Cómo crear facturas para clientes usando WordPress

Crear y enviar facturas es una tarea esencial pero engorrosa para la mayoría de los autónomos y pequeñas empresas. En lugar de crear manualmente una factura con una plantilla, puede ahorrar mucho tiempo con las herramientas adecuadas. En este artículo, le mostraremos cómo crear facturas para clientes que utilizan WordPress..

Aunque hay un complemento de WordPress para las facturas, recomendamos utilizar una solución más intuitiva llamada Freshbooks. Es por esto que compartiremos dos métodos para crear facturas. FreshBooks y WP-Factura.

Método 1: Usar Freshbooks

La herramienta de contabilidad más sencilla y profesional para profesionales independientes y profesionales es Freshbooks. Es una herramienta de contabilidad diseñada para no contadores y es perfecta para los profesionales de WordPress..

Hay una prueba gratuita de 30 días para cualquier función de pago, e incluso tienen un plan gratuito para siempre.

Registrarse es extremadamente fácil, y ni siquiera necesita ingresar los datos de su tarjeta de crédito para la prueba. Al registrarse, aterrizará en un panel simple que se ve así:

Creando tu primera factura en Freshbooks

Crear y enviar facturas con Freshbooks es muy fácil. Simplemente haga clic en el botón Nuevo y seleccione Factura en el menú desplegable.

Si no ha agregado la dirección de su negocio, Freshbooks le solicitará la dirección de su negocio que aparecerá en su factura..

El asistente de facturación también le preguntará ¿por qué factura a sus clientes? Puede elegir el tiempo, los elementos o ambos, según los servicios o productos que ofrezca a sus clientes..

En la siguiente pantalla, deberá proporcionar información del cliente. Freshbooks guardará esta información, y puede usarla más tarde cada vez que necesite enviar una factura a ese cliente.

Después de guardar los detalles de su cliente, puede desplazarse hacia abajo para ingresar las tareas, los artículos, las tarifas y la cantidad adeudada. Puede agregar varias líneas para cada elemento o tarea junto con notas adicionales, términos y condiciones.

Una vez que esté satisfecho con la factura, puede guardarla como borrador o enviarla instantáneamente por correo electrónico. También puede enviar una factura por correo postal..

Eso fue simple, ¿verdad??

Adición de métodos de pago en FreshBooks

Freshbooks le permite aceptar pagos en línea de los clientes. Es compatible con PayPal y Stripe de forma predeterminada, y puede habilitar otras pasarelas de pago populares. Si necesita configurar los pagos, debe hacer clic en Configuración en el menú superior y hacer clic en la pestaña Aceptar tarjetas de crédito.

Active el método de pago que desea usar y responda algunas preguntas simples para los detalles de su cuenta. Eso es todo, sus clientes ahora pueden pagarle en línea cuando reciben una factura suya..

Tiempo de seguimiento y gastos con FreshBooks

FreshBooks le permite administrar y realizar un seguimiento de sus gastos. Simplemente haga clic en la pestaña de gastos para comenzar.

Freshbooks puede importar sus gastos de más de 13000 instituciones financieras. Puede conectarlo fácilmente a su cuenta bancaria y tarjetas de crédito. También puede agregar gastos manualmente y guardar recibos simplemente tomando una instantánea de su teléfono.

Si trabaja por hora, cada segundo de su trabajo debe facturarse al cliente. Freshbooks viene con una herramienta de seguimiento de tiempo incorporada. Simplemente haga clic en la pestaña Seguimiento de tiempo para comenzar.

Todo lo que necesita hacer es ingresar los detalles del proyecto y registrar sus horas. También puede iniciar el rastreador de tiempo haciendo clic en el botón Iniciar temporizador.

Método 2: Usar un complemento de WordPress

Otra forma de manejar las facturas es mediante el complemento WP-Invoice. De esta manera, su sitio web de WordPress se convierte en el centro de sus facturas y pagos..

Lo primero que debe hacer es instalar y activar el complemento WP-Invoice. Tras la activación, el complemento agregará un nuevo elemento de menú 'Factura' en su administrador de WordPress. Tienes que visitar Factura »Ajustes para configurar el plugin.

Primero debe ingresar el nombre de su empresa tal como desea que aparezca en las facturas. A continuación, debe seleccionar una página para mostrar las facturas. Le recomendamos crear una nueva página de WordPress titulada Facturas y seleccionar esa página aquí. Esta página será utilizada para mostrar sus facturas..

