Cómo utilizar correos de Microsoft Word para automatizar correos electrónicos

Si bien hay muchas cosas que no me gustan de Microsoft Word, hay muchas más cosas que me encantan. En particular, me gusta la flexibilidad de las herramientas de dibujo, las plantillas incluidas para cosas como cartas y hojas de vida y, sobre todo, me encanta la capacidad de automatizar muchas de las tareas que realiza a menudo. Una de esas tareas es enviar informes o correos electrónicos..

La mayoría de nosotros nos enfrentamos a un trabajo en el que tiene que enviar un informe a todo un equipo de personas. Lo que empeora esto a veces es que debe enviar correos electrónicos personalizados a cada persona con información específica que les pertenece. Tal vez de 80 a 90% de la verborrea es la misma, pero ese 10 o 20% específico para la persona es único, por lo que se encuentra pasando horas escribiendo un correo electrónico tras otro..

Envío de correos electrónicos automatizados

En el pasado, escribí sobre cómo hacer que Google Analytics funcione para usted con informes de correo electrónico Cómo hacer que Google Analytics funcione para usted con informes de correo electrónico Más información podría automatizar Google Analytics para enviar informes programados, que luego podría aprobar a su jefe o cliente Pero la forma de automatización que les mostraré hoy es un poco diferente. En lugar de producir los datos para usted, Word completará automáticamente los detalles sobre la persona en su lista de contactos, mientras le permite completar rápidamente los datos o la información que desea enviar a esa persona. Esto hace que el correo electrónico se sienta personal y directo, pero al mismo tiempo no pasa horas escribiendo cientos o cientos de correos electrónicos directos y personales..

Para comenzar, en Word (en mis ejemplos es Word 2007), haga clic en “Correos” y luego haga clic “Iniciar combinación de correo.”

El Asistente no es necesario, pero es bueno porque te ayuda a recordar todo lo que necesitas hacer. Primero, elija una plantilla que le gustaría usar para su informe genérico.

Word tiene muchos buenos estilos y diseños. Una vez que elija su plantilla, simplemente haga clic en Aceptar. Ahora que su informe completo está escrito para usted, todo lo que tiene que hacer es completar el texto. Cuando se trata de la fecha, asegúrese de elegir “hoy” para que el documento siempre use la fecha de hoy cada vez que se vuelva a crear más tarde.

Cuando elige su lista de destinatarios para recibir estos correos electrónicos, puede usar sus contactos actuales de Outlook, una lista actual de contactos que haya exportado de otro lugar o crear una nueva lista de contactos..

En mi ejemplo, he seleccionado destinatarios de mis contactos actuales de Outlook.

Ahora que ha seleccionado a sus destinatarios, le dirá al documento qué información extraer de la información de Contactos e incrustarla automáticamente en el informe. Para ello, haga clic en el “Insertar campo de combinación” botón.

Por ejemplo, estoy creando un informe sobre un sitio web específico para un cliente, por lo que he definido ese sitio web en sus detalles de contacto, y aquí le digo a Word que use esa URL en el informe.

Si está utilizando Outlook, no olvide que Contactos de Outlook ofrece Campos de usuario, donde puede insertar cualquier información que desee para esa persona..

Esto es útil cuando la información que desea incrustar para esa persona no se encuentra en los campos de la Lista de contactos.

Lo mejor de los correos de Microsoft Word es que básicamente creas “rellenar” Campos para las partes del informe que son únicas para cada persona..

Entonces, al escribir el mensaje genérico y llegar a un lugar donde tiene que escribir algo que tendría datos específicos relevantes para esa persona, simplemente haga clic en “Reglas” y elige “Relleno“. Esto le permite definir la pregunta de solicitud y una respuesta predeterminada. Lo que sucederá es que cuando cargue su documento automatizado, le pedirá que complete cada uno de los campos de relleno para cada destinatario..

Una vez que haya terminado de crear su correo automatizado, su documento constará de algunos campos que se completarán automáticamente según los detalles de contacto del destinatario, y otros campos se completarán según lo que haya especificado para la información.

Para cada documento, puede enviar rápidamente el informe de correo electrónico de Word haciendo clic en el botón de Outlook en la parte superior derecha de la pantalla, seleccionando “Enviar correo electrónico” (o enviar como PDF adjunto), y ya está!

Con esta técnica, reducirá su trabajo por correspondencia al menos en un 50% o más. Por adelantado, le llevará algo de tiempo configurar el documento a la perfección, pero cada semana o mes que necesite para emitir el informe, estará muy contento de haber realizado el esfuerzo..

Dale una oportunidad a Microsoft Word Mailings y cuéntanos cómo te fue. ¿Te ahorró tiempo? Comparte tus propias experiencias con él en la sección de comentarios a continuación.!

Crédito de la imagen: clix en sxc.hu

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