5 habilidades de Microsoft Word y Excel que debes tener para tener éxito en la oficina

“Entregame ese reporte, lo antes posible.!” Esa es la línea que puede afectar a muchos trabajadores de oficina con terror y miedo abyectos. Bueno, no tiene por qué ser así, si puede desarrollar al menos 5 habilidades esenciales de Microsoft Office.

¿Cuáles son estas habilidades de MS Office? Obviamente, hay menos de lo que necesita para su trabajo específico. Si es un contador, por ejemplo, es probable que esté versado en el uso de todas las funciones financieras de Microsoft Excel. Haga un presupuesto personal en Excel en 4 sencillos pasos Haga un presupuesto personal en Excel en 4 sencillos pasos ¿Tiene tanta deuda? ¿Que tardará décadas en pagar? Es hora de hacer un presupuesto y aplicar algunos trucos de Excel para ayudarlo a pagar su deuda antes. Lee mas . Si se encuentra en el campo de la administración, apuesto a que tiene una larga lista de trucos que ha desarrollado a lo largo de los años para armar presentaciones profesionales con Microsoft PowerPoint 10 Consejos de Powerpoint para preparar una presentación profesional 10 Consejos de Powerpoint para Preparación de una presentación profesional Las presentaciones son una excelente manera de apoyar una charla. Esta guía lo ayudará a crear presentaciones con una apariencia profesional y contenido conciso. Al mismo tiempo evitará los errores de presentación más comunes. Lee mas .

Aparte de esas cosas específicas del trabajo, casi todo el mundo necesita conocer un conjunto básico de habilidades de MS Office cuando realiza un trabajo de oficina. Si su hogar es un cubículo, y se espera que analice información, haga presentaciones ocasionales o escriba cualquier tipo de informe, querrá asegurarse de tener estos consejos en el bolsillo trasero en todo momento..

Habilidades de Microsoft Excel

Excel se debe discutir primero simplemente porque es uno de los productos de Microsoft Office más versátiles de todos. Casi todas las profesiones del mundo deberían tener algún uso para Excel. Bien, quizás no sean los operadores de casetas de cobro o los empleados de McDonald's, pero entienden mi punto. Organizar y comprender mejor la información y los datos es la base de lo que Microsoft Excel es para Cómo usar Microsoft Excel para administrar su vida Cómo usar Microsoft Excel para administrar su vida No es ningún secreto que soy un fanático total de Excel. Gran parte de eso se debe al hecho de que disfruto escribir código VBA, y Excel combinado con scripts VBA abre todo un mundo de posibilidades ... Leer más, y poder hacerlo más rápido también le permitirá hacer su trabajo más rápido.

1. Hacer uso de Autocompletar

Puede ahorrar una gran cantidad de tiempo con dos métodos de completar datos en Excel. La habilidad # 1 es la “autocompletar” característica - completar los datos numerados en columnas y filas. Mientras daba clases particulares a un agente de bienes raíces sobre cómo usar Excel para reemplazar su documentación financiera en papel, aprendí rápidamente que muchas personas no conocen esta característica única de Excel que puede ahorrar horas de entrada de datos. Para usarlo, simplemente escriba cualquier cosa en la primera celda que termina en un número.

Haga clic y mantenga presionada la esquina inferior derecha de la celda y arrastre el mouse hacia abajo de la columna. Notará que el número a la derecha se incrementará automáticamente para cada celda.

2. Utilice Autocompletar para fórmulas

La habilidad # 2 para aprender es usar autocompletar para fórmulas. Si escribe una función en la parte inferior de cada columna (por ejemplo, promediando todos los valores en esa columna), puede usar esta misma función de relleno automático para hacer el mismo cálculo en la parte inferior de cada columna también.

Haces esto de la misma manera. Haga clic y mantenga presionada la esquina inferior derecha de la celda donde acaba de escribir la fórmula, y luego arrástrela a través de las otras columnas a la derecha de la misma..

Cuando suelte el mouse, todos esos cálculos de columna se corregirán automáticamente para la letra de la columna derecha. Básicamente, has ejecutado la fórmula idéntica para cada columna en solo unos segundos, y ni siquiera tienes que teclear otra tecla.

3. Administre datos fácilmente con la herramienta de tabla dinámica

La tercera habilidad que realmente necesita aprender en Excel si desea ahorrarse una tremenda cantidad de tiempo de análisis es una herramienta llamada tabla dinámica. La tabla dinámica es accesible bajo el “Insertar” menú. Solo busca el “Tabla dinámica” icono. Si hace clic en este ícono después de resaltar una tabla de datos completa (incluidos los encabezados), la herramienta de tabla dinámica Haga estudios de investigación web visionarios utilizando datos web profundos y consultas web de Excel Haga estudios de investigación web visionarios utilizando datos web profundos y consultas web de Excel ¿Qué diría? ¿Si te dijera que tienes las herramientas a tu disposición para hacer investigaciones innovadoras y devastadoras? Bueno, lo haces, y te mostraré cómo. Leer más analiza esos datos y los trae a una nueva hoja donde puede manipular esos datos de varias maneras.

