El plan perfecto para la reunión (plantillas incluidas)

¿Alguna vez recibió una solicitud de reunión en el trabajo y simplemente se rascó la cabeza? Usted se pregunta de qué se trata exactamente la reunión, qué se discutirá y tal vez incluso por qué fue invitado. Miras a los otros invitados esperando una pista, pero todavía no tienen ni idea..

Algunos dicen que si recibes una vaga invitación a una reunión, solo debes rechazarla. Ahora, si está de acuerdo con eso o no, si usted es el coordinador, ¿vale la pena el riesgo de que los rascadores de cabezas disminuyan solo porque están desconcertados??

Con un poco de previsión y las herramientas adecuadas, puede asegurarse de que el objetivo de su reunión sea claro ¿Está harto de reuniones ineficientes? ¿Enviar estas 8 reglas a tu jefe harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefe Si una reunión está bien organizada, no hay razón para que no pueda mejorar la productividad, el sentido del propósito y la moral. Aquí hay algunas reglas a seguir para reuniones efectivas. Lea más y reduzca el riesgo de rechazar a los asistentes debido a una solicitud de reunión poco clara.

Planee con anticipación con las 5 Ws

Antes de enviar la convocatoria de la reunión de forma aleatoria, piense en qué, quién, qué, cuándo, dónde y por qué..

1. A quién invitar

Muchas veces, las personas envían invitaciones a reuniones que incluyen demasiados participantes o simplemente los incorrectos. Haga su trabajo de trabajo con anticipación para responder estas preguntas:

• Quien debería Estar invitado?
• Quien es necesario a la discusión?
• Quien tiene El conocimiento necesario para el propósito.?

No solo invitamos a todos la verdad. La verdad sobre las reuniones, y es feo. La verdad sobre las reuniones, y es feo. La reunión debe ser productiva, ¿no? Lee más en el departamento porque no estás seguro..

2. De qué trata la reunión

Esta es la parte más importante de su planificación. Piense de qué se trata exactamente la reunión, cuál es el objetivo y cuál debería ser el resultado esperado. Si no puede determinar el punto de la reunión usted mismo, entonces es probable que sea prematuro.

3. Cuando la reunión tendrá lugar

Esto puede no parecer una pieza importante si trabaja en un entorno de oficina pequeña. Pero para empresas más grandes o reuniones más grandes, es esencial. ¿Tiene asistentes que son remotos, residen en una zona horaria diferente y trabajan las mismas horas que los demás??

Asegúrese de elegir una hora que sea accesible para todos Evite el estrés de la programación excesiva con 10 consejos inteligentes de Google Calendar Evite el estrés de la programación excesiva con 10 consejos inteligentes de Google Calendar El secreto para eliminar el estrés utilizando un calendario es simple: elimine las cosas que no necesita, tómese un tiempo para las cosas que ama y manténgalo todo organizado. Utilice estos diez consejos. Lee mas .

4. Dónde se celebrará la reunión

Esto también es clave a la hora de planificar su reunión si tiene asistentes externos. ¿Será necesaria una llamada de conferencia? En caso de una reunión web Consejos para GoToMeeting para su próxima reunión en línea Consejos para GoToMeeting para su próxima reunión en línea GoToMeeting puede ayudarlo a que sus reuniones en línea sean un éxito. Es gratis para hasta tres participantes. Le mostramos cómo configurar, unirse y preparar reuniones grabadas. Leer más ser planeado? ¿O simplemente necesita reservar una sala de conferencias en el lugar? Asegúrese de pensar con anticipación para acomodar a aquellos a quienes espera asistir.

5. Por qué es necesaria la reunión

Esto es tan importante como la pregunta ¿Qué?. Por qué ¿Es necesaria una reunión? ¿Se puede resolver el objetivo sin una sala llena de personas? ¿Podría un poco de investigación proporcionar la respuesta? ¿Tiene suficiente información para celebrar la reunión en este momento??

