10 características ocultas de Microsoft Outlook que rara vez se utilizan

Si usa Outlook, ya sabe que es un programa útil para administrar su correo electrónico e incluye muchas características excelentes. Hoy vamos a cubrir algunas características menos conocidas de Outlook que podrían ayudar a mejorar su flujo de trabajo.

1. Cambie el número de líneas en las vistas previas de mensajes

En la lista de mensajes de correo electrónico, Outlook muestra una vista previa de cada mensaje. Esto incluye el remitente y la línea de asunto en la primera línea y luego una línea del cuerpo del mensaje de correo electrónico debajo de eso por defecto.

Puede cambiar el número de líneas del mensaje que se muestra en la lista de mensajes.

Ve a la Ver pestaña y haga clic en el Vista previa del mensaje botón. Luego, seleccione 1 linea (defecto), 2 lineas, o 3 lineas. O seleccione Apagado Si no desea que aparezca ningún mensaje de correo electrónico en la lista.

Se le preguntará si desea aplicar esta configuración solo a Esta carpeta o Todos los buzones.

El número de líneas que selecciona no incluye el remitente y la línea de asunto. Así que si seleccionas 2 lineas, Verá tres líneas en total: el remitente y el asunto en la primera línea y luego dos líneas del cuerpo del mensaje de correo electrónico debajo de eso..

2. Elija qué carpeta se muestra en el inicio de Outlook

Si tiene varias cuentas de correo electrónico en Outlook, puede seleccionar qué bandeja de entrada de correo electrónico desea que se muestre de manera predeterminada cuando abre Outlook. O puede seleccionar otra carpeta además de la bandeja de entrada si lo desea.

Ir Archivo> Opciones y haga clic Avanzado en el panel izquierdo de la Opciones de Outlook caja de diálogo.

En el Arranque y salida de Outlook sección, haga clic en Vistazo. Sobre el Seleccione la carpeta cuadro de diálogo, busque la cuenta que desee y seleccione la Bandeja de entrada u otra carpeta en la que desee iniciar Outlook.

Encontramos que este ajuste no siempre se pega. Háganos saber en los comentarios si funcionó para usted..

3. Crear una carpeta de búsqueda de Outlook

Si busca las mismas palabras y frases en Outlook a menudo, puede configurar una carpeta de búsqueda virtual. 6 Mejores prácticas para que Outlook aumente su flujo de trabajo. 6 Mejores prácticas para que Outlook aumente su flujo de trabajo. Si pasa mucho tiempo usando Outlook, Debes investigar tu flujo de trabajo. Haga que su correo electrónico funcione para usted y ahorre tiempo para tareas más importantes. Lea más que le muestra una lista de todos los artículos que coinciden con ciertos criterios de búsqueda. Outlook proporciona algunas plantillas para carpetas de búsqueda o puede crear sus propias carpetas..

Por ejemplo, el Correo no leido La carpeta de búsqueda le muestra todo el correo no leído en una carpeta, incluso si están en carpetas diferentes en su cuenta de correo electrónico. Los mensajes no se mueven a la carpeta de búsqueda, solo se muestran allí. Los mensajes originales permanecen en sus respectivas carpetas..

Para crear un nuevo Carpeta de búsqueda, hacer clic Nueva carpeta de búsqueda en el Nuevo sección sobre el Carpeta lengüeta. Seleccione una plantilla de Carpeta de búsqueda lista para usar de la lista o seleccione Crear una carpeta de búsqueda personalizada debajo Personalizado al final de la lista.

Si está creando una carpeta de búsqueda personalizada, haga clic en Escoger sobre el Nueva carpeta de búsqueda caja de diálogo.

Luego, ingrese un Nombre para la carpeta de búsqueda en el Carpeta de búsqueda personalizada caja de diálogo. Hacer clic Criterios y especifique los detalles de la búsqueda en el Criterios de la carpeta de búsqueda caja de diálogo.

Si esto no funciona para usted, tenemos algunos métodos que puede usar para corregir la búsqueda en Outlook Cómo corregir la búsqueda en Outlook cuando no está funcionando correctamente Cómo solucionar la búsqueda en Outlook cuando no está funcionando correctamente ¿Alguna vez ha experimentado un error de búsqueda en Outlook? ? Si su búsqueda de Outlook no funciona, no se asuste. Simplemente trabaje a través de estos pasos de solución de problemas. Lee mas .