La herramienta de tabla dinámica le permite seleccionar las columnas de datos que desea analizar y luego elegir cómo desea manipular los datos. ¿Simplemente agregarlos todos? Promedio de ellos? Calcular la desviación estándar.?

Usar una tabla dinámica ahorra una tremenda cantidad de tiempo. Para lograr estas mismas cosas en una hoja de Excel estándar, se requieren todo tipo de funciones y datos de formato. Las tablas dinámicas hacen el trabajo automáticamente, mientras que usted puede pasar más tiempo estudiando los resultados..

Habilidades de Microsoft Word

Uno de los productos de Microsoft Office más utilizados es Microsoft Word. ¿Usando Microsoft Word? ¿Cómo convertirse en un ninja que ahorra tiempo usando Microsoft Word? Aquí está cómo convertirse en un ninja que le ahorra tiempo A lo largo de los años, Microsoft Word se ha convertido en uno de los mejores procesadores de texto del mundo. Estoy seguro de que hay personas que están en desacuerdo, especialmente las personas con Linux o Mac que realmente preferirían ... Leer más, por ejemplo, para redactar informes para la administración o escribir cartas comerciales importantes y otra correspondencia. Dados estos usos comunes, es fácil identificar las dos habilidades en este producto de MS Office que todo habitante de cubículos debe conocer, como la manipulación del encabezado, el diseño de la página y el formato..

4. Dar formato y reutilizar encabezados

La razón por la que los encabezados son importantes es porque una vez que tiene un buen diseño de encabezado para algo como una letra o un cierto tipo de informe que debe completar, nunca más debe diseñar o crear ese encabezado. Puede guardar un documento con todo el formato de encabezado que necesita, y guardar todo ese esfuerzo la próxima vez que cree el mismo documento. Los encabezados se pueden formatear haciendo clic en “Insertar” menú y elegir el “Encabezamiento” icono.

Una vez que revise el menú de edición de encabezados, verá cuán versátiles y útiles pueden ser los encabezados. Puede hacer que los encabezados alternen automáticamente entre dos diseños entre páginas pares e impares, e incluso puede dividir su documento en secciones y dar a cada sección su propio encabezado único..

Esta flexibilidad le permite automatizar todas las secciones repetidas de documentos para los diversos documentos que debe redactar para su trabajo, ahorrando una tremenda cantidad de tiempo.

Otra ventaja de usar encabezados de esta manera es que si alguna vez desea cambiar alguna parte de esos encabezados en el documento, todo lo que tiene que hacer es cambiar el estilo del encabezado en un solo lugar, y el cambio se replicará automáticamente a lo largo de su Todo el documento. Sin un encabezado, tendrías que hacer ese cambio manualmente en cada página.

5. Administrar el diseño de la página

La siguiente habilidad de Microsoft Word que todo empleado de oficina debe saber es cómo configurar y obtener una vista previa del formato de página de cualquier documento. Comprender cómo hacer esto le brinda la flexibilidad de hacer que un documento se vea como lo desee, en lugar de quedarse atascado con la configuración predeterminada para cosas como el tamaño del margen de la página (que muchas personas no tienen ni idea de cómo cambiar).

Algunas de las herramientas que debería aprender a formatear el diseño de la página se encuentran en la “Insertar” menú. Cosas como la “Número de página” Herramienta, que automatizará y administrará la numeración de páginas para usted..

La mayor parte de las opciones de formato de página que necesita están en realidad en el nombre adecuado “Diseño de página” menú. Si está escribiendo un boletín informativo para su empresa, ¿por qué perder el tiempo con tratar de trabajar manualmente el formato de los 5 mejores sitios para descargar plantillas de Microsoft Word? Los 5 mejores sitios para descargar plantillas de Microsoft Word. Lea más en las secciones de la página cuando pueda utilizar el “Columnas” herramienta encontrada aquí para hacer esto?

¿Y ese margen misterioso alrededor de la página que la mayoría de las personas llama a su técnico de TI local para aprender a modificar? No te molestes en llamar, simplemente haz clic en el “Bordes de página” icono, vaya a la “Borde de página” pestaña, y haga clic en “Opciones.”

Puede establecer los márgenes de página superior, inferior, izquierda y derecha allí. Por cierto, en eso “Bordes y sombreado” menú, vea todas las otras cosas interesantes que puede hacer, como colocar líneas de borde en cualquier lado de la página, aplicar solo a las secciones del documento y mucho más.

Al aprender estas habilidades de MS Word y Excel, impresionará a todos en su oficina, y lo más importante, ¡impresionará a su jefe! ¿Qué otras habilidades de software has encontrado para ser clave??

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