Excel Vs. Acceso ¿Puede una hoja de cálculo reemplazar una base de datos?

¿O debería estar usando ambos? Microsoft Access y Excel cuentan con filtrado de datos, recopilación y consultas, pero qué programa se adapta a sus requisitos de trabajo y cómo obtiene lo mejor de ambos mundos?

Entendiendo para qué es cada herramienta

La tabla anterior debe proporcionarle un resumen de las comparaciones clave entre el uso de Microsoft Access o Excel para sus requisitos de datos. En un mundo ideal, todos usamos Microsoft Excel y Access indistintamente, uno para sus cálculos matemáticos avanzados y comparaciones estadísticas, y el otro por su capacidad para organizar y mostrar balsas de datos de manera estructurada..

Preguntas clave antes de su elección

Debería hacerse estas preguntas clave antes de embarcarse con una pieza de software sobre la otra:

• ¿Cómo quieres organizar tus datos??
  • ¿Repetitivo? Duplicación?
  • Seguimiento de acciones / gestión de eventos.?
• ¿Estás almacenando y gestionando, o almacenando y analizando??
• Cuantos datos tienes?
  • Texto?
  • Numérico?
• ¿Necesita formato para salida compartida?

Excel es para análisis de datos

Excel es excelente en cuanto a datos numéricos, su almacenamiento y las múltiples permutaciones de análisis que puede necesitar para descubrir patrones, tendencias o nombres erróneos en sus datos. La curva de aprendizaje para Excel es bastante corta, ya que puede parecer extremadamente desalentador para comenzar, pero rápidamente estará doblando tablas dinámicas Cómo usar una tabla dinámica de Excel para el análisis de datos Cómo usar una tabla dinámica de Excel para el análisis de datos La tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas del repertorio de Excel 2013. Se utiliza con frecuencia para el análisis de grandes datos. Sigue nuestra demostración paso a paso para aprender todo sobre esto. Lea más para su uso en ningún momento..

Las últimas versiones están absolutamente repletas de plantillas. 10 Plantillas útiles de Excel Project Management para el seguimiento. 10 Plantillas útiles de Excel Project Management para el seguimiento. Las plantillas de administración de proyectos pueden ayudarlo a replicar proyectos exitosos. Aquí están las plantillas esenciales de Microsoft Excel para usted. Lea más, atajos útiles y una interfaz gráfica de usuario muy amigable, pero hay consideraciones que hacer. Excel es una herramienta excelente cuando utiliza unas pocas hojas de cálculo a la vez, pero cuando comienza a ampliar el tamaño de su base de datos, por ejemplo, con un conjunto de datos del gobierno, Excel comienza a crujir bajo la presión..

Mantener una hoja de cálculo de Excel masiva con miles, si no decenas de miles de entradas, se vuelve cada vez más difícil y, a medida que sus datos evolucionan, la necesidad de actualizar sus fórmulas, rangos de resumen y macros puede provocar errores en sus datos..

Recursos de Excel

Aquí hay algunos excelentes recursos en línea, tutoriales y plantillas que le darán una ventaja al momento de familiarizarse con Excel:

• Aprenda Excel sin gastar un centavo: lista de referencia para tutoriales de Excel, que abarca literalmente todo lo que necesita a través de uno de los enlaces
• Plantillas para Excel - la tienda de MS Office para plantillas de Excel. Excel 2013 tiene una lista extendida cuando abre el software; puede buscar más opciones!
• Chandoo.org - toneladas de información gratuita que cubre todos los niveles de aprendizaje
• MrExcel - similar a Chandoo, tiene miles de videos prácticos y tutoriales
• YouTube: Howcast Tech: una gran serie introductoria, que avanza hacia algunas herramientas intermedias de Excel

Chandoo, MrExcel y las series de YouTube de Howcast Tech son particularmente buenas, cada una de ellas ofrece tutoriales extraordinarios que cubren casi todas las herramientas que puede encontrar en Excel, recursos brillantes para principiantes humildes hasta los sabios de Excel entre nosotros.

El acceso sobresale en la gestión de datos

Microsoft Access es una bestia ligeramente diferente a Excel. Donde Microsoft Excel mantiene un enfoque en secuencias de datos numéricas, potencialmente únicas, Access proporciona una solución de almacenamiento para la información que se puede recuperar y hacer referencia en múltiples lugares. Admitiré la curva de aprendizaje para Access. Una guía rápida Para comenzar con Microsoft Access 2007 Una guía rápida para comenzar con Microsoft Access 2007 Leer más es problemático en algunos lugares, pero una vez que haya aprendido los conceptos básicos del software, encontrará esos Habilidades relativamente intercambiables con casi cualquier software de base de datos..