4. Limpie una carpeta de Outlook

La función Limpiar carpeta de Outlook elimina los mensajes redundantes en una secuencia o carpeta. Los mensajes redundantes son mensajes anteriores en un hilo que también se cita en las respuestas. Los hilos largos de correo electrónico podrían terminar con varias copias de mensajes anteriores que se citan en cada respuesta.

los Limpiar carpeta comando mueve los mensajes redundantes en la carpeta seleccionada y sus subcarpetas a la Objetos eliminados carpeta por defecto.

Para usar este comando, haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea limpiar y seleccione Limpiar carpeta.

Puede configurar las opciones para el Limpiar carpeta comando yendo a Archivo> Opciones> Correo> Limpiar conversación. Seleccione la carpeta a la que desea mover los elementos limpiados y habilite o deshabilite cualquier otra opción de limpieza que desee.

5. Enviar un correo electrónico en una fecha futura

A veces necesitas escribir un correo electrónico pero no enviarlo hasta un momento posterior. La función de entrega demorada de Outlook 10 consejos rápidos para mejorar en Outlook 10 consejos rápidos para mejorar en Outlook ¿Está utilizando Outlook en todo su potencial? Conviértase en un maestro de Outlook con nuestra selección de consejos y trucos menos conocidos y observe cómo despega su productividad. Leer más te permite hacer esto fácilmente.

Primero, escriba su nuevo correo electrónico o responda a un correo electrónico. Luego, haga clic en Entrega atrasada en el Mas opciones sección sobre el Opciones pestaña en la ventana de mensaje.

Debajo Opciones de entrega, comprobar el No entregar antes cuadro y seleccione una fecha y hora.

Seleccione cualquier otra opción que desee y haga clic en Cerrar.

Outlook almacena los mensajes de correo electrónico programados en su Bandeja de salida hasta que se envían cuando se mueven a su Expedido carpeta.

Si cambia de opinión y necesita cancelar la entrega retrasada o cambiarla a una fecha y hora diferentes, vaya a su Bandeja de salida y abra el mensaje de correo electrónico. Hacer clic Entrega atrasada sobre el Opciones pestaña de nuevo y cambiar la fecha y la hora de la No entregar antes opción o desmarque la casilla para deshabilitar la entrega retrasada.

6. Usa los pasos rápidos

los Pasos rápidos sección de la Casa La pestaña en Outlook proporciona acceso con un clic a acciones comunes. Microsoft proporciona algunos pasos rápidos iniciales para comenzar, pero también puede crear sus propios pasos rápidos..

Para crear un paso rápido personalizado, haga clic en Crear nuevo en el Pasos rápidos sección. Sobre el Editar paso rápido caja de diálogo, Nombre tu paso rápido.

Luego, seleccione una acción de la lista desplegable y haga clic en Añadir acción. Siga agregando otras acciones que desee realizar en el mismo paso rápido, haciendo clic en Añadir acción después de cada uno.

Por ejemplo, puede configurar un Paso rápido para marcar los mensajes de correo electrónico seleccionados como leídos y luego moverlos a una carpeta determinada.

7. Abra múltiples ventanas de Outlook

Si usa Outlook para correo electrónico, programación y tareas, es posible que desee abrir varias ventanas de Outlook. Eso le permite ver su correo electrónico, calendario y tareas al mismo tiempo en lugar de usar los botones de navegación para seguir cambiando de vista.

Para abrir otra ventana de Outlook, haga clic con el botón derecho en el icono de Outlook en la barra de tareas y seleccione Outlook 2016. Coloca las ventanas como quieras..

Cuando cierres Outlook, ve a Archivo> Salir En cualquiera de las ventanas abiertas. No haga clic en el X en la esquina superior derecha de cualquiera de las ventanas. Outlook se abrirá la próxima vez con la misma cantidad de ventanas y en la misma posición en la que estaba cuando salió de Outlook.

8. Crear y administrar reglas

Es posible que no siempre te guste seguir las reglas, pero sí las reglas en Outlook Permitir que las reglas de Outlook administren tu bandeja de entrada de correo electrónico Permitir que las reglas de Outlook administren tu bandeja de entrada de correo electrónico Las alertas y los filtros inteligentes pueden ayudarte a estar al tanto de tu bandeja de entrada de correo electrónico. Outlook desktop y Outlook.com ofrecen una función llamada "reglas" y le mostraremos cómo configurarlo. Leer más puede ser muy útil. Le permiten configurar eventos específicos para que se realicen automáticamente en función de las acciones que se producen..

