¿Harto de reuniones ineficientes? Envía estas 8 reglas a tu jefe

La gran mayoría de nosotros sabemos cuánto de las reuniones de un drenaje pueden estar en nuestro tiempo y productividad. Pero si una reunión está bien organizada (y está bien organizada), no hay razón para que no pueda mejorar la productividad, el sentido del propósito y la moral de todos los asistentes.

Hay mucho contenido sobre por qué odiamos las reuniones. Facebook se expresa en un momento de completa frustración debido a las oportunidades perdidas gracias a una reunión mal organizada y aparentemente inútil que se prolongó mucho más allá del tiempo asignado.

Aquí hay algunas reglas a seguir para mejores reuniones y para asegurarse de que no está perdiendo el tiempo de todos. Créeme.

Tenga un propósito y asegúrese de que la gente lo sepa

Si simplemente estás llamando a todos para dar una actualización o para quejarse, eso es una conferencia. Una conferencia no es una reunión. Si necesita actualizar a todos, envíe un correo electrónico o publíquelo a todos en una herramienta de equipo como Slack, lo que facilita la comunicación en grupo. Slack hace que la comunicación en grupo sea más rápida y fácil Slack hace que la comunicación en grupo sea más rápida y fácil Los correos electrónicos en grupo realmente pueden matar la productividad. Es hora de poner a los clientes de correo en reposo y usar servicios de colaboración como el recientemente lanzado Slack. Lee mas . Este será un uso mucho mejor del tiempo de todos..

Si está en una posición en la que realmente se necesita una reunión (es decir, cuando necesita poner algo en el grupo, hablar, intercambiar ideas, etc.), asegúrese de que tenga un propósito claro. ¿Por qué, exactamente, estás juntando a todos??

Mal propósito “Para que todos estén al tanto de lo que está pasando”.

Mejor propósito: “Para recopilar ideas, establecer un calendario y asignar las siguientes acciones a cada miembro del equipo para que podamos ejecutar un lanzamiento exitoso del producto X360 a fines de marzo”.

Y, por favor, asegúrese de que todos los asistentes conozcan el propósito de la reunión antes de que suceda. Si la gente sabe cuáles serán los resultados finales de una reunión, será mucho más probable que aparezcan preparados, y es de esperar que hayan reflexionado sobre algunos de los temas para el debate en lugar de pensar sobre la marcha..

Crear una agenda clara y estructurada

Tu propósito es tu destino. Su agenda es su hoja de ruta de cómo va a llegar allí. Sin esta hoja de ruta, las reuniones a menudo se salen de control, se salen del tema y no se toman tantas decisiones como esperaba. Si observa que sus reuniones se salen del tema, detenga esa discusión rebelde y vuelva a encarrilarla lo antes posible..

Estructure las agendas de sus reuniones Cree fácilmente agendas de reuniones usando las expectativas de la reunión [iPad] Cree agendas de la reunión fácilmente usando las expectativas de la reunión [iPad] Aunque ninguno de nosotros espera asistir a las reuniones, afortunadamente hay una serie de aplicaciones en línea y móviles útiles, como AgreeDo. Eso facilita la tarea de planificar reuniones. Todas las reuniones exitosas comienzan ... Lea más con cuidado usando un producto como Expectativas de la reunión (iPad) o herramientas en línea como MyCommittee y Minutes.io. Establezca una fecha límite estricta para cada ítem en la agenda, mientras le da a las personas un aviso sobre lo que se espera de ellos. Si desea que alguien contribuya a una cierta discusión en la reunión, ¡hágaselo saber! Por ejemplo:

Agenda

1. Declaración de propósito para la reunión y preparación- (5 minutos)
2. Post mortem en el lanzamiento de las últimas semanas, cuáles fueron nuestros KPI (Kim debe informar sobre esto). ¿Qué salió bien? que no (15 minutos)
3. Ideas sobre cómo podemos crear conciencia para el próximo lanzamiento (todos, por favor, piensen en algunas ideas antes de la reunión) - (15 minutos)
4. Decida 3 de estas ideas para desarrollarse más antes de la próxima reunión - (10 minutos)
5. Asignando las siguientes acciones a cada miembro del equipo - (5 minutos)

Asegúrese de que todos tengan lo que necesitan

Temo pensar cuánto tiempo se pierde cada año en todo el mundo debido a que las personas asisten a reuniones sin estar preparadas (incluido el hecho de no saber cómo tomar las notas adecuadas para las reuniones Haga que los minutos funcionen: cómo tomar notas efectivas durante una reunión Haga que los minutos funcionen: Cómo tomar notas efectivas durante una reunión Es una habilidad que pocas personas han perfeccionado, las actas de reunión perfectas. El registro de eventos le ahorra dolores de cabeza en el futuro. Así es como toma las actas de una reunión. Lea más). Comparta su agenda con todos los asistentes al menos un par de días antes de la reunión para que puedan reunir todo lo que necesitan..

Si necesita que un determinado miembro del equipo traiga algo, asegúrese de que entiendan lo importante que es, y que se imprima (si es necesario) por adelantado, para asegurarse de que no se queden en una cola para la impresora. Lo último que necesitas es que los asistentes se excusen.- “Oh, lo siento, no he tenido la oportunidad de prepararlo, lo tendré listo para la próxima semana“. Esto no ayuda a nadie..