Quizás la mayor diferencia entre Microsoft Access y Excel es el método para la retención de registros. Los registros de Microsoft Access están libres de modificación en cualquier momento. La imagen de arriba muestra Microsoft Access (arriba) y Excel (abajo) para comparación. Tenga en cuenta que al usar Microsoft Access, a cada registro individual se le asigna un número de identificación específico (la primera columna) para permitirle ordenar, filtrar y consultar toda su base de datos. Entonces, ¿qué es una base de datos? [MakeUseOf explica] Entonces, ¿qué es una base de datos, de todos modos? [MakeUseOf Explica] Para un programador o un entusiasta de la tecnología, el concepto de una base de datos es algo que realmente se puede dar por sentado. Sin embargo, para muchas personas, el concepto de una base de datos en sí es un poco extraño ... Leer más. Y su base de datos es solo eso: un almacén de información digital. Agregar más información, modificarlo, eliminarlo, filtrarlo y realizar consultas no tiene ningún impacto en el registro existente, ni las fórmulas, los rangos de resumen, las tablas y los informes que ya ha configurado. Cuando se usa un conjunto de datos masivo en Excel, existe la posibilidad de que la ejecución de cualquiera de las tareas mencionadas pueda interrumpirse algo, en algún lugar.

Un paso más allá de Excel

Microsoft Access va un paso más allá que Excel en términos de almacenamiento de datos puros, con herramientas internas específicas para garantizar la calidad de los datos:

• Utilice listas de búsqueda y reglas de validación para campos individuales a nivel de tabla
• Los formularios pueden agregar reglas adicionales a su tabla de acceso Un tutorial rápido a las tablas en Microsoft Access 2007 Un tutorial rápido a las tablas en Microsoft Access 2007 Lea más durante la entrada de datos
  • Responde a la selección de usuarios y eventos predefinidos
• La integridad referencial entre las tablas se mantiene de manera consistente por Microsoft Access, asegurándose de que todos sus datos tengan sentido, casi todo el tiempo

Las agregaciones de bases de datos enormes también son relativamente simples en Microsoft Access. Las consultas y el filtrado pueden realizarse independientemente de su modo de almacenamiento, ya que Microsoft Access ofrece soluciones de análisis de datos eficaces, pero no una tabla dinámica.!

Recursos de Microsoft Access

Al igual que en nuestras ofertas de Microsoft Excel, aquí hay algunos recursos, tutoriales y plantillas en línea excelentes para darle la ventaja al momento de familiarizarse con Access:

• Fácil acceso con plantillas: tutorial oficial de MS Office para usar las plantillas de Access para acelerar su trabajo
• Introducción a las plantillas de Access 2010: una introducción a la selección e implementación de plantillas de Access
• GCF Learn Free - Tutorial de 14 partes que abarca la entrada de datos a la presentación de datos y mucho más
• Todo acceso - absolutamente masivo Lista de preguntas de acceso y tutoriales.
• Baycon Group: tutoriales detallados que van desde la introducción de sus datos hasta las tablas de consulta avanzada

Y el ganador es…

Ninguno!

Oh, qué descuido, lo siento ... pero espero que hayamos ilustrado cada pieza del software para que su próxima decisión de almacenamiento / análisis de datos sea más fácil. Puede importar datos de Microsoft Access a Excel y viceversa de varias maneras, ampliando infinitamente el potencial de ambas piezas de software. Las soluciones proporcionadas por Microsoft Access y Excel proporcionan un espectro de técnicas de administración de datos que evolucionan junto con nuestros requisitos de datos..

La barra superior ilustra las opciones de importación y exportación disponibles a través de Microsoft Access> Datos externos lengüeta. El segundo muestra opciones de exportación similares a través de Excel> Datos lengüeta. Ambas fichas de datos brindan a los usuarios una funcionalidad cruzada expandida que le permite lo mejor de ambos mundos: cálculos matemáticos supremos, formato y tablas, junto con una excelente gestión de datos, análisis y reportes.

Los lectores de Keen-eyed notarán la falta de una pestaña de exportación de Excel. El intercambio de datos entre Microsoft Excel y Access suele ser una calle de sentido único, es decir, no hay un conjunto de conexión de datos permanente entre las dos plataformas de MS Office al pasar de Microsoft Excel a Access. Usando el Microsoft Access “Importar y Vincular” Puede seleccionar tablas, marcos o cuadros específicos dentro de Excel, vincularlos y hacer referencia a ellos dentro de su base de datos, pero los datos numéricos deben actualizarse en la fuente, es decir, dentro de Microsoft Excel. Su tabla dentro de Microsoft Access se actualizará constantemente con su entrada de Excel, pero una vez que cierre Excel, cierre el enlace de datos (¡pero mantenga sus datos!). Para todo lo demás, siempre hay CTRL + C Atajos de Windows Atajos de Windows ¡Lea más o CMD + C! Todo lo que necesita saber sobre los métodos abreviados de teclado de Mac OS X Todo lo que necesita saber sobre los métodos abreviados de teclado de Mac OS X No importa qué sistema operativo o programa esté utilizando, los métodos abreviados de teclado son una herramienta que puede utilizar para facilitar las cosas. tú mismo. Simplemente no tener que quitar las manos de la ... Leer más

Comprender lo que cada herramienta puede hacer por usted y sus datos pueden marcar una gran diferencia, por lo tanto, aproveche ambos para leer y ver algunos de los tutoriales para obtener experiencia práctica con estas poderosas herramientas de datos..

¿Nos perdimos algo? ¿Cuáles son tus alternativas favoritas de Microsoft Access y Excel? Háganos saber a continuación!

Explorar más sobre: ​​Microsoft Access, Microsoft Excel.