Por ejemplo, es posible que desee mover mensajes con palabras específicas en la línea de asunto o de una persona específica a una carpeta y marcar los mensajes como leídos al mismo tiempo. Puede crear una regla para hacer todo eso a la vez cuando recibe mensajes..

Para crear o administrar reglas, haga clic en Reglas en el Movimiento sección sobre el Casa pestaña y selecciona Gestionar reglas y alertas. los Reglas y Alertas El cuadro de diálogo le permite crear, cambiar y ejecutar reglas manualmente..

Hacer clic Nueva regla para crear una regla y luego siga los pasos en el Asistente de reglas.

Una característica que falta en Outlook es la capacidad de BCC automáticamente en los correos electrónicos. Pero puede sortear esta limitación usando las reglas Cómo hacerse automáticamente CC o BCC en Outlook y Gmail. Cómo hacer CC automáticamente o BCC en Outlook y Gmail. Hacer copias de seguridad y BCC en correos electrónicos puede ser una forma útil de recordar correos electrónicos importantes. Lee mas .

9. Cambie el nombre de su cuenta de Outlook

Cuando agrega una cuenta de correo electrónico a Outlook, el nombre predeterminado de la cuenta es su dirección de correo electrónico, que se muestra en el panel izquierdo. Pero puede cambiar el nombre de la cuenta por uno más descriptivo que haría más rápido localizar la cuenta que está buscando. Útil si tienes muchas cuentas de correo electrónico en Outlook.

Para cambiar el nombre de una cuenta, haga clic con el botón derecho en el nombre de la cuenta actual en el panel izquierdo (no en la Bandeja de entrada de la cuenta) y seleccione Propiedades de la cuenta. O ir a Archivo> Información (la Información de la cuenta pantalla).

Luego ve a Configuración de cuenta> Configuración de cuenta y asegúrese de que el Email pestaña está activa en el Configuraciones de la cuenta caja de diálogo. Debería ser por defecto.

Seleccione la cuenta en la lista para la que desea cambiar el nombre (si aún no está seleccionada) y luego haga clic en Cambio.

Cambiar el Nombre de la cuenta debajo Configuración general sobre el Configuraciones de la cuenta caja de diálogo. Hacer clic Siguiente y luego haga clic Hecho.

10. Utilice los interruptores de línea de comandos de Outlook

Outlook proporciona interruptores de línea de comandos que le permiten realizar varias operaciones. Si prefiere usar el teclado en lugar del mouse, puede acelerar las operaciones en Outlook usando los interruptores de la línea de comandos. También pueden ayudarte a solucionar problemas en Outlook.

Hemos cubierto 25 interruptores en la línea de comandos de Outlook 2016 25 cambios en la línea de comandos de Outlook 2016 que debe conocer 25 cambios en la línea de comandos de Outlook 2016 que debe conocer Puede obtener más de Outlook al aprender a usar los cambios en la línea de comandos. Leer más que debes saber.

Por ejemplo, puede crear un nuevo mensaje de correo electrónico con un destinatario abriendo el correr caja de diálogo (Tecla de Windows + R) e ingresando el siguiente comando en el Abierto cuadro, sustituyendo la dirección de correo electrónico con la dirección de su destinatario.

outlook.exe / c ipm.note / m [email protected]

Herramientas para hacer que Outlook sea aún más útil

Si todas las excelentes funciones de Outlook, incluso las menos conocidas, no son suficientes para usted, hemos cubierto algunas herramientas útiles de Outlook de terceros que agregan funcionalidad a Outlook o mejoran las funciones existentes. Y no se olvide de los conceptos básicos, como agregar una firma de correo electrónico Cómo agregar una firma de correo electrónico en Microsoft Office 365 Cómo agregar una firma de correo electrónico en Microsoft Office 365 A continuación se explica cómo puede agregar una firma de correo electrónico a la aplicación web de Microsoft Outlook en Microsoft Office 365. Leer más .

Además, no olvide que, junto con las excelentes funciones, hay muchos accesos directos de Outlook que pueden ayudarlo a ahorrar tiempo. La Lista Esencial de los Atajos de Teclado de Microsoft Outlook. La Lista Esencial de Atajos de Teclado de Microsoft Outlook. . Lee mas .

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