WP-Invoices viene con múltiples opciones de pago (consulte nuestra lista de 5 alternativas de PayPal para que los freelancers cobren pagos en WordPress. Debe elegir un sistema de pago predeterminado de Stripe, 2CheckOut, PayPal, tarjeta de crédito o pasarelas de pago Interkassa. Puede seleccionar selectivamente habilite o inhabilite las pasarelas de pago y permita a sus usuarios elegir su método de pago preferido.

Cuando elija un método de pago, notará una nueva pestaña en la configuración para configurar esa pasarela de pago en particular. Cada pasarela de pago tiene diferentes configuraciones que deberá configurar al iniciar sesión en su cuenta en esa pasarela y obtener sus claves API.

Después de configurar sus pasarelas de pago, haga clic en Guardar todas las configuraciones botón para almacenar sus cambios.

Creando una nueva factura

Para crear y enviar una nueva factura a un cliente, simplemente vaya a Facturas »Añadir Nuevo. Se le pedirá que proporcione la dirección de correo electrónico del cliente.

Después de ingresar la dirección de correo electrónico, el complemento cargará la pantalla del editor de facturas. Notará diferentes meta cajas en la pantalla de edición junto con las casillas conocidas de Título y Editor de Publicaciones. Justo debajo del cuadro del editor de publicaciones, verás un metabox para agregar los elementos que estás incluyendo en esta factura..

Simplemente ingrese un artículo, cantidad y precio. El complemento calculará el importe total y lo mostrará como saldo. Puede hacer clic en el enlace para alternar la descripción para agregar una descripción para un elemento de la lista. También puede hacer clic en 'Añadir descuento ' Botón para deducir la cantidad descontada basada en un porcentaje o una cantidad fija.

Debajo del cuadro de elementos de la factura, verá el cuadro de pasarela de pagos. Esto mostrará su pago predeterminado y todos los métodos de pago que ha habilitado en su sitio. Puede cambiar esta configuración de una factura si lo desea, o puede dejarla para usar las opciones predeterminadas que configuró en la configuración del complemento..

En su mano derecha, verá la información del usuario metabox. Se mostrará la dirección de correo electrónico del cliente. Puede rellenar el resto de la información. En caso de que no tenga toda la información, puede dejarla en blanco y el cliente puede completarla al realizar el pago..

En el metabox de publicación, hay opciones para publicar esta factura como una cotización, permitir pagos parciales o convertirla en una factura recurrente. Haciendo clic en el Toggle Advance El enlace le permitirá agregar una fecha de vencimiento para la factura e ingresar información de impuestos.

Después de publicar la factura, sus clientes recibirán una notificación por correo electrónico con un enlace a la página de la factura en su sitio de WordPress. Si sus clientes no reciben notificaciones por correo electrónico, debe consultar nuestra guía sobre cómo solucionar que WordPress no envíe el correo electrónico. Verán la factura, con un enlace para imprimir la versión PDF antes de realizar el pago. Los clientes también pueden cambiar su información personal en la página..

Visualización de facturas e informes

Se puede acceder a todas las facturas que cree desde Facturas »Ver todos. Puede ordenar y filtrar sus facturas usando el menú en el lado derecho..

Para obtener una vista panorámica de sus ganancias y facturas, debe visitar Facturas »Informes. Allí podrá ver gráficos y tablas para todas las facturas..

Ajuste fino de sus facturas, correos electrónicos y pagos

La página de configuración de las facturas cambiará después de guardar la configuración inicial. Ahora si tu visita Facturas »Configuraciones, Podrás ver muchas otras opciones que puedes configurar. Por ejemplo, puede ajustar las plantillas de correo electrónico, crear varias plantillas, agregar elementos de línea que le permiten agregar rápidamente elementos a una factura. Incluso puede importar / exportar los datos de su factura al archivo XML.

Pros y contras de WP-Factura y Freshbooks

Al utilizar WP-Invoice, obtiene un complemento gratuito que se adapta perfectamente a su sitio web. No necesita depender de un servicio de terceros para administrar sus clientes y pagos. Puede configurar copias de seguridad automáticas de WordPress en un almacenamiento en la nube para asegurarse de que sus datos estén seguros.

Por otro lado, FreshBooks es utilizado por miles de profesionales. Sus datos se almacenan en la nube y no necesita preocuparse por la copia de seguridad o la seguridad. Más importante aún, no es solo un software de facturación, es una solución de contabilidad completa para no contadores. Puede hacer un seguimiento de los gastos, conectar cuentas bancarias, recibir pagos en línea, etc. Además, cada día FreshBooks se conecta a más servicios y se vuelve más poderoso y fácil de usar..

Eso es todo, esperamos que este artículo le haya ayudado a crear facturas para los clientes que utilizan WordPress. También puede consultar nuestro tutorial sobre cómo agregar testimonios de clientes rotativos en WordPress.

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