Manténgase al tanto de los problemas y prioridades de los clientes con el software Close Desk Help Desk

Si ejecuta una empresa de soporte informático o gestiona un centro de asistencia técnica de TI, sabrá que el soporte de TI incluye algo más que solucionar los problemas informáticos. Cada problema representa un síntoma que podría significar una falla mucho mayor del sistema. Varios problemas que coinciden también identifican errores de software que podrían haberse perdido durante la prueba.

Una de las mejores maneras de rastrear y analizar todos los problemas es a través del software centralizado de la mesa de ayuda. Con un sistema de este tipo, no solo realiza un seguimiento de los problemas de la computadora o del sistema, sino que también realiza un seguimiento de los miembros de su personal que se ocuparon de los tickets, un registro de qué clientes o clientes utilizan la mesa de ayuda con mayor frecuencia, y ofrece un excelente nivel descripción general de qué tan bien su personal de TI está gestionando los problemas.

Una de las mejores soluciones gratuitas de software de mesa de ayuda que he encontrado que puede manejar la misma funcionalidad que algunas de las contrapartes más costosas es la Mesa de servicio de soporte cercano.

Configuración de Close Support Service Desk

El software se llama “Servicio de mesa” más bien que “mesa de ayuda” porque en realidad es útil para más que solo problemas de TI. Si ejecuta cualquier servicio que incluya a clientes o clientes que le llaman por problemas, puede usar este software para rastrearlos. Quizás ejecute un servicio de reparación de productos electrónicos, un negocio de plomería o cualquier otro campo que incluya la solución de problemas y la reparación de problemas. Este software puede ayudarlo a recordar, rastrear y analizar esos problemas, especialmente si tiene un equipo de técnicos trabajando para usted..

Cuando configura el software por primera vez, verá que le pregunta dónde desea acceder a la base de datos del sistema. Close Support utiliza Access Runtime, y la base de datos de fondo, llamada CloseSupportBE.mdb, almacena todos los datos del sistema. Para permitir que los usuarios distribuidos accedan a este sistema para ingresar, administrar y cerrar los tickets de problemas, solo almacene la base de datos en la red local. Si desea utilizarlo a través de Internet, simplemente configure un “disco duro” como Dropbox y almacenar la base de datos central en esa cuenta.

La única molestia si utiliza el software gratuito es un cuadro inicial que aparece cuando carga el software, donde debe hacer clic “Continuar” para rechazar el registro para la prueba gratuita. Una vez que entras en el software, verás cuatro áreas principales.

En la parte superior (1), encontrará campos y botones de búsqueda rápida para crear un nuevo incidente de llamada, o crear una nueva tarea para uno de los miembros del personal (o usted mismo). Las tareas se pueden asignar a un problema en particular ya un técnico en particular. El área de Servicio a la izquierda incluye Tareas activas (2) y Llamadas activas (3). En el lado derecho de la pantalla principal verá las llamadas ordenadas por asignatario, estado y prioridad (4).

Ingresar detalles cada vez que se recibe una llamada (o correo electrónico) es tan simple como usar los distintos cuadros desplegables para seleccionar la prioridad y la categoría del problema. Un cuadro a la derecha permite obtener información específica sobre el problema.

Una vez que la llamada está en el sistema, permanecerá en el “vivir” Área hasta que sea resuelto o cancelado. Una vez que hay un problema activo, cada cambio en el sistema se registra automáticamente en la llamada “historia” zona.

Agregar una nueva tarea es una manera útil de crear y monitorear trabajos para empleados que pueden o no estar relacionados con problemas específicos en los que se planteó. Incluso puede configurar tareas particulares de forma recurrente, por lo que el sistema se puede usar para la programación del trabajo así como llamadas de problemas de campo.

Desde la barra de navegación de la izquierda, si hace clic en empresas, puede ver todos los clientes para los que ha trabajado. Aquí es donde puede ingresar manualmente nuevas empresas y completar toda la información de contacto. Cuando hace clic en la compañía desde tareas o llamadas, se vincula a esta información detallada para que pueda obtener fácilmente información de contacto desde la pantalla de llamada o tarea..

Lo mismo ocurre con las personas, ya sean clientes individuales o empleados que realizan el trabajo. Ingrese todos los detalles aquí, y para los empleados, aquí es donde asigna su nombre de usuario para usar el sistema Service Desk. Lo bueno es que siempre que use el nombre de un cliente en un ticket, tendrá acceso instantáneo a sus detalles de contacto..

Finalmente, otra característica útil del sistema es que puede exportar llamadas o tareas (ya sea activas o archivadas) a una hoja de cálculo de Excel que puede usar para crear sus propios informes o simplemente para crear su propio archivo de problemas resueltos.

Hay un montón de usos para este software gratuito de la Mesa de Ayuda más allá de los técnicos de TI. Puede usarlo para administrar y organizar casi cualquier negocio que tenga que solucionar o solucionar problemas. Pruébelo y vea si optimiza su propio negocio.!

Háganos saber lo que piensa de Close Support Help Desk, o si conoce alguna herramienta similar que sea tan útil. Comparta su conocimiento en la sección de comentarios a continuación.

Crédito de la imagen: Carlos Chávez.

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