsejaré qué debe usar en su lugar..

Componer texto

Los documentos PDF carecen de las potentes herramientas de formato de Microsoft Word y otros procesadores. No puede editar diseños de página, fuentes y otros problemas estilísticos importantes.

Además, no tienen correctores ortográficos, correctores gramaticales ni otras ayudas para la escritura. Debe utilizar un procesador de textos tradicional para componer su texto. Solo guarde el archivo como PDF cuando esté seguro de haber terminado.

Editando contenido

Los archivos PDF tampoco son una buena opción cuando alguien más necesita editar o agregar más detalles a su documento. 5 Herramientas gratuitas para editar archivos PDF. 5 Herramientas gratuitas para editar archivos PDF. Los archivos PDF son universalmente útiles. Sin embargo, se quedan cortos cuando se trata de la edición. Estamos aquí para mostrarte las mejores herramientas gratuitas para editar tus archivos PDF. Lee mas . Por ejemplo, si usted es responsable de agregar texto a un documento y en una etapa posterior del proceso, otra persona es responsable de agregar imágenes, no es aconsejable enviar el archivo en formato PDF..

El formato no es editable por naturaleza. Los PDF son simplemente una imagen de un documento existente, en lugar de ser un documento original por derecho propio. En el mejor de los casos, la mayoría de los lectores de PDF solo te permitirán editar algunas palabras a la vez..

Imágenes

Si es posible que necesite reutilizar las imágenes de un documento en una fecha posterior, apéguese a las aplicaciones de Office. Le resultará más difícil, si no imposible, extraer las imágenes incrustadas de un documento PDF..

Si es absolutamente necesario extraer una imagen de un PDF, puede tomar una pantalla de impresión y editarla en Paint, pero no es un flujo de trabajo eficiente, y probablemente perderá algo de la calidad de la imagen..

Colaboración

Las aplicaciones de creación de PDF no tienen herramientas de colaboración. Algunas herramientas de pago presentan características que los mejores lectores gratuitos Los 6 mejores lectores de PDF para Windows Los 6 mejores lectores de PDF para Windows Adobe Reader no siempre es la mejor opción para ver archivos PDF. Aquí están los mejores lectores de PDF para Windows 10 a considerar. Leer más no incluye, pero el proceso es engorroso.

La mayoría de las suites de productividad como Microsoft Office 365 y las aplicaciones de Google Drive ahora permiten la colaboración en tiempo real en los documentos. 3 Herramientas de colaboración y trabajo en equipo en línea de Microsoft Office que impresionan. Microsoft ha lanzado nuevas herramientas para que los equipos colaboren de forma remota y en tiempo real. Te mostramos lo que no te puedes perder. Lee mas . Nuevamente, puede hacer todo su trabajo usando una suite tradicional, luego solo guardar en PDF una vez que el documento esté completo.

Comparte tus opiniones

Espero haberle brindado una introducción amplia sobre cómo se comparan los documentos PDF con los formatos de archivo típicos de la suite Office, así como explicarle cuándo usar los PDF y cuándo evitarlos..

Me encantaría saber qué más agregaría a esta lista. ¿Me he perdido algún profesional? ¿He pasado por alto alguna desventaja significativa? Puede dejar sus pensamientos y opiniones en el cuadro de comentarios a continuación..

Crédito de la imagen: NY Studio a través de Shutterstock.com

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