Recuerde, las reuniones toman tiempo lejos de los deberes de todos los involucrados. Lo último que desea hacer es perder el tiempo de sus asistentes. Deje de perder tiempo y comience a tener reuniones productivas con MinutesPad para Android. Deje de perder tiempo y comience a tener reuniones productivas con MinutesPad para las reuniones de Android. No tiene que ser así: resulta que puede haber esperanza para una reunión productiva todavía. Lee mas .

Crear la agenda de la reunión

Ahora que ha respondido las cinco preguntas, use esas para trabajar en la invitación a la reunión y la agenda. Y sí, la agenda de una reunión casi siempre es necesaria por una variedad de razones.

Una agenda de reunión permite a los asistentes:

• Conocer el propósito y objetivo de la reunión..
• Vea los puntos de discusión y pueda planificar por adelantado su parte o preparar preguntas.
• Vea lo que se espera al final de la reunión o qué debería resolver la reunión.
• Seguir a lo largo de la reunión y mantenerse en el camino.

Comenzar con una plantilla

La mejor manera de crear su agenda es comenzar con una plantilla. Esto no solo le ahorra tiempo sino que ya contiene el esquema que necesita para los detalles. Estas son solo algunas de las opciones para las plantillas de agenda de reuniones. Las 15 mejores plantillas de agenda de reunión para Microsoft Word. Las 15 mejores plantillas de agenda de reunión para Microsoft Word. Estas plantillas de agenda de reunión para Microsoft Word pueden darle un excelente comienzo a cualquier tipo de reunión. Leer más puedes echar un vistazo para Microsoft Word. Son lo suficientemente flexibles para cualquier tipo de reunión o tamaño..

Esta plantilla de agenda es excelente porque incluye una plantilla de actas de reunión bien formateada. Con una descarga, obtienes ambos. Con un diseño de mesa agradable, todos pueden ver claramente el objetivo, la lista de asistentes y la agenda de temas. Otra sección útil muestra lo que los participantes deben traer a la reunión, que a menudo es una pieza olvidada.

La siguiente plantilla de agenda también es una buena opción. Al igual que en el otro, puede ver fácilmente el objetivo, los temas de la agenda y cualquier elemento de acción anterior. Pero también incluye áreas para nuevos elementos de acción que puede anotar durante la reunión, así como un lugar para notas.

Aquí hay una plantilla más para ver que está limpia y clara. Como el primero que se muestra, tiene un formato de tabla básico con secciones fáciles de leer. Además, ofrece el área para lo que los participantes deben traer a la reunión..

Cómo preparar una agenda efectiva

Una vez que haya decidido la plantilla de la agenda de la reunión, es importante que la complete de manera efectiva. Sea claro, preciso y haga todo lo posible para no dejar nada abierto a la interpretación. La sección de asistentes es la pieza más simple, pero las otras deben estar bien comunicadas..

Objetivo de la reunión

Este debe ser un objetivo simple de una a dos oraciones (como máximo) para la reunión. Esto viene de la Qué Pregunta desde arriba que te harás a ti mismo. Por ejemplo, digamos que su reunión es revisar las tres opciones de diseño de la interfaz de usuario para el nuevo sitio web.

Su objetivo debe indicar exactamente eso y no algo como “hablar sobre nuevo sitio web”. Este último es impreciso, no señala la parte del sitio web a discutir y, en general, no está claro..

Temas de la agenda de reuniones

Aquí enumerará cada parte que pretende discutir. Nuevamente, esto debe quedar claro para que aquellos que se espera que aborden un tema puedan prepararse.

Utilizando el ejemplo anterior, si se espera que el desarrollador web Bill proporcione los pros, los contras y las tres opciones de diseño, dígalo. No se limite a decir: hablar de diseños. ¿Bill sabrá qué es exactamente lo que quieres discutir? Si lo dices, lo hará..

Artículos para traer

Si espera que sus participantes proporcionen información, materiales, imágenes o cualquier cosa, utilice esta sección. No asuma que simplemente porque un asistente demuestra que proporcionará lo que usted espera.