Si tiene una reunión con personas que trabajan de forma remota, primero, consulte nuestra información detallada “Guía de reuniones en línea” además, asegúrese de que todos sepan usar la herramienta de conferencia que decida usar. Antes de la reunión, solicite a las personas que revisen su micrófono, cámara web y que se aseguren de que tengan instalados los complementos que podrían ser necesarios para cosas como los Consejos de Hangouts de Google+ para planificar y celebrar reuniones efectivas con Google Hangouts Consejos sobre cómo planificar y celebrar reuniones efectivas con Google Hangouts Con la tecnología de Internet de hoy, la celebración de reuniones en línea puede ser eficiente y rentable, especialmente si las planifica previamente y utiliza herramientas que ahorran tiempo. Durante los últimos meses he participado en reuniones en línea ... Leer más .

Invita solo a las personas que son necesarias

No invite a todo el equipo solo para sentirse como el gran jefe. Solo invita a las personas que necesites. Es decir, las personas que están en condiciones de ayudarlo a lograr el propósito de la reunión. Todos los demás pueden actualizarse más adelante leyendo las actas de la reunión o charlando con sus colegas en un momento más conveniente.

Mantener minutos detallados

Use un producto como Agreedo (gratis) para mantener las actas detalladas. Agreedo: escriba y administre las actas de sus reuniones de negocios gratis en línea Agreedo: escriba y administre las actas de sus reuniones de negocios en línea gratis Desde hace varias semanas he estado buscando un fácil Para usar el sitio web o la aplicación que me permitiría guardar y almacenar las actas de las reuniones. El enfoque tradicional de los documentos de texto ya no es productivo ... Leer más, al que puede volver de manera confiable y actualmente entender. Esta herramienta le permite tomar minutos detallados usando atajos de teclado, rastrear los resultados de las reuniones (como las tareas realizadas) y compartir estos minutos de manera rápida y fácil con su equipo. Si está usando un iPad, también puede probar MinuteTaker ($ 7.99) para informes de reuniones profesionales MinuteTaker y Reuniones Ayudarle a producir Informes de minutos profesionales de iPad MinuteTaker y Reuniones Ayudar a producir informes de minutos profesionales de iPad En mi Guía de reuniones en línea gratis de MakeUseOf donde proporcioné algunos consejos para planificar y celebrar reuniones a través de la Web; también mencioné algunas aplicaciones de toma de minutos. Mientras que muy pocos de nosotros ... Leer más .

Asegúrese de que cuando las personas lean estos minutos, conozcan los principales puntos / resúmenes de lo que se discutió y lo que se decidió, además de poder consultar rápidamente este documento para saber qué deben hacer ellos mismos a continuación..

La exclusión no siempre es mejor que la inclusión

Sé que (solo) mencioné que solo aquellas personas que realmente necesitan deben asistir a una reunión, pero de vez en cuando, también debe incluir a todos para una sesión de jam más informal, donde todos puedan compartir ideas, hablar sobre lo que podría mejorar la organización.

Usa esto como una oportunidad para construir un equipo más fuerte. Haga esto con una comida o una cerveza. Haga que traigan algo de comida sabrosa a la oficina y haga que todos se tomen una hora o dos del día para conocer mejor a sus colegas, mientras trabajan juntos para hacer algunas mejoras a la compañía en general. De nuevo, tenga un propósito y una agenda, pero trate de hacer que este tipo de reunión sea más informal, menos estructurada, pero aún con un tema general, como “Haciendo la organización más eficiente”, o “Ideas sobre cómo podemos diversificar.”.

Asignar Borrar 'Próximos Elementos de Acción”

Antes de finalizar la reunión, asegúrese de que todos en la sala conozcan la acción exacta que deben realizar a continuación y su cronograma. Este es un truco que realmente impulsó David Allen en su fantástico libro 'Getting Things Done'. En cualquier proyecto en el que alguien esté trabajando, asegúrese de que haya una acción clara que deba tomarse para que este proyecto siga avanzando..

Para reiterar, esto debe ser una acción específica (o un conjunto de acciones), con un plazo estricto, no solo una idea amplia que debe hacerse "CUANTO ANTES". Por ejemplo

Mala próxima acción: “Resumir el lanzamiento del mes pasado '.

Mejor siguiente acción: “Prepare una hoja de cálculo (con unos cuantos gráficos útiles) que muestre nuestros KPI del período de lanzamiento general. Comparta esto con el equipo de lanzamiento, junto con el envío de un breve correo electrónico que explica cómo cree que fue el lanzamiento. Por favor haga esto para el jueves.”.

Solicitar comentarios

Muchas personas desconfían de criticar a sus "superiores" o colegas, por lo que, después de cada reunión, solicite a las personas que dejen comentarios anónimos a través de un formulario en línea (hay una lista de herramientas de encuestas en línea gratuitas. Eso es lo que dice todo el mundo: 5 herramientas gratuitas para encuestas en línea efectivas Eso es lo que dice todo el mundo: 5 herramientas gratuitas para encuestas en línea efectivas. Por un tiempo, no habría tenido muchas opciones en cuanto a qué servicio de encuestas utilizar, pero hoy en día hay muchas opciones para elegir. ¿Cuál es la mejor para usted? Leer más aquí). Averigüe qué pensó la gente de la reunión: ¿fue demasiado larga? ¿Les ha parecido útil? ¿Se escucharon sus puntos de vista? ¿Cómo podría mejorarse la reunión la próxima vez??

Cualquier comentario que reciba, asegúrese de no ignorarlo. Evolucione sus reuniones para asegurarse de que estén funcionando bien para todos los involucrados.

En general, al seguir estas simples reglas para asegurarse de que sus reuniones estén bien preparadas y bien administradas, podrá acortar la duración y aumentar la eficiencia de sus reuniones, al mismo tiempo que mantiene la frustración de todos al mínimo.!

¿Que pasa contigo? Si sus reuniones se llevaran a cabo de esta manera, ¿cree que serían más efectivas??

Crédito de la imagen: Woodleywonderworks, reunión del equipo, a través de Flickr

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