Para nuestro ejemplo con Bill, fue claro en el tema de la agenda, que es perfecto. Sin embargo, para asegurarse de que trae una lista de ventajas y desventajas para cada diseño junto con las imágenes de esos diseños, agréguela a la sección correspondiente de la agenda..

Proporcionar artículos antes de tiempo

Si es posible, adjunte la agenda a la solicitud de reunión cuando la envíe. Esto le permite a sus asistentes tenerlo a mano cuando llega la hora de la reunión y les permite saber exactamente qué esperar. Esto es aún más importante si programa una reunión de última hora..

Si envía la convocatoria de la reunión con mucha anticipación, puede preferir esperar en la agenda. Podría ser un trabajo en progreso o podría estar esperando más detalles para ello. Si este es el caso, solo asegúrese de incluir el objetivo de la reunión, un breve resumen de los temas y elementos preliminares para presentar la solicitud.

Luego, declara que la agenda oficial será enviada en X Fecha que debe ser como mínimo tres días antes de la reunión. Si puede, también es una buena idea imprimir copias de la agenda Cómo imprimir documentos de Microsoft Office de la manera correcta Cómo imprimir documentos de Microsoft Office de la manera correcta ¿A veces parece imposible imprimir documentos exactamente de la manera que desea? ¡Podemos ayudar! Le mostramos todas sus opciones de impresión y lo ayudamos a elegir la configuración correcta para documentos perfectamente impresos. Lee más y llévalos a la reunión. Parece que siempre hay un participante que se olvida de los suyos..

Prepárese para capturar los minutos de la reunión

Si ha seguido este plan hasta ahora, entonces su reunión ya ha tenido un gran comienzo. Pero hay una cosa más que debes hacer de antemano. Prepárate para capturar las actas de la reunión..

Aquí nuevamente, usar una plantilla es ideal. Puede imprimir estas opciones de plantilla de Microsoft Word. Las 12 mejores plantillas de minutos de reunión para profesionales. Las 12 mejores plantillas de minutos de reunión para profesionales. Estas son las mejores plantillas de minutos de reunión para Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote y Google Docs. Lea más si prefiere escribir a mano o usarlos en su dispositivo digital si corresponde.

Esta plantilla, que puede encontrar dentro de Microsoft Word, es una excelente opción porque se expande en cada tema de la agenda. Para cada elemento, puede incluir notas sobre puntos de discusión, conclusiones, elementos de acción, partes responsables y fechas límite específicas para cada tema.

Si prefiere una plantilla de actas de reunión que no detalle los puntos de discusión, esta es una opción sólida. Puede enumerar los elementos de la agenda que realmente se discutieron, por quién y por cuánto tiempo. Luego puede anotar las decisiones que se tomaron y los nuevos elementos de acción con las partes responsables y las fechas de vencimiento..

Toma buenas notas

Todos tenemos una forma de tomar notas durante una reunión. Pero si usted es el coordinador, absolutamente debe tomar notas fuertes. No hay nada peor que escribir una nota solo para verla más tarde y preguntarse qué significa o qué significa..

Capture todo lo posible durante la reunión y luego revíselo antes de levantar la sesión. Debe revisar lo que se discutió, todo lo que se decidió y, lo más importante, los nuevos elementos de acción. Repase brevemente esto en voz alta con sus participantes como una revisión para usted y para ellos. Si falta algo o está equivocado, es mejor averiguarlo antes de que todos salgan de la habitación..

Ve hacia adelante y reúnete

Si bien es posible que no exista una manera exacta o positiva perfecta para garantizar que tenga una reunión efectiva. Aquí le mostramos plantillas de reuniones gratuitas para preparar, grabar y resumir sus reuniones para un resultado efectivo. Lea más, este plano puede ponerlo en camino. Haz lo que puedas para prepararte y sus asistentes con suficiente antelación.

¿Qué consejos tienes para planificar una reunión? ¿Hay algo que haga como coordinador que ayude? Háganos saber sus sugerencias en los comentarios a continuación.!

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